hvordan man effektivt arrangere forretningsrejser til din chef (7 Tips)
hvor mange chefer arrangere deres egen rejse? Det er rigtigt: det er deres udøvende assistenter, der påtager sig denne opgave.
og det er et stort ansvar. En vellykket begivenhed uden for byen kræver fremsyn og omhyggelig planlægning, fra at booke en lufthavnslimo til at oprette deres rejseplan. Og selvom udfordrende, kan du tage skridt til at reducere din stress og holde dem glade, mens du gør deres ordninger. Det er trods alt den perfekte chance for at fremvise dine evner og evner, mens du tjener din chefs tillid og tillid.
her er nogle tips til at hjælpe dig effektivt arrangere din arbejdsgivers forretningsrejser.
7 Tips til at planlægge en forretningsrejse til din chef
her er en liste over emner, der skal kontrolleres for at sikre, at din chef har en vellykket forretningsrejse.
1) Diskuter deres rejsepræferencer
før du begynder at planlægge deres rejse, skal du lære, hvordan de kan lide at rejse.
- hvilket flysæde foretrækker de? Midtergangen? Vindue? Foran flyet? Midt?
- søger de at prioritere deres egen bekvemmelighed og komfort eller spare virksomheden penge?
- foretrækker de deres rejseplan udskrevet eller som en digital fil?
- har de planer før eller efter deres møde/konference?
besvarelse af disse spørgsmål gør det lettere at planlægge en effektiv rejseplan, da både du og din chef vil være på samme side.
2) Spørg om detaljerne
oprettelse af din arbejdsgivers rejseplan betyder at vide nøjagtigt, hvor personen skal være, og hvornår. Tænk nøje over, hvordan din chef vil:
- ankomst til destinationsbyen.
- nå hotellet.
- Rejs fra hotellet til deres destination.
- Mød deres kontakt.
- Rejs fra hotellet til lufthavnen.
- nå hjem.
når du kender turens detaljer, kan du udarbejde en liste over alt hvad du skal gøre. Spørg også din chef, hvis der er uplanlagte udflugter eller særlige arrangementer, du skal lave, som ikke allerede er en del af tidsplanen.
3) Lav arrangementerne
når du har diskuteret deres rejsepræferencer og fundet ud af deres rejseplan, skal du begynde at foretage bookingerne. Dette kan indebære rejser med fly, jernbane, bil eller båd, afhængigt af hvor de skal hen, og hvad de vil gøre.
så det er vigtigt at tænke på rejsen fra dør til dør og afbalancere rejsetiden mod bekvemmelighed og samlede omkostninger. Forestil dig de trin, de tager fra punkt A til B, og overvej varigheden af rejsen. Overvej også den tid, de skal udfylde papirarbejde på forskellige punkter. Sammenlign priser for at sikre, at du får det bedste tilbud på rejsen fra start til slut.
husk at være opmærksom på de små detaljer. Har de brug for bagage opbevaret? Er det bedre at ankomme en dag tidligt for at sikre, at din chef er bedre forberedt og veludhvilet til deres første møde? Er der trådløs internetadgang på flyet, så din chef kan arbejde, mens du flyver? Husk, jo mere omhyggeligt du planlægger, jo mere afslappet og selvsikker vil jer begge være.
4) arbejde inden for dit Budget
dette er måske et indlysende forslag, men det er værd at nævne, da virksomhedsrejser let kan overstige det tildelte budget. En god måde at håndtere dette på er at opdele budgettet i små beløb. Du kan foretage ændringer afhængigt af omkostningerne og betydningen af hver faktor, som rejser, mad og indkvartering.
5) pre-Book Ground transport
forretningsrejser har tendens til at være fysisk krævende, hvis det omfatter flere destinationer. Hvis din chef går på en sådan tur, skal du arrangere deres landtransport på forhånd for at gøre det mere håndterbart. Booking en lufthavn limousine eller chauffør bil service betyder din chef har en dedikeret chauffør tager dem fra lufthavnen til deres hotel og møder. Dette sikrer, at de ikke bliver besværet med at hylde en førerhus og dermed presses til tiden.
6) Køb refunderbare billetter
vi ved alle, hvor hurtigt tingene ændrer sig i erhvervslivet. Møder bliver aflyst og skal omlægges hurtigt. Så det er bedst at købe refunderbare billetter, når det er muligt for at undgå unødvendige udgifter. Dette markerer dig som en fremadrettet tænker i din chefs øjne.
7) Kontroller vejret
vejret er noget, der ikke kan ændres i henhold til vores bekvemmelighed. Så det er bedst at kontrollere prognosen i hver by, som din chef rejser til. For eksempel, hvis de flyver til USA i januar, vil de sandsynligvis allerede bære en vinterjakke. Men hvis de rejser til et varmt land, skal du sørge for, at de pakker let, køligt, men professionelt tøj. En paraply er også altid en god ide.
nu ved du, hvilke skridt du skal tage, når du planlægger en forretningsrejse til din chef. De hjælper dig med at forberede dig på deres rejse, mens du holder deres rejseplan og komfort i tankerne. Gør det til et punkt at kommunikere med din chef, så du kan arrangere i overensstemmelse hermed.