11 Efektivní Tipy pro správu času pro zaneprázdněné kancelářské manažery
zastavte mě, pokud to zní povědomě…
dostanete se do kanceláře brzy s každým záměrem rozdrtit den a možná se jednou dostat ven včas. Poslušně si vytvoříte seznam úkolů, a praskněte na prvních několika položkách.
ale kolem 9:30, přerušení začnou přicházet – váš šéf potřebuje, abyste spustit rychlou pochůzku, neohlášený návštěvník potřebuje pozornost, váš spolupracovník potřebuje pomoc restartování počítače.
další věc, kterou víte, že je 4: 45 pm, a zázračně máte na seznamu úkolů více věcí, než když jste začali.
čas je obzvláště krátký pro manažery kanceláří, skupinu, která je stále více žádána, aby dělala více s méně.
toto bylo hlavní zjištění v naší zprávě 2018 State of the Office Manager, první svého druhu studie stovek kancelářských manažerů zastupujících téměř 70 různých průmyslových odvětví. Na dotaz, zda mají jmenovat své hlavní výzvy, odpověděli manažeři kanceláří nejčastěji „intenzivní pracovní zátěž/nedostatek času“ (37,5%).
to platilo navzdory skutečnosti, že manažeři kanceláří mají tendenci pracovat dlouhé hodiny. Téměř polovina respondentů uvedla, že pracuje v průměru více než 8 hodin denně. 14% bylo uvedení do 10 hodin dnů.
tento nedostatek času není tak překvapující, když vezmete v úvahu, jak moc se rozsah vedoucího kanceláře v posledních letech zvýšil. Vedoucí kanceláře mají za úkol nejen administrativní funkce, ale s plánováním událostí, kulturní rozvoj, onboarding, a další povinnosti, které by tradičně mohly spadat pod HR, finance, nebo operace.
(PS-Pokud jste Office Manager nebo asistent, připojte se k naší soukromé skupině FB zde. Je to místo, kde se můžete spojit, spolupracovat, a sdílet rady, jak překonat široké spektrum výzev, kterým ve své roli čelíte.)
takže pro kancelářské manažery jsou odborné dovednosti v oblasti řízení času nutností pro každého, kdo chce v této roli vyniknout.
takže jsme sestavili tento seznam Office Manager time hacks-vyzkoušené a pravdivé triky obchodu od nejzkušenějších a nejúspěšnějších kancelářských manažerů na světě. Rozdělili jsme je do několika kategorií, abychom vám usnadnili nalezení toho – co potřebujete-a doufejme, že vám ušetří trochu času!
nejlepší způsob, jak vytvářet, sledovat a sledovat návrhy v tomto příspěvku, je software produktivity, jako je pondělí.
Komu Byste Chtěli Dát Dárky?
klienti & Customersemployes
organizace & Správa úkolů
investování malé části svého času předem v organizaci může později vyplatit velké dividendy (a ušetřit vám nějaké vážné bolesti hlavy).
i když se považujete za docela organizovaného, zde je několik pokročilých tipů.
Naplánujte si týden předem
“ neplánování znamená selhání.“
jako vedoucí Kanceláře je to víc než motivační citát – je to motto, podle kterého je třeba žít.
Minimálně byste měli plánovat svůj kalendář noc předtím, abyste se ujistili, že jste ráno narazili na zem.
chcete ušetřit ještě více času? Naplánujte si celý týden předem.
bez velkého úsilí vám týdenní plánování umožňuje rychle se podívat a vyladit kalendář na konci každého pracovního dne (spíše než začít každý večer od nuly).
také usnadňuje plánování holistickým způsobem a spojuje vaše denní a týdenní aktivity s dlouhodobějšími cíli. Je to proto, že denní plánování má tendenci vás soustředit na stromy, zatímco týdenní plánování vám umožní vyskočit hlavou nahoru a vidět celý les.
pátek odpoledne nebo neděle večer je obvykle nejlepší čas pro týdenní plánování, když vás nerozptylují příchozí e-maily.
upřednostnit s rozhodujícími výsledky
rozhodující výsledky je systém, který CEO Snacknation Sean Kelly vyvinul v prvních dnech své podnikatelské cesty jako způsob, jak zůstat na úkolu, když se on a jeho obchodní partneři snažili dosáhnout velkých věcí sami (tj. s tím, že je nikdo kromě sebe nenese odpovědnost).
tato praxe mu sloužila tak dobře, že ji udržel v SnackNation, kde to pomohlo utvářet kulturu růstu a radikální odpovědnosti společnosti.
funguje to takto:
rozhodující výsledky rozdělují tyto velké čtvrtletní nebo roční cíle na týdenní a denní úkoly, takže trávíte čas prací s vysokým pákovým efektem, který posune vaše cíle vpřed. Podle návrhu, váš každodenní život vždy sleduje zpět k těmto větším cílům.
