jak naplánovat slavnostní předávání cen ve 12 krocích

jak naplánovat slavnostní předávání cen ve 12 krocích

ať už jste fundraising, uznání excelence ve vašem oboru nebo jednoduše řečeno „díky“ svým zaměstnancům, slavnostní předávání cen je skvělý způsob, jak spojit všechny na večer příjemné zábavy.

stažení přehlídky cen hodných Oscara vyžaduje nějakou organizaci, ale abychom vám pomohli, rozdělili jsme proces na 12 snadno proveditelných kroků.

12 kroků je:

• výběr správného jména
• psaní stručného
• nastavení rozpočtu
• výběr porotců
• výběr místa konání
• výběr tématu
• výběr cenových písní
• poskytnutí hodnoty
• Zábava vašich hostů
• spuštění tomboly
• rezervace kapely
• propagace vaší ceny

zde je návod, jak rozvinout červený koberec a uspořádat slavnostní předávání cen killer. Nezapomeňte se také podívat na náš kontrolní seznam pro plánování předávání cen v dolní části tohoto příspěvku!

Pojmenujte svůj slavnostní ceremoniál

než začnete s organizováním vaší akce, je čas přijít s některými nápady na název slavnostního ceremoniálu. Tím je zajištěno, že vše, co děláte, má jedno narativní téma a udržuje všechny vaše dokumenty v pořádku. Tak jak se vám přijít s názvem pro vaše předávání cen? Některé nápady by mohly být:

podívejte se na slavnostní předávání cen soutěžících

než budete moci určit jméno, musíte zkontrolovat, zda ho nikdo jiný nemá. Použijte jiné slavnostní předávání cen ve vašem oboru, abyste vás podpořili při vytváření poutavého a efektivního jména. Pokud je například váš slavnostní předání cen za zapojení zaměstnanců, vyhledávání vám pomůže zjistit, že existují ocenění, jako například:

„UK Employee Engagement Awards“

„Engagement Excellence Awards“

„Engage Awards“

…. a tak dále!

pomocí podobných klíčových slov bude vaše předávání cen snadněji zjistitelné – ale nechcete být zaměňováni s jinou událostí. Můžete se rozhodnout jít na curveball a budovat svou značku tak, aby byla okamžitě rozpoznatelná.

Brainstorm klíčová slova, která se vztahují k vašemu slavnostnímu ceremoniálu

Chcete-li získat rovnováhu, začněte brainstorming klíčová slova, která vyhovují vašemu obřadu. Mohou to být klíčová slova týkající se vašeho odvětví, vašeho tématu nebo lidí nebo produktů, které oslavujete. „UK Startup Awards“ dělá to, co říká na plechovce; ale jméno jako „Rising SaaS Startup Awards“ je chytlavější a osloví konkrétní publikum.

Otestujte Pracovní název

pokud jste přišli s 3-4 nápady na slavnostní ceremoniál, které se vám líbí, vyzkoušejte je pro velikost. Zesměšňování loga, vytvoření webové stránky nebo dokonce psaní e-mailu pomocí každého nápadu na jméno vám může pomoci dokončit ten, který se hodí.

napište krátký

bez ohledu na typ akce, kterou organizujete, psaní krátké je skvělé místo, kde začít. Ve svém briefingovém dokumentu byste měli přesně uvést, proč akci pořádáte. Jaké jsou vaše klíčové cíle a co doufáte, že slavnostní předávání cen dosáhne? Je to zvýšit povědomí o věci, zvýšit motivaci zaměstnanců nebo získat peníze? Měli byste také použít krátký navrhnout měření úspěchu můžete odkazovat zpět na po obřadu. To by mohla být cílová fundraisingová postava, nebo kvalitnější, jako skvělá zpětná vazba od všech, kteří se zúčastnili.

jakmile určíte své klíčové cíle, pomůže vám to při plánování specifik události, jako je počet a povaha hostů, datum a místo události, stejně jako obsah a tón.

přidejte všechny tyto aspekty do svého krátkého seznamu (úplný kontrolní seznam níže) a bude mnohem snazší prodat svůj nápad každému, kdo se na tom podílí.

související: Jednostránkový plán událostí

Nastavte rozpočet

je důležité myslet na rozpočet také na začátku. Je zřejmé, že nemá smysl plánovat šampaňské a ústřice, pokud se váš rozpočet natáhne pouze na cava a lupínky! Částka, kterou musíte utratit, bude záviset na modelu, který si vyberete pro svou akci. Bude to zisk z prodeje vstupenek? Budou ceny sponzorovány, aby pomohly pokrýt náklady, nebo vše vyjde z vnitřního rozpočtu?

