6 osvědčené postupy pro správu projektů implementace softwaru
mnoho projektů implementace softwaru selhalo, protože byly nad rozpočtem, opožděné, zavádějící, špatně definované nebo jejich kombinace. Statistiky investic do IT ukazují, že více než 80% projektů implementace softwaru je neúspěšných, špatně provedených nebo zrušených před dokončením. Navíc 30% těchto neúspěšných projektů nebylo nikdy zahájeno kvůli nedostatečnému nastavení požadavků, nedostatečnému zapojení zúčastněných stran, zavedenému systému kontroly změn, špatnému testování a dalším důvodům.
mezitím existuje několik osvědčených postupů, které mohou pomoci zabránit všem těmto selháním a bojovat proti špatnému řízení projektů. V tomto článku budu psát o 6 osvědčených postupech pro správu projektů implementace softwaru. Položky, které zde popisuji, vám pomohou udržet vaše IT projekty ziskové a získat přijatelnou návratnost investic.
zde je můj seznam 6 osvědčených postupů pro správu projektů implementace softwaru:
- vyjednávejte s poskytovatelem softwaru
- Definujte role
- zajistěte efektivní plánování
- Spravujte problémy
- provádějte solidní testování
- mějte vzdělávací Program
vyjednávejte s poskytovatelem softwaru
systém, který chcete implementovat do svého pracovního prostředí, je poskytován některým dodavatelem. Musíte se vypořádat se svým poskytovatelem softwaru, abyste objasnili systémové požadavky, funkčnost, omezení a typické problémy a řešení. Například odborníci na zakázkový vývoj softwaru vám mohou poskytnout přístup osvědčených postupů, který vám pomůže implementovat softwarový projekt jakékoli velikosti a složitosti.
nejlepší způsob, jak zajistit, abyste získali a udělali vše správně, je uzavřít smlouvu s prodejcem. Navrhuji, abyste do smlouvy zahrnuli následující položky:
- kritéria výkonu systému
- uživatelská dokumentace
- školení a technická podpora, která by měla být poskytnuta
- popis procesu testování, včetně testovacích systémů
- politika eskalace času
- platební plán
- jakékoli sankce související s nesprávným výkonem systému a používáním
pokud máte všechny tyto položky definovány smluvně, vaše projektový manažer bude schopen vytvořit dobře definovaný plán projektu. Kromě toho můžete svého poskytovatele softwaru považovat za odpovědného za jeho výstupy.
Definujte role
je zřejmé, že váš projekt implementace softwaru bude zahrnovat různé zaměstnance a zdroje, které se postarají o proces implementace. Vaším primárním cílem je uspořádat veškerý personál způsobem, který zajistí efektivitu a spolehlivost výsledků projektu.
jinými slovy, musíte vytvořit organizační strukturu, která jasně definuje role a odpovědnosti pracovníků projektu. Hlavní role by měly být:
- sponzor. Tato osoba je zástupcem organizace, která poskytuje finanční prostředky vašemu projektu implementace softwaru. S největší pravděpodobností bude vaše společnost autorizovat, sponzorovat a vlastnit projekt. Všimněte si, že sponzor by neměl být členem projektového týmu.
- Řídící Výbor. Tento řídící orgán se skládá z vrcholových manažerů a osob s rozhodovací pravomocí, které definují strategické řízení a politické vedení týmu. Je to řídící skupina, která pomáhá týmu při řešení problémů, Řešení problémů, personální obsazení, další záležitosti.
- tým. Projektový tým se skládá z lidí, kteří budou plnit úkoly vašeho projektu implementace softwaru. Tým je zodpovědný za výstupy a je veden projektovým manažerem.