rozhodující výsledky mají také méně zjevnou výhodu. Znáte ten seznam úkolů, který je 50 řádků dlouhý? Nikdy to neuděláte za jeden den, což znamená, že vždy skončíte den s pocitem, že jste nedokázali všechno udělat.
i když máte 10 denních úkolů, v Dobrý den můžete získat sedm z nich.
a opravdu-to je velký úspěch! Rozdrtil jsi sedm důležitých věcí. Ale protože jste měli na seznamu deset položek, budete mít stále pocit, že jste nedokončili to, co jste si stanovili.
tím, že se soustředíte pouze na tři denní úkoly, dokončíte každý den s uspokojením, že víte, že jste dokončili své tři nejvyšší pákové aktivity.
zde je podrobnější vysvětlení toho, jak systém rozhodujících výsledků funguje, spolu s tabulkovou šablonou, kterou si můžete stáhnout pro vás a váš tým.
použijte denní Poznámkový blok ve stylu Docket
tento tip pochází od OM extraordinaire Windi z Indiany:
„přechod od tradičního seznamu úkolů k dennímu poznámkovému bloku byl pro mě velmi užitečný.“
Denní dokument vám nejen umožňuje vidět celý den na jedné stránce, ale také odděluje schůzky, pochůzky, úkoly a poznámky, aby bylo vše organizováno. Je to jednoduché, ale efektivní.
Windi souhlasí:
„Líbí se mi, že mi pomáhá upřednostňovat úkoly a sledovat položky a připomenutí pro osobu a výbory, které podporuji.“
doporučuje tento denní Docket pad od InkWell Press.
software pro správu úloh
chcete jít bez papíru? Software pro správu úloh, jako je pondělí a úl, jsou dva velmi populární Digitální software pro správu úkolů a projektů, díky nimž je sledování pokroku v základních úkolech hračkou.
Heather, vedoucí Kanceláře z Los Angeles, zpracovává:
„pondělí je užitečné pro organizaci úkolů pro dny / týdny / měsíce atd. Hive je amaaazing pro pořádání mých velkých konferencí / akcí. Oba nástroje lze použít i s dalšími lidmi ve vašem týmu, jako nástroj pro spolupráci.“
Eliminujte rozptýlení
máme rádi přísloví zde na SnackNation: pokud chcete jet rychle, musíte uvolnit e-brzdu, než budete moci šlápnout na plyn.
jinými slovy, nemůžete očekávat vysoký výkon, aniž byste nejprve odstranili věci,které vás drží zpátky.
pokud jde o produktivitu, znamená to eliminovat rozptýlení. Zde je návod, jak minimalizovat rozptýlení, které každý den zabíjejí váš čas.
použijte ticketingový systém pro příchozí požadavky
jednou z největších výzev pro manažery kanceláří je, že členové týmu z celé organizace často přicházejí k vám, aby vyřešili své problémy. Nejen, že může být těžké sledovat všechny tyto příchozí požadavky, ale tato neustálá přerušení vám také brání v tom, abyste udělali důležité věci.
systém prodeje jízdenek pomáhá zajistit, aby nic neproniklo trhlinami, a zároveň umožňuje spoluhráčům přihlásit svůj požadavek v rámci přerušení pracovního postupu.
Office Manager Norah je fanouškem používání ZenDesk pro tento účel.
„mám ZenDesk nastavený tak, aby mi lidé mohli poslat e-mail na speciální e-mailovou adresu kanceláře a ta vytvoří lístek v ZenDesk,“ vysvětluje. „Tímto způsobem mohu spravovat své lístky a označit je jako kompletní, když jsou hotové!“
pokud ZenDesk není ve vaší společnosti možnost, zde je řešení pro kutily od om Megan.
„mám, že udržuji v síti, kterou aktualizuji.
kdykoli mi někdo pošle e-mail s žádostí, abych něco udělal, dám to na tento seznam. Mám to nastavené jako úkoly, které mám.
nahoře mám úkoly, které jsou pozastaveny. Mám opakující se úkoly, jaký je jejich stav, jaký je úkol, jaký je jejich stav, kdy jsou termíny splatnosti, kdo je zodpovědný, komu je třeba je předložit, a pak mám úkoly, které jsou v procesu. Všechno je datováno.
každý týden Vytvářím nový list, abych se mohl vrátit zpět do starých.
je to jen otázka pečlivosti a aktualizace. Co také dělám, je, že vytisknu žádost o e-mail s e-mailem a nechám si tu hromadu papíru, co mám dělat. Pak to porovnám se svým seznamem, abych se ujistil, že je tam a je hotovo.“
Megan byla natolik velkorysá, že poskytla šablonu aplikace excel, kterou můžete použít k vyzkoušení jejího systému pro sebe. Tuto šablonu si můžete stáhnout zde.
