Sådan administreres gældsforpligtelser effektivt

Sådan administreres gældsforpligtelser effektivt

Sådan administreres gældsforpligtelser effektivt

i det nuværende økonomiske klima skal virksomheder gøre mere med mindre, uanset branche. Organisationer har ikke råd til at gå glip af muligheder for at øge arbejdskapitalen. For at få succes skal du udvikle en strategi, der giver dig mere fleksibilitet med cash-strapped på din balance. Dette hjælper med at udvikle den ekstra likviditet, du har brug for for at strømline processer, reducere omkostninger, finansiere vækst, forbedre service og fange nye investeringsmuligheder. Det hele begynder med effektiv kreditorstyring.

Hvad er kreditorstyring?

kreditorstyring henviser til de procedurer, politikker og praksis, som en virksomhed bruger til at administrere handelskreditkøb. Disse opgaver omfatter:

• søger handel kreditlinjer
• styring af timingen og strømmen af indkøb
• erhvervelse gunstige købsbetingelser

alt, hvis dette gøres for at kontrollere en virksomheds driftskapital. Gældsforpligtelser bør indgå i balancens kortfristede passivafsnit. Det består for det meste af den kortsigtede finansiering af ting som lageropkøb, påløbne udgifter og andre værdifulde kortsigtede operationer.

forsinkelse af betaling

når det kommer til at udføre kreditorer, er der bestemt en rigtig måde og en forkert måde. Fordi det er et back-office management system, er det sjældent front og center. Dette er især tilfældet, når en virksomhed søger at vokse, fordi den ofte bliver sat på bagbrænderen til fordel for konkurrerende prioriteter. Men hvis du vil optimere din arbejdskapital, skal en af dine prioriteter være at udvikle en gældsstrategi.

som svar på behovet for optimering, mange virksomheder off at forsinke betalinger. De vil udvide deres gæld så længe som muligt for at maksimere deres frie pengestrøm. Generelt er denne tilgang ikke måden at håndtere den på. Forsinkelse af betaling kan ødelægge leverandørens moral og velvilje, hvilket resulterer i langsommere leverancer, mindre vilje til at løse problemer, forsinkede svar på forespørgsler og strengere betalingsbetingelser.

på den anden side kan betaling tidligt give et selskab Stancil-fordele såsom rabatter og rabatter på tidlig betaling. Det kommer ned til at gøre god forretning. Opblødning af et andet selskabs penge vil aldrig se godt ud.

fordele

organisatorisk forandring er afgørende for at fremme en arbejdskapitalkultur. For en lille virksomhed kan det give betydelige fordele. Raffinering af din gældsproces forbedrer forudsigelsesnøjagtigheden for pengestrømme, hvilket gør det muligt for den betalte afdeling at indstille bedre budgettering. I sidste ende placerer dette et selskab for at forbedre likviditeten og hjælper med at afbøde huller i finansieringen, samtidig med at der opnås højere overskud.

effektiv styring af kreditorer kan give mange indsigter, der hjælper med at styrke din forhandlingsstyrke og hjælpe dig med at samarbejde med bedre leverandører. Brug af en virksomheds kontanter på den rigtige måde betyder udvidede betalingsbetingelser, særlige tilbageholdelser på lager og øgede garantiperioder.

automatisering eliminerer ikke kun tidskrævende opgaver, men det gør det også lettere at betale fakturaer og spore leverandørbetalinger, hvilket giver dig større kontrol over pengestrømmen.

risici

manglende vedtagelse af en effektiv AP-proces hæmmer din virksomheds evne til at behandle fakturaer rettidigt, drage fordel af tilgængelige rabatter og indstille længere eller kortere betalingsbetingelser med leverandører efter behov, afhængigt af hvilke der er mest gunstige.

undgå disse fejl:

• stole stærkt på manuelle processer, da disse er stærkt fejlbehæftede. Dette er især tilfældet, når det gælder godkendelse af rekvisitioner
• undladelse af at bekræfte, at leveringerne stemmer overens med kontraktvilkår
• overforlængelse af din løncyklus, hvilket medfører tab af adgang til rabatter for tidlig betaling
• undladelse af at udstede indkøbsordrer for hver ordre
• undladelse af at drage fordel af besparelser gennem mængderabatter eller handelsforbrugsinitiativer
• accept af rabatter, før beregning af omkostningerne af kapitaludlæg
• dataindtastningsfejl for leverandør-eller kontraktdata i Masterfiler
• manglende udvikling af systemer eller processer det forhindrer unøjagtige, duplikerede, sene eller ubesvarede betalinger

målet er at lave så få fejl som muligt. Hvis du ikke har arbejdskraft til rådighed, kan mange regnskabsprogrammer hjælpe med at holde øje med alt.

strategisk kreditorstyring

virksomheder skal tage en mere strategisk tilgang til kreditorstyring. Det betalte team skal sammen med indkøbsafdelingen samarbejde med den øverste ledelse for at etablere en arbejdskapitalkultur på tværs af virksomheden.

