aldrig til tiden: Sådan håndteres en vedvarende sen medarbejder
nogle gange føles det som om alt arbejder imod dig med det eneste mål at sikre, at du kommer til at arbejde sent.
enten forsvinder dine nøgler mystisk, ligesom du vil træde ud af huset, du går på en eller anden måde glip af alarmen, selvom den ringer ved siden af dit øre i et helt minut, eller din bil beslutter, at den ikke starter, tvinger dig til at tage bussen. Uanset hvor meget vi prøver, er det nogle gange uundgåeligt at være for sent.
derfor er det som leder fornuftigt at lade det glide, hvis du bemærker, at en medarbejder kommer på arbejde sent en eller to gange.
at komme sent på arbejde er så almindeligt, at ifølge denne CareeBuilder-rapport ankommer 29% af arbejderne sent på arbejde mindst en gang hver måned. Men hvis medarbejdernes forsinkelse begynder at blive en vane, skal du handle.
en medarbejder, der konstant er forsinket, kan forårsage negative virkninger for din virksomhed. På grund af deres forsinkelse kan medarbejderen falde bagud på deres arbejde og derved forstyrre produktiviteten. Andre medarbejdere ender med at blive tvunget til at gøre mere arbejde for at dække for den evigt sene medarbejder.
dette resulterer i Vrede fra kollegerne og nedbryder gruppens holdånd. De andre medarbejdere føler, at de giver for meget og begynder at slappe af i deres indsats.
flere medarbejdere begynder at komme sent. Til sidst tager medarbejdernes generelle arbejdsmoral et styrtdyk, og den samlede kvalitet af arbejdet falder, hvilket skader din rentabilitet. Ifølge en undersøgelse koster medarbejdernes forsinkelse den britiske økonomi omkring 9 milliarder kroner hvert år.
for at undgå alle disse problemer skal du hurtigt få den vildfarne medarbejder tilbage i køen, før tingene bliver dårlige. Spørgsmålet er, hvordan får du den evigt sene medarbejder til at ændre deres måder?
nedenfor er nogle måder at håndtere en sådan medarbejder på.
har en FORSINKELSESPOLITIK på plads
nogle gange vil medarbejderne bevidst vælge at komme for sent på arbejde, fordi din virksomhed ikke har nogen officiel forsinkelsespolitik på plads. Hvis du ønsker, at medarbejderne skal være mere seriøse med hensyn til den tid, de kommer på arbejde, skal du dokumentere nogle regler om forsinkelse.
som en del af forsinkelsespolitikken skal du adressere detaljerne med arbejdstid, herunder det nøjagtige tidspunkt, hvor en medarbejders skift skal starte og slutte, konsekvenserne af at komme for sent på arbejde, rapporteringsproceduren for medarbejderne, når de kommer for sent på arbejde, samt detaljer om, hvordan virksomheden vil spore og registrere medarbejdernes arbejdstid.
derudover kan du inkludere detaljer om, hvordan medarbejdere, der ankommer sent, kan kompensere for tabt tid, samt en kommentar, der siger, at sædvanlig forsinkelse vil blive straffet og bør undgås.
alle medarbejdere skal gøres opmærksomme på forsinkelsespolitikken, enten ved at få politikken offentliggjort på kontorets opslagstavle eller ved at få den sendt til hver medarbejders e-mail.
lad medarbejderen vide, at du er opmærksom på deres forsinkelse
medarbejdere holder konstant øje med dine reaktioner som leder. Hvis en medarbejder kommer sent en dag og mener, at du ikke har bemærket deres forsinkelse, er de mere tilbøjelige til at komme sent en anden gang.
overvej dette; hvis en medarbejder kommer sent alle de fem dage om ugen, men du kun bemærker det på en dag, var de teknisk sent kun en dag i ugen, da det er den eneste dag, du kender til.
uden at vise, at du er opmærksom på deres forsinkelse, kan medarbejderne også antage, at du enten ikke har noget imod forsinkelsen, eller at der ikke er noget, du kan gøre ved det, derfor vil de være mere tilbøjelige til at fortsætte med vanen.
for at undgå dette skal du lade en medarbejder vide, at du noterer deres forsinkelse. Du behøver ikke at fortælle dem direkte, at du så dem komme sent ind. Du kan gøre en vane med at sige god morgen til medarbejderne, så de er opmærksomme på, at du vil bemærke, hvis nogen ikke er kommet ind endnu.
Alternativt kan du gå forbi en medarbejders skrivebord, når de dukker op sent. Du behøver ikke engang at tale med dem. Denne enkle handling får dem til at indse, at du er opmærksom på, at de kom sent.
hvis de ikke lægger mærke til det, selv efter du har gjort dette, skal du gøre en afslappet bemærkning for at fortælle dem, at du har set dem komme sent et antal gange.
i de fleste tilfælde er det at gøre en medarbejder opmærksom på, at du noterer deres forsinkelse, alt hvad der kræves for dem at ændre deres vaner.
