jak efektivně spravovat účty splatné

jak efektivně spravovat účty splatné

jak efektivně spravovat účty splatné

v současném ekonomickém klimatu musí podniky dělat více s méně, bez ohledu na průmysl. Organizace si nemohou dovolit nechat ujít příležitosti ke zvýšení pracovního kapitálu. Chcete-li být úspěšní, musíte vyvinout strategii, která vám poskytne větší flexibilitu s hotovostí vázanou na vaší rozvaze. To pomáhá rozvíjet dodatečnou likviditu, kterou potřebujete k zefektivnění procesů, snížení nákladů, růstu fondů, zlepšení služeb a zachycení nových investičních příležitostí. To vše začíná efektivní správou závazků.

co je správa závazků?

správa závazků označuje postupy, zásady a postupy, které společnost používá ke správě nákupů obchodních úvěrů. Mezi tyto úkoly patří:

• Seeking trade credit lines
• Správa načasování a toku nákupů
• získání výhodných nákupních podmínek

vše, pokud se to provádí pro kontrolu pracovního kapitálu společnosti. Závazky by měly být zahrnuty do oddílu krátkodobých závazků rozvahy. Většinou se skládá z krátkodobého financování věcí, jako jsou nákupy zásob, časově rozlišené výdaje a další cenné krátkodobé operace.

odložení platby

pokud jde o plnění splatných účtů, určitě existuje správná a špatná cesta. Protože se jedná o systém správy back-office, je zřídka přední a střední. To je zejména případ, kdy podnik hledá růst, protože se často dostane na zadní hořák ve prospěch konkurenčních priorit. Pokud však chcete optimalizovat svůj pracovní kapitál, jednou z vašich priorit musí být vypracování strategie závazků.

v reakci na potřebu optimalizace mnoho společností odkládá platby. Prodlouží své závazky tak dlouho, jak je to možné, aby maximalizovali svůj volný peněžní tok. Obecně řečeno, tento přístup není způsob, jak to zvládnout. Zpoždění platby může zničit morálku dodavatelů a dobrou vůli, což má za následek pomalejší dodávky, menší ochotu řešit problémy, zpožděné odpovědi na dotazy a přísnější platební podmínky.

na druhé straně může včasné placení poskytnout společnosti výhody Stancil, jako jsou slevy a slevy za včasnou platbu. Jde o dobrý obchod. Nafouknutí peněz jiné společnosti nikdy nebude vypadat dobře.

výhody

organizační změna je zásadní pro podporu kultury pracovního kapitálu. Pro malé firmy může přinést významné výhody. Zpřesnění procesu závazků zlepšuje přesnost predikce peněžních toků, což umožňuje splatnému oddělení nastavit lepší rozpočtování. V konečném důsledku to umožňuje společnosti zlepšit likviditu a pomáhá zmírnit mezery ve financování a zároveň dosáhnout vyšších zisků.

Efektivní správa závazků může poskytnout řadu poznatků, které pomohou posílit vaši vyjednávací sílu a pomohou vám spolupracovat s lepšími dodavateli. Správné využití hotovosti společnosti znamená prodloužené platební podmínky, zvláštní držení zásob a prodloužené záruční doby.

automatizace nejen eliminuje časově náročné úkoly, ale také usnadňuje placení faktur a sledování plateb dodavatelů, což vám dává větší kontrolu nad cash flow.

rizika

pokud nepřijmete efektivní proces AP, brání vaší společnosti včas zpracovat faktury, využít dostupných slev a podle potřeby nastavit delší nebo kratší platební podmínky s dodavateli, v závislosti na tom, které jsou nejvýhodnější.

Vyhněte se těmto chybám:

• spoléhání se silně na manuální procesy, protože jsou silně náchylné k chybám. To platí zejména v případě schvalování rekvizic
• pokud nepotvrdíte, že dodávky odpovídají smluvním podmínkám
• nadměrně prodlužují váš platový cyklus, což způsobuje ztrátu přístupu ke slevám včasných plateb
• nevydání objednávek pro každou objednávku
• zanedbání využití úspor prostřednictvím objemových slev nebo iniciativ vynaložených na obchod
• přijetí slev před výpočtem nákladů na kapitálové výdaje
• chyby při zadávání dat pro dodavatelská nebo smluvní data v kmenových souborech
• selhání vývoje systémů nebo procesů aby se zabránilo nepřesné, duplicitní, pozdní, nebo zmeškané platby

cílem je, aby co nejméně chyb, jak je to možné. Pokud nemáte k dispozici práci, mnoho možností účetního softwaru vám může pomoci sledovat vše.

