Come valutare le vostre esigenze aziendali Prima di selezionare un nuovo software
Selezionare lo strumento software giusto per voi e la vostra azienda è fondamentale. Lo sai. Lo so. Il tuo capo cash cow lo sa.
Ci sono letteralmente centinaia di opzioni in ogni categoria di prodotto.
Per coloro che si uniscono a noi dai motori di ricerca, questo articolo fa parte di una serie di otto segmenti per le imprese di servizi professionali. Tuttavia, questo capitolo è stato scritto per essere applicabile a tutte le aziende, però, perché, beh, il software di raccolta è una merda seria.
Quindi rilassati e siediti. Ti sei unito tardi, quindi non ci sono più rinfreschi, ma abbiamo delle bombe della conoscenza che ti stanno arrivando.
In precedenza, ne abbiamo già parlato prima, ma è imperativo che lo strumento selezionato per qualsiasi problema tu abbia delineato all’interno della tua attività sia uguale a risolvere quei problemi di core business.
Vuoi sapere quali sono i tuoi problemi ed essere certo che questo strumento li risolverà. Niente di più. Niente di meno.
Acquistare software più grande per gli scenari” just in case ” è come sprecare risorse e ottenere strumenti troppo grandi.
Una citazione per sottolineare il nostro punto
L’autore Rudolf Melik elabora;
“La vera misura dell’efficacia del tuo strumento dovrebbe essere notando se sta riducendo o meno i costi o aumentando i ricavi dei servizi su base per progetto. Per ottenere il massimo beneficio dall’installazione, è probabile che un PSO dovrà valutare i suoi processi interni.”
Ciò che questa citazione sta dicendo è che in un modo o nell’altro, il punto di riferimento finale per il successo del tuo nuovo strumento dovrebbe essere una misura di quanto sia efficace a crescere la redditività o ridurre i costi. Ecco fatto. No riff raff sciocchezze per quello che se le situazioni.
Il modo migliore per determinare se la tua azienda ha margini di miglioramento con uno di questi due benchmark è valutare i tuoi processi e identificare i collegamenti deboli.
Ecco come.
Come valutare i processi aziendali interni
Il modo migliore per iniziare è tracciare la struttura di comunicazione della tua organizzazione e intervistare i membri chiave del tuo team.
Le grandi aziende dovrebbero assolutamente farlo.
Se sei una piccola impresa con meno di 10 dipendenti, mappare questo di solito non è troppo complicato, ma vale comunque la pena farlo.
Per solo ventures, c’è ancora qualche valore da guadagnare dalle domande in questa sezione che puoi porsi. Così si dovrebbe anche farlo.
Tienilo a mente mentre mappi il tuo team
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Inizia con una mente aperta
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Iniziando una valutazione con un’ipotesi parziale di dove pensi che i problemi, ti stai impostando per percepire gli elementi come problemi che non sono problemi. Mantieni una mente aperta, ascolta i dipendenti e ascolta te stesso. A volte il problema è qualcosa che non hai mai nemmeno immaginato.
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Inizia con intervistare la tua squadra (o te stesso se sei da solo)
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Utilizzare interviste ai dipendenti per determinare quanto bene gli individui sono addestrati per il loro lavoro. Questa è la chiave per scoprire che forse le inefficienze non sono nei tuoi strumenti, forse sono le persone. Forse è entrambe le cose. Entrambi hanno bisogno di risolvere. Le interviste possono anche far più luce su quanto bene stai educando i tuoi dipendenti. Come datore di lavoro, capacità dei dipendenti è sempre una strada a doppio senso.
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Domande da porre ai vostri dipendenti (o voi stessi)
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Quale pensi che sia l’obiettivo numero uno per la nostra attività?
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Che ruolo ha nel raggiungere questo obiettivo?
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Quanto pensi di essere preparato per questo?
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Di quali risorse hai bisogno di più?
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Cosa ti impedisce di fare il tuo lavoro?
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Come fai a sapere quando il tuo lavoro è finito?
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Puoi descrivere l’ultima analisi del tuo processo di core business?
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Cosa hai fatto da solo per migliorare le tue normali funzioni lavorative?
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Quali sono i requisiti del cliente per un ordine che si muove attraverso il sistema di processo?
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Qual è la difficoltà più comune che si faccia con i clienti?
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Quale parte del lavoro si desidera potrebbe essere fatto da qualcun altro?
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Con chi comunichi di più?
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Come è la comunicazione tra te e i clienti?
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Quale 20% delle attività quotidiane fai che ti dà più stress?
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Quale 20% delle tue attività dà più ritorno?
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Studiare i processi critici
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Sulla base di queste domande, è probabile trovare alcuni elementi che si attaccano fuori. Questo vi darà qualcosa di stretto in su. Successivamente, ti consigliamo di guardare da lontano e cercare di confermare eventuali problemi che potresti aver individuato.
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Per fare ciò, inizia determinando uno studio.
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Identificare i processi aziendali critici che devono essere rivisti suddividendo e valutando il rischio percepito in ogni problema. Vota questi 1-5. Guarda quelli con il rischio maggiore.
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Determinare la disponibilità di dati continui per quelle aree a rischio.
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Chiediti come misurerai qualcosa di inefficiente o meno.
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Chiediti come lo osserverai senza introdurre un pregiudizio allo scenario.
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Ci sono regole o parametri speciali necessari per esaminarlo?
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Fai una riunione di squadra per discutere i tuoi risultati
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Indipendentemente dal fatto che tu acquisti o meno una nuova soluzione, scoprirai molte informazioni preziose dallo studio dei tuoi processi. Lasciate che i vostri risultati marinare.