ER DERES FORSINKELSE EN BIG DEAL?
nogle gange er en form for forsinkelse ikke meget af en big deal. For eksempel, hvis reglerne siger, at medarbejderne skal være på kontoret ved 8.00, men en medarbejder sædvanligvis kommer ind omkring 8: 10, har det virkelig nogen stor indflydelse?
i et sådant tilfælde er forsinkelsen ikke meget af en big deal, og du kan bare lade det glide, forudsat at medarbejderen ikke bliver dristigere.
men hvis medarbejderen er i en position, der kræver, at de beskæftiger sig med kunder, der starter fra 8.00 på prikken, kan en sådan medarbejder ikke få lov til at komme sent med et par minutter.
hvis det er et kontorjob, betyder det virkelig noget, om en medarbejder kom en time for sent, hvis de fortsætter med at arbejde en time efter den normale arbejdstid?
nøglen her er at se på forsinkelsen objektivt. Fokuser ikke for meget på selve forsinkelsen. Prøv i stedet at tænke på konsekvenserne af forsinkelsen. For eksempel, hvis en medarbejder kommer i en time for sent og arbejder i en ekstra time forbi normal arbejdstid, gør det ikke meget af en forskel, da medarbejderen har klokket i det krævede antal timer.
men hvis medarbejderen arbejder som en del af et team, og hans forsinkelse påvirker teamets evne til at udføre effektivt, betyder det ikke noget, om de lægger den ekstra time om aftenen, fordi de kompromitterer den samlede produktivitet.
pointen er, at din beslutning om at håndtere forsinkelsen eller ignorere den skal være baseret på virkningen af forsinkelsen på virksomhedens generelle velbefindende.
lav en oversigt over medarbejderens forsinkelse
vedligeholdelse af registreringer af medarbejderadfærd på arbejdspladsen, herunder ting som forsinkelse, er god praksis. Posterne vil være nyttige, når du beslutter dig for at konfrontere medarbejderen for deres vildfarne opførsel.
hvis du bringer deres forsinkelse op, og medarbejderen benægter det, har du noget at falde tilbage på i stedet for at skulle gøre det til en sag om deres Ord mod din.
nogle gange kan du endda blive tvunget til at tage drastiske handlinger mod medarbejderens forsinkelse, såsom at skulle lade dem gå.
hvis du fyrer en medarbejder, og de beslutter at anlægge sag mod din virksomhed med henvisning til uretmæssig afskedigelse, kan posterne også fungere som bevis for medarbejderens evige forsinkelse.
tag en personlig samtale med dem
nogle gange vil en medarbejder fortsætte med at komme på arbejde sent, selv når du har gjort det klart, at du ved om deres forsinkelse, og du ikke godkender det.
hvis dette sker, skal du tage nogle mere endelige handlinger for at forhindre problemet i at komme ud af hånden. Du skal have en personlig samtale med den vildfarne medarbejder ved enten at ringe medarbejderen til dit kontor eller bede dem om kaffe eller frokost.
at bede medarbejderen om kaffe er min mest foretrukne metode. At tage dem ud af kontormiljøet fjerner formaliteten fra samtalen og giver dig mulighed for at tale om problemet på en venligere, afslappet og personlig måde.
lav en lille snak for at undgå at gøre samtalen akavet. Spørg medarbejderen, hvordan det går derhjemme, og nævn derefter problemet på en måde, der ikke søger at lægge skylden på dem. Hvad du vil her er at forstå årsagen til medarbejderens forsinkelse.
den afslappede indstilling gør det lettere for medarbejderen at fortælle dig, hvis de har et personligt problem, der tvinger dem til at komme på arbejde sent. Måske blev et familiemedlem bare syg, og medarbejderen skal sørge for en vis pleje af dem, inden han rejser til arbejde.
måske har medarbejderen lige fået en skilsmisse og skal gøre ting som at droppe børnene i skole før arbejde, noget der tidligere blev gjort af ægtefællen. Eller det kan være, at de arbejder på et projekt, der kræver, at de forlader arbejdet sent, hvilket får dem til at sove over om morgenen.
nogle gange kan det endda vise sig, at medarbejderen bare ikke er ansvarlig nok. Imidlertid, den eneste måde for dig at vide, hvad der præcist foregår med dem, er at have en en-til-en samtale med medarbejderen. At tale ting ud vil hjælpe dig med at forstå årsagen til problemet og gøre det lettere for jer begge at komme med en løsning.
hvis du beslutter dig for at ringe medarbejderen til dit kontor for en en-til-en samtale, kan du opretholde formaliteten på arbejdspladsen. Formaliteten i dette miljø vil dog gøre det vanskeligere for medarbejderen at åbne sig, hvis de kommer for sent på grund af et personligt problem. På kontoret behøver du ikke starte samtalen med nogen afslappet chitchat.
ring blot medarbejderens adfærd, nævn, hvordan det påvirker din virksomhed negativt, og lad dem vide, at adfærden er uacceptabel.
