Hvordan til at vurdere din virksomheds behov, før du vælger et nyt program

Hvordan til at vurdere din virksomheds behov, før du vælger et nyt program

det er afgørende at vælge det rigtige værktøj til dig og din virksomhed. Du ved det. Jeg ved det. Din kontantkochef ved det.

der er bogstaveligt talt hundredvis af muligheder i hver produktkategori.

for dem, der slutter sig til os fra søgemaskinerne, er denne artikel en del af en otte segmentserie for professionelle servicefirmaer. Imidlertid, dette kapitel er skrevet for at være gældende for alle virksomheder, selvom, fordi, godt, plukke programmer er nogle alvorlige lort.

så læn dig tilbage og tag plads. Du kom sent, så der er ikke flere forfriskninger, men vi har nogle viden bomber kommer din vej.

tidligere har vi nævnt dette før, men det er bydende nødvendigt, at det værktøj, du vælger til det problem, du har skitseret i din virksomhed, er et lige match til at løse disse kerneforretningsproblemer.

du vil vide, hvad dine problemer er, og vær sikker på, at dette værktøj løser dem. Ikke andet. Intet mindre.

køb af større programmer til “just in case” – scenarierne er, hvordan du spilder ressourcer og får værktøjer for store.

et citat for at understrege vores punkt

forfatter Rudolf Melik uddyber;

“den sande måling af effektiviteten af dit værktøj skal være at bemærke, om det reducerer omkostningerne eller din stigende serviceindtægt pr.projektbasis. For at få fuldt udbytte af installationen er det sandsynligt, at en PSO bliver nødt til at evaluere sine interne processer.”

hvad dette citat siger er, at den ultimative bundlinie benchmark for succes med dit nye værktøj på en eller anden måde skal være en måling af, hvor effektiv det vil være til at øge rentabiliteten eller reducere omkostningerne. Sådan. Ingen riff raff nonsens for hvad hvis situationer.

den bedste måde at afgøre, om din virksomhed har plads til forbedringer med en af disse to benchmarks, er at evaluere dine processer og identificere svage links.

her er hvordan.

sådan evalueres dine interne forretningsprocesser

den bedste måde at starte på er at kortlægge kommunikationsstrukturen i din organisation og til at samtale nøglemedlemmer i dit team.

store virksomheder bør bestemt gøre dette.

hvis du er en lille virksomhed under 10 ansatte, er kortlægning af dette normalt ikke for kompliceret, men det er stadig værd at gøre.

for solo ventures er der stadig en vis værdi at vinde ved spørgsmålene i dette afsnit, som du kan stille dig selv. Så du bør også gøre det.

husk dette, mens du kortlægger dit team

1. Start med et åbent sind

   1. ved at starte en evaluering med en forudindtaget antagelse om, hvor du tror problemerne, sætter du dig selv til at opfatte emner som problemer, der ikke er problemer. Hold et åbent sind, lyt til medarbejderne og lyt til dig selv. Nogle gange er problemet noget, du aldrig engang forestillede dig.

1. Begynd med at tale med dit team (eller dig selv, hvis du er solo)

   1. brug medarbejdersamtaler til at bestemme, hvor godt enkeltpersoner er uddannet til deres job. Dette er nøglen til at opdage, at ineffektiviteten måske ikke er i dine værktøjer, måske er det folket. Måske er det begge dele. Begge dele skal løses. Samtalerne kan også kaste mere lys over, hvor godt du uddanner dine medarbejdere. Som arbejdsgiver er medarbejderkapacitet altid en tovejsgade.

1. spørgsmål til dine medarbejdere (eller dig selv)

   1. hvad tror du, det vigtigste mål for vores forretning er?

   2. hvilken rolle spiller du for at opnå det?

   3. hvor godt forberedt tror du, du er til dette?

   4. hvilke ressourcer har du brug for mere af?

   5. hvad forhindrer dig i at gøre dit job?

   6. Hvordan ved du, hvornår dit job er færdigt?

   7. kan du beskrive den seneste analyse af din kerneforretningsproces?

   8. Hvad har du gjort på egen hånd for at forbedre dine normale jobfunktioner?

   9. hvad er kundens krav til en ordre, der bevæger sig gennem dit processystem?

   10. Hvad er det mest almindelige problem, du står overfor med kunder?

   11. hvilken del af jobbet ønsker du kunne udføres af en anden?

   12. hvem kommunikerer du mest med?

   13. hvordan er kommunikationen mellem dig og kunderne?

   14. hvilke 20% af de daglige aktiviteter gør du, der giver dig mest stress?

   15. hvad 20% af dine aktiviteter giver mest afkast?

1. Undersøg kritiske processer

   1. baseret på disse spørgsmål vil du sandsynligvis finde et par ting, der stikker ud. Dette vil give dig noget snævert ind på. Næste, Vi anbefaler at se langvejs fra og forsøge at bekræfte eventuelle problemer, du har måske har spottet.

   2. for at gøre dette skal du starte med at bestemme en undersøgelse.

   3. Identificer de kritiske forretningsprocesser, der skal gennemgås ved at nedbryde og bedømme den opfattede risiko i hvert problem. Bedøm disse 1-5. Se dem med den største risiko.

   4. Bestem tilgængeligheden af kontinuerlige data for disse risikoområder.

   5. spørg dig selv, hvordan vil du måle noget som ineffektivt eller ej.

   6. spørg dig selv, hvordan vil du observere det uden at indføre en bias til scenariet.

   7. er der særlige regler eller parametre, der er nødvendige for at undersøge dette?

2. hold et teammøde for at diskutere dine fund

   1. uanset om du køber en ny løsning eller ej, vil du opdage masser af værdifulde oplysninger for dig selv fra at studere dine processer. Lad dine fund marinere.

