Best Practices to Improve Your Purchasing Department
nákupní oddělení odpovídá za pořízení zboží a služeb. I když se to může zdát dost jednoduché, ve skutečnosti musí provést spoustu úkolů mezi zkoumáním nejlepších obchodů a nákupem. Pokud jste SMB, víte, že vaše nákupní oddělení dělá hodně, a je na nich, aby učinili inteligentní nákupní rozhodnutí, která ovlivní celé podnikání.
Přemýšlejte o tom takto, vaše nákupní oddělení je odpovědné, alespoň částečně, za úspěch vašeho podnikání. Nikdy nechcete plýtvat penězi na nákup produktů, které můžete získat jinde, a je odpovědností tohoto oddělení zajistit, aby se to nestalo.
Proč Byste Měli Zlepšit Své Nákupní Oddělení?
odpověď na tuto otázku je jednoduchá: peníze. Zlepšení tohoto oddělení a způsob, jakým funguje, vám může každý rok ušetřit spoustu peněz. To zahrnuje úsporu nákladů na produkt a to, že vaši zaměstnanci jsou dostatečně efektivní, aby během 8hodinového pracovního dne dosáhli více a učinili vaše podnikání ziskovějším.
jak zlepšit vaše nákupní oddělení
když poprvé začínáte, může být obtížné přibít proces nákupu tak, aby všichni v oddělení byli na stejné stránce. Pomocí těchto tipů však můžete zlepšit své nákupní oddělení a pozitivně ovlivnit celé vaše podnikání.
zlepšit nákup
ne každý člověk v nákupním oddělení musí být zodpovědný za volání dodavatelů a nalezení nejlepších nabídek. Místo toho můžete zavést tým odpovědný za tento úkol a umožnit ostatním členům oddělení soustředit se na další fáze.
můžete také spravovat akvizice systematicky kupovat jmenování jedné osoby, která má na starosti volání dodavatelů a další pro porovnání cen. Ať už se rozhodnete udělat cokoli, musíte mít proces, který nastiňuje pravidla nákupu tak, aby to každý dělal stejným způsobem a splňoval každý úkol.
analyzujte výdaje
Chcete-li analyzovat výdaje, budete muset provést analýzu výdajů. Tato analýza je podrobným přehledem toho, jak utrácíte, a je důležité ji přezkoumat, aby se zlepšil systém zadávání veřejných zakázek. Nezapomeňte analyzovat každý faktor, který ovlivňuje cenu produktů, jako například:
- náklady na suroviny
- náklady na zásoby (včetně požadavků na prostor, vytápění a pojištění)
- náklady na dopravu
- dodavatelské poplatky
- platební podmínky
- náklady na dopravu a manipulaci
zlepšením tohoto aspektu nákupního oddělení můžete ušetřit dostatek peněz pro další oblasti podnikání, jako je marketing a najímání více zaměstnanců, jak rostete.
analyzujte poptávku
Chcete-li analyzovat poptávku, musíte zjistit základní potřeby vaší společnosti, pokud jde o nákup. Zaměřte se pouze na kritická nákupní rozhodnutí, která učiníte. Za tímto účelem budete možná muset přepsat interní zásady, které obsahují nová kritéria, která určují, které produkty a služby jsou nezbytné.
budete se také muset zaměřit na množství. Pokud kupujete hromadně za nižší cenu, zvažte, kolik vás stojí ukládání položek, které možná nebudete potřebovat pro nadcházející měsíce.
možná budete chtít zvážit nákup levnějšího zboží ze zámoří. Nákup od zahraničních dodavatelů však přichází s náklady, které mohou způsobit, že to nestojí za to, jako jsou vyšší náklady na dopravu. Vzhledem k tomu, že existují i časové rozdíly, můžete také očekávat zpoždění, takže se nedoporučuje používat tyto dodavatele pro položky, které potřebujete okamžitě.