Brug dine optegnelser til at påpege specifikke tilfælde af deres forsinkelse og henvise til forsinkelsespolitikken. Spørg dem, om de har noget problem, der tvinger dem til at være for sent på arbejde, og hvis der er noget, du kan gøre, hjælpe dem med at forbedre deres adfærd.
det vigtigste her er at have diskussionen privat. Konfronter dem ikke foran de andre medarbejdere, da dette kun vil føre til forlegenhed, ydmygelse og forsvar.
du skal også holde dig kølig, når du tager problemet op med medarbejderen. Bliv ikke sur på medarbejderen.
Husk at du ikke har noget problem med medarbejderen eller deres personlighed, du vil kun komme til årsagen til problemet og se, hvordan du kan løse det.
at give medarbejderen en chance for at forklare sig selv viser, at du holder af dem, og at du er villig til at hjælpe dem med at rette deres adfærd.
de vil også sætte pris på det faktum, at du har valgt at tale tingene ud med dem i stedet for at tage disciplinære skridt.
kom med en handlingsplan
efter at have haft en en-til-en samtale med den forsinkede medarbejder, vil du forhåbentlig forstå problemet bag deres forsinkelse. At forstå årsagen til problemet hjælper dog ikke, hvis problemet fortsætter.
derfor er du nødt til at komme med en handlingsplan, der hjælper med at forhindre medarbejderens forsinkelse i at påvirke virksomheden. Hvis medarbejderen har en legitim grund bag deres forsinkelse, kan du komme med en fleksibel, men midlertidig løsning, der hjælper medarbejderen med at opretholde deres produktivitetsniveauer, mens du arbejder på problemet, der forårsager forsinkelse.
hvis en medarbejder for eksempel kommer for sent på arbejde, fordi de skal aflevere børnene i skole, kan du arbejde på en fleksibel tidsplan, der giver dem mulighed for at komme til arbejde senere og forlade kontoret senere.
hvis en medarbejder tager sig af et sygt barn, kan du tænke på et alternativ, der giver dem mulighed for at arbejde hjemmefra, når de tager sig af barnet, forudsat at medarbejderen faktisk kan levere deres arbejdskrav, mens han arbejder hjemmefra.
når du kommer med alternative arbejdsordninger for at imødekomme det problem, medarbejderen står overfor, vil de være taknemmelige for din støtte og vil ikke have noget problem at gå tilbage til deres regelmæssige tidsplan og give det hele, når problemet er sorteret.
men hvis der ikke er nogen legitim grund bag medarbejderens forsinkelse, skal du være fast og fortælle dem, at deres forsinkelse ikke tolereres.
tag disciplinære foranstaltninger
nogle gange vil en medarbejder være sædvanligvis sent, ikke fordi der er nogen legitim grund, men fordi de ikke er ansvarlige nok til at planlægge deres tid på en sådan måde, at de kommer på arbejde tidligt.
måske elsker de bare at sove, og uanset hvad du gør, kan du ikke få dem til at ændre deres adfærd. Du har talt med dem, men intet ser ud til at virke.
hvis det kommer til dette punkt, skal du ikke være bange for at tage disciplinære skridt mod den vildfarne medarbejder. Ring medarbejderen til deres kontor og lad dem vide, at næste gang de kommer sent, har du ingen anden mulighed end at skrive ham eller hende op.
forhåbentlig vil denne sidste verbale advarsel anspore medarbejderen til at ændre deres adfærd. Hvis de stadig ikke lytter til din advarsel, kan du nu gå videre og skrive dem op.
skrivning af en medarbejder for forsinkelse
når alle dine verbale advarsler falder på døve ører, er dit næste handlingsforløb at give den evigt sene medarbejder en skriftlig advarsel for at fortælle dem, at de er i strid med virksomhedens forsinkelsespolitik.
før du skriver advarslen, skal du gennemgå virksomhedens forsinkelsespolitik for at sikre, at medarbejderen faktisk er i strid med dokumentet.
der er en række ting, du bør medtage i din skriftlige advarsel. Først skal du medtage de specifikke hændelser af forsinkelse, som du advarer medarbejderen om.
nævn hver dag, at medarbejderen var forsinket, og hvor lang tid de var forsinket. Derfor er det vigtigt at registrere medarbejdernes forsinkelse. Hvis du allerede har givet medarbejderen en eller to mundtlige advarsler, nævne disse i skrive op så godt.
