24 Spørgsmål At Stille, Når Du Planlægger Et Samfund Opsøgende Program – #24 Kan Være Det Vigtigste!
kirker er kaldet til at nå de tabte og hjælpe dem i nød. Ofte sker dette gennem et samfund opsøgende program. For at oprette et samfund opsøgende program, din kirke bliver nødt til at gå gennem nogle indledende planlægning.
at have en vellykket kirke begivenhed-uanset om det er fællesskabet opsøgende, ferie bibelskole eller en kirke forretningsmøde, organisation og planlægning er afgørende!
Saml et hold og start planlægningsprocessen. For at gøre det skal du tage disse 21 spørgsmål og besvare dem. Dokumentere dine svar og begynde at oprette en manual til din opsøgende.
24 spørgsmål at stille, når du opretter et fællesskab opsøgende Program
Hvem er på planlægning team?
Identificer personer, der kan hjælpe dig med at planlægge en succes opsøgende begivenhed. Bed om hjælp fra mennesker, der har en passion og interesse i opsøgende.
prøv at finde 6-8 personer, der kan hjælpe og forpligte sig til at planlægge detaljerne i arrangementet. Arbejde for at anmode om hjælp fra mennesker, der er begavede i organisation, markedsføring, frivilligt tilsyn samt at betjene dem, der er nået.
hvem forsøger vi at nå?
du skal indsnævre dit fokus til en bestemt gruppe. Bestem, hvilken demografisk du gerne vil nå, fordi dette vil diktere meget af de andre planlægningsstykker i opsøgende.
føler du dig for eksempel kaldet til at nå ud til små børn, teenagere, unge familier, tomme nestere eller ældre?
eller vil du nå de hjemløse, mennesker i fattigdom, fængslede eller syge? Hvis du vil målrette mod mere end en gruppe, skal du prioritere, hvilken gruppe du vil begynde med.
hvorfor forsøger vi at nå denne gruppe?
når du har bestemt den gruppe, du vil målrette mod, skal du sørge for at besvare spørgsmålet – Hvorfor målretter vi mod denne gruppe?
det kan være, at dit samfund har en stor hjemløs befolkning, hvor du vil sprede evangeliet.
eller måske vil du så ind i børnenes liv med håb om, at det vil ændre deres fremtid.
hvorfor er lige så vigtigt som hvem så sørg for at du kan besvare det spørgsmål.
hvad er behovene hos dem, vi forsøger at nå?
sørg for, at du ved, hvad dit reach-samfund har brug for. Lad ikke antagelser finde ud af, hvad de reelle behov er.
for eksempel arbejdede jeg med en organisation, der antog, at en befolkning havde brug for grundlæggende sundhedspleje; men når de blev spurgt – havde børnene simpelthen brug for sko!
Hvordan kan vi logistisk imødekomme disse behov?
Ok lad os sige, at du har bestemt, at du vil starte et frokostmåltidsprogram for de fattige. Du skal tænke på ting som:
- hvor kan vi distribuere maden
- hvor kan vi forberede maden
- hvilke forsyninger og materialer er nødvendige for distributionen
- hvor mange frivillige har vi brug for at styre distributionen
- hvordan kan vi transportere mad og forsyninger
- hvilke sundhedsstandarder skal vi opfylde
hvornår er det bedste tidspunkt at planlægge denne opsøgende?
Timing er alt, så sørg for at planlægge din opsøgende på et tidspunkt, der fungerer godt med din målgruppe.
kontakt lokale arrangementer for at sikre, at den begivenhed, du er vært for, ikke er i konflikt med en årlig fællesskabsbegivenhed, der kan kapre dit publikum.
Hvordan kan vi markedsføre opsøgende?
Bestem den bedste måde at markedsføre begivenheden på. For eksempel, hvis du når en ældre befolkning, skal du bruge de tjenester, de bruger til at hjælpe dig med at få ordet ud.
dette kan ske gennem lægekontorer, senior sociale klubber eller ældre daginstitutioner.
Opret publikumsspecifikke marketingmaterialer. For eksempel er de værktøjer, du bruger til at markedsføre teenagere, meget anderledes end de værktøjer, du ville bruge til at markedsføre en ældre befolkning.
Find ud af den foretrukne kommunikationsmetode og lav materialer, der sandsynligvis vil få deres opmærksomhed.
hvilke aktiviteter vil vi gøre under opsøgende?