Strategic Accounts Payable Management

podniky musí zaujmout strategičtější přístup ke správě závazků. Tým splatných účtů, spolu s oddělením zadávání veřejných zakázek musí spolupracovat s vrcholovým vedením na vytvoření kultury pracovního kapitálu v celé společnosti.

hodně z toho přichází na zpracování faktur. Jsou faktury přijímány a zpracovávány včas? Organizace musí přijmout strategii řízení, která upřednostňuje význam uvolnění pracovního kapitálu optimalizací závazků. Zatímco mnoho podniků se může rozhodnout přijmout vlastní přístup, některé strategie fungují plošně.

implementace silných postupů správy

to nejen posílí vaše vnitřní kontroly, ale také sníží manuální chyby kolem celého procesu závazků a kontroly smluv.

centralizované účty splatné

použitím prostředí sdílených služeb pro zpracování a podávání zpráv budou všichni zaměstnanci dodržovat společné standardy a postupy. To také usnadňuje měřit výkon každého na základě zavedených metrik, takže společnost může splnit více úkolů v kratším čase s použitím méně zdrojů. Tento přístup je nakonec to, co snižuje náklady.

Chystáte se bezpapírové

zvažte automatizaci správy závazků pomocí elektronické výměny dat. Ačkoli to není řešení pro každého, společnost, která zvažuje elektronickou komunikaci s dodavateli, zefektivňuje jejich schvalovací proces a vytváří včasnější platby. To vám umožní využít dostupných slev a slev za to, že jste brzy nebo platíte včas.

používání elektronického systému zajišťuje, že vaše firma zvládne řadu úkolů a ušetří spoustu času v procesu, včetně:

• schválení požadavku
• Automatické generování objednávek
• ověřování a přijímání faktur
• sledování příjmu zboží
• placení faktur ve správný termín splatnosti

v závislosti na stupni automatizace může být dokonce možné skenovat faktury elektronicky, sledovat potvrzení o doručení a řešit spory.

přijetí dodavatelských portálů

portál dodavatelského Portera by měl být nastaven tak, aby dodavatelům umožňoval sledovat, co vaše firma dělá. To může zahrnovat činnosti, jako jsou:

• stav objednávky
• potenciální nedostatek produktů
• přijaté platby
• plánované dodávky

implementace dodavatelského portálu snižuje ruční chyby při vytváření pohodlí pro vaše dodavatele. Pomáhá také zlepšit přesnost objednávky.

workflow pro správu

vytvoření workflow pro správu pomáhá rychle identifikovat problémy a zvyšuje efektivitu procesů splatných účtů. Pomáhá řešit úzká místa v procesu a zjednodušuje vše, aby se efektivně zlepšilo řízení likvidity.

pokud jde o schválení nákupu, je nezbytné, abyste vždy definovali úroveň oprávnění potřebnou pro různé nákupy. To se může lišit v závislosti na ceně nebo množství.

optimalizace procesů

v oddělení AP existuje šest základních funkcí, které je třeba optimalizovat. Při správné optimalizaci by měly výrazně posílit váš pracovní kapitál.

proces výběru dodavatele

nastavte preferovaný seznam dodavatelů, abyste zabránili nákupu maverick. Tento přístup také umisťuje vaši organizaci k vyjednávání nejvýhodnějších podmínek pro optimalizaci vašeho pracovního kapitálu. Budete:

• stanovte priority pro proces vyjednávání dodavatelů a zajistěte, aby byli zapojeni klíčoví činitelé s rozhodovací pravomocí, včetně finančního ředitele (CFO) a generálního ředitele pro zadávání zakázek (CPO).
• pravidelně vyhledávejte možnost vyjednat lepší cenové a platební podmínky, včetně snížených poplatků z prodlení.
• vyvinout výkon dodavatele scorecards pro své nejstrategičtější dodavatelů využít je během jednání získat lepší kvalitu, pokud jde o produkty a služby, lepší ceny, nebo lepší služby zákazníkům.

proces nastavení kmenových dat dodavatele

poté, co jste vyjednali podmínky s dodavateli, musíte data zachytit a udržovat. Nepřesné zadávání dat může způsobit více než platební chyby. Může to vést k delikvencím účtu, které vám brání v získání dostupných slev, a může dokonce vést k přerušení dodávek. Vyhnout se těmto problémům:

• Udržujte všechny své dohody o úrovni služeb (SLA) přesně zohledněné ve vašem účetním systému. Kmenová data vašeho dodavatele musí podrobně popsat podrobnosti o produktu/službě, dodací lhůty, příslušné mandáty pro dodržování předpisů, povinnosti dodavatele, standardy kvality atd.
• Pravidelně aktualizujte platební podmínky a dostupnost objemových slev spolu s dalšími pravidelnými slevami. Pokud se smluvní podmínky změní, ujistěte se, že jsou kmenová data odpovídajícím způsobem změněna.
• Uložte smlouvu správně se systémem správy dokumentů.

