en Guide til at betale uafhængige entreprenører og eksterne medarbejdere

en Guide til at betale uafhængige entreprenører og eksterne medarbejdere

det kan være vanskeligt at betale uafhængige entreprenører eller eksterne teammedlemmer. I de fleste tilfælde er det ikke handlingen med at sende penge, der kræver en betydelig indsats. Det er snarere processen med at regne med alle de variabler, der ændrer sig, når nye situationer opstår.

men før man bekymrer sig om, hvordan man betaler uafhængige entreprenører, skal virksomhedsejere afgøre, om deres teammedlemmer faktisk er entreprenører. En virksomhed, der forkert kategoriserer sine medarbejdere som uafhængige entreprenører, kan have dyre juridiske konsekvenser.

så hvordan kan du vide, om dine teammedlemmer er klassificeret som entreprenører eller medarbejdere?

uafhængige entreprenører vs. eksterne medarbejdere

IRS har et sæt retningslinjer, der adskiller en medarbejder fra en entreprenør. Virksomheder skal gennemgå disse retningslinjer for at sikre, at de overholder føderale skatteregler. Arbejderklassificering vil afgøre, om en virksomhed har brug for at tilbageholde indkomstskatter, Medicare-skatter og arbejdsløshedsskat på lønninger eller ej.

for at gøre tingene enklere skal du besvare disse tre spørgsmål om dine arbejdere:

• skal de gennemgå et formelt onboarding-eller træningsprogram?
• er der specifikke værktøjer, de skal bruge, eller retningslinjer, de skal følge?
• er der et bestemt antal timer, som de har brug for at mødes ugentligt?

hvis du svarede “ja” på et af disse to spørgsmål, skal de lovligt klassificeres som ansatte. I så fald er du ansvarlig for at tilbageholde skat på deres løn.

det vigtigste punkt at huske er, at medarbejderne skal følge forudbestemte procedurer og tidsplaner for at udføre deres arbejde. Med uafhængige entreprenører er resultaterne alt, hvad der betyder noget. Hvordan og hvornår de vil gøre jobbet er op til dem.

entreprenører kan have mere frihed i den måde, de arbejder på, men der er en afvejning. Da du ikke ansætter dem som almindelige medarbejdere, har de ansvaret for at betale deres egne skatter, Social sikring og andre gebyrer, der typisk tilbageholdes af arbejdsgivere. Da entreprenører betaler alle disse ting selv, behandles de som selvstændige fagfolk.

vi kommer lidt ind i gebyrer og fradrag.

Sådan betaler du uafhængige entreprenører

når du betaler uafhængige entreprenører, er det afgørende, at du forstår, hvilke IRS-formularer du skal forberede, hvilken slags gebyrer du skal tilbageholde, samt hvilke typer fradrag du har ret til.

hvilke former skal arbejdsgivere have for uafhængige entreprenører?

ifølge IRS er der to former, som virksomhedsejere skal forberede: Form V-9 og Form 1099-NEC. Her er hvad disse formularer er:

formular V-9 (anmodning om skatteyderens identifikationsnummer og certificering)

en uafhængig entreprenør skal udfylde formularen V-9 for at bekræfte deres navn og skatteyderens identifikationsnummer. V-9-formularer behøver ikke indsendes til IRS — en V-9-formular er primært til verifikationsformål og fremtidige referencer.

formular 1099-NEC (ikke-medarbejderkompensation)

IRS kræver, at du indsender en formular 1099-NEC, hvis du har betalt mere end $600 for professionelle tjenester fra en enkeltperson eller forretningsenhed i løbet af året. Sørg for, at den, du arkiverer denne formular til, kvalificerer sig som en uafhængig entreprenør.

