8 tipů pro organizování a vedení účinných schůzek
schůzky jsou často nezbytnou součástí pracovního života. Bohužel ne všechny schůzky jsou vytvořeny rovnocenné. Někteří skončí jako úplní plýtvači času, kteří nic nedosáhnou. Ale nemusí to tak být. Existují způsoby, jak organizovat a provozovat efektivní a produktivní setkání. Zde je několik tipů.
jak spustit efektivní schůzku
rozhodněte se, zda je schůzka skutečně potřebná
první rozhodnutí je, zda vůbec potřebujete schůzku uspořádat. Zvažte cíle schůzky a to, zda je váš tým může dosáhnout jiným způsobem, například prostřednictvím hovoru, skupinový chat, nebo e-mailem. Pokud je odpověď Ano, nepotřebujete schůzku. Ušetřete čas všem za to, že místo toho děláte skutečnou práci.
kdy potřebujete schůzku? Když potřebujete mít skupinový vstup, abyste se mohli rozhodnout v reálném čase nebo spolupracovat na řešení konkrétních problémů. Pokud lze problém nejlépe vyřešit tváří v tvář skupině, pak je schůzka pravděpodobně vhodná.
Alt text: Pohled shora dolů na skupinu lidí s notebooky kolem stolu na schůzce
nechte ty správné lidi navštěvovat
stejně jako ne každé setkání musí nastat, ne každý musí být na schůzce. Než někoho pozvete, přemýšlejte o tom, proč jsou potřebné a jaké budou jejich příspěvky. Pokud nemají žádný smysluplný příspěvek, tak u toho být nemusí.
stejně důležité je, ujistěte se, že lidé, kteří jsou absolutně povinni tam být, jako jsou osoby s rozhodovací pravomocí, to dokážou. V opačném případě nemá smysl uspořádat schůzku a měli byste ji přeplánovat na jinou dobu, kdy se mohou zúčastnit.
Vyberte si správné místo konání firemní akce
držení schůzky na místě je výhodné,ale proč ne otřesit věci schůzkou mimo místo? Jít mimo web nemusí nutně znamenat, že jste omezeni na pronájem konferenční místnosti. Najdete spoustu zasedacích prostor ve vašem okolí ve vzrušujících a nečekaných prostorech, jako muzea, akvária, a dokonce i zábavní parky. Při porovnávání míst, zvažte, jak může atmosféra zvýšit produktivitu a zvýšit morálku.
nastavte program
je důležité mít program schůzky, aby si účastníci byli vědomi celého bodu schůzky a témat diskuse. V ideálním případě byste měli předem nastavit agendu a odeslat ji spolu s pozvánkou na schůzku. Tímto způsobem se účastníci mohou připravit na své role a zvýšit produktivitu schůzky. Mohou také přidat všechny potřebné další body programu před zasedáním.
mít program také pomáhá udržet schůzku na správné cestě. Pokud diskuse pokračuje tečně, můžete diskusi snadno položit a ne vykolejit schůzku vedlejšími diskusemi. Chcete-li skutečně udržet věci na správné cestě, zvažte přidání časové osy k položkám agendy s přidělenými časovými rámci pro každou položku.
Alt text: detailní pohled na ruce od skupiny lidí, kteří procházejí některé grafy a grafy na schůzce
zpřístupněte informace předem
schůzka bude produktivnější, pokud budou mít lidé možnost před schůzkou zkontrolovat jakékoli materiály, zejména dlouhé. Není realistické očekávat, že lidé budou během schůzky schopni absorbovat a podepsat 100stránkovou zprávu. Není také dobré využít čas schůzky k prostému přečtení nebo k tomu, aby si účastníci přečetli, co by mohlo být předem zkontrolováno.
začátek a konec včas
je důležité ocenit čas každého tím, že schůzku zahájíte včas. Pozdní zahájení schůzky také nastavuje špatný tón, a účastníci budou s větší pravděpodobností rozptýleni, když se začnou soustředit na jiné záležitosti.
zahájení schůzky pozdě by mohlo vést k pozdnímu ukončení schůzky, což může také způsobit narušení plánů každého na zbytek dne. Pokud to vypadá, že schůzka musí běžet déle, je lepší naplánovat následnou schůzku, než se pokusit spěchat důležitými položkami s omezeným časem.
shrnout a dokončit akční plán
před ukončením schůzky se ujistěte, že jste schůzku shrnuli a zopakovali, co bylo dohodnuto, abyste se ujistili, že jsou všichni na stejné stránce. Je také důležité diskutovat o dalších krocích, které vyplynuly ze schůzky, včetně toho, kdo je zodpovědný za jaký úkol a kdy je musí dokončit.
každý by měl opustit schůzku s jasnou představou dohod a úkolů. Pošlete zápis ze schůzky všem, kteří se zúčastnili, stejně jako další členové týmu, kteří se nemohli zúčastnit, ale kteří by mohli mít prospěch. Zahrňte další kroky do zápisu, aby členové týmu mohli snadno zkontrolovat, za co jsou zodpovědní.
požádejte o zpětnou vazbu
hned po schůzce požádejte účastníky o zpětnou vazbu, abyste mohli posoudit, jak efektivní byla schůzka. Tímto způsobem můžete provést úpravy podle potřeby pro budoucí schůzky. Zpětná vazba nemusí být komplikovaná a může být ve formě toho, zda setkání bylo dobré nebo potřebné zlepšení, užitečné nebo ne užitečné.
pro podstatnější zpětnou vazbu můžete také požádat o myšlenky účastníků na konkrétní aspekty, jako je délka schůzky, pořad jednání a zda Schůzka dosáhla svých cílů. Pokud existuje spousta negativní zpětné vazby, měli byste sledovat, jak se můžete zlepšit pro budoucí schůzky.
balení: pořádání skvělých schůzek
s trochou plánování a organizace je možné uspořádat schůzky, které jsou produktivní a efektivní, jak ukazují výše uvedené tipy. Nyní, když víte, co je třeba udělat, začněte hledat perfektní místo konání firemní akce pro hostování vaší schůzky.
další informace o tom, jak vést efektivní schůzku, si můžete prohlédnout zde.