- Správce. Manažer vašeho projektu přebírá odpovědnost za celkové plánování a také dohlíží na stav a výkon práce. Tato osoba zajišťuje, že systém je implementován v rámci rozpočtu, včas a podle požadavků uživatele.
když jste definovali role pracovníků zapojených do projektu implementace softwaru, můžete vytvořit organizační schéma, které vizualizuje povinnosti a odpovědnosti zúčastněných stran.
zajistěte efektivní plánování
další osvědčenou praxí pro správu projektů implementace softwaru je plánování. Při vytváření a sdílení plánu řízení projektu si musíte být jisti, že tento dokument je dohodnut se zdroji a správou.
zde jsou základní tipy týkající se efektivního plánování projektů:
- nezapomeňte jasně definovat cíle projektu a vysvětlit je týmu
- výstupy a předpoklady dokumentů
- ujistěte se, že všichni členové týmu rozumí rozsahu
- Vytvořte plán řízení změn, který definuje, jak budou změny detekovány a zpracovány (zejména ty, které mají dopad na rozsah, plán nebo rozpočet)
- dokumentujte, jak budou problémy a rizika uspořádány, řízeny a eskalovány
- Vytvořte plán řízení změn, který definuje, jak budou změny detekovány a řešeny (zejména ty, které mají dopad na rozsah, plán nebo rozpočet)
- dokumentujte, jak budou problémy a rizika uspořádány, řízeny a eskalovány
- plán projektu, který určuje dobu trvání a závislosti úkolů a činností
- , má jasné pokyny o tom, jak plán (vč.
- Definujte všechny způsoby komunikace, které budete používat při implementaci softwaru
- ujistěte se, že se zúčastněné strany vašeho projektu aktivně účastní projektu
- získejte formální souhlas řídícího výboru ohledně rozsahu před zahájením implementace softwaru
Správa problémů
protokolování problémů s projektem je nejlepší praxí pro správu většiny projektů včetně softwarových implementací. Protokol problémů vám pomůže soustředit se na každý jednotlivý problém a identifikovat důvody a najít možnosti řešení.
následující tipy k dosažení efektivního řízení problémů:
- podrobně popište každý problém, včetně názvu řešitele problému, datum splatnosti, stav, dopad atd.
- upřednostněte problémy podle jejich dopadu na stabilitu softwaru a také data dokončení kritických úkolů
- Sledujte problémy a jejich stav denně
- zaznamenávejte nové problémy a také aktualizujte protokol problémů, protože problém je vyřešen
- nikdy neignorujte problémy, které budou pravděpodobně snadno vyřešeny. Někdy „snadné“ problémy mají tendenci transformovat do složitých
- sdílejte protokol problémů s týmem; členové týmu by měli vědět, jaké problémy budou pravděpodobně čelit a jak tyto problémy vyřešit
proveďte solidní testování
testování vám pomůže pochopit, jak bude software fungovat v nainstalovaném prostředí a zda bude fungovat v souladu s počátečními očekáváními. Testováním můžete identifikovat jakékoli problémy dříve, než je systém implementován.
nejlepší praxe testování zahrnuje tyto položky:
- Vyberte správný typ testování (vč. nasazení databáze, výkon systému, datové toky, procesní toky atd.)
- napište testovací případy, které definují všechny možné scénáře, které by mohly nastat
- zapojte koncové uživatele do testování
- nejprve otestujte standardní funkčnost; poté otestujte další položky, které se vyskytují zřídka
- proveďte testování uživatelů s lidmi, kteří jsou obeznámeni s vaším podnikatelským prostředím, a proto mohou vyhodnotit, jak software řeší aktuální problémy
- věnujte dostatek času testování
- spusťte opětovné testování, pokud jsou použity jakékoli změny softwaru nebo nastavení
mít vzdělávací Program
přiměřené a včasné školení je nezbytné, aby bylo zajištěno, že koncoví uživatelé jsou připraveni používat softwarový systém. Když máte vzdělávací program na místě, váš projekt implementace softwaru dostane větší efektivitu.
postupujte podle těchto osvědčených postupů, abyste se ujistili, že uživatelé vědí, jak správně používat systém:
- Identifikujte koncové uživatele brzy ve vašem projektu
- ujistěte se, že uživatelé jsou součástí projektové komunikace
- mějte plán školení, který určuje načasování školení
- nechte své uživatele přistupovat k testovacímu systému před živou událostí
- zvažte poskytnutí scénářů osvědčených postupů
spolu s uvedenými osvědčenými postupy pro správu projektů implementace softwaru existuje určitě více nástrojů, možností a metody, které byste měli dodržovat, aby byl váš projekt efektivní. Vedení týmu, řízení rizik, živá příprava událostí, řízení zúčastněných stran jsou jen některé příklady dalších osvědčených postupů. Jako skvělý projektový manažer musíte zvážit všechny příležitosti, díky nimž je váš projekt implementace softwaru úspěšný.