11 Effektive Zeitmanagement-Tipps für vielbeschäftigte Büroleiter

11 Effektive Zeitmanagement-Tipps für vielbeschäftigte Büroleiter

Hör auf, wenn dir das bekannt vorkommt…

Du kommst früh ins Büro mit der Absicht, den Tag zu beenden und vielleicht einmal pünktlich auszusteigen. Du machst pflichtbewusst deine To-Do-Liste und knackst die ersten paar Punkte.

Aber um 9:30, die Unterbrechungen kommen – Ihr Chef braucht Sie, um eine schnelle Besorgung zu machen, ein unangekündigter Besucher braucht Aufmerksamkeit, Ihre Mitarbeiterin braucht Hilfe beim Neustart ihres Computers.

Das nächste, was Sie wissen, ist 4:45 pm, und Sie haben auf wundersame Weise mehr Dinge auf Ihrer To-Do-Liste als zu Beginn.

Zeit ist besonders knapp für Büroleiter, eine Gruppe, die zunehmend aufgefordert wird, mit weniger mehr zu erreichen.

Dies war ein wichtiger Befund in unserem 2018 State of the Office Manager Report, einer ersten Studie dieser Art mit Hunderten von Büroleitern aus fast 70 verschiedenen Branchen. Auf die Frage nach ihren größten Herausforderungen antworteten die Büroleiter am häufigsten „eine intensive Arbeitsbelastung / nicht genug Zeit“ (37,5%).

Dies galt trotz der Tatsache, dass Büroleiter dazu neigen, lange zu arbeiten. Fast die Hälfte der Befragten gab an, durchschnittlich mehr als 8 Stunden am Tag zu arbeiten. 14% setzten 10-Stunden-Tage ein.

Dieser Zeitmangel ist nicht verwunderlich, wenn man bedenkt, wie stark der Umfang des Office Managers in den letzten Jahren zugenommen hat. Büroleiter sind nicht nur mit administrativen Funktionen beauftragt, sondern auch mit Veranstaltungsplanung, kultureller Entwicklung, Onboarding und anderen Aufgaben, die traditionell unter HR, Finanzen oder Betrieb fallen könnten.

(PS – Wenn Sie ein Büroleiter oder Assistent sind, treten Sie unserer privaten FB-Gruppe hier bei. Es ist ein Ort, an dem Sie Kontakte knüpfen, zusammenarbeiten und Ratschläge zur Bewältigung des breiten Spektrums von Herausforderungen austauschen können, mit denen Sie in Ihrer Rolle konfrontiert sind.)

Für Büroleiter sind die Zeitmanagementfähigkeiten ein Muss für jeden, der sich in dieser Rolle auszeichnen möchte.

Also haben wir diese Liste von Office Manager Time Hacks zusammengestellt – bewährte Tricks des Handels von den erfahrensten und erfolgreichsten Büromanagern der Welt. Wir haben sie in einige Kategorien unterteilt, damit Sie leichter finden, was Sie brauchen – und hoffentlich ein wenig Zeit sparen!

Der beste Weg, die Vorschläge in diesem Beitrag zu erstellen, zu verfolgen und zu überwachen, ist mit einer Produktivitätssoftware wie monday.

Organization & Task Management

Wenn Sie einen kleinen Teil Ihrer Zeit im Voraus in die Organisation investieren, kann sich dies später auszahlen (und Ihnen einige ernsthafte Kopfschmerzen ersparen).

Auch wenn Sie sich für ziemlich organisiert halten, finden Sie hier einige Tipps für Fortgeschrittene.

Planen Sie Ihre Woche im Voraus

„Wenn Sie nicht planen, planen Sie zu scheitern.“

Als Büroleiter ist dies mehr als ein motivierendes Zitat – es ist ein Motto, nach dem man leben muss.

Zumindest sollten Sie Ihren Kalender in der Nacht zuvor planen, um sicherzustellen, dass Sie als erstes am Morgen loslegen.

Möchten Sie noch mehr Zeit sparen? Planen Sie Ihre ganze Woche im Voraus.

Mit der Wochenplanung können Sie Ihren Kalender am Ende jedes Arbeitstages ohne großen Aufwand schnell anzeigen und optimieren (anstatt jeden Abend von vorne zu beginnen).

Es erleichtert auch die ganzheitliche Planung und verbindet Ihre täglichen und wöchentlichen Aktivitäten mit längerfristigen Zielen. Das liegt daran, dass die tägliche Planung dazu neigt, sich auf die Bäume zu konzentrieren, während die wöchentliche Planung es Ihnen ermöglicht, den Kopf hochzulegen und den ganzen Wald zu sehen.

