Sådan holder du dine frivillige glade, hjælpsomme og ivrige efter at vende tilbage
håndtering af et frivilligt team, stort eller lille, er et vigtigt færdighedssæt. Nogle af de samme færdigheder, der bruges til at styre medarbejderoverførsel, men der er forskellige dynamikker i spil, du bliver nødt til at huske på, hvis du vil være lige så succesrig som Sue og Claire.
at lære at effektivt bruge frivillige kan fremme målene for enhver organisation. Da få af jer har haft privilegiet at tjene under mestre som Claire og Sue, lad mig dele med jer, hvad jeg lærte af dem, og hvordan jeg omsatte det i praksis.
der er en lang række grunde til, at folk melder sig frivilligt. Nogle almindelige motiver er som følger:
- at have noget at gøre
- at have det godt med dig selv
- fordi du er interesseret i målene for organisationen eller projektet, der gennemføres
- at dæmpe skyld
- at se godt ud for andre
- for at opfylde et krav (skole, arbejde, samfundsorganisation, klub)
- nydelse af selve arbejdet
- at interagere med andre mennesker
- ud af en følelse af forpligtelse
- adgang eller godbidder forudsat
forståelse af hovedårsagerne til, at folk er frivilligt, hjælper dig med at styre dem bedre.
“Service til andre er den husleje, du betaler for dit værelse her på jorden.”
— Muhammad Ali
“Betal” dine frivillige
Nej, det er ikke en oksymoron. Du giver ikke dine frivillige en løn, men hvis de ikke føler sig belønnet på en eller anden måde, vil de ikke udføre kvalitetsarbejde eller vende tilbage til et andet skift. Ligesom folk vælger at melde sig frivilligt af en lang række grunde, er der en lang række måder at belønne dem på.
den bedste løn for de fleste frivillige er at give meningsfuldt arbejde inden for deres færdigheder med de nødvendige værktøjer og bruse dem med påskønnelse for deres indsats. Sekundære belønninger inkluderer frynsegoder som snacks, adgang til en oplevelse uden for det sædvanlige og social interaktion.
du betaler dine frivillige ved at opfylde mindst en af deres grunde til frivilligt arbejde. Da forskellige mennesker melder sig frivilligt af forskellige grunde, sigter mod at ramme så mange belønninger som muligt.
sådan betalte Sue og Claire mig. Første gang jeg dukkede op til et PTA-møde, blev jeg mødt ved døren af en frivillig.
” rød eller hvid?”spurgte hun, rakte mig et glas og gjorde mig klar til at hælde den passende vin. Allerede dette PTA-møde var en god start.
den første opgave, jeg tilmeldte mig, var at hjælpe med at forberede det årlige virvar salg. Jeg godkendte helt målet om at skaffe penge til skolen ved at indsamle nyttige kvarterafkast og give dem endnu en lejekontrakt på livet. Jeg blev mødt ved døren med en liste over opgaver, der skulle udføres. Jeg valgte at sortere tøj og en kollega frivillig hurtigt fik mig op til hastighed på, hvordan man gør jobbet.
mens min kollega og jeg chattede og sorterede, kom Sue forbi for at se, hvordan det gik.
“Tak så meget for at give af din tid. Vi hæver over 1.000 med dette salg hvert år. Plus vi holder så mange elementer ud af lossepladsen og give en reel service til vores familier og vores nabolag. I år håber vi at opgradere legepladsen med provenuet. Vi kan kun gøre det med frivillige som dig.”
“frivillige bliver ikke betalt, ikke fordi de er værdiløse, men fordi de er uvurderlige.”- Sherry Anderson
Giv Snacks eller andre frynsegoder
en lille mængde brugt på snacks er penge godt brugt. Hvis du organiserer en kvarteroprydning, en kasse med donuts eller en bagelspredning sparker begivenheden af med en feststemning. Hvis pengene er meget stramme, kan du overveje at spørge folk, der ikke kan melde sig frivilligt personligt, om de er i stand til at give nogle snacks.
ikke alle frivillige koncerter er befordrende for snacks. Små genstande som penne eller blyanter kan også være en håndgribelig måde at ikke kun belønne din frivillige, men også holde dit navn foran dem.
“hvis medfølelse var den motiverende faktor bag alle vores beslutninger, ville vores verden ikke være et helt andet sted?”- Sheryl krage
behovene hos mennesker, der serveres, kommer først
der er en delikat balance mellem at holde dine frivillige glade og opfylde målene for det egentlige arbejdsprojekt. Hvis dine frivillige har nogen kontakt med de mennesker, der serveres, skal du altid prioritere behovene hos de mennesker, der serveres, frem for de frivilliges behov.
tag for eksempel et katastrofehjælpsprojekt. Hvis dit besætning bruger halvdelen af deres tid på at tage selfies med børn, ikke kun får de ikke jobbet gjort, de udnytter også potentielt sårbare mennesker af hensyn til sociale medier.
konstant minde dine frivillige, at alle mennesker har værdi og værdighed og bør behandles med respekt.
