Sådan organiseres et vellykket konferenceopkald
folk i alle typer roller opfordres til at gennemføre konference-og videoopkald på et eller andet tidspunkt. Ofte skal du spørge dig selv: Hvordan kan jeg styre folk, jeg ikke ser? Til tider kan konferenceopkald være frustrerende og føles som spild af tid (som videoen nedenfor).
jeg administrerer Certified Professional Yacht Brokers (CPYB) – programmet, der certificerer Yachtmæglere over hele landet. Da CPYBS bestyrelsesmedlemmer er placeret i hele Nordamerika, er hosting af kvartalsvise konferenceopkald en pengebesparende indsats i stedet for årligt afholdte “ansigt til ansigt” – møder. Jeg har lært, at effektiv gennemførelse af konference-og videoopkald er afgørende for teamsamarbejde og beslutningstagning. Der kan dog være et par uforudsigelige og ukontrollerbare problemer, der finder sted under disse opkald. Nedenfor er nogle tip til at øge effektiviteten af dine konferenceopkald.
før opkaldet
-
Forbered og del mødedagsordenen forud for indkaldelsen, der skitserer formålet med mødet, hvornår mødet finder sted, og hvordan deltagerne får adgang til mødet. Inkluder målene for opkaldet og eventuelle specifikke diskussionspunkter. At informere folk før opkaldet hjælper dem med at forberede sig på diskussionen og giver dem en chance for at tænke over, hvordan de kan bidrage til samtalen.
- hvis du bruger en anden tjeneste end en telefon til at gennemføre mødet, sørg for at informere din gruppe om at afholde en testkørsel, så tekniske vanskeligheder kan identificeres eller undgås. Arrangørerne bør være forberedt med en back-up bør noget gå galt. Sørg for, at alle forstår, hvordan man dæmper deres stemme og baggrundsstøj.
- rekruttere en udpeget note taker. Ingen kan lide at tage mødereferater, men det er et nødvendigt onde (især for de mennesker, der ikke kunne deltage i opkaldet).
start af opkaldet
- hvis du er moderator for opkaldet, skal du deltage i opkaldet mindst fem minutter før den planlagte mødetid. Let samtale, mens du venter, hjælper folk med at føle sig mere komfortable. Start officielt kun opkaldet, når nøglepersonerne er der, så du ikke behøver at gentage nogen oplysninger.
- introducer altid dig selv, når du starter opkaldet for at sikre, at alle kan identificere dig som moderator. Før starten af officielle virksomhed, tage en rolle opkald for at sikre alle centrale aktører er til stede og tegnede sig for. Hvis det er relevant, skal du tage tid for alle at lave introduktioner (navn, firma, stilling), især hvis de er nye i gruppen. Dette er også et godt tidspunkt at gennemgå administrative emner (muting-telefon, hvordan man stiller spørgsmål direkte eller via chatfunktion, i stand til at se delt skærm osv.).
gennemførelse af opkaldet
- Begynd med en oversigt over dagsordenen og formålet med mødet.
- for at undgå, at folk taler over hinanden, skal du rette spørgsmål direkte ved navn, hvis du vil have nogen til at svare. Som facilitator skal du holde styr på, hvem der taler, og bede dem, der er stille, om bidrag. Konferenceopkald skal gøre det muligt at sende en række meddelelser, såsom: “Vi har brug for ideerne fra alle i denne organisation. “Før du skifter emner, tag en pause og spørg, om der er yderligere spørgsmål eller tanker om emnet. Hold øje med dit mål og samtalen på punkt. Hvis emnet bliver opvarmet eller langvarigt, foreslå at planlægge et andet opkald for at diskutere emnet mere grundigt, efter at yderligere forberedelse og undersøgelse kan afsluttes. Sørg for regelmæssig tidskontrol, så din dagsorden forbliver på sporet. Start og slut så tæt på de foreslåede tider som muligt.
afslutning af opkaldet
-
Giv en oversigt over mødet i slutningen af opkaldet. - Bekræft, at alle forstår de næste trin, ansvarsområder, handlingspunkter og deadlines, herunder hvornår det næste planlagte opkald afholdes.
- følg op med en e-mail, der indeholder vigtige punkter og/eller minutter fra opkaldet.
indførelse af disse tips vil forbedre værdien af alle dine kommende konference-og videoopkald.
