5 Vigtige tip til planlægning af en udendørs begivenhed
med sommeren lige rundt om hjørnet bliver flere og flere udendørs begivenheder vært i det store udendørs. Og hvorfor skulle du ikke? Især hvis du bor i kolde regioner eller Canada, smukke, varmt vejr kommer kun omkring et par måneder om året. Kan lige så godt drage fordel af det, mens det er her!
udendørs kan skabe unikke muligheder, og store parker eller konferencefaciliteter giver ofte plads til grillning og organiseret sport. Bedst af alt, godt vejr giver folk energi. Alle de nævnte udendørs begivenheder præsenterer et helt nyt sæt udfordringer, komplikationer og logistiske bekymringer.
her er et par vigtige faktorer, du skal overveje, hvis du organiserer en udendørs begivenhed:
1. Sørg for, at din begivenhed fungerer i udendørs omgivelser
ikke alle begivenheder fungerer uden for døren. Kører en teknologi-eller ingeniørkonference, er du sandsynligvis bedre stillet med at booke et kongrescenter. Før du forpligter dig til at køre en begivenhed udenfor, skal du overveje kernefunktionen og hovedmålene for din begivenhed. Hvis selv et eller to af dine mål ikke kan opnås, skal du ikke gå udenfor.
2. Sørg for, at der er et passende sted (og få de rette tilladelser)
når du er sikker på, at din begivenhed faktisk kan køres udenfor, vil du næste gang spore et passende sted. Der bør være masser af parker og udendørs koncertsale i din by, som du kan gøre brug af. Præcis som du ville gøre med et indendørs anlæg, arbejde med site management og forstå kapaciteten, faciliteter og aktiviteter, som hver udendørs facilitet kan håndtere korrekt.
når du har valgt din mødested sat sig for at erhverve de rette tilladelser. Undladelse af at gøre dette er en sikker måde at få din begivenhed lukket ned.
3. Vær opmærksom på vejret-og har en backup plan
da din begivenhed køres udenfor, er det helt afgørende, at du planlægger for dårligt vejr og overvåger vejrrapporter, når begivenhedsdagen nærmer sig.
Bestem i god tid din” regndag ” strategi: kan du nemt flytte dit arrangement inde, vil bærbare pavilloner giver tilstrækkelig dækning, vil du have telte setup regn eller skinne, vil du udskyde eller annullere din begivenhed. Svarene på disse spørgsmål vil informere mange andre planlægningsbeslutninger.
Kend dine omkostningsforpligtelser, forsikringsmuligheder og kontraktoplysninger i tilfælde af, at dårligt vejr fører til annullering eller skader; dette vedrører udstyr og leje af lokaler, cateringtjenester, sikkerhed osv.
4. Glem ikke dit udstyr
bare fordi du kører ting udendørs betyder ikke nødvendigvis, at du ikke behøver udstyr. At køre ting udendørs gør det lidt mere kompliceret, men det er sandsynligt, at du stadig har brug for belysning, lydsystemer, anden sådan elektronik og måske endda trådløs internetadgang. Dit sted kan have en bærbar generator, eller du kan investere i en.
tip: forlængerledninger, andebånd og synkroniseringskabler er en udendørs begivenhedsplanlæggerens bedste ven; husk stier, når du lægger ledninger, og vær opmærksom på kraftværker.
5. Hold dine gæster komfortable
nogle gange kan du være vært for en udendørs begivenhed på et anlæg, der er specielt designet til netop en sådan lejlighed. Hvis ja, det er fantastisk! En af de sværeste dele af dit job er taget hånd om! Ellers har du lidt arbejde foran dig.
du skal sørge for faciliteter som siddepladser og borde, belysning (hvis en aften begivenhed) og, vigtigst af alt, udhuse og sanitetsfaciliteter. Overvej om naturlig skygge til rådighed, eller elektriske ventilatorer er en anden ide. Du vil også ønsker at holde en stabil forsyning af drikkevand og mad til rådighed. Denne godbid krydser måske ikke dit sind, men det er værd at kontrollere områdets skadedyrsbekæmpelsesstatus. Et strandbryllup med Hestefly er ikke sjovt!
et andet tip: håndservietter og desinficeringsmiddel, solcreme og bug spray, lette tæpper og et førstehjælpskasse kan komme godt med.
sommeren er her og grill, udendørs bryllupper og kontor ekskursioner er rundt om hjørnet. Omfavn det dejlige vejr og planlæg en udendørs affære, men Dæk dine baser og nyd, hvad Moder Natur har i vente!
dette er et gæstepost. Viser kvidre og Instagram på skærme på dit arrangement, kørsel engagement, skabe deltagerinteraktioner og øge bevidstheden om dit arrangement. De arbejder med hundredvis af event managers hver måned for at gøre deres begivenheder mere sociale, fra små begivenheder, hele vejen op til kendte kunder som Microsoft, Samsung, CNN, Syfy, PayPal, Telefonica, Sony, Intel, Intuit, Sprint, DocuSign og mange flere. Oprettelse af en Diskantvæg til din begivenhed tager kun få minutter-gå over til tweetwall.com for at oprette en Diskantvæg.