sådan struktureres en ledelsesrapport for din virksomhed
at drive en virksomhed er en stor udfordring, men det er langt fra at være en umulig mission. Der er trods alt teknikker, ressourcer og strategier til at hjælpe iværksættere med at opnå succes.
styring af økonomi, medarbejdere, lager, marketing og salgsstrategier er nogle af de mange ansvarsområder for en leder. Det kan virke som en masse arbejde, men en ledelsesrapport kan gøre alt lettere og sikrere.
forudsætningen er enkel, men nogle ledere ved ikke, hvordan man udarbejder en god ledelsesrapport. Hvis du er en af disse fagfolk, skal du ikke bekymre dig. Vi har listet alle trin for at hjælpe dig med at gøre det. Så fortsæt med at læse!
betydningen af ledelsesrapporten
selv når man står over for en ustabil økonomi, har iværksættere over hele verden en tendens til at være vedholdende. Ifølge Global Entrepreneurship Monitor (GEM) Global Report of 2015 ser 66% af voksne iværksætteri som en god karriere.
der er 582 millioner iværksættere i verden i de mest varierede segmenter. At komme over din frygt og investere i denne drøm er dog kun det første skridt. Du skal være strategisk og arbejde hårdt for at opnå maksimal ydeevne.
i denne sammenhæng fungerer en ledelsesrapport som et nøgleinstrument til driften af enhver virksomhed. Det giver dig mulighed for at se på din virksomheds situation mere præcist og hjælper dig med at træffe sikrere og mere selvhævdende beslutninger.
med rapporten kan du analysere de opnåede resultater og genoverveje de handlinger, der ikke fungerer. Dette skyldes, at det præsenterer virksomhedens særlige forhold og dens præstationer i den periode, der evalueres.
de 6 elementer i en god ledelsesrapport
nu hvor du forstår vigtigheden af dette dokument, for at lære at udarbejde en komplet og effektiv ledelsesrapport, skal du kende de elementer, der skal indgå i dens struktur.
derfor, da formålet med dette indlæg er at hjælpe dig med at afklare eventuelle spørgsmål, du måtte have om emnet, og ikke står over for problemer med denne opgave i din hverdag, lad os starte fra det grundlæggende. Se på de 6 uundværlige elementer for en god rapport!
Titel
en ledelsesrapport er simpelthen et dokument i form af en rapport, der tjener til at måle din virksomheds præstationer og hjælper i din beslutningsproces. Af denne grund er det vigtigt, at det har en titel.
derfor, da der er rapporter til forskellige afdelinger og formål, vil titlen hjælpe dig med at identificere emnet hurtigt og effektivt.
kontekstualisering
kontekstualisering er et andet uundværligt element og giver modtageren – dig eller en anden medarbejder-mulighed for at forstå, hvad der vil blive analyseret på de følgende sider.
denne tekst skal være kort og objektiv og tjene som en introduktion til de målinger, statistikker og resultater, der vil blive præsenteret.
mål
hver ledelsesrapport udarbejdes af en grund. Glem derfor ikke at indsætte dokumentets mål og fokusere på, hvad der virkelig er vigtigt og nyttigt for din virksomhed.
rapporterne skal være et instrument, der er let at analysere, og dets mål skal være meget klart. Derfor, selv før du starter processen, skal du omhyggeligt vælge de oplysninger, der vil blive præsenteret, så de er i overensstemmelse med dit mål.
Resume
et resume er en tekst til hurtig læsning, der kun indeholder de mest relevante oplysninger i rapporten. På denne måde kan ledere undgå at skulle læse det i sin helhed, hver gang de skal træffe en beslutning.
et godt udarbejdet resume optimerer din tid og fører til hurtigere og sikrere beslutninger. Når alt kommer til alt præsenteres informationen på en mere objektiv måde, som i et mentalt kort.
resultater
endelig skal din ledelsesrapport have et område til præsentation af resultater.
i dette punkt skal vi indsætte alle de relevante observationer, der er foretaget, samt de observerede statistikker, tabeller, diagrammer og præstationsmålinger.
konklusion
konklusionen er lukningen af din rapport og skal vise dine resultater, som vil være baseret på de oplysninger, der præsenteres i hele dokumentet.
som du kan se, handler det ikke om personlige meninger. Med støtte fra Big Data er konklusionen bevist i faktiske og opdaterede oplysninger, der allerede er indsamlet. Derfor er det så værdifuldt for ledelsen af virksomheden.
komplette trin til, hvordan man udarbejder en ledelsesrapport
mange ledere betragter forberedelsen af ledelsesrapporter som virkelig udfordrende. Sandheden er, at dette dokument altid har været en del af en virksomheds ledelse, men har fået endnu større betydning i de senere år.
af denne grund har vi udarbejdet en komplet liste over trin, så du kan have et nyttigt instrument til rådighed, der kan hjælpe dig med at tjene flere penge, rette fejl og drage fordel af markedsmuligheder. Fortsæt med at læse!
Trin 1: Planlæg før du starter
planlægning er den bedste måde at producere et komplet dokument, der er gavnligt for din virksomhed. Ellers kan du spilde tid på at udarbejde en rapport, der er ufuldstændig eller har irrelevante oplysninger.
før du gør noget, skal du definere målene og identificere, hvordan de præsenterede oplysninger hjælper din virksomhed med at vokse. For at gøre det skal du starte med at besvare de spørgsmål, der er beskrevet nedenfor.
