Indstillinger til arkivering af e-mail fra Entourage eller Outlook | Sound Support
bruger du enten Microsoft Outlook eller Microsoft Entourage som din e-mail-applikation? Gemmer du tusindvis af e-mails? Har du sjældent adgang til mange af disse meddelelser? I så fald kan du overveje at arkivere disse meddelelser. Når meddelelsen er blevet arkiveret, så kan du slette dem fra Outlook, som vil fjerne dem fra Outlook eller Entourage mail database. Dette gør databasen mindre, hurtigere og mindre tilbøjelig til at have problemer. Meddelelserne kan stadig tilgås, typisk fra arkivering ansøgning.
der er en håndfuld programmer, som du lader dig arkivere (kopiere) meddelelser ud af Outlook eller Outlook forgænger, Entourage. Jeg har kun brugt EagleFiler, men jeg vil liste alternativerne og min hurtige vurdering af hver af dem.
Bemærk: Hvis du stadig bruger Entourage, opfordrer jeg dig kraftigt til at overveje at opgradere til Outlook, da det er mail-database har vist sig at have færre problemer end Entourage ‘ S mail-database.
gratis metode – jeg skal starte med at skitsere en manual, men gratis måder at arkivere e-mail fra Outlook. Du kan vælge en mappe, der indeholder meddelelser, og trække denne mappe ud af Outlook og enten på dit skrivebord eller en anden mappe i din Finder. Du kan endda kombinere denne metode med at oprette en regel i Outlook, der automatisk flytter meddelelser, der er ældre end for eksempel 180 dage, ud af din indbakke (eller en hvilken som helst mappe) og ind i en anden mappe. Derefter skal du kun trække denne anden mappe til dit skrivebord. Intermedia skrev en artikel om, hvordan du konfigurerer en regel til automatisk at flytte e-mail-meddelelser, hvis du bruger en udvekslings-e-mail-konto, men disse instruktioner fungerer, hvis du også har en POP-eller IMAP-konto.
EagleFiler ($40, Gratis demo) er et respekteret program, der kan bruges til at organisere e-mails, hjemmesider, filer og diverse oplysninger. Jeg nævnte det i et tidligere teknisk Tip om arkivering af e-mail-beskeder, hvis du bruger Apples Mail-applikation. EagleFiler er godt understøttet og opdateret ofte. EagleFiler kan ikke nemt planlægges at arkivere meddelelser. I stedet arkivering er en manuel proces, men EagleFiler tilbyder en nem at bruge capture kommando, der lader dig vælge en eller mange meddelelser og nemt kopiere dem fra Outlook og ind i sit bibliotek fil. EagleFile gemmer e-mails som enten postkasse (.filer eller e-mail (.eml) filer, der er almindelige filtyper, der let kan ses eller importeres til andre applikationer, hvis du nogensinde vil gøre dette. Jeg anbefaler varmt EagleFiler, da det er sådan en alsidig applikation. Jeg bruger det til manuelt at arkivere mine e-mails fra Apple Mail. Jeg bruger typisk omkring 15 minutter 3 gange hvert år, arkivering mine ældre sendte beskeder. EagleFiler nuværende version, 1.6.3, kræver OS 10.6.8 eller højere. EagleFiler kan bruges til at arkivere meddelelser ud af de fleste større e-mail-programmer.
Mail Archiver ($35, Gratis demo) kan planlægges til automatisk at arkivere meddelelser fra udvalgte mapper i Outlook. Arkiverne meddelelser gemmes i Mail Archiver egen database. Hvis det er nødvendigt, kan du senere eksportere mail fra dens database i et af følgende filformater: pdf, tekst, rtf, mkml eller til Evernote eller FileMaker. Kort sammenligning MailArchiver til EagleFiler, EagleFiler lader dig gemme en bred vifte af filtyper, mens Mail Archiver kun lader dig gemme e-mails. Mail Archiver hjemmeside giver et godt overblik over dens interface og muligheder. Mailarchivers nuværende version, 3.2, kræver OS 10.7 eller højere. MailArchiver kan bruges til at arkivere meddelelser ud af de fleste større e-mail-programmer.
mailmodul ($25, $50 eller$100, Gratis demo) ligesom mail Archiver giver Mailmodul dig mulighed for at planlægge din arkivering og gemmer meddelelserne i sin egen database. Bemærk, at kun versionerne $50 og $ 100 understøtter planlægning. Den billigste ($25) Lite-version har også begrænsede eksport-og søgefunktioner. E-mail-interface er meget utilitaristisk, efter min mening og var langsom til at blive oprettet, da jeg kørte test på min Outlook-mail-database. Den nuværende version, 10, kræver OS 10,8 eller højere. Kan bruges til at arkivere meddelelser ud af de fleste større e-mail-programmer.
Outlook e-mail-arkiv ($30, Gratis demo) er et simpelt arkiveringsværktøj. Det kan tilsyneladende ikke planlægges. Det gemmer ikke meddelelser i sin egen database. I stedet gemmer meddelelser som individuelle filer eller som postkasser (.filer inde i mapper på din Mac. Dette kan gøre søgning efter og visning af arkiverede meddelelser vanskeligere at gøre, end hvis du brugte nogen af de andre programmer, der er anført. Det fungerer kun med Outlook–det vil sige, det fungerer ikke med andre større e-mail-applikationer. Virksomheden sælger en separat version af deres produkt, hvis du bruger Entourage. Hvis du har flere e-mail-konti oprettet i Outlook (eller Entouage), kan denne applikation tilsyneladende kun arkivere meddelelser fra en konto ad gangen. Dette ville simpelthen betyde, at du skal køre arkivprocessen en gang for hver konto.
hvis du bruger Outlook og vil arkivere dine meddelelser, forhåbentlig vil en af mulighederne beskrevet ovenfor opfylde dine behov.