en stor del af dette kommer ned til faktura behandling. Modtages og behandles fakturaer rettidigt? Organisationer er nødt til at vedtage en ledelsesstrategi, der prioriterer vigtigheden af at frigøre arbejdskapital gennem optimering af gæld. Mens mange virksomheder kan vælge at vedtage en brugerdefineret tilgang, nogle strategier arbejde over hele linjen.

implementering af stærk styringspraksis

dette vil ikke kun styrke dine interne kontroller, men også reducere manuel fejl omkring hele kreditorprocessen og kontraktgennemgangen.

centraliserede kreditorer

ved at bruge et delt servicemiljø til behandling og rapportering vil alle medarbejdere overholde fælles standarder og praksis. Det gør det også lettere at måle alles præstationer mod etablerede målinger, så en virksomhed kan udføre flere opgaver på kortere tid ved hjælp af færre ressourcer. Denne tilgang er i sidste ende det, der reducerer omkostningerne.

går papirløs

overvej at automatisere din gældsstyring med elektronisk dataudveksling. Selvom det ikke er en løsning for alle, strømliner et firma, der overvejer elektronisk kommunikation med leverandører, deres godkendelsesproces og skaber mere rettidige betalinger. Dette giver dig mulighed for at drage fordel af tilgængelige rabatter og rabatter for at være tidligt eller betale til tiden.

brug af et elektronisk system sikrer, at din virksomhed kan håndtere en række opgaver og spare meget tid i processen, herunder:

• Rekvisitionsgodkendelse
• automatisk generering af indkøbsordrer
• validering og accept af fakturaer
• sporing af varekvittering
• betaling af fakturaer på de korrekte forfaldsdatoer

afhængigt af graden af automatisering kan det endda være muligt at scanne fakturaer elektronisk, spore levering kvitteringer, og løse tvister.

vedtagelse af Leverandørportaler

en leverandørporterportal skal oprettes, så leverandører kan spore, hvad din virksomhed laver. Dette kan omfatte aktiviteter som:

• ordrestatus
• potentiel produktmangel
• modtagne betalinger
• planlagte leverancer

implementering af en leverandørportal reducerer manuelle fejl, mens du skaber bekvemmelighed for dine leverandører. Det hjælper også med at forbedre ordrenøjagtigheden.

Ledelsesarbejdsgange

oprettelse af en ledelsesarbejdsgang hjælper med hurtigt at identificere problemer og forbedrer effektiviteten af kreditorprocessen. Det hjælper med at løse procesflaskehalse og strømliner alt for at forbedre likviditetsstyringen effektivt.

når det kommer til købsgodkendelse, er det bydende nødvendigt, at du altid definerer det autoritetsniveau, der kræves til forskellige køb. Dette kan variere baseret på pris eller mængde.

procesoptimering

inden for AP-afdelingen er der seks kernefunktioner, der skal optimeres. Når de er korrekt optimeret, bør disse styrke din arbejdskapital betydeligt.

Leverandørudvælgelsesproces

Opsæt en foretrukken leverandørliste for at forhindre køb af maverick. Denne tilgang placerer også din organisation til at forhandle de mest gunstige vilkår for at optimere din arbejdskapital. Du vil:

• etablere prioriteter for forhandlingsprocessen, sikre centrale beslutningstagere er involveret, herunder chief financial officer (CFO) og chief procurement officer (CPO).
• søger regelmæssigt chancen for at forhandle bedre priser og betalingsbetingelser, herunder reducerede sene gebyrer.
• udvikle leverandørpræstationskort til dine mest strategiske leverandører for at udnytte dem under forhandlinger for at få bedre kvalitet med hensyn til produkter og tjenester, bedre priser eller forbedret kundeservice.

opsætning af Leverandørstamdata

når du har forhandlet vilkår med leverandører, skal du registrere og vedligeholde dataene. Unøjagtig indtastning af data kan forårsage mere end betalingsfejl. Det kan føre til kontoforbrydelser, som forhindrer dig i at kunne få tilgængelige rabatter, og kan endda føre til forsyningsforstyrrelser. For at undgå disse problemer:

• Hold alle dine serviceniveauaftaler (SLA ‘ er) nøjagtigt afspejlet i dit regnskabssystem. Dine leverandørstamdata skal specificere produkt – / servicedetaljerne, leveringstidslinjer, gældende lovgivningsmæssige overholdelsesmandater, leverandøransvar, kvalitetsstandarder osv.
• Opdater betalingsbetingelser og tilgængelighed af volumenrabat regelmæssigt sammen med andre periodiske rabatter. Hvis kontraktvilkårene ændres, skal du sørge for, at stamdataene ændres i overensstemmelse hermed.
• Opbevar din kontrakt korrekt med et dokumentstyringssystem.

