Come pianificare una cerimonia di premiazione in 12 passaggi

Come pianificare una cerimonia di premiazione in 12 passaggi

Che tu stia raccogliendo fondi, riconoscendo l’eccellenza nel tuo settore o semplicemente dicendo “grazie” al tuo staff, le cerimonie di premiazione sono un modo brillante per riunire tutti per una serata di divertimento.

Tirare fuori uno spettacolo di premi Oscar richiede un po ‘ di organizzazione, ma per aiutarti, abbiamo suddiviso il processo in 12 passaggi facilmente attuabili.

I 12 passi sono:

• scegliere il giusto nome
• Scrivere un breve
• Impostazione di un budget
• la Scelta di giudici
• la Scelta di un luogo
• scelta di un tema
• Picking premio canzoni
• Fornire valore
• per Intrattenere gli ospiti
• Esecuzione di una lotteria
• La prenotazione di una band
• Promuovere la tua award show

Ecco come stendere il tappeto rosso e di organizzare un killer cerimonia di premiazione. Non dimenticate di controllare la nostra lista di controllo di pianificazione cerimonia di premiazione in fondo a questo post troppo!

Assegna un nome alla cerimonia di premiazione

Prima di iniziare a organizzare il tuo evento, è il momento di elaborare alcune idee per il nome della cerimonia di premiazione. Questo assicura tutto quello che fai ha un tema narrativo, e mantiene tutti i documenti in ordine. Allora, come si fa a trovare un nome per la cerimonia di premiazione? Alcune idee potrebbero essere:

Controlla le cerimonie di premiazione dei concorrenti

Prima di poter determinare un nome, è necessario verificare che nessun altro lo abbia. Usa altre cerimonie di premiazione nel tuo settore per supportarti nella creazione di un nome coinvolgente ed efficace. Ad esempio, se la tua cerimonia di premiazione è per il coinvolgimento dei dipendenti, la ricerca in questo modo ti aiuterà a vedere che esistono premi esistenti come:

“UK Employee Engagement Awards”

“Engagement Excellence Awards”

“Engage Awards”

…. e così via!

L’utilizzo di parole chiave simili renderà la tua cerimonia di premiazione più facilmente individuabile, ma non vuoi essere confuso con un altro evento. Si potrebbe scegliere di andare per una palla curva e costruire il vostro marchio in modo che diventi immediatamente riconoscibile.

Brainstorming parole chiave che si riferiscono alla cerimonia di premiazione

Per ottenere il saldo, iniziare il brainstorming parole chiave che si adattano alla vostra cerimonia. Queste potrebbero essere parole chiave relative al tuo settore, al tuo argomento o alle persone o ai prodotti che celebrerai. “The UK Startup Awards” fa quello che dice sulla latta; ma un nome come “Rising SaaS Startup Awards” è più accattivante e si rivolge a un pubblico specifico.

Prova un nome di lavoro

Se hai trovato 3-4 idee per il nome della cerimonia di premiazione che ti piacciono, provale per le dimensioni. Prendere in giro un logo, la creazione di una pagina web o anche scrivere una e-mail utilizzando ogni idea nome può aiutare a finalizzare quello che si adatta.

Scrivi un brief

Qualunque sia il tipo di evento che stai organizzando, scrivere un brief è un ottimo punto di partenza. Nel documento di briefing si dovrebbe impostare esattamente il motivo per cui si sta mettendo in scena l’evento. Quali sono i tuoi obiettivi chiave e cosa speri che la cerimonia di premiazione raggiungerà? È per aumentare la consapevolezza per una causa, per aumentare la motivazione dei dipendenti o per raccogliere fondi? Dovresti anche usare il brief per elaborare le misure di successo a cui puoi fare riferimento dopo la cerimonia. Questo potrebbe essere un obiettivo di raccolta fondi figura, o più qualitativa, come grande feedback da tutti coloro che hanno partecipato.

Una volta identificati i tuoi obiettivi chiave, questo ti aiuterà a pianificare le specifiche dell’evento, come il numero e la natura degli ospiti, la data e il luogo dell’evento, nonché il contenuto e il tono.

