Příručka pro zaměstnance: jak vytvořit nebo aktualizovat svůj v roce 2022
co je zahrnuto v příručce pro zaměstnance?
příručka pro zaměstnance by měla obsahovat vaše zásady, očekávání a způsob, jakým budete řídit potřeby zaměstnanců. Musíte zahrnout své zákonné povinnosti zaměstnavatele, včetně práv zaměstnanců.
co dělá skvělou příručku pro zaměstnance?
skvělá příručka pro zaměstnance by měla pokrývat každou z těchto klíčových oblastí:
- pozadí společnosti, Kultura, hodnoty a poslání
- podmínky zaměstnání, včetně toho, jak ukončit zaměstnání
- zásady pracoviště, včetně bezpečnosti na pracovišti a politik práce na dálku
- váš kodex chování zaměstnanců
- výhody a kompenzace, včetně navýšení, recenzí a příležitostí k profesnímu rozvoji
- pracovní plány, PTO, sick days, medical leave a vacation policies
odtamtud, budete muset zvážit místní, stát, a federální zákony k určení holistického seznamu oblastí vztahovat. To vám poskytne výchozí bod pro psaní.
Pro tip: Nezapomeňte si to užít; koneckonců, zaměstnanci jsou také lidé! Zapojení začíná prvními dojmy v příručce pro zaměstnance.
jsou příručky pro zaměstnance vyžadovány zákonem?
zaměstnavatelé jsou povinni sdílet určitá práva zaměstnanců se svými zaměstnanci, přesto neexistuje žádný zákon, který by vyžadoval, abyste měli příručku pro zaměstnance. Mnoho zaměstnavatelů se rozhodne mít jeden a někteří ne.
co byste neměli zahrnout do své příručky pro zaměstnance?
- žargon a legálština: používejte společný jazyk, abyste zajistili, že příručka pro zaměstnance bude pochopena.
- firemní procesy a postupy: tyto aktualizace často vyžadují příliš mnoho aktualizací vaší příručky.
- popisy práce: příručka pro zaměstnance by měla fungovat jako onboardingový dokument pro všechny zaměstnance, nikoli jako individuální popisy práce.
- Podrobné informace o výhodách: tyto aktualizace pokaždé, když aktualizujete své výhody, poskytovatele, plány a možnosti pokrytí. Nejlepší je odkazovat na další informace o výhodách a poskytnout kontakt pro dotazy.
- zákonem zakázaná omezení: Zajistěte, aby vaše zásady a příručka pro zaměstnance neporušovaly práva zaměstnanců. Například Národní zákon o pracovněprávních vztazích (NLRA) brání zaměstnavatelům v tom, aby zaměstnanci diskutovali o mzdách.
ukázka osnovy příručky pro zaměstnance
Úvod s uvítací zprávou
- prohlášení o poslání a vizi organizace
- hodnoty společnosti
- historie a pozadí společnosti
- prohlášení zaměstnavatele o rovných příležitostech
- zřeknutí se odpovědnosti (právo zaměstnavatele změnit pravidla bez předchozího upozornění, příručka nevytváří smlouvu a — pokud je to povoleno — podle vůle prohlášení o vyloučení odpovědnosti za zaměstnání)
- typy zaměstnání definice
- příručka pro zaměstnance účel
- přehled orientace
politiky a postupy
- Američané se zdravotním postižením zákon
- osobní bezpečnost
- sexuální obtěžování
- drog a alkoholu politika
- násilí a zbraně
- Pracovní doba a docházka
- přestávky na jídlo a odpočinek
- přesčasy
- Vedení záznamů o odpracovaných hodinách
- personální záznamy
- mzdové informace a srážky
- garnishments
- hodnocení výkonu
- propagační akce
- převody
- ukončení
- ochrana osobních údajů a bezpečnost
- interní komunikace očekávání
- zařízení a technologie použití
- sociální média
- standardy chování
- progresivní disciplína
- Exit proces
kompenzace a výhody
- Dovolená
- Dovolená
- pracovní neschopnost
- osobní volno
- pozůstalostní dovolená
- rodinná a zdravotní dovolená
- porota povinnost
- vojenská dovolená
- placené volno (PTO)
- zdravotní pojištění
- životní pojištění
- školení
- vzdělávací asistenční Program
- ostatní dávky
- Penzijní a penzijní plány
- Kompenzace pracovníků
- pojištění v nezaměstnanosti
- Call-in/report-in pay
- Service awards
odpovědnost zaměstnanců a zaměstnavatelů za bezpečnost
- prohlášení o závazku společnosti
- nouzové postupy
- lékařské služby
- osobní ochranné prostředky
- požadavky OSHA: bezpečnostní pravidla, hlášení nehod
shrnutí a potvrzení
- shrnutí prohlášení o významu zásad a postupů
- potvrzení o přijetí
příručka pro zaměstnance témata, která je třeba zvážit
pozadí společnosti
historie
jaký je příběh vaší společnosti? Ať už to začalo s a-ha! moment nebo v důsledku velkého selhání bude váš tým chtít vědět, odkud vaše společnost pochází a jak se organizace dostala tam, kde je dnes.