- For hvem er denne rapport under udarbejdelse?
- hvad er formålet med rapporten?
- hvilke oplysninger indsamles?
- Hvordan kan information hjælpe i beslutningsprocessen?
Trin 2: Invester i automatiserede værktøjer
business management effektivitet er et fælles mål for enhver iværksætter. Så hvad med at investere i automatiserede styringsværktøjer til at oprette din ledelsesrapport?
for at gøre det er der teknologier, der forenkler denne opgave, optimerer din tid og sikrer et meget mere tilfredsstillende resultat.
vores første forslag er Google Data Studio, et datavisualiseringsværktøj, der er i stand til at omdanne information til pæne, intuitive og letforståelige ledelsesrapporter.
vores andet forslag er Primavera, som er en platform, der hjælper dig med nemt at styre projekter og overvåge resultater. Blandt dens funktioner er dens integration med andre styrings -, dataanalyse-og rapportgenereringsprogrammer.
endelig skal du sørge for at investere i Business Intelligence (BI) værktøjer. De er afgørende for hurtig og sikker beslutningstagning. De bedste systemer indsamler, organiserer, klassificerer og analyserer dataene, hvilket gør dit arbejde lettere.
Trin 3: Brug klart og objektivt sprog
hvis du mener, at en ledelsesrapport kræver specifikke udtryk og komplekst sprog, er det på høje tid, at du skifter mening.
ideelt set skal dokumentet være let at læse og fortolke. Vær derfor klar og brug uformelt sprog og hold dig kun til det væsentlige.
vær derfor ikke ordrig og husk, at en leders travle rutine kræver hurtig læsning og beslutningstagning. Jo lettere rapporten skal fortolkes, jo mere nyttigt og vigtigt vil det være for virksomheden.
Trin 4: Fortæl en historie for at engagere læsere
samlet set består en ledelsesrapport af en masse data og information. Faktisk er dette en af grundene til, at mange ledere finder det et vanskeligt dokument at forberede og forstå.
det vil dog klart afhænge af strategien, mens den forberedes. For at gøre indholdet attraktivt og ikke overvælde læseren, er en god ide at kontekstualisere fakta ved at fortælle en historie.
på denne måde kan du kombinere redegørelsen og beskrivelsen af situationen, der analyseres på en lettere måde, der giver mening. Dette gør det muligt at forstå resultaterne og skabe engagement, mens det læses.
Trin 5: Definer de metrics og KPI ‘er, der skal bruges
bruger du normalt performance metrics og KPI’ er til at styre din virksomhed? Hvis de stadig ikke er en del af dine strategier, bør du helt sikkert undersøge det.
faktisk er KPI ‘ er (key performance indicators) de vigtigste målinger for din virksomhed. De er normalt knyttet til dine hovedmål og styrer derfor udarbejdelsen af ledelsesrapporter på en positiv måde.
vælg derfor, hvilke metrics der skal bruges, indsamle dataene og sortere oplysningerne. Når alt kommer til alt, skal ikke alt inkluderes i dokumentet.
Trin 6: Etablere et sammenligningspunkt
når vi ønsker at evaluere resultaterne af strategier, afdelinger, produkter eller medarbejdere, er det vigtigt at etablere et sammenligningspunkt.
derfor bør dette være dit næste skridt. Vælg den periode, hvor oplysningerne skal indsamles og analyseres, og Definer mål eller mål for at skitsere sammenligninger.
hvis du bruger tabeller, skal du oprette kolonner, så du nemt kan se sammenligningen. For eksempel kan du tilføje en kolonne med dine mål og en anden med de opnåede resultater. Dette vil gøre det lettere at forstå den konklusion, der vil blive præsenteret i slutningen af dokumentet.
Trin 7: Indsæt visuelle elementer i dokumentet
som vi nævnte tidligere, skal ledelsesrapporten være klar og let at fortolke. En god strategi er at bruge visuelle elementer.
hårde rutiner fulde af forpligtelser kræver dynamiske værktøjer og handlinger. At levere et dokument med hundreder af sider er slet ikke produktivt, men brugen af diagrammer, mentale kort og endda videoer under præsentationen kan forbedre forståelsen af informationen.
Trin 8: Lav en endelig anmeldelse
når alt er klar, er det tid til at foretage en omhyggelig endelig anmeldelse. I denne fase skal du sørge for, at den endelige tekst ikke har stavefejl, inkompatible data og usande oplysninger.
Husk, at dette vil give troværdighed til dokumentet og sikre, at det er virkelig nyttigt. Med andre ord opfylder det sin rolle at gøre ledelsen af din virksomhed lettere.
det er lettere at skrive en ledelsesrapport, end du tror
har du lært, hvordan du udarbejder en ledelsesrapport? Efter at have læst denne artikel er du sandsynligvis nået til den konklusion, at dette slet ikke er en umulig opgave.
dette dokument er afgørende for driften af enhver virksomhed, og det er lettere at skabe det, end det ser ud til. Spild derfor ikke mere tid og følg vores tip!
men før du gør det, hvad med at lære lidt mere? Lær hvordan Pareto-diagrammet kan hjælpe dig med at udføre opgaver mere effektivt!