   2. Tal med dit team og diskutere, hvad du har fundet.

   3. hvad er problemerne?

   4. Hvordan kan de løses?

når du har gennemgået dine processer, hvis et nyt program synes rigtigt for dig, er det tid til at evaluere de tilgængelige værktøjer.

for vores professionelle tjenester folk derude, hvis du smerter som dem, der er anført nedenfor, en PSA kunne være for dig.

• mangel på kvalificerede ressourcer og teknologiske innovationer

• for meget pres for at maksimere indtægterne

• høje projektomkostninger

• vanskeligheder med at skabe mere målbare resultater

• lav produktivitet

• øget kundetilfredshed

• flere administrative opgaver

• stigende teknologiske problemer

• for meget-ikke-styrede arbejdsbelastninger

• manglende beslutningstagning oplysninger

vær sikker på at overveje de vigtige ikke-vigtige punkter

evaluering af en ny programløsning bør ikke være fokuseret på funktioner og funktionalitet alene. Dette vil ikke give den mest effektive løsning for nogen organisation; heller ikke vælger udelukkende på grundlag af pris eller ROI.

den mest effektive løsning afhænger af forskellige faktorer. At basere en beslutning på en eller to faktorer vil således føre til et mindre end optimalt resultat.

hvad skal man overveje:

• funktionalitet: Matcher funktionerne dine største behov?

• konsistens & integration: automatisering af forretningsprocesser er ikke nok; alle moduler i en ny løsning skal indstilles og integreres for at imødekomme organisationens behov ved hjælp af applikationen. Vær forsigtig med værktøjer, der dyrkes via erhvervelse, da deres løsning kan modulariseres og integreres Dårligt.

• overkommelighed: omkostninger er altid en overvejelse. Korrekt industriforskning vil afdække omkostningsovervejelser, herunder licensgebyrer, support, udstyr, konsulent-og tilpasningsomkostninger.

• Usability: et system er kun så godt som det er usability. Brugere, ledere og ledere vil vedtage applikationer, der er enkle og intuitive at bruge. Værktøjer, der kræver lidt eller ingen træning for den gennemsnitlige bruger, har en fordel. De hurtigste mest kraftfulde løsninger vil ikke være effektive, hvis de er for besværlige at bruge.

• leverandørens levedygtighed: Evaluer, om leverandørerne vil være omkring i de kommende år for at sikre, at de altid støtter og udvikler deres løsning.

• andre vigtige ting at passe på:

  • overvej IT support krav

  • sørg for, at aftaleklausuler opfylder dine behov og ikke kun leverandørens behov

  • overvej hvilke udgangsstrategier du har

  • ved præcis, hvad du vil betale

Evaluer det firma, der laver dit værktøj

overvej ikke kun det produkt, du vil købe, men overvej også de mennesker, du vil arbejde med, dem, der vil besvare dine supportopkald og hjælpe med faktureringsproblemer.

dette må ikke glemmes, da problemer er uundgåelige i enhver virksomhed.

Stil spørgsmål som dette:

• Hvem er din normale kunde?

• Hvad er deres anmeldelser?

• hvornår er en tid din virksomhed ikke levere på hvad du lovede? (dette sker for alle, de er gode, hvis de kan eje op til fejl)

• Hvad gør dit værktøj anderledes?

• skal jeg købe dette værktøj?

• Hvem skal jeg ellers se på? (gode virksomheder er sikre nok til at vise dig, hvem der ellers er derude)

• er integrationer og tilpasninger effektive og omkostningseffektive?

• leverer virksomheden et SDK / API? (programmeringsgrænseflade til programmeringsprogram / app)

• hvilke databaser understøtter leverandøren?

• hvilke niveauer af støtte fra dette team kan forventes?

• har du et internt IT-personale?

• Hvad er den gennemsnitlige tid for rapporterede fejl til at modtage rettelser eller løsning?

• er du i skyen, og hvem er din udbyder?

• Hvad sker der, hvis dine servere går ned? (de vil sige, at det er sjældent, dette er ikke et svar på dit spørgsmål)

• hvilken type sikkerhed er indbygget i systemet?

• vil mine data være sikre?

hvert værktøj har sine egne styrker og svagheder. Det handler om at vurdere, hvad der er vigtigere for dig, når du måler omkostninger, fordele, risici osv.

omhyggelig evaluering af teknologi skal udføres forud for enhver investering i sådanne applikationer. Mange virksomheder hævder, at deres teknologi vil tilfredsstille virksomhedernes langsigtede behov; der er dog ingen sølvkugle.

hvis du har problemer med dette, skal du helt sikkert nå ud, hvis ikke, lad os gå videre til det sidste segment af vores serie.

Sådan implementeres dit nye program i din virksomhed.

Klik for at få hele PSA-serien i en eBOOK TO-GO

dette er en del af vores otte kapitelserier om automatisering af professionelle tjenester.

se resten nedenfor.

• Kapitel 1: Hvad er en professionel service Automation?
• Kapitel 2: Hvor kom professionelle Serviceautomatiseringsprogrammer fra?
• Kapitel 3: Hvordan Fungerer Automatiseringsprogrammer Til Professionelle Tjenester?
• Kapitel 4: Købervejledningen checkliste til at bestemme, om du har brug for PSA-programmer
• Kapitel 5: Hvordan professionelle tjenester Automatiseringsprogrammer vil ændre din virksomhed
• Kapitel 6: risici og fordele ved at bruge professionelle tjenester Automatiseringsprogrammer
• Kapitel 7: Sådan evaluerer du dine forretningsbehov, før du vælger et nyt program
• Kapitel 8: Sådan implementeres nye programmer i din virksomhed