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Parla con la tua squadra e discuti cosa hai trovato.
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Quali sono i problemi?
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Come possono essere risolti?
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Dopo aver esaminato i processi, se un nuovo software sembra giusto per te, è il momento di valutare gli strumenti disponibili.
Per i nostri servizi professionali persone là fuori, se si dolori come quelli elencati di seguito, un PSA potrebbe essere per voi.
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la Scarsità di risorse qualificate e innovazioni tecnologiche
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Troppa pressione per massimizzare i ricavi
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Alti costi di progetto
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la Difficoltà maggiore produzione di risultati misurabili
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Bassa produttività
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aumentare la soddisfazione del cliente
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l’aumento della quantità di attività amministrative
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l’Aumento di problemi di carattere tecnologico
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Troppo-non gestito carichi di lavoro
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la mancanza di decisioni informazioni
Assicurati di considerare gli elementi importanti non importanti
La valutazione di una nuova soluzione software non dovrebbe essere focalizzata solo sulle funzionalità e sulle funzionalità. Ciò non produrrà la soluzione più efficace per qualsiasi organizzazione; né sceglierà esclusivamente sulla base del prezzo o del ROI.
La soluzione più efficace dipenderà da vari fattori. Pertanto, basare una decisione su uno o due fattori porterà a un risultato non ottimale.
Cosa considerare:
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Funzionalità: Le funzionalità corrispondono alle tue più grandi esigenze?
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Coerenza & integrazione: l’automazione dei processi aziendali non è sufficiente; tutti i moduli all’interno di una nuova soluzione devono essere sintonizzati e integrati per soddisfare le esigenze dell’organizzazione che utilizza l’applicazione. Diffidare di strumenti cresciuti tramite acquisizione come la loro soluzione può essere modularizzata e integrare male.
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Convenienza: il costo è sempre una considerazione. Una corretta ricerca del settore scoprirà le considerazioni sui costi, inclusi i costi di licenza, il supporto, l’hardware, la consulenza e i costi di personalizzazione.
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Usabilità: un sistema è solo buono come è usabilità. Utenti, manager e dirigenti adotteranno applicazioni semplici e intuitive da utilizzare. Strumenti che richiedono poca o nessuna formazione per l’utente medio hanno un vantaggio. Le soluzioni più veloci e potenti non saranno efficaci se sono troppo ingombranti da usare.
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Vendor vitalità: valutare se i fornitori saranno in giro negli anni a venire per garantire che sono sempre sostenere e sviluppare la loro soluzione.
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Altre cose importanti da guardare fuori per:
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Considerare i requisiti di supporto
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assicurarsi che le clausole del contratto di soddisfare le vostre esigenze, e non solo come fornitore di software bisogni
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Considerare ciò che le strategie di uscita si hanno
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Sapere esattamente quello che si paga
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Valutare l’azienda, rendendo il vostro strumento
prendere in Considerazione non solo il prodotto si sarà l’acquisto, ma anche prendere in considerazione le persone che si dovrà lavorare con, coloro che di rispondere alle vostre chiamate di supporto e di assistenza con problemi di fatturazione.
Questo non deve essere dimenticato in quanto i problemi sono inevitabili in qualsiasi azienda.
Fai domande come questa:
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Chi è il tuo cliente normale?
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Quali sono le loro recensioni?
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Quando è un momento la vostra azienda non ha consegnato su ciò che hai promesso? (questo succede a tutti, sono buoni se possono possedere fino a errori)
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Cosa rende il tuo strumento diverso?
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Dovrei comprare questo strumento?
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Chi altro dovrei guardare? (le buone aziende sono abbastanza sicure da mostrarti chi altro è là fuori)
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Integrazioni e personalizzazioni sono efficienti e convenienti?
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La società fornisce un SDK / API? (software dev kit / app interfaccia di programmazione)
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Quali database supporta il fornitore?
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Quali livelli di supporto da questo team ci si può aspettare?
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Avete uno staff IT interno?
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Qual è il tempo medio per i bug segnalati per ricevere correzioni o soluzioni alternative?
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Sei sul cloud e chi è il tuo fornitore?
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Cosa succede se i server vanno giù? (diranno che è raro, questa non è una risposta alla tua domanda)
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Che tipo di sicurezza è integrato nel sistema?
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I miei dati saranno al sicuro?
Ogni strumento ha i suoi punti di forza e di debolezza. Si tratta di valutare ciò che è più importante per voi quando si misurano costi, benefici, rischi ecc.
Un’attenta valutazione della tecnologia deve essere eseguita prima di qualsiasi investimento in tali applicazioni. Molte aziende affermano che la loro tecnologia soddisferà le esigenze a lungo termine delle aziende; tuttavia, non esiste un proiettile d’argento.
Se hai qualche difficoltà con questo, sicuramente raggiungi, se no, passiamo al segmento finale della nostra serie.
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Questo fa parte della nostra serie di otto capitoli sull’automazione dei servizi professionali.
Vedi il resto qui sotto.
- Capitolo 1: Che diavolo è il software di automazione dei servizi professionali?
- Capitolo 2: Da dove viene il software di automazione dei servizi professionali?
- Capitolo 3: Come funziona il software di automazione dei servizi professionali?
- Capitolo 4: Lista di controllo della guida dell’acquirente per determinare se è necessario il software PSA
- Capitolo 5: come il software di automazione dei servizi professionali cambierà la tua attività
- Capitolo 6: I rischi e i benefici dell’utilizzo del software di automazione dei servizi professionali
- Capitolo 7: Come valutare le tue esigenze aziendali prima di selezionare un nuovo software
- Capitolo 8: Come implementare un nuovo software nella tua azienda