Come smaltire in modo sicuro i vecchi record aziendali
La tua azienda accumulerà rapidamente documenti. Informazioni sui dipendenti, documenti fiscali, rendiconti finanziari, documenti aziendali e molto altro ancora riempiranno rapidamente il tuo sistema di archiviazione. In questi giorni, molte aziende hanno scelto di eseguire la scansione di alcuni documenti, ma anche le informazioni elettroniche si accumulano. Per mantenere i tuoi dati al sicuro, è importante sapere per quanto tempo conservare i record aziendali e come smaltirli quando è necessario.
Problemi di protezione dei dati con i vecchi record aziendali
Ogni volta che si dispone di informazioni sensibili, ci sono problemi di protezione dei dati. Se si dispone di dati finanziari o altri dati aziendali in un archivio o sul disco rigido, c’è il rischio che potrebbe essere compromessa. I dischi rigidi possono guastarsi, le copie cartacee possono cadere vittime di incendi o danni causati dall’acqua e c’è sempre il rischio di furto. Poiché ci sono problemi di protezione dei dati con la memorizzazione di vecchi record, è importante mantenere solo ciò di cui hai bisogno.
Quanto tempo conservare i vecchi record aziendali
Se i record aziendali sono copie cartacee o file elettronici, è necessario considerare quanto tempo è necessario conservare questi record. Consulenza con il vostro avvocato o fiscale professionale è un buon modo per sapere che cosa si dovrebbe tenere e che cosa si può smaltire.
Dichiarazioni dei redditi aziendali e documenti giustificativi
In generale, l’IRS consiglia di mantenere questi documenti per 7 anni. Questo perché c’è un “periodo di limitazioni” durante il quale una dichiarazione dei redditi può essere modificata da voi o contestata dall’IRS, e questo periodo è di solito sei anni dal deposito. Tuttavia, anche se si può essere in grado di disporre di documenti giustificativi dopo 7 anni, può avere senso per mantenere una copia finale del vostro business dichiarazioni dei redditi e la corrispondenza con l’IRS per aiutare a preparare i rendimenti futuri.
Record fiscali per l’occupazione
L’IRS suggerisce di conservare qualsiasi record relativo alle tasse dei dipendenti per un minimo di 4 anni dopo la data in cui queste tasse erano dovute o pagate. Questi includono il tuo EIN, i salari, i pagamenti delle pensioni, le informazioni personali dei tuoi dipendenti e qualsiasi altra cosa relativa alle tasse sul lavoro.
Proprietà aziendale
Se non si possiede più l’asset, è necessario conservare i record fino al termine del periodo di limitazioni. Eventuali atti e titoli devono essere conservati fino a quando si vende o smaltire la proprietà.
Contabilità aziendale
Il CPA vi consiglierà su quanto tempo per mantenere conto economico, bilancio, registri di controllo, relazioni annuali, informazioni del Consiglio di amministrazione, verbali delle riunioni annuali, documenti di formazione aziendale, fatture e note spese e statuto aziendale. Un minimo di 7 anni è la raccomandazione conservativa.
Informazioni bancarie
Se i record vengono utilizzati a fini fiscali, la raccomandazione di 7 anni ha senso. Ma se le dichiarazioni non hanno implicazioni fiscali, estratti conto bancari mensili possono essere smaltiti dopo un anno.
Come smaltire i vecchi record aziendali
Quando è il momento di smaltire i vecchi record aziendali, si desidera assicurarsi che vengano distrutti e non possano essere recuperati e rubati. Ci sono aziende rispettabili che possono aiutare con triturazione di copie cartacee molto più efficiente e sicuro che il vostro trituratore ufficio può, e alcuni sono anche in grado di distruggere l’hardware stesso quando è necessario disporre di dati elettronici.
Non vuoi rischiare quando si tratta di informazioni cruciali sulla tua attività. Parlando con esperti finanziari e legali può aiutare a decidere cosa mantenere e cosa distruggere, e triturazione aziende, come AccuShred, può garantire che quando si è pronti a smaltire vecchi record in nome della protezione dei dati, il lavoro è fatto bene. Contattaci oggi per saperne di più.