Awesome Meetings: Wie moderiere ich eine Besprechungsdiskussion?
Diskussionen sind das Kernstück eines jeden Meetings. Wenn es moderiert wird, kann es ein großartiges Werkzeug werden, um alle Beteiligten zu halten und Ideen in geordneter Weise auszutauschen. Wenn sie jedoch nicht moderiert bleiben, kann dies zu Chaos und Konflikten führen und Teilnehmer demotivieren, die sich möglicherweise ungehört, missverstanden oder ausgeschlossen fühlen. Wir möchten Ihnen einige Prinzipien und Techniken zeigen, die die Diskussionen zu einem produktiven Werkzeug machen.
Was ist eine Diskussion? Nehmen wir der Einfachheit halber an, dass jede Aktivität während eines Meetings, an der zwei oder mehr Redner teilnehmen, eine Diskussion ist. Sie werden nicht in einem Update-Meeting darauf stoßen, aber die Entscheidungs- oder Brainstorming-Meetings bestehen mehrheitlich aus Diskussionen und Ideenaustausch.
Wann sollte eine Diskussion willkommen sein? Wenn man nur den kreativen und konstruktiven Charakter der Diskussion als Aktivität betrachtet, ist dies in jedem kreativen und entscheidungsbasierten Kontext eine gute Aktivität. Jeder Teilnehmer bringt seine einzigartige Erfahrung und Perspektive mit, die wiederum durch Diskussion ans Licht gebracht werden kann. Wenn Sie Ihren Gedankenhorizont erweitern, verschiedene Ideen testen, Dinge einbeziehen möchten, die Sie nicht selbst denken würden, richten Sie eine Besprechungsdiskussion ein. Es ist auch eine Möglichkeit, jeden einzelnen Teilnehmer einzubeziehen und ihm zu ermöglichen, seine eigene Meinung zu äußern, wodurch er sich anerkannt und direkt in den Prozess und die endgültige Lösung einbezogen fühlt. Es ist ein sehr wichtiger Punkt für jeden, der Teams und deren Motivation leitet: es ist viel einfacher, Extrameile zu gehen, wenn man sich notwendig, anerkannt und involviert fühlt!
Wann sollte die Diskussion vermieden werden? Es gibt Situationen, die nicht von unterschiedlichen Meinungen oder Lösungen profitieren. Der offensichtlichste Ort, an dem Diskussionen nicht leicht angenommen werden können, sind die Update-Meetings: Während einige Fragen beantwortet werden können, gibt es bereits nichts, was getan werden könnte, um das Ergebnis zu ändern. In einer solchen Situation ist die Diskussion sinnlos und wird unproduktiv sein. Ein wichtiger Grund, die Diskussion zu vermeiden, ist die Unfähigkeit, sie zu moderieren: selbst eine kleine Diskussion kann zu einem chaotischen Geräusch werden, wenn sie nicht moderiert wird.
Wie richte ich eine Diskussion ein? Eine Faustregel, an die man sich erinnern sollte, lautet: Wenn nicht ausdrücklich angegeben, wird keine Moderation angenommen — wenn Sie ein Meeting moderieren, sollten Sie es mit klaren und verständlichen Regeln beginnen. „Heute werden wir unsere neuen Frühjahrskampagnenideen diskutieren, bitte versuchen Sie, Ihre Redezeit auf 5 Minuten zu beschränken, damit jeder seine Ideen äußern kann. Wir werden sie diskutieren Ideen, nachdem alle Ideen vorgestellt wurden“ ist ein freundlicher und konstruktiver Diskussionsöffner. Wenn Sie die Tagesordnung im Voraus kennen, können die Teilnehmer vorbereitet sein, Daher sollten auch die Diskussionsregeln enthalten sein. Abhängig von den Teilnehmern möchten Sie möglicherweise einen deutlich sichtbaren Timer vorbereiten: Einige Redner sprechen gerne und geben ihnen Feedback zur Zeit, um sicherzustellen, dass sie auf den Punkt kommen, ohne das Risiko einzugehen, ihre zugewiesene Zeit zu überfordern.
Wie moderiere ich den Diskussionsprozess? Der Moderator sollte Redner organisieren, ihnen eine Stimme geben und den Diskussionsprozess beobachten. Dinge zu beachten sind:
- teilnehmer nehmen länger als erlaubt: verwenden Sie einfach einen Timer und informieren Sie sie, dass ihre Zeit endet oder bereits beendet ist, also sollten sie einpacken,
- Teilnehmer schneiden ein: Wenn Sie die Diskussionsregeln bereits festgelegt haben, erinnern Sie den anderen Teilnehmer daran, dass seine Meinung und sein Argument nach dem Präsentationsteil gehört werden,
- Diskussion Eintritt in einen Zyklus, d. H. Ein Argument führt zu einem anderen, das zu einem anderen führt (Spülen und Wiederholen), das zum ersten zurückkehrt: sie müssen eingreifen und diese Situation angehen, alle Argumente sammeln und einzeln analysieren, um einen Weg zur Lösung des Konflikts zu finden,
- Es kann keine Lösung, kein Konsens oder Kompromiss erzielt werden: Sie müssen als unparteiischer Berater (kein Richter!), formulieren Sie jede Lösung auf eine andere Weise um, um die Perspektive zu ändern und das Verständnis der Angelegenheit zu verändern, zu vereinfachen.
Während die beiden ersteren häufig auftretenden Probleme leicht zu lösen sind und einen sanften und freundlichen Schubs oder eine freundliche Erinnerung erfordern, sind die beiden letzteren ein Zeichen von Konflikten und Strategien zur Bewältigung und Lösung werden zu einem anderen Zeitpunkt diskutiert!
Wie können die Teilnehmer engagiert und involviert bleiben? Sie können wahrscheinlich erraten, aber der große Vorteil eines Meeting-Moderators ist seine Fähigkeit, den Raum zu lesen. Facilitator ist nicht nur jemand, der sich Notizen macht und das Meeting organisiert. Durch das Lesen von Gesichtern und zugrunde liegenden Emotionen der Teilnehmer sollten sie in der Lage sein, Menschen zu bemerken, die losgelöst sind: Handys benutzen, negative Körpersprache, strenge oder besorgte Gesichtsausdrücke, und sie wieder in die Diskussion einbinden. Es ist die Rolle des Moderators, in der moderierten Diskussion eine Stimme zu geben, und manchmal müssen sie die Reihenfolge der Redner ändern oder sogar ihre eigenen Fragen stellen! Ein guter Moderator spricht unkonstruktive Kritik an und löst die schlechte Stimmung, die sie verursacht hat.
Diskussionsmoderation ist keine leichte Aufgabe und erfordert viel emotionale Intelligenz, zwischenmenschliche Fähigkeiten und vor allem … Geduld. Denken Sie daran, dass jeder Konflikt durch konstruktive und pragmatische Kommunikation und viel Freundlichkeit gelöst werden kann!
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