Tilbageholdelsesgebyrer og fradrag for uafhængige entreprenører

som tidligere nævnt betragtes uafhængige entreprenører som selvstændige. Du er ikke forpligtet til at tilbageholde skatter og andre gebyrer, du normalt ville betale for faste medarbejdere.

uanset de betalingsbetingelser, du har aftalt, tælles de penge, du betaler dine entreprenører, som fradragsberettigede udgifter. Dette beløb trækkes fra din virksomheds indkomst, før det bliver skattepligtigt.

det pågældende beløb er ikke begrænset til det gebyr, du har betalt for entreprenørens arbejde. Afhængigt af aftalen mellem dig og dem kan dette også omfatte yderligere udgifter såsom:

• bærbare computere, kontorstole og andre arbejdsartikler
• månedlige godtgørelser til arbejde (dvs. væsentlige værktøjer som internetregning, medlemsgebyrer, etc.)
• entreprenørens rejseudgifter

lad os sige, at du har et tilbagetog for dit fjernteam. Der er flere andre former for entreprenør-relaterede udgifter, du måtte pådrage sig. Du kan klassificere dem som fradragsberettigede udgifter i de fleste tilfælde — så længe du kan bevise, at de er nødvendige for, at din virksomhed kan tjene penge.

Sådan betaler du eksterne medarbejdere

hvis du beslutter dig for at ansætte fuldtids eksterne medarbejdere, der er bosiddende i et land uden for dit firma, skal du betale dem på en af følgende måder:

få en lokal partner til at betale dine eksterne medarbejdere

hvis du har et partnerfirma i det land, hvor en ekstern medarbejder er placeret, kan du få partneren til at sætte din medarbejder på deres lønningsliste. Medarbejderen vil teknisk set være partnerfirmaets medarbejder, men de vil arbejde for dig.

dette sikrer, at du overholder lokale love og giver medarbejderen tilstrækkelig kompensation og fordele.

hvis du har eksterne medarbejdere i mange forskellige lande rundt om i verden, er denne tilgang måske ikke praktisk, fordi det ville kræve at have lige så mange partnerfirmaer.

brug en outsourcet lønleverandør

den anden mulighed er at outsource lønningslisten til en dedikeret lønleverandør.

denne type virksomhed har specialiseret sig i håndtering af betalinger og fordele for eksterne medarbejdere. Disse udbydere er i stand til at gøre dette, fordi de har registreret enheder i hvert land, de leverer deres tjenester i.

brug af en outsourcet lønudbyder kan forenkle din lønadministrationsproces betydeligt og fritage dig for at skulle bekymre dig om lokale love og regler for hvert land, hvor dine eksterne medarbejdere er placeret.

bedste betalingstjenester til betaling af uafhængige entreprenører og fjernansatte

Leder du efter en pålidelig måde at betale uafhængige entreprenører og fjernansatte på? Her er de fire bedste muligheder:

Hubstaff

den bedste måde at betale uafhængige entreprenører online er at strømline deres arbejdssporing med et automatiseret lønsystem.

Hubstaff er et tidsregistrerings-og lønprogram, der adresserer den største udfordring, der er nævnt ovenfor: at sikre, at du får værdi for dine penge. Hubstaff sporer hver time arbejdet, så du ved præcis, hvor meget du vil betale.

grøft papirchecks og brug Hubstaff til at betale uafhængige entreprenører, eksterne teammedlemmer eller freelancere. Hubstaff tilbyder en online betalingsløsning, der kan vedligeholdes lige fra din konto ved at integrere med internationale betalingsplatforme som PayPal, overførsel, Bitvage og Payoneer.

men Hubstaff er ikke bare en lønningsliste værktøj. Det kan også spore tid automatisk og opretholde en registrering af, hvilke tidslogfiler du har betalt, og hvilke du ikke har.

det forenkler fjerntidssporing og tilføjer et ekstra lag af indsigt og rapportering. Betalinger kan sendes automatisk eller manuelt. Alle dine entreprenører skal gøre er at hente desktop app og tryk på start for at spore tid.

Hubstaff beregner automatisk lønningslisten baseret på et teammedlems timepris og den tid, de har logget.

du kan også bruge Hubstaffs rapporteringsfunktion til at se, hvor mange samlede timer de har arbejdet over et bestemt datointerval og betale dem i overensstemmelse hermed, når projektet er afsluttet. Det integrerer endda med regnskabsprogrammer som f.eks.

andre fordele ved at bruge Hubstaff omfatter mere præcis projekt budgettering og automatiseret planlægning og deltagelse rapportering.

som en ekstra bonus tilbyder Hubstaff Desk værktøjer, der hjælper dig med at måle produktivitet og skabe bevis for arbejde for uafhængige entreprenører og distribuerede teammedlemmer.