“hvad der skal bevæge os til handling er menneskelig værdighed: de undertryktes umistelige værdighed, men også hver enkelt af os værdighed. Vi mister værdighed, hvis vi tolererer det utålelige.”- Dominic de Menil
Opret arbejdspladsen for succes
gå væk at vide, at deres indsats gjorde en forskel, er en nøglekomponent i at holde frivillige glade og sandsynligvis vende tilbage. Dødens kys for tilfredshed og tilbageholdelse spilder deres tid. Tænk fremad og har en bred vifte af opgaver, der kan udføres af mennesker på forskellige færdighedsniveauer.
sørg for, at du har de nødvendige værktøjer til frivillige for at få arbejdet gjort. Selv hvis du har bedt dem om at ankomme med deres egne pensler, rive, skraldeposer, eller hvad som helst, har et par til rådighed for de frivillige, der ikke læste dine e-mails omhyggeligt.
“Start hvor du er. Brug hvad du har. Gør hvad du kan.”- Arthur Ashe
sig ikke ja til en frivillig, du ikke kan bruge
det er OK at afvise frivillige, du ikke kan sætte på arbejde. Hvis det overhovedet er muligt, skal du gøre det, før de dukker op på stedet. En kedelig frivillig er sjældent en glad frivillig. På den anden side skal du overveje nøje, hvilket arbejde der kan udføres af ufaglært arbejdskraft, og hold en liste over opgaver til rådighed for at imødekomme en lang række færdighedsniveauer.
undervurder ikke det arbejde, børn kan gøre med korrekt tilsyn. Familier kan lide at melde sig frivilligt sammen, og selv små børn kan være overraskende nyttige under de rigtige omstændigheder med forældrenes vejledning. Hvis dit arbejdssted ikke er passende for børn, skal du dog ikke være bange for at vende folk væk.
“vi kan ikke kun leve for os selv. Tusind fibre forbinder os med vores medmennesker.”- Herman Melville
rekrutter bredt
beder de samme mennesker eller grupper af mennesker om at melde sig frivilligt hver gang en opgave har brug for risici udbrændthed og stagnation. Tænk uden for boksen, når det kommer til rekruttering.
da jeg ville tredoble antallet af børn, vi var i stand til at tjene i vores sommerprogram, vidste jeg, at jeg også skulle tredoble antallet af frivillige. Før jeg påtog mig rollen, næsten alle frivillige var hjemme-mødre, hvis børn deltog i programmet eller pålidelige gymnasieelever.
mit første skridt var at skabe en bred vifte af frivillige stillinger på forskellige niveauer og tidsforpligtelser.
de, der ikke kunne lide at arbejde direkte med børn, kunne arbejde i køkkenet eller som løbere, der leverede forsyninger. Dem med kun en dag at give kunne tilsluttes efter behov for at tilføje support. Mellemskoleelever kunne være ansvarlige for at hyrde en lille gruppe på 3-4 børn som en del af en stor gruppe, der overvåges af en voksen.
de, der kun var tilgængelige i helgen, leverede opsætning og nedtagning af support. En kvinde brugt 30 minutter hver morgen kontrol i børn efter at have afleveret sit eget barn og før overskriften off til arbejde.
hvis du er fleksibel med tid og opgaver, kan du i høj grad øge puljen af mennesker, der er i stand til at melde sig frivilligt til dig.
“hver person kan gøre en forskel, og hver person skal prøve.”
— John F. Kennedy
træne, omskole og tjekke ind regelmæssigt
Giv træning til selv enkle opgaver. Intet knuser frivillig moral hurtigere end forvirring over, hvordan man udfører en opgave eller får nogen til at komme forbi senere og kritisere deres arbejde eller endnu værre, er nødt til at gentage det.
træningen skal være så kort og så grundig som muligt. Dæk nøgleoplysningerne så hurtigt og tydeligt som muligt, og få derefter dit team til at arbejde. Se nøje, især i starten, så du forsigtigt kan rette eventuelle fejl. Fortsæt med at tjekke ind regelmæssigt for at give støtte, opmuntring, omdirigering eller yderligere træning efter behov.
“frivillige har ikke nødvendigvis tid; de har hjertet.”
— Elisabeth Andreas
Deputer dine top frivillige
frivillige er ikke skabt lige. I de fleste situationer vil nogle af dine frivillige hurtigt skelne sig som mere dygtige, naturlige ledere, hårde arbejdere eller en kombination af alle tre. Størrelse op evner din gruppe og sætte dine bedste medarbejdere i lederroller hvor det er relevant.
kvalitetskontrol kan være et problem med frivilligt arbejde, og du kan ikke være på alle steder på alle tidspunkter. Når du har identificeret nogen, der udfører opgaven godt, skal du bede den person om at undervise de andre.
“hvis vores håb om at opbygge en bedre og sikrere verden skal blive mere end ønsketænkning, har vi brug for engagement fra frivillige mere end nogensinde.”