Nastavte telefon na šedou stupnici
Přemýšleli jste někdy, proč jsou ty malé oznamovací tečky na všech vašich aplikacích červené? Není to náhoda.
tvůrci aplikací neúnavně testovali své návrhy a vědí, že červená tečka s číslem v ní je téměř nemožné odolat kontrole. Ve snaze maximalizovat zapojení do svých aplikací, účinně proměnili váš smartphone v nejefektivnější rozptylovací stroj na světě.
dobrou zprávou je, že existuje snadný způsob, jak s tím bojovat-nastavte telefon do režimu šedi.
legrační věc se stane, když je toto malé číslo oznámení ve vaší aplikaci Instagram šedé místo jasně červené. Najednou jste mnohem méně v pokušení zjistit, kdo komentoval váš poslední příspěvek.
zde je návod, jak to udělat pro iPhone.
použijte metodu Pomodoro
Multi-tasking. Všichni jsme v tom hrozní.
naše mozky prostě nejsou nastaveny tak, aby plnily více než jeden složitý úkol na vysoké úrovni. (Je to věda.)
metoda Pomodoro je technika řízení času, která vám pomůže zavázat se k jednomu úkolu po zvládnutelnou dobu-25 minut. Studie ukázaly, že většina lidí se může soustředit pouze na jeden úkol s vysokou úrovní výkonu v průměru 45-50 minut.
přejít na tomato-timer.com a zkuste to sami.
plán rozptýlení
Přiznejme si to, je nereálné si myslet, že nikdy nezvednete telefon a zkontrolujete sociální média nebo svůj oblíbený zpravodajský web nebo příchozí text od vaší matky.
nenastavujte se na selhání nastavením nerealistických očekávání pro sebe. Místo toho naplánujte čas, abyste si mohli dopřát méně než produktivní činnosti jednou nebo dvakrát po celý den, po dobu deseti nebo patnácti minut najednou.
když říkáme plán, máme na mysli skutečně dát „podívejte se na sociální média“ v kalendáři. Když si nyní dovolíte své oblíbené rozptýlení, bude to méně lákavé a pomůže vám udržet si úkol po většinu dne.
komunikace
nedávno jsem seděl na rozhovoru se Sethem Epsteinem, jedním z nejlepších kreativních vůdců v Los Angeles, a řekl něco, co opravdu zasáhlo akord – téměř jakýkoli problém v životě nebo podnikání lze vyřešit lepší komunikací.
problémy, kterým čelí manažeři kanceláří, obvykle nejsou výjimkou. Mnoho výzev, které se cítí systémové nebo dokonce neřešitelné, lze často napravit lepší komunikací. Zde je několik komunikačních tipů, které vám usnadní život a dlouhodobě vám ušetří čas.
použijte Slack pro interní komunikaci
interní aplikace pro zasílání zpráv mají několik výrazných výhod oproti e-mailu pro interní komunikaci, včetně snadného použití, větší transparentnosti a integrace s tunami aplikací třetích stran. Jsou to skvělý způsob, jak eliminovat informační sila, která E-Mail má tendenci vytvářet.
vedoucí Kanceláře Norah doporučuje Slack:
„používáme Slack těžce, a to je skvělé pro rychlou komunikaci a delegování úkolů.“
usilujte o jasnost
mohlo by to vypadat jako zdravý rozum, ale slyšeli jsme to znovu a znovu od kancelářských manažerů-ujistěte se, že očekávání a výsledky jsou jasné od začátku. To vám ušetří spoustu času v dlouhodobém horizontu.
je to opravdu tak jednoduché, jako klást otázky, kdykoli něco není úplně jasné.
další skvělé rčení: problémy se s věkem nezlepšují. Pokud se projekt začne cítit ohromující, zmizí z kolejí nebo prostě nefunguje, udělejte s tím něco dříve než později.
vždy vám ušetří čas v dlouhodobém horizontu, abyste něco přinesli se svým šéfem dříve než později.
stačí říct ne
kolikrát denně vás přeruší někdo ve vaší organizaci, který právě teď potřebuje pomoc s něčím? Jak často přestanou uvažovat o tom, že byste mohli pracovat na něčem důležitém?
vsadil bych se, že tyto odpovědi jsou „hodně“ a “ nikdy.“
přerušení tohoto druhu jsou pravděpodobně nejčastějším způsobem, jak se manažeři kanceláří vyhodí z cesty a nakonec ztratí čas pokusem o přeorientování.
může být lákavé být mužem nebo ženou“ Ano “ a instinktivně říci ano všemu, ale říci ne požadavkům, které nepřispívají k kritickým cílům mise, je absolutní nutností – a může být zachráncem života, pokud jde o řízení času.
Bonus zdarma: Získejte PDF verzi zprávy o stavu správce kanceláře 2018. Zkoumali jsme 572 kancelářských manažerů, abychom odhalili 10 takeaways, které můžete použít k dosažení vašich cílů a překonání výzev. Navíc se dozvíte, co ostatní manažeři kanceláří dostávají zaplaceno (a jak můžete vydělat více)!