Freitagnachmittag oder Sonntagabend ist normalerweise die beste Zeit für die Wochenplanung, wenn Sie nicht durch eingehende E-Mails abgelenkt werden.

Priorisieren Sie mit entscheidenden Ergebnissen

Crucial Results ist ein System, das SnackNation CEO Sean Kelly in den frühen Tagen seiner unternehmerischen Reise entwickelt hat, um bei der Aufgabe zu bleiben, wenn er und seine Geschäftspartner versuchten, große Dinge alleine zu erreichen (dh ohne dass jemand außer ihnen selbst sie zur Rechenschaft zieht).

Die Praxis hat ihm so gut gedient, dass er sie bei SnackNation behielt, wo sie die Kultur des Wachstums und der radikalen Verantwortlichkeit des Unternehmens mitgestaltet hat.

Es funktioniert so:

Crucial Results unterteilt diese großen vierteljährlichen oder jährlichen Ziele in wöchentliche und tägliche Aufgaben, sodass Sie Ihre Zeit mit Aktivitäten mit hohem Hebel verbringen, die Ihre Ziele vorantreiben. Durch design, ihre tag-zu-tag immer tracks zurück zu diesen größeren ziele.

Entscheidende Ergebnisse haben auch einen weniger offensichtlichen Vorteil. Sie kennen Ihre detaillierte To-Do-Liste, die 50 Zeilen lang ist? Du wirst das nie an einem Tag schaffen, was bedeutet, dass du den Tag immer mit dem Gefühl beenden wirst, dass du es versäumt hast, alles zu erledigen.

Selbst wenn Sie 10 tägliche Aufgaben haben, können Sie an einem guten Tag sieben davon erledigen.

Und wirklich – das ist eine großartige Leistung! Sie zerquetscht sieben wichtige Punkte. Aber weil Sie zehn Punkte auf Ihrer Liste hatten, werden Sie immer noch das Gefühl haben, dass Sie das, was Sie erreichen wollten, nicht beendet haben.

Wenn Sie sich auf nur drei tägliche Aufgaben konzentrieren, beenden Sie jeden Tag mit der Zufriedenheit, zu wissen, dass Sie Ihre drei Aktivitäten mit der höchsten Hebelwirkung abgeschlossen haben.

Hier finden Sie eine ausführlichere Erklärung zur Funktionsweise des Crucial Results-Systems sowie eine Tabellenkalkulationsvorlage, die Sie für Sie und Ihr Team herunterladen können.

Verwenden Sie einen täglichen Notizblock im Docket-Stil

Dieser Tipp stammt von OM extraordinaire Windi aus Indiana:

“ Von einer traditionellen Aufgabenliste zu einem täglichen Notizblock zu wechseln, war für mich sehr hilfreich.“

Mit dem Daily Docket können Sie nicht nur Ihren ganzen Tag auf einer Seite anzeigen, sondern auch Termine, Besorgungen, Aufgaben und Notizen trennen, um alles organisiert zu halten. Es ist einfach, aber effektiv.

Windig:

“ Ich mag es, dass es mir hilft, Aufgaben zu priorisieren und Elemente und Erinnerungen für die Person und die Ausschüsse zu verfolgen, die ich unterstütze.“

Sie empfiehlt dieses Daily Docket Pad von InkWell Press.

Aufgabenverwaltungssoftware

Möchten Sie papierlos werden? Task-Management-Software wie Monday und Hive sind zwei sehr beliebte digitale Aufgaben- und Projektmanagement-Software, die die Verfolgung des Fortschritts bei wichtigen Aufgaben zum Kinderspiel machen kann.

Heather, ein Büroleiter aus Los Angeles, erarbeitet:

“ Montag ist hilfreich für die Organisation von Aufgaben für Tage / Wochen / Monate usw. Hive ist amaaazing für die Organisation meiner großen Konferenzen / Veranstaltungen. Beide Tools können auch mit anderen Personen in Ihrem Team als Collaboration-Tool verwendet werden.“

Ablenkungen eliminieren

Wir bei SnackNation lieben ein Sprichwort: Wenn du schnell fahren willst, musst du die E-Bremse lösen, bevor du Gas geben kannst.

Mit anderen Worten, Sie können keine hohe Leistung erwarten, ohne zuerst die Dinge zu beseitigen, die Sie zurückhalten.