mise
jaký je účel vaší společnosti? Jaký problém řešíte? Pro koho? Jak? Jako tým nebo s vedoucími týmů budete chtít napsat „proč“ vaší společnosti způsobem, který zapíše lidi do vize společnosti a zapojí každého zaměstnance.
vize
jaký svět pomáháte vytvářet? Jak bude svět vypadat jinak, jak budete růst?
hodnoty
jaký étos společnosti chcete zachovat, když přivedete nové spoluhráče? Mnoho společností vytváří své hodnoty ve spolupráci se zaměstnanci na všech úrovních. To může pomoci zajistit, aby odrážely, kdo jste a co spojuje lidi ve vašem týmu.
podmínky zaměstnání
očekávání pro účast na práci
vaše příručka musí nastínit vaše očekávání pro komunikaci o absencích a docházce. Co musí zaměstnanci dělat, pokud potřebují zmeškat práci? Jaké oznámení musí poskytnout?
klasifikace: osvobozené vs. nevyňaté
budete muset definovat rozdíl mezi osvobozenými a nevyjímatelnými rolemi a zvážit, jak je každý typ zaměstnance podle zákona řízen odlišně. Můžete také chtít zahrnout definice stavu zaměstnanců na částečný úvazek a na plný úvazek.
zásady pracoviště
Ochrana osobních údajů a bezpečnost
každý zaměstnanec se dotýká alespoň některých důvěrných nebo citlivých informací. Ty mohou zahrnovat vlastnické a důvěrné informace, produktové a obchodní tajemství a osobní údaje zaměstnanců a zákazníků. Budete potřebovat vyhovující právní zásady a kontroly, abyste přesně nastínili, k čemu mají zaměstnanci přístup,co mohou dělat a kdy. Jejich povinnosti chránit nebo mazat údaje musí být jasně nastíněny. Nástroj interní znalostní báze, jako je Guru, pomáhá vést záznamy o tom, kdo čte tyto informace a jakékoli aktualizace.
obtěžování a nediskriminace
bezpečné pracoviště je rozhodující pro dodržování předpisů, podporu pozitivních vztahů a zajištění produktivity. Budete muset jasně zdokumentovat své zásady týkající se obtěžování a násilí na pracovišti a usnadnit jejich nalezení a odkazování. Zahrňte definice a co by měli zaměstnanci dělat, pokud si myslí, že tyto problémy vznikají.
zdraví a bezpečnost
jsou to bezprecedentní časy a váš tým musí zvážit zdraví a bezpečnost jak pro pravidelná rizika na pracovišti, tak pro probíhající pandemii. Chcete-li aktualizovat postup plánování týmu pro tento další nový normál, možná se vám bude líbit náš průvodce vytvořením vzdáleného/hybridního pracovního plánu.
můžete získat naši šablonu příručky pro zaměstnance, která obsahuje zdroje pro vzdálené a hybridní zaměstnance.
Kodex chování zaměstnanců
Dress code
ne všechny společnosti potřebují dress code. Pokud však vaše společnost nějakou má, uvažovali jste, jak ji učinit inkluzivní pro zaměstnance ze všech pozadí? Co se očekává a bude společnost poskytovat uniformu nebo uhradit?
bezpečnost dat a zařízení
každý zaměstnanec odpovídá za soukromí a bezpečnost dat. Ať už vaše společnost poskytuje zařízení nebo zajišťuje ty, které vaši zaměstnanci již vlastní, ujistěte se, že celý váš tým ví, za co jsou zodpovědní, pokud jde o bezpečnou správu všech svých zařízení. Co se očekává od zaměstnanců, pokud cestují nebo pokud je zařízení ztraceno nebo odcizeno? Zahrňte zvážení, kdy potřebují vrátit zařízení a offboarding.
etika, střet zájmů, protekce a vztahy na pracovišti
jako součást toho, aby se vaše společnost stala součástí, budete chtít zvážit etické zásady, abyste zabránili toxicitě na pracovišti. Jak budou identifikovány a řízeny střety zájmů a potenciálně škodlivé interakce spolupracovníků?
hosté a bezpečnostní pokyny na pracovišti
když návštěvníci přijdou do kanceláře, jak jsou přijímáni a jak jsou udržovány zdraví a bezpečnost? Jak budou vaši zaměstnanci, klienti, a zákazníci budou při interakci s vaší společností chráněni před věcmi, jako je COVID?