snížit složitost
můžete jednoduše koupit více standardních dílů nebo zboží od dodavatelů namísto dražších přizpůsobených položek. Pokud je to možné pro vaše podnikání, promluvte si se svými dodavateli, abyste se ujistili, že nákupy vyhovují vašim potřebám a že nepřekračujete přizpůsobené položky. Pokud máte s dodavatelem dobrý vztah, neměli by mít problém pomoci vám snížit náklady, protože budete pokračovat v nákupech, které prospívají vašemu podnikání i jejich.
budovat strategická partnerství
budování partnerství je snadné. Budování strategických partnerství však může být pro některé podniky obtížné. Pokud pracujete s mnoha dodavateli, budete chtít začít snižovat seznam a zkusit pracovat pouze s několika.
pokud pracujete s méně dodavateli, můžete ušetřit čas a zdroje. Budete také moci budovat lepší vztahy, protože máte méně podniků, se kterými můžete pracovat.
vaši dodavatelé se budou cítit poctěni, protože byli vybráni jako pár, se kterými obchodujete. To pomůže pokračovat v budování vztahů, abyste od nich mohli očekávat větší flexibilitu, pokud jde o vaše potřeby.
vždy pamatujte, že vaše partnerství by mělo být oboustranně výhodné. Měli byste jim pomáhat uspět stejně jako oni vám pomáhají. Když vyjednáváte, mějte na paměti, že jim budete muset pomoci zjistit, jak mohou obě strany těžit. To pomůže vytvořit důvěru mezi vámi a nimi, abyste mohli být i nadále úspěšní.
vyhodnoťte dodavatele
jakmile budete mít menší seznam dodavatelů, se kterými budete pracovat, ujistěte se, že je pravidelně hodnotíte. Můžete si vytvořit svůj vlastní systém pro hodnocení jejich výkonu, ale nezapomeňte zahrnout tyto faktory:
- flexibilita
- Dodací lhůta
- náklady
- kvalita služeb
mít k dispozici dokument pro vaše dodavatele ke kontrole jim také pomůže zjistit, kde lze zlepšit jejich výkon, což může pomoci vašemu podnikání a jejich podnikání, protože mají více kupujících, se kterými se zabývají.
investujte do softwaru pro správu objednávek. software pro zadávání zakázek
v moderní době existuje tolik technologických nástrojů, které mohou pomoci vašemu podnikání růst a uspět. Váš proces zadávání zakázek může být jednou natolik jednoduchý, aby zaručil použití tabulky. Jak však rostete, najdete více lidských chyb a komplikací, díky nimž je používání manuálních procesů nepraktické.
mnoho malých a středních podniků začíná používat QuickBooks, aby jim pomohlo rychleji odesílat objednávky vytvořením objednávky QuickBooks, která automaticky vyplní pole pro vás. Zatímco automatizace je klíčem k úspěchu v moderní době, tento program nemůže dělat vše, co potřebujete, pokud jde o zadávání veřejných zakázek. Místo toho mohou uživatelé integrovat Bellwether s QuickBooks do:
- Zadejte faktury do ePMX
- třícestné párování faktur (PO, příjem a faktura)
- Překlenujte faktury do QB pro platbu
integrovaný software pro zadávání zakázek vám pomůže spravovat všechny každodenní funkce nákupního procesu, abyste mohli ušetřit čas a peníze, zatímco se vaši zaměstnanci zaměřují na důležitější úkoly, jako je budování vztahů s vašimi dodavateli.
pro podniky, které chtějí ušetřit značné množství času a peněz, robustní software pro objednávky vám pomůže spravovat vztahy mezi dodavateli a dodavateli, najít nejlepší nabídky a přeměnit POs na faktury několika kliknutími myši. Tyto technologie zcela revolucionizují způsob, jakým zvládnete nákup, takže vše od akvizic po schvalovací procesy je mnohem jednodušší.