5 Dinge zu tun, bevor das Meeting beginnt

5 Dinge zu tun, bevor das Meeting beginnt

Wir sind alle zu diesem Meeting erschienen.

Der ohne Zweck. Der ohne Vorankündigung oder Details. Und derjenige, bei dem niemand herausfinden konnte, wo das Treffen stattfand.

Es endet als Verschwendung von jedermanns Zeit.

Damit Ihr Meeting ein Erfolg wird, müssen Sie sich im Voraus vorbereiten.

Seien Sie vor Ihrem Meeting bereit

Was Sie und Ihr Team aus einem Meeting herausholen, hängt davon ab, was Sie in Vorbereitung auf das Meeting tun.

“ Es ist kein Meeting, wenn Sie sich nicht im Voraus vorbereiten.“ (Tweet dieses Zitat)

Um ein verschwendetes Meeting zu vermeiden, müssen Sie für Ihr Meeting bereit sein, bevor es beginnt.

Hier sind 5 Dinge zu tun, bevor das Meeting beginnt:

1. Senden Sie Einladungen im Voraus – Meetings sollten keine Last-Minute-Angelegenheiten sein. Niemand mag es, am selben Tag eine Besprechungseinladung zu erhalten. Für ein formelles Treffen sollten die Einladungen mindestens 2-3 Tage im Voraus erfolgen.
2. Agenda verteilen – Ein Meeting ohne Agenda ist nur ein Free-for-all. Erstellen Sie eine Agenda und verteilen Sie sie an die Teilnehmer, damit sie bereit sind, die Themen zu diskutieren.
3. Überprüfungsmaterialien bereitstellen – Wenn vorab Materialien überprüft werden müssen, stellen Sie sicher, dass Sie diese früh genug bereitstellen, damit die Teilnehmer sie tatsächlich lesen können. Andernfalls wird Ihr Meeting zu einer „Lesesitzung“.“ Dies ist keine produktive Nutzung der Zeit von irgendjemandem.
4. Besprechungsraum reservieren – Wir alle haben die Erfahrung gemacht, zu einem Meeting zu gehen, nur um im letzten Moment festzustellen, dass der Einladung kein Besprechungsort zugeordnet ist. Stellen Sie sicher, dass Sie einen angemessenen Besprechungsraum reservieren, der der Anzahl der Teilnehmer und der zu erledigenden Arbeit entspricht.
5. Erwartungen an die Besprechung setzen – Vielleicht ist das Wichtigste, was Sie vor der Besprechung tun können, die Erwartung zu setzen: „Was ist das Ziel der Besprechung?“ Die Leute möchten im Voraus wissen, warum sie teilnehmen. Es setzt das Treffen mit einem Zweck. Seien Sie beschreibend mit Ihrem Besprechungsthema. „Catch-up“ ist kein gutes Meeting-Thema. „Briefing über den Status von Projekt XYZ“ ist viel besser und wird zu einem zielgerichteteren Meeting führen.

Es ist kein Meeting, wenn Sie sich nicht im Voraus vorbereiten

Die meisten Meetings scheitern, bevor sie überhaupt beginnen.

In vielen Unternehmen sind Meetings so dysfunktional, dass sie die größte Zeitverschwendung am Arbeitsplatz darstellen.

Bereiten Sie sich im Voraus auf Ihre Besprechungen vor, und sie werden die Zeit aller effektiver nutzen.