jak exportovat Data z SQL Serveru do Excelu

jak exportovat Data z SQL Serveru do Excelu

v předchozím článku SQL a Excel: proč potřebujete oba, ukázali jsme, že pro mnoho podniků je použití SQL Serveru i Excel optimálním přístupem ke správě dat. Pro organizace, které používají SQL Server a Excel značně, je často potřeba exportovat data z SQL Server do Excelu. Nejčastějšími důvody pro získání dat do aplikace Excel jsou:

• vytvářejte vizualizace dat, jako jsou grafy a grafy pro použití v přehledech
• agregujte nebo analyzujte data v kontingenčních grafech
• shromažďujte data z více zdrojů pro další transformaci
• zpřístupněte data uživatelům bez databáze k prohlížení nebo zpracování

v tomto článku se podíváme na to, jak exportovat data z SQL Serveru do Excelu. První metoda používá Průvodce importem a exportem serveru SQL Server, který lze použít k exportu dat do řady typů cílů, nejen Excel. Druhá metoda používá nativní funkce v aplikaci Excel. Třetí metoda používá doplněk SQL Spreades pro Excel, který poskytuje funkce mimo proces exportu. Existují výhody a nevýhody každé metody, které shrneme na konci článku.

Metoda (1): Export pomocí SQL Server Import a Export průvodce

SQL Server Import a Export průvodce může být spuštěn v rámci SQL Server Management Studio nebo jako samostatná aplikace.

v rámci SQL Server Management Studio klikněte na databázi, ze které chcete exportovat data. V našem příkladu používáme demo databázi, takže na ni klikněte a potom klepněte pravým tlačítkem myši a vyberte úkoly > exportovat Data.

zobrazí se uvítací stránka a můžete pokračovat a kliknout na tlačítko „Další“.

na další obrazovce vyberte zdroj dat. Chcete-li exportovat ze serveru SQL Server, vyberte „Nativní klient SQL Server“.

Jakmile vyberete „SQL Server Native Client“, podrobnosti o zdroji dat budou vyplněny průvodcem.

kliknutím na tlačítko „Další“ přejdete na další obrazovku, kde si vyberete cíl exportu, což je pro nás Excel.

když vyberete Excel jako výběr cíle, musíte zadat umístění souboru aplikace Excel. Po klepnutí na tlačítko „Další“ se může zobrazit následující zpráva:

operaci nebylo možné dokončit.
další informace:
‚ Microsoft.ESO.OLEDB.16.0 ‚ poskytovatel není registrován na místním počítači. (Systém.Údaje)

důvodem, proč se tato zpráva zobrazí, je to, že při spuštění Průvodce importem a exportem serveru SQL Server ze SSMS se spustí 32bitová verze průvodce (protože SSMS je 32bitový) a váš operační systém je 64bitový. Více informací o tom naleznete zde.

Chcete-li to obejít, musíte zavřít SSMS a přejít do nabídky Start systému Windows a vyhledat 64bitovou verzi Průvodce importem a exportem serveru SQL Server z nabídky Start. Všimněte si, že tato verze bude nainstalována pouze v počítači, pokud jste nainstalovali SQL Server.

po spuštění samostatné verze Průvodce můžete projít kroky, jak bylo dosud diskutováno, což mělo určit zdroj a cíl kopie dat. Nyní musíme definovat, co chceme kopírovat, a (volitelně) nakonfigurovat operaci kopírování.

po kliknutí na tlačítko „Další“ na obrazovce „vybrat cíl“ určíte, zda chcete exportovat jednu nebo více úplných tabulek nebo pohledů nebo podmnožinu dat pomocí dotazu SQL. V našem případě exportujeme z jedné tabulky, takže můžeme nechat vybranou výchozí možnost.