kompenzace a příležitosti profesního rozvoje
mzdové a přesčasové informace
jak budou zaměstnanci placeni a kam mohou jít se svými mzdovými otázkami? Kdo má nárok na výplatu přesčasů a jak se vypočítává?
hodnocení výkonu a kompenzace
kdy by měli zaměstnanci očekávat recenze a jak jsou spravováni? Jak často je kompenzace přezkoumávána, a jak dlouho by měli zaměstnanci očekávat, že budou ve svých rolích před prvními recenzemi náhrad?
odborné vzdělávání a rozvojové příležitosti
zaměstnanci zůstávají tam, kde rostou a oceňují. Jak poskytujete zaměstnancům průběžné vzdělávací příležitosti? V Guru poskytujeme rozpočet na profesní rozvoj pro každého zaměstnance po třech měsících a po prvním roce zaměstnanců výrazně roste. Vaše příručka pro zaměstnance může nastínit, jak tyto práce, jaká úroveň školení nebo úhrady je k dispozici, a jak držba zaměstnanců ovlivňuje tuto výhodu.
zdraví a wellness zaměstnanců
budete chtít sdílet přehled možností, otevřené informace o zápisu a jakékoli speciální wellness programy, jako jsou slevy na předpis nebo bezplatné wellness poradenství, které můžete mít. Když zaměstnanci potřebují vzít dovolenou, budou se silně spoléhat na tuto dokumentaci, která jim pomůže navigovat, takže budete muset zahrnout podrobnosti o vašich zásadách FMLA (Family and Medical Leave Act) a COBRA.
životní pojištění
pokud budete poskytovat životní pojištění, jak to funguje? Budete chtít zahrnout přehled pokrytí a informace o zápisu a kontaktech.
Vzdálená práce
má váš tým politiku vzdálené práce, která si zachovává váš nejlepší talent? Pokud ne, náš průvodce vzdálenou prací vám pomůže začít.
výdaje a úhrada
jaké jsou vaše zásady a postupy pro ty, kteří mají firemní kartu? A co ti, kteří ne? Které výdaje jsou přípustné a existuje lhůta pro jejich předložení spolu s příjmy?
cestování, vozidla a parkování
poskytujete denní (denní) maximální náhradu za výdaje zaměstnanců během cesty? Můžete vysvětlit očekávání zaměstnanců, kteří používají služební vozidlo, jaké výdaje organizace platí, jak zacházet se službami a nehodami a jak organizace zaplatí nebo uhradí přípustné náklady.
vybavení společnosti
vaše zásady týkající se manipulace s firemním zařízením a co dělat, když se něco ztratí, rozbije nebo ukradne, pomáhá zaměstnancům pečovat o váš hardware v souladu s vašimi očekáváními.
další výhody a výhody
nezapomeňte zahrnout ty skvělé doplňky, jako je bezplatné právní poradenství, pojištění domácích zvířat, slevy v tělocvičně a cestování a předplatné e-knih, aby je lidé využili.
zásady přijímání a doporučení
poskytujete zaměstnancům pobídky ke sdílení vašich pracovních pozic? Jak překročíte nezamýšlený anti-různorodý dopad, který mohou tyto zásady náhodně vytvořit zkoumáním způsobů, jak udržet váš program doporučení včetně?
odškodnění pracovníků a zákonem požadované výhody
ujistěte se, že jasně sdílíte, co se stane, když jsou pracovníci při práci zraněni. Budete také chtít zvážit místní, stát, a federální pravidla, která zajistí, že pokryjete všechny zákonné požadavky na dávky.
Dovolená, nemocný čas a PTO
osobní, vzdálené a hybridní kancelářské plány
aktualizoval váš tým vaše plánovací zásady pro nejnovější nový normální? Možná se vám bude líbit náš průvodce vytvořením hybridního pracovního plánu a vytvořením nových postupů, které budou fungovat pro váš tým.
PTO a dovolená politika
má vaše společnost nabízí neomezené placené volno a sick days? Výzkum MammothHR naznačuje, že zaměstnanci s neomezeným PTO v průměru berou málo nebo ne více volna než zaměstnanci s omezeným počtem dní. Musí zaměstnanci poskytnout oznámení o dovolené určité délky? Kde mohou tyto žádosti podat a kdo je schvaluje?