Wenn es um Produktivität geht, bedeutet dies, Ablenkungen zu eliminieren. So minimieren Sie die Ablenkungen, die Ihre Zeit jeden Tag töten.

Verwenden Sie ein Ticketing-System für eingehende Anfragen

Eine der größten Herausforderungen für Büroleiter besteht darin, dass Teammitglieder aus dem gesamten Unternehmen häufig zu Ihnen kommen, um ihre Probleme zu lösen. Es kann nicht nur schwierig sein, all diese eingehenden Anfragen zu verfolgen, sondern diese ständigen Unterbrechungen verhindern auch, dass Sie die wichtigen Dinge erledigen.

Ein Ticketing-System sorgt dafür, dass nichts durch die Ritzen rutscht, und ermöglicht es Ihren Teamkollegen, ihre Anfrage zu protokollieren, ohne Ihren Workflow zu unterbrechen.

Office Manager Norah ist ein Fan von ZenDesk für diesen Zweck.

“ Ich habe ZenDesk so eingerichtet, dass die Leute mir eine E-Mail an eine spezielle Büro-E-Mail-Adresse senden können, und es wird ein Ticket in ZenDesk erstellt „, erklärt sie. „Auf diese Weise kann ich meine Tickets verwalten und sie als abgeschlossen markieren, wenn sie fertig sind!“

Wenn ZenDesk in Ihrem Unternehmen keine Option ist, finden Sie hier eine DIY-Lösung von OMRON.

“ Ich habe, dass ich in einem Netzwerk halte, das ich aktualisiere.

Wenn mir jemand eine E-Mail schickt, in der er mich um etwas bittet, werde ich es auf diese Liste setzen. Ich habe es als die Aufgaben eingerichtet, die ich habe.

Oben habe ich Aufgaben, die in der Warteschleife liegen. Ich habe wiederkehrende Aufgaben, welchen Status sie haben, was die Aufgabe ist, welchen Status sie haben, wann die Fälligkeiten sind, wer verantwortlich ist, an wen sie gesendet werden muss, und dann habe ich Aufgaben, die in Bearbeitung sind. Alles ist datiert.

Jede Woche mache ich ein neues Blatt, damit ich alte durchgehen kann.

Es geht nur darum, fleißig zu sein und es zu aktualisieren. Was ich auch tue, ist, dass ich die E-Mail-Anfrage mit einer E-Mail drucke und diesen Stapel Papier mit Dingen behalte, die zu tun sind. Dann vergleiche ich es mit meiner Liste, um sicherzustellen, dass es da ist und es fertig ist.“

Megan war großzügig genug, um eine Excel-Vorlage zur Verfügung zu stellen, mit der Sie ihr System selbst ausprobieren können. Sie können diese Vorlage hier herunterladen.

Stellen Sie Ihr Telefon auf Graustufen

Haben Sie sich jemals gefragt, warum diese kleinen Benachrichtigungspunkte auf all Ihren Apps rot sind? Es ist kein Zufall.

App-Hersteller haben ihre Designs unermüdlich getestet und wissen, dass es für uns fast unmöglich ist, einem roten Punkt mit einer Zahl zu widerstehen. In ihrem Bestreben, die Interaktion mit ihren Apps zu maximieren, haben sie Ihr Smartphone effektiv zur effizientesten Ablenkungsmaschine der Welt gemacht.

Die gute Nachricht ist, dass es eine einfache Möglichkeit gibt, dagegen anzukämpfen – stellen Sie Ihr Telefon in den Graustufenmodus.

Eine lustige Sache passiert, wenn diese kleine Benachrichtigungsnummer in Ihrer Instagram-App grau statt leuchtend rot ist. Sie sind plötzlich viel weniger versucht herauszufinden, wer Ihren neuesten Beitrag kommentiert hat.

Hier ist, wie es für das iPhone zu tun.

Verwenden Sie die Pomodoro-Methode

Multitasking. Wir sind alle schrecklich darin.

Unser Gehirn ist einfach nicht dazu eingerichtet, mehr als eine komplexe Aufgabe auf hohem Niveau auszuführen. (Es ist Wissenschaft.)

Die Pomodoro-Methode ist eine Zeitmanagementtechnik, mit der Sie sich für einen überschaubaren Zeitraum – 25 Minuten – auf eine Aufgabe festlegen können. Studien haben gezeigt, dass sich die meisten Menschen durchschnittlich 45-50 Minuten lang nur auf eine Aufgabe mit hohem Leistungsniveau konzentrieren können.