proces kontroly smluv

Chcete-li zabránit nepřesným nebo podvodným účtovacím praktikám dodavatele, které mohou způsobit přeplatky nebo duplicitní platby, věnujte čas pravidelné kontrole smluv dodavatele. Udělejte to:

• přiřazení odpovědnosti za data centrálnímu týmu kmenových dat, který může zkontrolovat úplnost, přesnost a dodržování standardních podmínek. Tým také musí zkontrolovat výkon dodavatele, aby se ujistil, že zůstávají v souladu se smluvními podmínkami.
• včetně doložek o dodavatelských smlouvách, které přenášejí odpovědnost za pokuty a sankce na dodavatele, pokud se zjistí, že v některých aspektech nedosahují výkonu.
• zcela včasné a periodické kontroly dodavatelských smluv, přezkoumání smluv s průmyslovými standardními podmínkami.
• diskutujte s právním týmem o limitech autorizace dodavatelů spolu s vhodností smluvních podmínek a potvrzením souladu s předpisy

proces zadávání zakázek

jako vlastník malé firmy byste mohli pracovat s hrstkou dodavatelů, nebo můžete pracovat se stovkami nebo dokonce tisíci z nich. I když jste zjednodušili své prostředí, můžete se stále snažit sledovat všechny faktury dodavatele a sladit je s příslušným přijatým zbožím a objednávkami. Neschopnost přesně spravovat své závazky ztěžuje předpovídání a správu peněžních toků a předvídání krátkodobých potřeb likvidity.

zvažte tyto strategie:

• vystavte objednávku pro každou novou objednávku, Abyste mohli ověřit přijaté objednávky, uzamknout platební podmínky předem, sledovat faktury proti stávajícím POs, abyste se ujistili, že dodavatelé účtují v souladu se smluvními podmínkami
• Prozkoumejte životaschopnost dostupných slev. Pokud nemáte hotovost po ruce nebo kapitálové výdaje převyšují výhodu, nemusí mít smysl platit brzy.
• Sledujte závazky nesplacené prodejcem a platebními podmínkami.
• při nákupu rizikovějšího nebo nového produktu vyjednávejte delší platební podmínky, abyste mohli zvýšit svůj pracovní kapitál. Případně požádejte o přidání produktu do skladových zásob, spíše než do zásob, abyste mohli maximalizovat likviditu a snížit riziko.
• jasně nastavte metriky AP, jako je frekvence faktur, které odpovídají objednávkám, procento faktur zaplacených za podmínky atd., a dodržovat je v celé organizaci.

fakturační proces

správná správa fakturačního procesu je zásadní pro zlepšení likvidity. Zvažte:

• odmítnutí platit nepřesné faktury-jakékoli chyby by měly způsobit odeslání faktury zpět dodavateli.
• vyhnout se předčasnému zaplacení faktur, aniž by riskoval klíčové dodavatelské vztahy
• rozvoj vhodných kanálů a procesů pro zpracování výjimek a vykazování
• implementace systému EDI, který vám umožní přijímat faktury elektronicky
• pomocí třícestného párování tak, aby odpovídalo číslu faktury PO, příjmu zboží
• zpracovávat faktury včas v souladu s SLA a obsahovat razítko data.

proces účetnictví a vykazování

než budete moci aktivně spravovat AP, musíte si být jisti, že vaše zprávy jsou přesné a aktuální. Bez těchto informací mnoho společností nemá jasnou představu o tom, kolik utrácejí, jak často platí a kdy platí svým prodejcům. To může ztížit získání nejlepších platebních podmínek nebo výběr správných časů pro provádění plateb.

Chcete-li zlepšit svůj proces, musíte:

• ověřte faktury proti objednávkám a smluvním podmínkám
• investujte do možností vykazování v reálném čase a automatizačních funkcí pro zpracování odsouhlasení.
• vyřešte neslučitelné položky pravidelně
• nechte stejné lidi připravit a zkontrolovat veškeré odsouhlasení, aby se snížila pravděpodobnost duplicitního nebo přeplatku
• aplikujte platby na každou fakturu v den, kdy jsou provedeny, aby byl systém přesný
• Sledujte všechny provedené platby, nejen platby dodavatele.

úspěšná oddělení AP nejen pracují s automatizací, ale chápou, jak důležité jsou silné obchodní vztahy. Pouhé placení dodavatele nestačí – musíte s nimi pracovat. Čím lépe s nimi zacházíte, tím lepší dohoda dostanete.

odtud najděte účetní software, který je nejlepší pro vaše podnikání, a podívejte se na různé způsoby, jak optimalizovat proces AP. Pak sledujte zvýšení pracovního kapitálu.