Sick days
v dnešním světě musíme všichni zůstat doma, když se necítíme dobře. Zde se podělíte o svůj přístup k pokrytí směn zaměstnanců, očekávání komunikace o nemoci,a zásady a postupy vaší společnosti COVID. Budete chtít zajistit, abyste je udrželi v souladu s místními pokyny a zákonnými požadavky. Vaši zaměstnanci také potřebují vědět, kolik placených nemocenských dnů mohou vzít. Jak řešíte situace, kdy je dlouhodobá nemoc?
pokud vaše zásady potřebují aktualizaci pro rok 2021 a dále, můžete prozkoumat náš plán návratu do sady Office.
odchod z úmrtí
pokud zaměstnanec ztratí milovaného člověka, bude potřebovat jasný odkaz na to, jak si vzít dovolenou na truchlení. Zvažte právní požadavky a jak můžete pomoci podpořit pozitivní, starostlivý manažerský vztah během této náročné doby.
služba poroty a volby
zajistěte, abyste splnili zákonné požadavky přezkoumáním svých zásad a vysvětlením, jak fungují vaše povinnosti poroty a volební dny.
svátky
Jaké svátky vaše společnost pokrývá? Je toto volno placené, nebo nezaplacené?
Rodičovská a placená rodinná dovolená
s FMLA (Family and Medical Leave Act) a dalšími federálními, státními a místními zákonnými požadavky budete chtít jasně nastínit, jak vaše rodičovská a rodinná dovolená fungují.
ukončení pracovního poměru
disciplinární opatření a plány na zlepšení výkonu (PIPs)
vaši manažeři a zaměstnanci budou potřebovat jasná očekávání, která jsou zde uvedena pro zpracování dokumentace, plány na zlepšení výkonu a důsledky neúspěchu ve zlepšení výkonu.
rezignace
když je čas, aby se spoluhráč posunul dál, jak vám dají vědět? Možná budete chtít zopakovat omezení všech načasovaných výhod zde, jako jsou akcie, které vesta po prvním roce zaměstnance.
ukončení pracovního poměru
federální, státní a místní zákony mají důležité požadavky na manažery, HR a supervizory, aby zvážily. Budete chtít zajistit, aby všichni spoluhráči, kteří pomáhají řídit offboarding, byli s nimi obeznámeni a měli k dispozici podrobné zásady. Mezitím ve své příručce pro zaměstnance zvažte, jak nejlépe sdílet to, co se stane po skončení zaměstnání. Dostávají někteří nebo všichni zaměstnanci odstupné, výplatu PTO a / nebo nemocenskou dobu a mohou po ukončení používat své zůstatky HSA a FSA?
závěrečná část
zanechat trvalý, pozitivní dojem
spolu s nabídkovým dopisem a onboarding kontrolní seznam, vaše příručka zaměstnanec zanechává trvalý dojem na své nové najímá. Pokud jsou jejich potřeby dobře uspokojeny těmito časnými zkušenostmi na palubě, následuje uchování, angažovanost, a spokojenost.
bezplatná šablona příručky pro zaměstnance
spíše než znovu vytvořit kolo, měli byste ukrást naši přizpůsobitelnou šablonu. Guru zajišťuje, že vaše zůstane bezproblémově aktuální a snadno k nalezení.
jak používat naši bezplatnou šablonu příručky pro zaměstnance
jak může tato šablona příručky pro zaměstnance pomoci vašemu týmu:
- Onboarding: sdílejte tuto příručku pro zaměstnance s novými nájemci, když poprvé dorazí, a ujistěte se, že mají potřebné informace o práci ve vaší společnosti. Další informace o vytvoření efektivního procesu nástupu zaměstnanců.
- HR a People Ops: Push aktualizace a posílat upozornění týmu o nových Zásadách nebo postupech, které přidáte do příručky pro zaměstnance.
- hybridní a Vzdálená práce: naše pokyny a šablony vám pomohou vytvořit příručku pro zaměstnance, která pracuje pro váš tým v tomto nejnovějším novém normálu.
Employee handbook examples
příručka pro zaměstnance popisuje zásady a postupy a seznamuje váš tým s tím, kdo jste a jak fungujete jako Společnost. Je to kritická součást procesu nástupu každého zaměstnance.
v Guru, používáme naši příručku pro zaměstnance ke kodifikaci zásad, za kterými stojíme jako tým, a poskytneme nějaké pokyny k zásadám, pokyny na pracovišti, a kontaktní informace pro tým lidí v případě, že někdo potřebuje více informací. Protože hodnoty naší společnosti zahrnují nebrání se příliš vážně, udržujeme věci uzemněné a zábavné.
Pro Tipy pro správu příručky pro zaměstnance bez stresu
tato šablona příručky pro zaměstnance funguje nejlépe v Guru, který:
- usnadňuje vyhledávání a přístup
- poskytuje vám vše, co potřebujete pro celý kontrolní seznam na palubě jako efektivní řešení na palubě zaměstnanců
- zajišťuje, že vaše příručka zůstane odborně ověřená a často aktualizovaná, takže celá vaše organizace získá nejnovější informace, aniž byste museli spoluhráči z ruky držet aktualizace
- umožňuje posílat upozornění na znalosti novým nájemcům, takže si určitě přečtou příručku
- skladby, které si přečtou vaši příručku pro zaměstnance a jakékoli aktualizace