Gehe zu tomato-timer.com und probieren Sie es selbst aus.

Ablenkungen planen

Seien wir ehrlich, es ist unrealistisch zu glauben, dass Sie niemals zum Telefon greifen werden, um soziale Medien oder Ihre Lieblingsnachrichtenseite oder den eingehenden Text Ihrer Mutter zu überprüfen.

Mach dich nicht zum Scheitern bereit, indem du unrealistische Erwartungen an dich selbst stellst. Planen Sie stattdessen Zeit ein, um ein- oder zweimal am Tag zehn oder fünfzehn Minuten lang weniger als produktiven Aktivitäten nachzugehen.

Wenn wir Zeitplan sagen, meinen wir eigentlich „Schau dir Social Media an“ in deinem Kalender. Wenn Sie sich hin und wieder Ihre Lieblingsablenkung erlauben, wird dies weniger verlockend und hilft Ihnen, den größten Teil Ihres Tages bei der Arbeit zu bleiben.

Kommunikation

Ich saß kürzlich in einem Interview mit Seth Epstein, einem der Top–Kreativchefs in Los Angeles, und er sagte etwas, das wirklich einen Nerv traf – fast jedes Problem im Leben oder Geschäft kann mit besserer Kommunikation gelöst werden.

Die Probleme, mit denen Büroleiter konfrontiert sind, sind normalerweise keine Ausnahme. Viele der Herausforderungen, die sich systemisch oder gar unlösbar anfühlen, können oft mit einer besseren Kommunikation behoben werden. Hier sind einige Kommunikationstipps, die Ihnen das Leben erleichtern und Ihnen auf lange Sicht Zeit sparen.

Verwenden Sie Slack für die interne Kommunikation

Interne Messaging-Apps bieten gegenüber E-Mails einige deutliche Vorteile für die interne Kommunikation, darunter Benutzerfreundlichkeit, größere Transparenz und Integration in unzählige Apps von Drittanbietern. Sie sind eine großartige Möglichkeit, Informationssilos zu beseitigen, die per E-Mail entstehen.

Office Manager Norah empfiehlt Slack:

“ Wir verwenden Slack stark und es eignet sich hervorragend für schnelle Kommunikation und das Delegieren von Aufgaben.“

Strebe nach Klarheit

Es mag wie gesunder Menschenverstand erscheinen, aber wir haben das immer wieder von Büroleitern gehört – stellen Sie sicher, dass die Erwartungen und Ergebnisse von Anfang an klar sind. Es wird Ihnen auf lange Sicht jede Menge Zeit sparen.

Es ist wirklich so einfach, Fragen zu stellen, wenn etwas nicht ganz klar ist.

Ein weiteres großes Sprichwort: Probleme werden mit dem Alter nicht besser. Wenn sich ein Projekt überwältigend anfühlt, aus den Fugen gerät oder einfach nicht funktioniert, tun Sie eher früher als später etwas dagegen.

Es wird Ihnen auf lange Sicht immer Zeit sparen, etwas früher als später mit Ihrem Chef zu besprechen.

Sag einfach Nein

Wie oft am Tag werden Sie von jemandem in Ihrer Organisation unterbrochen, der gerade Hilfe bei etwas benötigt? Wie oft hören sie auf zu überlegen, dass Sie an etwas Wichtigem arbeiten könnten?

Ich würde wetten, dass diese Antworten „viel“ und „nie“ sind.“

Unterbrechungen dieser Art sind wahrscheinlich die häufigste Art, wie Büroleiter aus der Bahn geworfen werden und am Ende Zeit verschwenden, um sich neu zu konzentrieren.

Es mag verlockend sein, ein „Ja“ –Mann oder eine „Ja“ -Frau zu sein und instinktiv zu allem Ja zu sagen, aber Nein zu Anfragen zu sagen, die nicht zu unternehmenskritischen Zielen beitragen, ist eine absolute Notwendigkeit – und kann ein Lebensretter sein, wenn es darum geht, Zeit zu verwalten.

Gratis Bonus: Holen Sie sich eine PDF-Version des 2018 State of The Office Manager Report. Wir haben 572 Büroleiter befragt, um 10 Imbissbuden aufzudecken, mit denen Sie Ihre Ziele erreichen und Herausforderungen meistern können. Erfahren Sie außerdem, welche anderen Büroleiter bezahlt werden (und wie Sie mehr verdienen können)!