Hvad er en Udvalgsformands rolle?
en udvalgsformand er en lederposition, der kræver specifikke færdigheder samt en følelse af diplomati og demokrati. En udvalgsformands rolle kan være en tidskrævende satsning, der kræver ekstra tid for formanden til at planlægge og forberede møder. Udvalgsformændene er ansvarlige for at lette udvalgsmøder og rapportere udvalgets resultater til bestyrelsen. Det er vigtigt for dem, der tjener som bestyrelsesformand, at have en klar stemme og gode præsentationsevner. Gode faciliteringsevner er vigtige for udvalgsformændene, så alle udvalgsmedlemmer deltager, og møderne kører problemfrit.
Udvalgsformandens rolle
en vigtig færdighed for dem, der tjener i udvalgsformandens rolle, er effektiv planlægning. Mens bestyrelsen giver udvalget et charter og specifikke opgaver, udvalgsformanden skal holde organisationens formål, mission og strategiske retning i tankerne, når udvalget fortsætter sin kurs. En udvalgsformand skal omhyggeligt planlægge en dagsorden og sende den ud til udvalgsmedlemmerne i tilstrækkelig tid til, at udvalgsmedlemmerne kan deltage i mødet og deltage omhyggeligt. Omhyggelig forberedelse fra udvalgsformandens side vil strømline udvalgets arbejde, når de foretager undersøgelser og udfører forskning i de spørgsmål, de har brug for at tackle.
Udvalgsformandens rolle kræver fremragende Faciliteringsevner
udvalgsformandens rolle kræver fremragende faciliteringsevner. For nogle mennesker kommer facilitering naturligt. For andre kan træning i at lette møder være meget nyttigt.
det er vigtigt for udvalgsformændene at huske, at de er ansvarlige over for bestyrelsen for gruppen og for det arbejde, gruppen udfører. Dette er en vigtig overvejelse, når man letter et udvalg, der har et eller flere medlemmer, der er anmassende, eller som konstant tilbyder stærke meninger. Det er også afgørende for udvalgsformænd at være villige til at henvende sig til et udvalgsmedlem, der ikke beskytter fortrolighed, eller som har en kendt interessekonflikt.
med dette i tankerne bør en udvalgsformand ikke være bange for at henvende sig til et udvalgsmedlem, der tager gruppen off-topic eller som blot genopliver et andet medlems mening. Udvalgsformanden skal være ansvarlig. Det er vigtigt at løse sådanne problemer tidligt og være i overensstemmelse med, hvordan de håndteres. For eksempel er et godt svar at bruge, når nogen er Off-topic, ‘hvordan gælder det for vores dagsorden?’Hvis spørgsmålet faktisk er Off-topic, men vigtigt at diskutere, vil en stol måske gerne stille det til senere på mødet.
en god facilitator bruger sætninger og værktøjer til at hjælpe gruppen med at komme videre. En udvalgsformand bør aldrig træffe beslutninger for gruppen eller styre gruppen mod formandens personlige meninger.
pointen med at have gruppediskussioner er at træffe beslutninger eller anbefalinger, der er grundigt undersøgt og velafrundet. Dette sker kun, når en gruppe mennesker tillader alle at deltage, så forskellige perspektiver kommer ind i diskussionen. En effektiv facilitator lader ikke en person monopolisere samtalen og kan tilskynde mere støjsvage udvalgsmedlemmer til at dele deres meninger og perspektiver.
udvalgsmedlemmer kan være mere tilbøjelige til at deltage, når formanden kalder dem ved navn. Hvis du er en af de mennesker, der har problemer med at huske folks navne, skal du ikke føle dig skyldig i at bruge et værktøj som Navneskilte eller et siddekort. Det er bedre end at få et navn forkert eller passere nogen, fordi du ikke kan huske deres navn.
i de fleste tilfælde værdsætter udvalgsmedlemmer orden lige så meget som udvalgsformanden gør. En god mødefacilitator noterer sig rækkefølgen, hvor medlemmerne løfter deres hænder. Skriv igen navnene ned, hvis du har problemer med at huske rækkefølgen af hænder i luften. Anerkend rækkefølgen af højttalere ved at verbalisere den. Lad os høre fra John først, og derefter Nancy og derefter Charles.’
få øjenkontakt med udvalgsmedlemmer, når du opfordrer hver person til at tale, fordi det etablerer et forhold mellem dig og dem. Når du får øjenkontakt, du kan også hente et medlems ansigtsudtryk og kropssprog. Vær opmærksom på medlemmer, der ser ud til at være forvirrede, irriterede eller ivrige efter at tale. Hyppig øjenkontakt sender en besked til dine udvalgsmedlemmer om, at du er opmærksom og tilpasset mødet.
da diskussionen vinder ned og udvalgsmedlemmer ikke har mere at bidrage med, er det tid for udvalgsformanden at styre gruppen mod beslutningstagning. Den bedste måde at nærme sig dette på er, at formanden opsummerer det, der er blevet sagt, og enten foreslår et forslag eller beder et udvalgsmedlem om at formulere et forslag. For eksempel, tilbyde op en erklæring som, ‘gruppen synes at sige…
denne form for erklæring bør åbne op for en diskussion for at justere forslagets ordlyd, indtil alle udvalgsmedlemmer er enige og tilfredse med det.
med få undtagelser har udvalg ringe eller ingen magt eller autoritet. I udvalgsformandens rolle er det vigtigt, at udvalgene ikke overskrider deres autoritet. Hvis det viser sig, at et spørgsmål falder uden for udvalgets ansvar, er det udvalgsformandens ansvar at tage det tilbage til bestyrelsen og bede dem om at henvise spørgsmålet til et mere passende udvalg eller organ.
det er ved at blive almindelig praksis for bestyrelser at drage fordel af fordelene ved bestyrelsesportalprogrammer for at sikre god selskabsledelse på bestyrelses-og udvalgsniveau. En bestyrelsesportal tilbyder en sikker platform til kommunikation, planlægning og dokumentation.
præsentation af resultater og anbefalinger til bestyrelsen
udvalgsformandens rolle kræver rapportering af udvalgets resultater til bestyrelsen. Afhængigt af bestyrelsens præference kan formændene fremlægge deres rapport mundtligt eller skriftligt. Det er formandens ansvar at sikre, at udvalgets betænkning er klar og utvetydig, og at de er specifikke for udvalgets anbefalinger til næste skridt og gennemførelse. Den endelige rapport skal afspejle udvalgets kollektive synspunkter som repræsenteret af flertalsperspektivet. Formændene bør også notere, hvis udvalget ikke var i stand til at nå til enighed.
endelig kan udvalgsformanden indkalde til et særligt møde for at behandle uopsættelige spørgsmål efter behov. I hele udvalgets arbejde bør formanden gennemgå udvalgets funktion og udvikling for at sikre, at arbejdet stadig er nødvendigt og er tilpasset organisationens mission og retning. Da udvalgsformanden træder ned eller roterer fra stolpositionen, er det klogt for den udgående stol at støtte den indkommende stol ved at debriefere den nye stol og tilbyde rådgivning.