dále upravíme mapování sloupců kliknutím na tlačítko “ Upravit mapování…“. Obrazovka mapování sloupců umožňuje provádět změny názvu a datového typu sloupců, které budou vytvořeny v aplikaci Excel operací kopírování. V našem příkladu změníme datový typ sloupce ‚order_date‘ z VarChar na DateTime. Ostatní necháme jako výchozí nastavení průvodce. Klikněte Na „Další“. Další obrazovka v průvodci shrnuje, že zdrojem je tabulka SQL s názvem prodej a cíl bude na list s názvem „prodej“ v sešitu aplikace Excel. Podle potřeby můžete změnit název listu.

po dokončení klikněte na “ Ok „pro zavření dialogu a poté na „další“.

pokud některá z mapování, která jsme zadali, nemusí být v procesu exportu úspěšná, Průvodce importem a exportem serveru SQL Server zobrazí stránku mapování typu dat kontroly. Tato stránka zvýrazní konverze, které musí průvodce provést, aby zvládl zadaná mapování. Označuje také, co průvodce udělá, pokud dojde k chybě během převodu. Může buď chybu ignorovat, nebo způsobit selhání exportu. V našem příkladu bylo označeno několik sloupců: ty, kde dochází k převodu z nvarchar (max) na ekvivalent Excelu, Dlouhý Text a také převod z VarChar na DateTime pro sloupec „order_date“. Výchozí nastavení je, že průvodce selže, pokud dojde k chybě, takže tuto možnost ponecháme na svém místě.

Poznámka: Tento Průvodce importem a exportem SQL používá SSIS pod kapotou; jinými slovy, při každém spuštění průvodce vytváříte balíček SSIS. To je důvod, proč máte možnost jej uložit pro budoucí použití.Klikněte Na „Další“. Průvodce vám nyní nabízí možnost Uložit konfiguraci průvodce jako balíček SSIS kromě výchozí možnosti okamžitého spuštění kopie.

necháme zaškrtnutou výchozí volbu a poté klikneme na tlačítko „Další“.

průvodce nyní zobrazí souhrn kroků, které jsme nakonfigurovali.

klikněte na „Dokončit“ a průvodce nyní zobrazí poslední obrazovku, která je výsledkem provedení. V našem případě bylo provedení úspěšné a vidíme, že záznamy 5484 byly zkopírovány do listu „dotaz“ v našem sešitu aplikace Excel.

můžeme zkontrolovat, zda byla data exportována z SQL Serveru do Excelu otevřením souboru, který jsme zadali, a kontrolou listu „prodej“.

Nyní, když jsou data v aplikaci Excel, můžeme vytvořit nějaké vizualizace nebo agregace nebo jakékoli jiné zpracování, které chceme provést. Například bychom mohli vytvořit kontingenční graf pro zobrazení celkového počtu položek v regionu.

Metoda (2): Export pomocí nativní funkce v aplikaci Excel

ačkoli samotná metoda je téměř stejná, společnost Microsoft v posledních několika vydáních zlepšila způsob, jakým získáváte data z jiných zdrojů do aplikace Excel. Hlavní změnou bylo přidání průvodců a nástrojů pro import dat Power Query jako nativní komponenty v aplikaci Excel 2016. K nim se přistupuje z editoru Power Query, i když se jako takový nezobrazuje na pásu karet Excel-místo toho je označen jako Get & Transform Data group na kartě Data na pásu karet Excel.

níže popsané kroky platí pro aplikaci Excel 2016 a dále.

Chcete-li začít s exportem z SQL Server do Excelu, klikněte na Data > získejte Data > z databáze > z databáze SQL Server.

zobrazí se výzva k zadání databázového serveru pro připojení a volitelně zadání databáze. Pokud nezadáte databázi, můžete si vybrat z dostupných na další obrazovce.