Bestem aktiviteterne for arrangementet. For eksempel hvis din opsøgende er at nå lokale familier, oprette begivenheder, som børn kan lide at deltage.
lav en liste over aktiviteter som ansigtsmaling, forhindringsbane eller bounce house.
Hvad er de områder, der skal organiseres?
Brainstorm operationelle områder såsom:
- Facility setup / rive ned
- udstyr og forsyninger
- Marketing
- Frivilligt tilsyn og træning
- Budget
- aktiviteter
Hvad er organisationsstrukturen for opsøgende?
Opret et organisationsdiagram for opsøgende. Identificer hvert område af opsøgende. Tildel derefter en tilsynsperson, teamledere og assisterende ledere for hvert område.
bestem nu antallet af frivillige, der er nødvendige for at styre den logistiske side af opsøgende.
hvad er budgettet for opsøgende?
du har nu en ret god ide om, hvem du vil nå, og hvordan du vil nå dem. Nu skal du oprette et budget til denne opsøgende. For at gøre dette:
lav et bedste gæt om antallet af personer, du vil nå. Brug dine kontakter i samfundet til at hjælpe dig med at komme med et nummer.
næste bestem prisen pr.person – for eksempel hvis du opretter et frokostprogram, hvad er din pris for hver frokost (inklusive forsyninger) for hver person, du håber at nå
Tilføj 10% for de uventede udgifter og kom med et dollarbeløb.
hvor kommer finansieringen fra?
uanset om du er en kirke eller en nonprofit organisation, skal budgettet for opsøgende begivenheder finansieres. Vil finansieringen komme ud af kirkens årlige budget, eller vil du anmode om finansiering fra eksterne kilder.
vil du for eksempel samarbejde med lokale virksomheder for at hjælpe med at udligne omkostningerne ved forsyninger og materialer?
Hvis ja, hvor meget af budgettet kan absorberes fra disse omkostningsbesparelser? Kan din organisation støtte resten af finansieringen, og hvis ikke, hvor kommer den fra.
du ønsker ikke at sætte andre programmer i fare, fordi du ikke tog dig tid til at beregne de reelle omkostninger ved at være vært for en opsøgende aktivitet – så brug passende tid på dette.
hvad er de frivillige jobbeskrivelser for at lette opsøgende?
lav en liste over hvert job, der skal udføres. Få specifikke og indsnævre det ned til små opgaver. Lav en liste over hvert af disse job, og opret en jobbeskrivelse for hvert job.
dette kan virke som en tidskrævende opgave, men jo mere du kan få på papir, jo mindre spørgsmål vil du svare under opsøgende. Medtag i jobbeskrivelserne grundlæggende oplysninger som:
- hvad skal man bære
- start og sluttidspunkt for skift
- Hvor finder man nødvendige forsyninger
- Hvem skal man gå til med spørgsmål
- svar på forventede spørgsmål fra opsøgende gruppe
- specifikke opgaver for jobbet
- Områdeopsætning instruktioner samt post event oprydning instruktioner
hvilken uddannelse skal de frivillige gå igennem?
vellykkede opsøgende begivenheder kræver frivillig træning. Til denne uddannelse omfatter oplysninger som:
- begivenhedens mål
- Do ‘s and don’ ts
- Adfærdsforventninger
- servicestandarder – ie: dukker op til tiden, svar hurtigt på anmodninger osv….
hvilke forsyninger er nødvendige?
tag dig tid til at brainstorme, hvilke forsyninger der er behov for. De fleste forsyninger vil være lette at tænke på, men prøv at tænke på de ting, du muligvis har brug for, som måske ikke er indlysende.
ting som papirclips, penne, papir, markører eller noget, der vil gøre det lettere for frivillige at lette opsøgende.
hvem bestiller forsyningerne?
nu hvor du ved, hvilke forsyninger der skal bruges, skal du identificere nogen, der vil bestille eller købe disse forsyninger.
sørg for, at denne person har adgang til et kreditkort eller kontanter for at foretage købene. Hvis en frivillig bliver bedt om at bruge deres personlige kreditkort til at foretage køb, skal du sørge for at give dem en udgiftsrapport, der kan bruges til at få refunderet.
hvor opbevares hændelsesforsyninger?
har en forudbestemt placering til opbevaring af forsyningerne, mens de leveres. Brug frivillige til at losse kasser og få forsyningerne organiseret efter kategori.
for eksempel skal du mærke og opbevare alle køkkenartikler adskilt end opsætning og rive forsyninger ned.
hvis du nogensinde har været i den modtagende ende af donationer efter en nødsituation eller naturkatastrofe, ved du, at opbevaring af materialer kan være udfordrende.