Klíčové náklady, o kterých budete muset přemýšlet, zahrnují F&B (jídlo a nápoje), místo a výzdobu, zábavu a VIP – pokud chcete vysoce postavené soudce, hostitele, řečníky nebo speciální hosty, může to sníst značný kus rozpočtu.

budete také muset přemýšlet o nákladech na propagaci vaší akce a povzbuzení kandidátů ke vstupu – budete muset platit za reklamu v průmyslových médiích nebo za vývoj specializované webové platformy pro účastníky, kteří se mohou zaregistrovat a / nebo hlasovat?

jakmile budete mít přibližnou představu o tom, kolik to všechno bude stát, můžete si vypracovat ceny vstupenek nebo sponzorské balíčky, abyste zajistili, že náklady alespoň pokryjete.

související: Stáhněte si vlastní rozpočet události templat

Vyberte si soudce

koho si vyberete jako soudce, bude mít dopad na vnímanou integritu vašich cen, proto pečlivě vybírejte. Co tyto osoby opravňuje k úsudku v této oblasti? Jsou ve svém oboru známí a respektovaní? Jaké jsou jejich úspěchy?

kromě toho je důležité, aby mohli soudit nezávisle a spravedlivě a nebyli považováni za zaujaté vůči žádnému kandidátovi nebo společnosti. Budete také muset zavést hlasovací systém v případě, že soudci nemohou dospět k jednomyslnému rozhodnutí a jasným kritériím pro výběr vítěze.

můžete také chtít implementovat cenu“ People ‚s choice“ nebo kategorii, kde si účastníci akce mohou vybrat svého vítěze. To dává účastníkům prvek kontroly a zajišťuje, že jsou investováni do noci.

pomocí tohoto kroku také přemýšlejte o typu účastníků, které chcete zaregistrovat, protože to usnadní váš marketing později.

Vyberte si místo

váš rozpočet a počet hostů bude hlavním ovlivňujícím faktorem při výběru místa, ale kromě toho byste měli hledat někde s určitým stupněm „wow faktoru“. Ze své podstaty, předávání cen má být vzrušující a okouzlující a generovat očekávání před událostí. Výběr jedinečného místa může pomoci zvýšit zájem – takže neodmítněte nepravděpodobná místa-kreativní osvětlení a oblékání může zcela změnit prostor.

jen se u svého av dodavatele ujistěte, že prostor bude fungovat z praktického hlediska s ohledem na akustiku atd. a že žádní hosté nebudou mít znemožněný výhled na jeviště. Samozřejmě, je uklidňující, pokud místo konání hostilo ceny dříve, a můžete požádat o prohlížení fotografií nebo mluvit s organizátorem, abyste zjistili, jak to všechno funguje.

související: 8 otázky musíte se zeptat místo konání akce před podpisem

vyberte téma

mít téma pro slavnostní předávání cen je další způsob, jak jej odlišit a přimět lidi, aby nadšeni. Nezapomeňte si vybrat něco inspirujícího. Možná by to mohlo být old school Hollywood glamour, olympijský duch nebo future fantastic?

stejně jako výzdoba, pozvánky a zábava, vaše téma může pomoci inspirovat vaše speciální hosty. Například, pokud máte událost s tématem olympijských her, můžete pozvat celebrity sportovce, aby promluvil, nebo pro futuristické téma, možná inspirativní vynálezce?

Vyberte si své oceněné písně

skladby, které si vyberete pro slavnostní předání cen, budou mít velký dopad na atmosféru. Hudbu lze použít k představení řečníků, vyhlášení vítězů a oslavě kategorie nebo společnosti sbírající jejich cenu. Zde jsou některé skvělé písně nápady pro slavnostní předávání cen:

optimistický slavnostní předávání cen písně:

• Katy Perry-ohňostroj
• Florence-you ‚ve Got the Love
• Survivor-Eye Of The Tiger
• Jon Bon Jovi-Livin‘ on A Prayer
• Macklemore & Ryan Lewis-Can ‚t Hold Us

Inspirational award ceremony songs:

• Eminem-Neboj se
• Kanye West-silnější
• Journey-don ‚t Stop Believin‘
• Jay Z-Encore
• Christina Aguilera-Fighter

emotional award ceremony songs:

• Israel Kamakawiwo ‚ ole – Somewhere Over The Rainbow
• Eva Cassidy – Songbird
• Natasha Bedingfield – Unwritten
• Demi Lovato – Warrior
• The Script – Hall of Fame

Add value

kromě předávání cen by vaše akce měla nabídnout další atrakce. Ne každý odejde s gongem, ale měli by odejít s pocitem, že cena letenky přesto stála za to.

usnadnění vytváření sítí je dobrý způsob, jak přidat hodnotu vaší události. Příležitost setkat se s velkým a dobrým ve vašem průmyslovém odvětví bude pro hosty bezpochyby velkým lákadlem, takže naplánujte přestávky, kde se mohou mísit a mísit.

stejně jako před večeří nápoje recepce, zvažte stand-up dezert bufet pro po obřadu, aby si všichni mluví.

můžete také zvážit rozdávání dobrých tašek všem účastníkům. Pokud jsou vaši hosté z určitého odvětví, nebo určitého věku nebo demografické skupiny,je to skvělá metoda, jak získat sponzory pro vaše tašky. To také znamená, že, vyhrává nebo ne, vaši hosté jít domů s něčím (a něco neuvěřitelně instagrammable příliš!).