Klikněte Na ‚Ok‘. Poté budete vyzváni k zadání autentizačních údajů. Výchozí nastavení je Windows, takže můžete pokračovat a kliknout na „Připojit“.

další obrazovka umožňuje procházet databáze a tabulky na databázovém serveru, který jste zadali. Kliknutím na databázi „demo“ ji rozbalíte a poté klikněte na tabulku „prodej“. Data pro vybranou tabulku se zobrazují v pravém okně. Nyní bychom mohli kliknout na tlačítko „Načíst“ a okamžitě získat data do aplikace Excel. Alternativně můžeme kliknout na „transformovat Data“ a provést transformace na datech(např. V tomto příkladu budeme jen načíst data tak, jak jsou, takže pokračujte a klikněte na „Načíst“.

data jsou nyní exportována z tabulky v SQL Serveru a načtena do nového listu v aplikaci Excel.

to je vše, co musíme udělat, abychom provedli jednoduchý export úplné tabulky z SQL Serveru do Excelu. Kromě jednoduchého postupu, který jsme zde popsali, průvodci a nástroje pro import dat Power Query poskytují způsoby, jak „tvarovat“ data z externích zdrojů. Můžete například odebrat sloupec, změnit typ dat, sloučit tabulky tak, aby vyhovovaly vašim konkrétním potřebám.

Metoda (3): Export pomocí SQL Spreads Add – In pro Excel

pokud ještě nemáte nainstalovaný doplněk SQL Spreads pro Excel, můžete si stáhnout kopii zde.

po instalaci SQL spreadů uvidíte, že byl přidán jako nová karta pásu karet; přejděte sem a klikněte na tlačítko Design Mode.

v panelu SQL Spreades Designer na pravé straně klikněte na tlačítko Upravit a otevřete dialogové okno připojení SQL Serveru.

zadejte název serveru SQL do pole Název serveru SQL. Musíte také zvolit metodu ověřování: Windows-přihlášení (ověřování systému Windows) nebo ověřování serveru SQL (pomocí jména a hesla nastaveného v SQL Serveru). Ověřování systému Windows je bezpečnější ze dvou možností.

klikněte na OK. SQL Spready se pokusí připojit k databázi. Pokud je připojení úspěšné, vaše databáze se zobrazí v panelu SQL Spreades Designer.

Nyní můžeme rozšířit demo databázi a vybrat prodejní tabulku.

když kliknete na tabulku, data jsou okamžitě exportována z SQL Serveru a zkopírována do listu s názvem „prodej“ v aplikaci Excel.

to je ono! Podařilo se nám exportovat data z SQL Serveru do Excelu s několika málo kliknutí.

v SQL spread Designer máme k dispozici několik dalších možností. Například můžeme:

• filtrujte data exportovaná z SQL Serveru
• nastavte, zda jsou zobrazeny určité sloupce a / nebo pouze pro čtení
• použijte vyhledávací hodnotu pro zobrazení textu místo id pro sloupec
• Seřadit data
• proveďte aktualizace v aplikaci Excel a uložte změny na SQL Server

některé z těchto možností se podíváme na budoucí blogový příspěvek.

shrnutí

schopnost exportovat data z SQL Serveru do Excelu je běžným požadavkem ve většině podniků. Podívali jsme se na tři způsoby provádění tohoto každodenního úkolu. První používá Průvodce importem a exportem SQL Serveru, což je nativní funkce v SQL Serveru. Druhá metoda používá nativní nástroje „Get & Transform“ v aplikaci Excel. Třetí používá doplněk SQL Spreades pro Excel.

kterou metodu byste tedy měli použít?

pokud normálně pracujete s databázemi a SSMS je vaším druhým domovem, pravděpodobně budete mít pocit, že Průvodce importem a exportem serveru SQL je pro vás tou nejlepší volbou. Pokud jste uživatelem aplikace Excel, pak má smysl pracovat přímo z aplikace Excel a exportovat data ze serveru SQL Server. Obě dvě možnosti aplikace Excel, na které jsme se podívali, jsou robustní a snadno použitelné, ale SQL spread má výraznou výhodu, protože umožňuje uživatelům provádět aktualizace dat přímo v aplikaci Excel a poté ukládat data zpět na server SQL. To je obrovská výhoda pro ty organizace, které mají rádi to nejlepší z obou světů: snadné použití a znalost Excelu, s výkonem a integritou dat spojenou s SQL Serverem.

zkuste SQL spready vidět, jak rychlé a snadné je exportovat data z SQL Server do Excelu; stáhněte si zdarma zkušební verzi ještě dnes.