— Kofi Annan
Husk, at de ikke er ansatte
når du betaler nogen for at udføre et job, er det let at aflevere en detaljeret jobbeskrivelse, være meget opmærksom de første par gange, de forsøger en opgave, og forvent derefter, at de fortsætter med det. Denne tilgang vil arbejde med nogle af dine frivillige, men andre har brug for lidt mere coddling.
se efter måder at forbedre den frivillige oplevelse, mens du stadig opfylder din primære mission. For eksempel kan frivillige arbejde hurtigere, hvis de adskilles for at forhindre socialisering, men hvis din frivilliges primære motivation var at interagere med andre, vil du sandsynligvis miste en frivillig i processen.
Tænk i form af langsigtet gevinst i stedet for at presse mest arbejde ud af hver person hver session. Husk altid, at du også bygger god vilje over for din organisation. Mange frivillige ender med at donere penge såvel som tid.
“frivillige donerer til velgørenhed dobbelt så meget som ikke-frivillige. Næsten 80 procent af frivillige donerede til velgørenhed sammenlignet med 40 procent af ikke-frivillige.”- AmeriCorps
Accepter nådigt hvert “Nej” eller “ja”
vi har alle mødt den frivillige rekrutterer, der får folk til at dukke ind i skabe eller pludselig huske en presserende opgave, der skal udføres andre steder, så snart de ser rekruttereren komme. Du ønsker ikke at være den person, der ikke kan tage nej til et svar og konstant forsøger at skylde folk i tjeneste.
husk i stedet, at du ikke bare stiller arbejdere op til en opgave. Du tilbyder folk en chance for at gøre en forskel med deres tid. Ofte vil du modtage et “nej” med en grund. Er årsagen en hindring, du kan hjælpe din potentielle frivillige med at overvinde, eller er de høflige og undskylder?
det er OK at skubbe forsigtigt tilbage mod undskyldninger. Den bedste måde at gøre dette på er i selve frivilligpladsen. Overvej mulige hindringer for service og få en måde at løse dem på, såsom fleksible tider og opgaver. Men lad også folk sige nej med værdighed. Du vil have villige og ivrige frivillige. Ikke folk, der føler sig presset til tjeneste.
husk i stedet, at du ikke bare stiller arbejdere op til en opgave. Du tilbyder folk en chance for at gøre en forskel med deres tid.
Selfies og andre fotos: Ja eller Nej?
de fleste frivillige ønsker i disse dage fotos til sociale medier. Tænk på måder, du kan imødekomme dette behov uden at gå på kompromis med din sikkerhed og principper. Vær meget klar med dine frivillige om, hvad der er og ikke er acceptabelt.
hvis du skal have en politik uden fotos under arbejdet på grund af sikkerheds-eller privatlivsproblemer, kan du overveje at tilbyde gruppebilleder i begyndelsen eller slutningen af arbejdssessionen. En anden mulighed er at få en medarbejder eller en frivillig til at tage billeder, som senere stilles til rådighed for gruppen.
hvis din politik er ingen billeder, give din grund:
“desværre bliver jeg nødt til at bede dig om ikke at tage fotos, der arbejder med madlavning eller service, da det er imod hygiejne-og sikkerhedsbestemmelser.”
“tag ikke billeder af eller med klienterne. Vi skal respektere deres privatliv og værdighed.”
“kun ved at give er du i stand til at modtage mere, end du allerede har.”- Jim Rohn
årsager til, at frivillige afslutter eller ikke vender tilbage
frivillige, der vender tilbage til et andet skift, er de bedste. De er allerede uddannet, ved nøjagtigt, hvad de tilmeldte sig, er helt om bord, og repræsenterer en mindre ny person, du har brug for at rekruttere. Så hvad er de vigtigste grunde til, at folk ikke fortsætter med at melde sig frivilligt?
- har ikke tid mere
- fundet opgaven kedelig eller usmagelig
- ingen bad dem om at vende tilbage
- følte, at deres tid var spildt
- jobbet var uden for deres dygtighed eller komfortområde
- følte sig ikke værdsat
- er ikke sikker på, at jobbet er værd at gøre
- målene for opgaven eller organisationen var uklare
- deres færdigheder blev ikke godt udnyttet
- følte sig udnyttet
vær som Sue og Claire
hvad gjorde Sue og Claire så effektive som frivillige ledere? De gik ud af deres måde at få hver frivillig til at føle sig værdsat. Vi vidste altid nøjagtigt, hvad der skulle gøres, vi fik valg om, hvilke opgaver vi skulle udføre, og de relevante færdigheder og værktøjer til jobbet. Kommunikationen var rigelig, kortfattet og komplet.
vores meninger og input blev lyttet til og værdsat. Vi vidste, hvordan hvert projekt tjente til at opfylde skolens større mål. Der var masser af tid til socialt samvær og binding med hinanden, da vi arbejdede. Da vi ankom, vi var i stand til at dykke lige ind og komme på arbejde og gøre en forskel.
uanset om du selv er frivillig, der rekrutterer en eller to personer til at få et job udført eller en betalt person, der prøver at trække et massivt eller løbende program, skal du være opmærksom på principperne ovenfor, og du vil være i stand til at udrette store ting sammen.
“Frivilligt arbejde er en heltemod i stor skala. Og det betyder dybt. Det gør mere end at hjælpe folk med at slå oddsene; det ændrer oddsene.”