související: odborný průvodce pro lepší vytváření sítí na akcích

bavit

vaši hosté přišli na show,takže se ujistěte, že jim jeden! Pouhé přečtení dlouhého seznamu jmen vítězů a sledování toho, jak se vyfotografují, může být pro vítěze trochu únavné, takže přemýšlejte o tom, jak můžete oživit řízení pomocí creative AV a poutavého compère.

hudba, video a světlo by se měly spojit, aby vytvořily podívanou, a pokud můžete zahrnout působivou technologii, jako je mapování projekce nebo dokonce hologramy (umožňuje rozpočet!), budete mít publikum na okraji svých sedadel.

spusťte tombolu

i když primárním cílem vaší akce není získat peníze na charitu, nenechte si ujít příležitost udělat něco dobrého pro vaši komunitu. Můžete uspořádat tombolu nebo aukci s darovanými cenami. To nabídne sponzorům šanci na výkřik, a zároveň získávání peněz pro hodnou věc.

oznamte v noci, kolik bylo zvýšeno, aby se urychlil faktor dobrý pocit, nebo uložte dobrou zprávu pro následnou komunikaci.

související: 5 způsobů, jak vydělat fundraising zábavu s hrami

Uspořádejte párty

jakmile je oficiální podnikání z cesty, je čas, aby si všichni nechali vlasy dolů a narazili na taneční parket. Je nezbytné rezervovat skvělou kapelu, která zaručeně přiměje dav bzučet, tak se zeptejte na doporučení.

kromě kapely – pokud se k ní váš rozpočet natáhne – uspořádejte nějakou vizuální zábavu, jako je vysokoenergetická taneční skupina, vzdušní umělci nebo blízký kouzelník. To pomáhá udržet pozornost mezi soudě kola a dělá váš obřad událost sama o sobě, i mimo udělování ocenění.

jak propagovat svůj slavnostní předávání cen

sociální média nabízejí perfektní platformu pro budování vzrušení z vašeho obřadu a sdílení všech titulků v noci. Ujistěte se, že jste připravili seznam všech Twitterových úchytů svých vítězů a dejte členovi týmu za úkol oznámit každému příjemci ocenění online v reálném čase, jak se to stane. To nabídne vítězům další slávu a pomůže zvýšit profil vaší akce.

nezapomeňte nastavit speciální hashtag pro vaše ocenění, aby se vaši hosté mohli připojit ke konverzaci a sdílet obrázky a zprávy z večera. Tento druh „sociálního důkazu“ ukáže, že Vaše ceny jsou nepřehlédnutelnou událostí a vytvářejí rozruch pro příští rok.

pokud tak již neučiníte, nastavte vstupní stránku pro zachycení olova nebo registrační formulář, kde se vaši účastníci, hosté a soudci mohou stát součástí seznamu e-mailového marketingu. Je to skvělý kanál, který buduje očekávání až do události a připomíná všem termíny ocenění.

budete také chtít zvážit online cestu jak pro účastníky akce, tak pro ty, kteří se účastní slavnostního předávání cen. Je snadné odeslat příspěvek? Jak se mohou hosté přihlásit k lístku, a pozvat také své přátele? Vytvořte si cestu a vyzkoušejte ji sami, abyste se ujistili, že je pro účastníky show co nejjednodušší.

příbuzný: 5 způsobů, jak vytvořit sociální média buzz během a po události

závěr & awards planning checklist

při plánování slavnostního ceremoniálu hvězdných cen je třeba hodně přemýšlet, ale je to jeden z nejúčinnějších a odměňujících typů událostí, které mohou pomoci dosáhnout všech druhů obchodních cílů.

od rozšíření dosahu a vlivu vaší organizace až po motivaci a inspiraci zaměstnanců nebo generování významných příjmů, ocenění stojí za námahu.

aby byla vaše práce co nejjednodušší, Eventbrite nabízí sadu organizačních nástrojů. Překlenutí pozvánek až po průzkumy po událostech, které vám pomohou řídit proces od začátku do konce – bez ohledu na to, jak ambiciózní jsou vaše plány! Stačí se podívat na náš kontrolní seznam pro plánování slavnostního ceremoniálu níže, který vám pomůže začít:

kontrolní seznam pro plánování slavnostního ceremoniálu

napište stručný popis události včetně:

• název události
• klíčové cíle
• měření úspěchu
• počet účastníků
• Typ účastníků
• datum a místo události
• tón události
• téma obřadu

Nastavte rozpočet nebo požadované příjmy pro:

• jídlo a nápoje
• místo konání
• dekor
• Zábava
• VIP / rozhodčí
• propagace
• ceny vstupenek
• sponzorské balíčky

vyberte účastníky, jako jsou:

• slavnostní rozhodčí
• čestní hosté
• typy účastníků

najděte místo a chování:

• AV recce
• setkání s majitelem místa konání

Navrhněte noc s:

• slavnostní předávání cen písně
• Networking
• Goody bags
• Zábava
• tombola

prodávejte svůj obřad pomocí:

• strategie sociálních médií
• vyhrazený hashtag
• aktualizace e-mailů
• obsah blogu
• vstupní stránka Registrace