4 måder at hjælpe andre med at være mere koncise
det er sket igen. På trods af din bedste indsats for at undgå det, du sidder fast på et online møde, lytter til den fyr, der tager 15 minutter til at forklare noget.
når nogen endelig får et ord ind, lytter han lidt, men afbryder pludselig, når han indser, at han glemte, “en anden detalje.”Fem minutter senere taler han stadig, og du tænker på alle de bedre ting, du kunne gøre.
når vi løber ind i dette, er standardsvaret for mange af os at klage over personen eller strategisere om, hvordan man løser dem. Det spørgsmål, jeg ofte bliver stillet, er:
Hvordan kan jeg få denne fyr til at være mere kortfattet?
den dårlige nyhed? Ikke meget, medmindre:
- de er fuldt ud klar over problemet.
- de vil virkelig blive bedre.
sjældent er begge disse ting sande. Jeg har set mange ledere spilde tid og ressourcer på at “rette” folk.
her er den bedre nyhed: du stiller det forkerte spørgsmål.
det er mere sandsynligt, at du flytter nålen med enkeltpersoner, hvis organisationen som helhed værdsætter kortfattet kommunikation. Når det er tilfældet, vil flere mennesker tage skridt til at støtte det. Her er fire måder at lede dit team i kortfattet kommunikation:
centrer folk på publikum
de fleste mennesker, når de forbereder en præsentation, rapport eller briefing, åbner et tomt kraftpunkt og spørger sig selv: “hvad skal jeg lægge i denne præsentation?”De vil også stille dette spørgsmål til kolleger og dig.
det er det forkerte spørgsmål. Når du hører det, er det en øjeblikkelig mulighed for coaching, selvom du er en peer eller underordnet den person, der spørger.
et meget bedre spørgsmål er, “hvad har dit publikum brug for at høre?”Når strategien er centreret om publikums behov, giver det rammerne for, hvad der skal siges. Hvis det ikke adresserer et publikums behov, er det fremmed.
når svaret på det spørgsmål ikke er klart, giver de bedste ledere folk mulighed for at finde et svar på det spørgsmål, før de gør noget andet.
Ring Meeting Hogs
du kan ikke (og bør ikke) træde ind i hver interaktion, men hvis du kører et møde, sætter du tonen. Når nogen begynder at gå på og på, coach ved at sige:
det lyder ikke som detaljer, alle har brug for. Så vi kan holde os til vores dagsorden, hvad er bundlinjen, vi alle har brug for at vide?
Vær venlig, men fast. Efter at have hørt dette i et par møder, de fleste mennesker vil dukke op med mere præcise meddelelser.
dette forudsætter selvfølgelig, at du har en dagsorden. Hvis ikke, start her: fire fremgangsmåder til at lede et effektivt møde.
Afslut møder tidligt
på sit ansigt kan dette virke uafhængigt af kortfattethed, men det taler bind for holdkultur. Ledere, der fylder hvert øjeblik af hvert stående møde, går glip af en mulighed for at demonstrere, at de kuraterer det, der er vigtigst.
selvfølgelig skal hold mødes for at producere det bedste arbejde, og den tid skal bruges godt. Når du lejlighedsvis afslutter et møde tidligt eller springer det hele sammen, du demonstrerer for alle, at du også værdsætter kortfattet kommunikation.
ansæt stilstandarder
stort set alle globale forretningsmærker har standarder for brug af logoer, farver, skrifttyper og grafik i kommunikation. Hver akademisk institution note bruger en populær stil guide til formatering af dokumenter for at sikre ensartet formatering og lethed for læserne.
du kan også indstille forventningen med dit team om kortfattet kommunikation. Nøglestandarder for højt profilerede aktiviteter kan artikuleres, såsom:
- kunderapporter kan udstedes op til fem sider.
- e-mails til vores leverandører er 500 ord eller mindre.
- vi behandler alle planlagte punkter på mødedagsordenen.
Bemærk, at disse standarder beskriver, hvad man skal sigte mod, ikke hvad man skal undgå. Selvfølgelig vil der være undtagelser, men du sætter tonen for den standard, der skal opfyldes i de fleste situationer.
når alt andet fejler, prøv dette
selv den sundeste kommunikationskultur vil ikke altid påvirke de værste lovovertrædere. Hvis du har prøvet ovenstående og stadig løber i problemer, her er 6 vaner for at forhindre folk i at spilde din tid.