Hvordan til at organisere en vellykket internationale konferencer og seminarer?
organisering af en vellykket konference kræver planlægning, ekspertise, forberedelse og dedikerede ressourcer.
trin til at organisere en konference
1. Definer formålet og formatet
som en rolle som konferencearrangør er det vigtigt at definere dit formål med begivenheden. Formatering af layoutet trin for trin den første fase af vært for en konference
- konceptet
- Timing og varighed
- rollefordeling inden for holdet
- hallenes layout
- Catering og lyd
2. Vær tilstrækkelig opmærksom på konferenceplanlægning
til konferenceforberedelse er det vigtigt at planlægge alt, have kreative konferenceideer, der gør konferencen unik. Planen skal bestå af logistik, indhold og reklame for arrangementet. Lav et dokument, der er tilgængeligt for hele teamet, hvor hvert medlem kan se de andres opgaver. Forbered først en liste over de vigtige opgaver, og sæt den derefter op i rækkefølge efter deres prioritet. Det er vigtigt at angive tidsrammen i planen. For en vellykket konference er det vigtigt, at du opretholder en tidsramme
3. Vælg den rigtige dato og placering til din konference
valg af dato kan være vanskelig opgave, så få ting at huske på, før du vælger en dato
- sørg for, at den dato, du vælger, ikke skal krydse med festivaler eller store begivenheder, det vil gøre det vanskeligt for deltagerne at rejse i den periode.
- Planlæg aldrig din konference eller seminar i ferier (sommer & vinter) folk ønsker at tilbringe den tid med familien ikke i en konference.
- prøv at holde dit arrangement i slutningen af ugen, da folk ikke behøver at tage nogen særlig orlov for at deltage i dit arrangement.
- Vælg det sted, hvor folk nemt kan pendle, og vælg om muligt en god by, hvor alle faciliteter til transport af andre ting er let tilgængelige.
4. Udkast til dit budget
det er nøglen til at planlægge en konference det hjælper dig med at vide, hvor meget du vil opkræve for din konference.
- mødested
- indkvartering
- transport
- Catering
- Højttalergebyrer
- aktiviteter
- Marketing
5. Book et sted til din konference
Vælg det sted, der passer til alle dine krav, du har brug for til dit seminar eller konferencer. Tjek spillestedet før booking Se alle de faciliteter, de giver ligesom størrelsen af hallen, beliggenhed, Kørestolsadgang, tekniske funktioner og parkeringsfaciliteter
6. Lav et hold og tildele opgaver
lav et stort hold, som vil hjælpe dig med at udføre alle de andre opgaver. Fordel opgaver efter område. For eksempel er nogen ansvarlig for konferenceregistreringsområdet, en anden til at modtage højttalerne, en anden person til gearet, til catering, kommunikation med pressen osv. Hver person skal have sit område, som han eller hun skal have myndighed i hele konferencens varighed.Giv hvert medlem af teamet et dokument med de tildelte opgaver, så enhver person ved, hvem han skal kontakte for et bestemt spørgsmål.
7. Kend dine højttalere
højttalere spiller rollen som katalysator i din konference de tiltrækker mange mennesker. Sørg for, at du får en professionel højttaler. En person, der er kendt for sit arbejde, respekteret Dette vil øge din konference og tiltrække flere mennesker
8. Konferenceregistrering
registrering er en vigtig del af dit arrangement, så sørg for at sikre, at folk bliver tilmeldt din konference, der er få hjemmesider som www.allconferencealert.net hvilket hjælper folket med at finde ud af hele den internationale konference 2020. Og hjælpe folk med at blive registreret i den konference.
9. Marketing din konference
ikke undervurdere den tid, der kræves for en vellykket fremme af en begivenhed. Den slags begivenhed, dens målgruppe, interne ressourcer og budgettet bestemmer alle din marketingtaktik. Når du vælger dine medieassistenter, skal du fokusere på dem, der vil målrette mod dit publikum. Det er bedre at have et par medarbejdere, men målrettet ones.It er også vigtigt at generere en nøglebesked, der sendes på alle kanaler. Fremme Din Konference
10. Vær opmærksom på service
Vær venlig over for deltagere, talere og medarbejdere. Prøv at tale deres problemer eller spørgsmål og imødekomme deres forventninger, selvom du føler dig træt, og ikke alt går efter planen. I sidste ende vil folk kun huske, hvordan de blev behandlet.
11. Udfør en sidste kontrol en dag før begivenheden
sørg for, at du har informeret medlemmerne om, hvordan du kommer til stedet, inviteret alle de vigtige personer og forberedt de trykte ressourcer, lyd-og videoindhold. Kontroller, om alle forstår hans eller hendes opgaver og pligter, og om rummet er organiseret.
12. Bed Om feedback
Bed deltagerne om at udfylde en trykt feedbackformular i slutningen af begivenheden eller en online formular, når de kommer hjem. Bed dem om at bedømme forskellige aspekter af begivenheden som Logistik, højttalere, placeringer og arrangørernes arbejde. Disse oplysninger hjælper dig med at undgå fejl i fremtiden og øge kvaliteten af dine begivenheder.