kontraktlig gennemgangsproces

for at forhindre unøjagtige eller svigagtige leverandørfaktureringspraksis, som kan forårsage overbetalinger eller duplikerede betalinger, skal du tage dig tid til regelmæssigt at gennemgå dine kreditorkontrakter. Gør dette ved:

• tildeling af ansvar for data til et centralt stamdatateam, der kan kontrollere for fuldstændighed, nøjagtighed og overholdelse af standardbetingelser. Holdet skal også gennemgå leverandørens ydeevne for at sikre, at de forbliver i overensstemmelse med deres kontraktvilkår.
• herunder leverandørkontraktklausuler, der overgår ansvarlighed for bøder og sanktioner til leverandører, hvis de viser sig at være underpræsterende i et eller andet aspekt.
• fuldstændig rettidig og periode leverandør kontrakt anmeldelser, gennemgang af kontrakter mod industri-standard vilkår.
• diskussion af leverandørgodkendelsesgrænser med dit juridiske team sammen med hensigtsmæssigheden af kontraktvilkår og bekræftelse af overholdelse af lovgivningen

indkøbsproces

som ejer af en lille virksomhed kan du arbejde med en håndfuld leverandører, eller du kan arbejde med hundreder eller endda tusinder af dem. Selvom du har strømlinet dit miljø, kan du stadig kæmpe for at spore alle leverandørfakturaer og afstemme dem med de relevante modtagne varer og indkøbsordrer. Manglende nøjagtig styring af dine gæld gør det vanskeligere at forudsige og styre din pengestrøm og forudse dine kortsigtede likviditetsbehov.

overvej disse strategier:

• udsted en indkøbsordre for hver ny ordre, så du kan validere modtagne ordrer, låse betalingsbetingelser på forhånd, spore fakturaer mod eksisterende POs for at sikre, at leverandører fakturerer i overensstemmelse med kontraktvilkår
• Udforsk levedygtigheden af tilgængelige rabatter. Hvis du ikke har kontanter til rådighed, eller kapitaludlægget overstiger fordelen, er det muligvis ikke fornuftigt at betale tidligt.
• spor udestående gæld fra sælgeren og efter betalingsbetingelser.
• når du køber et mere risikabelt eller nyt produkt, skal du forhandle længere betalingsbetingelser, så du kan øge din driftskapital. Alternativt kan du bede om at tilføje produktet til forsendelseslager i stedet for lager, så du kan maksimere likviditeten og reducere risikoen.
• Angiv tydeligt AP-metrics, såsom hyppigheden af fakturaer, der matcher indkøbsordrer, procentdelen af fakturaer, der er betalt til vilkår osv. og holde sig til dem i hele organisationen.

faktureringsproces

korrekt styring af faktureringsprocessen er afgørende for at forbedre likviditeten. Overvej:

• nægter at betale unøjagtige fakturaer – eventuelle fejl skal medføre, at fakturaen sendes tilbage til leverandøren.
• undgå tidlig betaling af fakturaer uden at risikere vigtige leverandørforhold
• udvikling af de relevante kanaler og processer til håndtering af undtagelser og rapportering
• implementering af et EDI-system, der giver dig mulighed for at modtage fakturaer elektronisk
• ved hjælp af trevejs matchning til at matche fakturanummer til PO, til varemodtagelse
• behandle fakturaer rettidigt i overensstemmelse med SLA ‘ er og inkludere et datostempel.

regnskabs-og rapporteringsproces

før du aktivt kan administrere AP, skal du være sikker på, at dine rapporter er nøjagtige og aktuelle. Uden disse oplysninger har mange virksomheder ikke et klart billede af, hvor meget de bruger, hvor ofte de betaler, og hvornår de betaler deres leverandører. Dette kan gøre det vanskeligt at få de bedste betalingsbetingelser eller vælge de rigtige tidspunkter for at foretage betalinger.

for at forbedre din proces skal du:

• Valider fakturaer mod indkøbsordrer og kontraktvilkår
• Invester i rapporteringsfunktioner i realtid og automatiseringsfunktionalitet til at håndtere afstemning.
• Løs ukoncilerede varer regelmæssigt
• få de samme personer til at forberede og gennemgå al afstemning for at reducere sandsynligheden for duplikat eller overbetaling
• Anvend betalinger på hver faktura på den dato, de foretages for at holde systemet nøjagtigt
• Spor alle foretagne betalinger, ikke kun leverandørbetalinger.

succesfulde AP-afdelinger arbejder ikke kun med automatisering, men forstår, hvor vigtige stærke forretningsforbindelser er. Det er ikke nok at betale en leverandør – du skal arbejde med dem. Jo bedre du behandler dem, jo bedre er den aftale, Du får.

find derefter det regnskabsprogram, der er bedst for din virksomhed, og se på de forskellige måder, du kan optimere AP-processen på. Så se din driftskapital stigning.