nævn de datoer, hvor du gav dem de verbale advarsler samt hvad du diskuterede med dem. Lad dem vide, at deres forsinkelse er i strid med virksomhedens forsinkelsespolitik.
du skal også nævne, hvordan medarbejderens forsinkelse påvirker virksomheden negativt. For eksempel, du skriver måske “som et resultat af, at du kommer sent på arbejde, kunder er blevet tvunget til at vente et stykke tid, før de bliver serveret, hvilket er uacceptabelt.”
skriv i klare og direkte termer effekten af medarbejderens adfærd på virksomhedens trivsel. Inkluder start-og sluttidspunkterne for medarbejderens skift, og lad dem vide, at virksomheden forventer, at de er på arbejde inden for denne periode.
for at den skriftlige advarsel skal være effektiv, skal du også skitsere konsekvenserne for medarbejderen, hvis de ikke ændrer deres adfærd. Fortæl dem den slags disciplinære handling, der vil blive truffet, hvis de fortsætter med at overtræde forsinkelsespolitikken. Nogle af de disciplinære handlinger, der kan træffes, inkluderer:
- kræver medarbejderen til at gøre op for tabt tid
- faldende deres bonusser
- Docking deres løn
- bliver sendt på ubetalt suspension
- hvis adfærden fortsætter, kan de endda få deres ansættelse opsagt.
Server medarbejderen med en kopi af den skriftlige advarsel og opbevar originalen i medarbejderens personalefil. Du bør også fortælle medarbejderen, at du vil gennemgå hendes adfærd inden for en bestemt tidsramme, for eksempel de næste 90 dage, for at kontrollere, om de har rettet deres adfærd eller ej.
lad dem også vide, at hvis de viser forbedringer, vil du opdatere advarslen for at vise, at de faktisk ændrede deres adfærd efter advarslen.
der er et par andre overvejelser, man skal huske på, når man skriver en medarbejder op for deres forsinkelse. For eksempel bør du afstå fra at bruge ordlyd eller sprog, der kan betragtes som anklagende eller truende. Skriv for eksempel ikke” hvis du ikke ændrer din adfærd, har virksomheden ingen anden mulighed end at opsige din ansættelse”, hvis virksomhedens forsinkelsespolitik ikke angiver ansættelsesafslutning som en af konsekvenserne af forsinkelse.
sørg desuden for at følge alle bestemmelserne i forsinkelsespolitikken. Hvis forsinkelsespolitikken angiver, at eventuelle advarsler skal fjernes fra en medarbejders fil efter en bestemt periode, skal du ikke hente forekomster af forsinkelse, der går tilbage i mere end den angivne periode.
hvis virksomhedspolitikken f.eks. angiver, at denne periode er et år, skal du ikke nævne forsinkelsesovertrædelser, der skete for mere end et år siden.
BELØNNINGSFORBEDRINGER
det gode er, at når du følger anbefalingerne i denne artikel, vil den vildfarne medarbejder forhåbentlig notere dine bekymringer og reparere deres måder.
når du bemærker, at en medarbejder foretager en ændring for bedre, skal du styrke denne ændring ved at anerkende og belønne forbedringerne.
du kan nemt gøre dette ved at lade medarbejderen vide, at du har bemærket ændringen og fortælle dem, at du sætter pris på den indsats, han eller hun har taget for at blive en bedre medarbejder.
at anerkende og rose ændringen viser medarbejderen, at du faktisk holder af, og det vil gøre dem endnu mere motiverede til at give deres bedste.
indpakning
det er uundgåeligt, at medarbejderne kommer til at arbejde sent en eller to gange, og enhver leder skal være klar og villig til at undskylde sådan adfærd.
men hvis en medarbejder gør forsinkelse til en vane, kan adfærden medføre negative konsekvenser for virksomheden.
derfor er det vigtigt at tage skridt til at kvæle vanen i knoppen. Du kan gøre dette ved at lade medarbejderen vide, at du er opmærksom på deres forsinkelse og dokumenterer adfærden.
hvis de ikke foretager forbedringer, skal du ringe til medarbejderen for en en-til-en-samtale med det formål at finde ud af årsagen til adfærden og komme med en løsning for at sikre, at medarbejderen arbejder de krævede timer.
hvis dette heller ikke fungerer, skal du muligvis skrive medarbejderen op og fortælle dem, at en anden overtrædelse vil føre til mere alvorlige konsekvenser, såsom ubetalt suspension, have deres løn docket eller endda opsigelse, hvis virksomhedens politik dikterer det.
det er også godt at huske på, at regler ikke bør indstilles bare for at have regler.
hvis jobbet for eksempel giver mulighed for en vis grad af fleksibilitet, hvorfor så ikke komme med alternative arbejdsordninger, der giver medarbejderne mulighed for at lægge den nødvendige mængde arbejde uden at skulle komme ind og ud af kontoret på bestemte strenge tidspunkter?