Hubstaff Desk skaber mere synlighed i, hvad der bliver gjort ved at vise dig, hvilke apps og URL ‘ er dit team bruger, spore aktivitetsscore og giver dig mulighed for at konfigurere valgfri skærmbilleder, der hjælper dig med at få øje på kilden til produktivitetsproblemer.

dit team kan se alt, hvad der spores. Hubstaff Desk er en gennemsigtig, etisk løsning til at skabe bevis for arbejde.

PayPal

PayPal er den største online betalingsprocessor i verden med over 325 millioner aktive brugere i 202 lande og 25 understøttede valutaer.

virksomheder over hele verden bruger PayPal til at betale entreprenører og teammedlemmer. Dette betyder, at hvis du vil outsource talent, er der en solid chance for, at den uafhængige entreprenør, du ender med at ansætte, allerede bruger platformen.

PayPal lægger vægt på sikkerhed og krypterer automatisk fortrolige oplysninger, når de gemmes og transmitteres.

Husk, at selvom de fleste mennesker over hele verden kan modtage betalinger via platformen, har ikke alle lande mulighed for at hæve penge til en lokal bankkonto via bankoverførsel.

derfor kan du ende med at betale dine internationale teammedlemmer i udlandet kun for dem at sidde fast med saldi, som de kun kan bruge til online køb.

Payoneer

Payoneer giver virksomheder mulighed for at sende betalinger til eksterne teammedlemmer og entreprenører gennem direkte indbetaling. Den er tilgængelig i mere end 200 lande og understøtter over 150 valutaer.

virksomheden er en reguleret enhed i USA og EU og har licens til at overføre midler globalt.

Payoneer giver medarbejdere og entreprenører flere måder at hæve deres indtjening på, herunder ved hjælp af Payoneers forudbetalte Mastercard-kort og globale bankoverførsler.

derudover følger virksomheden den strengeste sikkerhedspraksis for at sikre, at dine data og midler forbliver sikre.

klog

kloge fører med et ret overbevisende tilbud: den faireste valutakurs. I modsætning til andre betalingsplatforme er klogt en betalingsmetode, der ikke tilføjer en præmie til engroskursen (mid-market). Det betyder, at du ender med at betale kun hvad du skal for valutaomregning.

i lighed med Payoneer tilbyder klogt et betalingskort, som brugere kan bruge til at hæve eller bruge penge, når de bliver betalt.

platformen følger også strenge sikkerhedsbestemmelser, der sikrer, at dine data og midler er sikre.

klog er dog kun tilgængelig i 60 lande. Hvis du har eksterne medarbejdere eller entreprenører, der bor uden for disse 60 lande, skal du kigge efter en anden betalingstjeneste.

hvilken betalingsmetode skal du bruge til at betale uafhængige entreprenører?

når du træffer en økonomisk beslutning om, hvordan du sender betalinger til eksterne teammedlemmer og entreprenører i din virksomhed, skal du ikke basere din beslutning på, hvilken platform der er den billigste.

sørg for, at du vælger den, der er den mest bekvemme for din virksomhed — og understøtter alle de lande, hvor dine entreprenører er baseret.

forenkle tidsregistrering og lønningsliste med Hubstaff Time

nemme, nøjagtige timesedler uden hovedpine

var du i stand til at bestemme, hvilken af de ovennævnte betalingsmetoder der er bedst for din virksomhed? Er der nogen betalingsplatforme, som du bruger, der er værd at nævne? Lad os vide i kommentarerne nedenfor.

læs vores andre artikler om pengeoverførsler:

• nemme måder at sende penge til Indien
• Sådan sender du penge til Colombia
• Sådan sender du penge til Ukraine
• Sådan sender du penge til Brasilien
• Sådan sparer du penge på løn

dette indlæg blev oprindeligt offentliggjort i December 2014. Det er blevet opdateret i April 2019, juli 2020 og August 2021 for nøjagtighed og for at inkludere mere relevante betalingssystemer.