Možnosti pro archivaci e-mailů z Entourage nebo Outlook | Sound Support
používáte jako e-mailovou aplikaci Microsoft Outlook nebo Microsoft Entourage? Ukládáte tisíce a tisíce e-mailových zpráv? Máte zřídka přístup k mnoha z těchto zpráv? Pokud ano, můžete zvážit archivaci těchto zpráv. Jakmile byla zpráva archivována, můžete je odstranit z aplikace Outlook, která je odstraní z poštovní databáze aplikace Outlook nebo Entourage. Díky tomu je databáze menší, rychlejší a méně náchylná k problémům. Ke zprávám lze stále přistupovat, obvykle z archivační aplikace.
existuje několik aplikací, které vám umožní archivovat (kopírovat) zprávy z aplikace Outlook nebo předchůdce aplikace Outlook, Entourage. Použil jsem pouze EagleFiler, ale uvedu alternativy a mé rychlé posouzení každého z nich.
Poznámka: Pokud stále používáte Entourage, důrazně doporučujeme, abyste zvážili upgrade na aplikaci Outlook, protože se ukázalo, že databáze pošty má méně problémů než Databáze pošty Entourage.
volná metoda – měl bych začít tím, že načrtnu manuální, ale bezplatné způsoby archivace e-mailů z aplikace Outlook. Můžete vybrat složku obsahující zprávy a přetáhnout tuto složku z aplikace Outlook a buď na plochu nebo do jiné složky ve vašem Finderu. Tuto metodu můžete dokonce kombinovat s nastavením pravidla v aplikaci Outlook, které automaticky přesouvá zprávy, které jsou starší než například 180 dní, z doručené pošty (nebo libovolné složky) a do jiné složky. Pak stačí přetáhnout tuto jinou složku na plochu. Intermedia napsal článek o tom, jak nastavit pravidlo pro automatické přesouvání e-mailových zpráv, pokud používáte e-mailový účet Exchange, ale tyto pokyny fungují, pokud máte účet POP nebo IMAP, také.
EagleFiler ($40, demo zdarma) je uznávaná aplikace, kterou lze použít k uspořádání e-mailových zpráv, webových stránek, souborů a různých informací. Zmínil jsem se o tom v předchozím technickém Tipu o archivaci e-mailových zpráv, pokud používáte aplikaci Apple Mail. EagleFiler je dobře podporován a často aktualizován. EagleFiler nelze snadno naplánovat archivovat zprávy. Místo toho je archivace ruční proces, ale EagleFiler nabízí snadno použitelný příkaz capture, který vám umožní vybrat jednu nebo více zpráv a snadno je zkopírovat z aplikace Outlook a do souboru knihovny. EagleFile ukládá e-mailové zprávy buď jako poštovní schránky (.mbox) soubory nebo e-mail (.eml) soubory, které jsou běžné typy souborů, které lze snadno prohlížet nebo importovat do jiných aplikací, pokud jste někdy chtěli udělat. Srdečně doporučuji EagleFiler, protože je to taková všestranná aplikace. Používám jej ručně archivovat své e-mailové zprávy z Apple Mail. Obvykle trávím asi 15 minut 3 krát každý rok, archivace mých starších odeslaných zpráv. Aktuální verze EagleFiler, 1.6.3, vyžaduje OS X 10.6.8 nebo vyšší. EagleFiler lze použít k archivaci zpráv z většiny hlavních e-mailových aplikací.
Mail Archiver ($35, zdarma demo) lze naplánovat automaticky archivovat zprávy z vybraných složek v aplikaci Outlook. Archivy zprávy jsou uloženy ve vlastní databázi Mail Archiver. V případě potřeby můžete později exportovat poštu z databáze v kterémkoli z následujících formátů souborů: pdf, text, rtf, mbox, xml nebo do Evernote nebo FileMaker. Stručně porovnání MailArchiver EagleFiler, EagleFiler umožňuje ukládat širokou škálu typů souborů, zatímco Mail Archiver umožňuje pouze ukládat e-mailové zprávy. Web Mail Archiver nabízí dobrý přehled o jeho rozhraní a možnostech. Aktuální verze MailArchiver, 3.2, vyžaduje OS X 10.7 nebo vyšší. MailArchiver lze použít k archivaci zpráv z většiny hlavních e-mailových aplikací.
MailSteward ($25, $ 50 ,nebo $ 100, Zdarma demo) stejně jako Mail Archiver, MailSteward umožňuje naplánovat archivaci a ukládá zprávy ve své vlastní databázi. Všimněte si, že pouze verze $50 a $ 100 podporují plánování. Nejlevnější ($25) Lite verze má také omezené možnosti exportu a vyhledávání. Rozhraní MailSteward je podle mého názoru velmi utilitární a bylo pomalé, když jsem spustil testy v databázi Outlook mail. Aktuální verze MailSteward, 10, vyžaduje OS X 10.8 nebo vyšší. MailSteward lze použít k archivaci zpráv z většiny hlavních e-mailových aplikací.
Outlook Email Archive X ($30, zdarma demo) je jednoduše archivační nástroj. Zřejmě to nelze naplánovat. Neukládá zprávy ve své vlastní databázi. Místo toho ukládá zprávy jako jednotlivé soubory nebo jako poštovní schránky (.mbox) soubory uvnitř složek v počítači Mac. To by mohlo ztěžovat vyhledávání a prohlížení archivovaných zpráv, než kdybyste používali některou z dalších uvedených aplikací. Pracuje pouze s aplikací Outlook–to znamená, že nefunguje s žádnými dalšími významnými e-mailovými aplikacemi. Společnost prodává samostatnou verzi svého produktu, pokud používáte Entourage. Pokud máte v aplikaci Outlook (nebo Entouage) nastaveno více e-mailových účtů, může tato aplikace zřejmě archivovat pouze zprávy z jednoho účtu najednou. To by jednoduše znamenalo, že pro každý účet musíte spustit proces archivu jednou.
pokud používáte aplikaci Outlook a chcete své zprávy archivovat, doufejme, že jedna z výše popsaných možností splní vaše potřeby.