hvor kritiske er mine kritiske succesfaktorer?
efter min mening er et af de mest misforståede projektkoncepter kritiske succesfaktorer. I årenes løb er det kommet op igen og igen, når jeg deltager i projektanmeldelser eller revisioner. De vigtigste problemer, jeg har fundet, er:
- ingen identifikation af FSR
- FSR identificeret, men ikke aftalt med kunden
- projektlederens FSR adskiller sig fra kundens FSR
- FSR identificeret, men ingen aftalte metoder til måling af dem
- upassende FSR identificeret
definition og mål
så mange vigtige forhold kan konkurrere om din opmærksomhed i et projekt, at det ofte er svært at se “træet til træerne”. Hvad mere er, det kan være ekstremt svært at få alle i holdet til at trække i samme retning og fokusere på de sande væsentlige. Det er her kritiske succesfaktorer (CSF ‘ er) kan hjælpe. FSR er de væsentlige aktivitetsområder, der skal udføres godt, hvis du skal nå målene eller målene for dit projekt. Ved at identificere dine kritiske succesfaktorer kan du oprette et fælles referencepunkt, der hjælper dig med at styre og måle projektets succes.
som et fælles referencepunkt hjælper FSR alle i teamet med at vide præcis, hvad der er vigtigst. Dette hjælper folk med at udføre deres eget arbejde i den rigtige sammenhæng og så trække sammen mod de samme overordnede mål.
kritiske succesfaktorer er stærkt relateret til målene for dit projekt. De fokuserer på de vigtigste områder og kommer til hjertet af både hvad der skal opnås, og hvordan du vil opnå det.
Sådan identificeres dine FSR
FSR forstås bedst ved eksempel. Overvej et typisk teleprojekt, hvis strategiske mål er at:
- Markedsfør din virksomhed som den største globale leverandør
- Demonstrer levering af løsninger af høj kvalitet
- Gennemfør projektet inden for de aftalte tidsskalaer
- Maksimer fortjenstmargenen
- opnå en høj kundetilfredshedsvurdering
for at identificere mulige FSR ‘ er skal vi skal undersøge målene og se, hvilke områder af projektet har brug for opmærksomhed, så de kan nås. Vi kan starte med at brainstorme, hvad de kritiske succesfaktorer kan være (dette er “kandidat” – FSR.)
|
formål |
kandidat kritiske succesfaktorer |
|
fremme din virksomhed som den førende globale leverandør. |
|
|
demonstrere høj kvalitet løsning levering. |
vellykket gennemførelse af projekt / kvalitetsplan. |
|
Afslut projektet inden for de aftalte tidsplaner. |
lever til den aftalte projektplan. |
|
maksimere fortjenstmargenen. |
opfyldelse af mål, der er angivet i project P&l-kontoen. |
|
opnå en høj kundetilfredshedsvurdering. |
Opfyld de mål, som ledelsen har sat for kundetilfredshed. |
når du har en liste over kandidat-FSR, er det tid til at overveje, hvad der er absolut nødvendigt, og så identificere de virkelig kritiske succesfaktorer.
mit eget eksempel
dette er bestemt tilfældet for teleprojektet. En CSF, som vi identificerer fra kandidatlisten, er “professionel projektledelse.”Dette er helt afgørende for at sikre god planlægning, kvalitet og risikostyring for eksempel.
en anden CSF skal levere til den aftalte projektplan. Det er ved konsekvent at opfylde de aftalte milepæle, at tillid og tillid opbygges, hvilket sikrer fremtidige engagementer baseret på pålidelighed.
en tredje CSF opfylder målet for kundetilfredshed. En af de vigtigste faktorer for succes er at afgøre, om kunden giver en høj rating, hvilket giver tillid til, at vi gør de rigtige ting på de rigtige tidspunkter.
tip: hvor mange FSR?
selvom der ikke er nogen hård og hurtig regel, er det nyttigt at begrænse antallet af FSR til fem eller færre absolutte væsentlige. Dette hjælper dig med at bevare virkningen af dine FSR, og så give god retning og prioritering til andre elementer i din virksomhed eller projektstrategi.
opsummeringstrin
i virkeligheden er det en meget iterativ proces at identificere dine CSF ‘ er. Dine projektmål og FSR er uløseligt forbundet, og hver vil blive raffineret, når du udvikler dem.
her er de oversigtstrin, der bruges iterativt, hjælper dig med at identificere FSR ‘ erne til dit projekt:
- trin et: fastlæg dit projekts mål.
- Trin To: For hvert mål skal du spørge dig selv “hvilket område af projektaktivitet er vigtigt for at nå dette mål?”Svarene på spørgsmålet Er dine kandidatfsr.
- trin tre: Evaluer listen over kandidatfsr for at finde de absolutte væsentlige elementer for at opnå succes – dette er dine kritiske succesfaktorer.
- Trin fire: drøfte og aftale kandidatfsr ‘ erne med kunden og udarbejde en endelig liste.
- trin fem: Identificer, hvordan du vil overvåge og måle hver af FSR ‘ erne og er enig med kunden.
- Trin Seks: Kommuniker dine FSR sammen med de andre vigtige elementer i dit projekts strategi til de berørte interessenter.
- trin syv: fortsæt med at overvåge og revurdere dine FSR for at sikre, at du fortsætter med at bevæge dig mod dine mål. Selv om FSR undertiden er mindre håndgribelige end målbare mål, er det nyttigt at identificere så specifikt som muligt, hvordan du kan måle eller overvåge hver enkelt.
- trin otte: i slutningen af projektet skal du gennemgå FSR ‘ erne med kunden og i fællesskab aftale resultatet. Husk at bruge relevant output til den lærte rapport.
nøglepunkter
kritiske succesfaktorer er de områder i dit projekt, der er absolut nødvendige for dets succes. Ved at identificere og kommunikere disse FSR kan du hjælpe med at sikre, at dit projekt er godt fokuseret og undgå at spilde indsats og ressourcer på mindre vigtige områder. Ved at gøre FSR ‘ erne eksplicitte og kommunikere dem med alle involverede, kan du hjælpe med at holde projektet på rette spor mod fælles mål og mål.
Ian