Identificer lokale opbevaringsskabe, ledige traktorvogne eller tomme lagre. Du kan ofte få pladsen doneret. Hold en kort liste over personer, virksomheder eller organisationer, som du kan ringe til for at hjælpe med midlertidige lagerbehov.
Tildel nogen til at føre tilsyn med lageropbevaring og redegøre for materialer, der går ind og materialer, der kommer ud. Du vil have en nøjagtig opgørelse over, hvad der doneres, og hvad der distribueres til rapportering efter begivenhed.
bliv ikke fanget uden svaret på spørgsmål som: så hvor mange mennesker var du i stand til at servere, eller hvor mange flasker vand distribuerede du?
hvordan skal vi transportere forsyningerne?
flytning af forsyninger fra et sted til et andet kan være en logistisk udfordring. Find ud af mængden af dine forsyninger og identificer en passende transportproces.
for eksempel, hvis du har en flok fyre, der er villige og i stand til at bruge deres private lastbiler eller varevogne få dem planlagt. Hvis ikke, skal du muligvis finde adgang til en traktor trailer og nogen til at levere den til dit opsøgende sted.
hvor skal vi iscenesætte forsyningerne?
forsyninger og begivenheder går hånd i hånd – uanset hvilken form for opsøgende din kirke gør. Opret et kort over outreach-stedet og udpeg bestemte områder for at iscenesætte forsyningerne til distribution.
for eksempel, hvis du laver en fodring, skal du bestemme, hvilke forsyninger der skal være i køkkenet, og hvilke der skal være ved serveringsbordene, så frivillige har let adgang til det, de har brug for.
Hvad er opsætningsprocessen for opsøgende?
nu hvor du har leveret forsyningerne til din opsøgende placering, skal du oprette en proces for at konfigurere dem. Brug dit kort til at vise, hvor forsyninger vil blive iscenesat, og tilføj installationsinstruktioner til de frivillige jobbeskrivelser.
målet ville være, at frivillige skulle vise, finde deres forsyninger og få dem opsat til opsøgende – uden at stille spørgsmål.
hvem vil overvåge frivillige?
hvis nogen går rundt under arrangementet, kan uventede problemer løses hurtigt.
Identificer en ledende frivillig til at være roamingvejleder for alle frivillige. Lad denne person være gå til person for yderligere forsyninger, fejlfinding af tekniske problemer eller give instruktioner og besvare spørgsmål fra frivillige.
hvad er processen at rive ned og rydde op efter begivenheden?
alle er klar til at gå hjem efter en vellykket opsøgende. Der skal dog være en lille oprydning, når alle de opsøgende modtagere er væk.
Opret en nedrivningsproces med et kort, der viser frivillige, hvordan man pakker resterende forsyninger, hvor de skal placeres, og hvordan man får dem tilbage til et fælles lagerområde. Identificer en ledende frivillig, der kan besvare alle spørgsmål og sikre, at alle forsyninger og materialer lægges væk på et forudbestemt sted.
hvad er processen med at rense forsyninger?
nogle forsyninger til outreaches kan bruges igen. Opret en oversigt over disse typer forsyninger og en proces til at rense dem efter hver begivenhed.
for eksempel er telte, borde, stole, kølere blot et eksempel på forsyninger og materialer, der muligvis skal rengøres, tørres ned eller tørres af efter en opsøgende begivenhed.
hvad lærte vi?
tag dig tid til at debriefe efter en vellykket opsøgende og dokumentere erfaringer. Brug disse værdifulde godbidder af oplysninger til at forbedre din næste opsøgende.
hvis du for eksempel manglede forsyninger, der kunne have gjort begivenheden lettere, skal du notere og føje den til en stående forsyningsliste. Eller hvis et team af frivillige udtrykte frustration over en proces til at udføre deres job, skal du diskutere, hvordan du forbedrer det næste gang. Hold detaljerede noter og gennemgå dem, når du begynder planlægningsprocessen for den næste opsøgende.
kirker bruger tid og ressourcer på at nå ud til lokalsamfundet, fordi de forstår vigtigheden af at gøre en forskel. Små bevægelser, der kan hjælpe et ondt samfund, kan oversættes til, at nogen udsættes for kærlighed til Kristus og ofte fører til dramatisk livsændring. Er det ikke det, Kirken er kaldet til at gøre?
hvilke typer af samfund opsøgende deltager din kirke i?