Aggiungi tutti questi aspetti al tuo brief (lista di controllo completa sotto), e sarà molto più facile vendere la tua idea a tutti coloro che sono coinvolti.

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Imposta il budget

È importante pensare al budget anche all’inizio. Ovviamente, non ha senso pianificare champagne e ostriche se il tuo budget si estenderà solo a cava e patatine! L’importo che devi spendere dipenderà dal modello che scegli per il tuo evento. Sarà fare profitto con i biglietti venduti? I premi saranno sponsorizzati per aiutare a coprire i costi o tutto verrà fuori dal budget interno?

I costi chiave a cui dovrai pensare includono F & B (cibo e bevande), luogo e arredamento, intrattenimento e VIP – Se vuoi giudici di alto profilo, padroni di casa, oratori o ospiti speciali, questo può mangiare una grossa fetta di budget.

Dovrai anche pensare al costo di promuovere il tuo evento e incoraggiare i candidati a partecipare – dovrai pagare per la pubblicità nei media del settore o lo sviluppo di una piattaforma web specializzata per i partecipanti da registrare e/o votare?

Una volta che hai un’idea approssimativa di quanto costerà tutto, puoi calcolare i prezzi dei biglietti o i pacchetti di sponsorizzazione per assicurarti di coprire almeno i costi.

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Scegli i tuoi giudici

Chi scegli come giudici avrà un impatto sull’integrità percepita dei tuoi premi, quindi seleziona attentamente. Cosa qualifica questi individui a giudicare in questo campo? Sono conosciuti e rispettati nel loro settore? Quali sono i loro risultati?

Oltre a questo, è importante che possano giudicare in modo indipendente ed equo e non siano considerati prevenuti nei confronti di alcun candidato o azienda. Avrete anche bisogno di implementare un sistema di voto nel caso in cui i giudici non possono arrivare a una decisione unanime e un chiaro criterio per come verrà scelto il vincitore.

Potresti anche voler implementare un premio o una categoria “People’s choice” in cui i partecipanti all’evento possono scegliere il loro vincitore. Questo dà ai partecipanti un elemento di controllo e assicura che sono investiti nella notte.

Usa questo passaggio per pensare anche al tipo di partecipanti che vorrai iscriverti, in quanto ciò renderà il tuo marketing molto più facile in seguito.

Scegli una sede

Il tuo budget e il numero di ospiti saranno il principale fattore di influenza nella scelta di una sede, ma oltre a questo, dovresti cercare un posto con un certo grado di “fattore wow”. Per loro stessa natura, spettacoli premio dovrebbero essere eccitante e glamour e generare anticipazione pre-evento. La scelta di un luogo unico può aiutare ad aumentare l’interesse, quindi non scartare luoghi improbabili: l’illuminazione creativa e il set dressing possono trasformare totalmente uno spazio.

Assicurati di controllare con il tuo fornitore AV che lo spazio funzionerà da un punto di vista pratico per quanto riguarda l’acustica ecc. e che nessun ospite avrà una vista ostruita del palco. Naturalmente, è rassicurante se la sede ha ospitato premi prima e si potrebbe chiedere di vedere le foto o parlare con l’organizzatore per vedere come tutto ha funzionato.

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Scegli un tema

Avere un tema per la tua cerimonia di premiazione è un altro modo per differenziarlo e far emozionare le persone. Assicurati di scegliere qualcosa di stimolante. Forse potrebbe essere vecchia scuola glamour di Hollywood, lo spirito olimpico o futuro fantastico?

Così come l’arredamento, gli inviti e l’intrattenimento, il tuo tema può aiutare a ispirare i tuoi ospiti speciali. Ad esempio, se si dispone di un evento a tema Olimpiadi si potrebbe invitare uno sportivo celebrità a parlare, o per un tema futuristico, forse un inventore ispiratore?

Scegli le tue canzoni premio

Le canzoni che scegli per una cerimonia di premiazione avranno un grande impatto sull’ambiente. La musica può essere utilizzata per introdurre i relatori, annunciare i vincitori e celebrare una categoria o un’azienda che raccoglie il loro premio. Ecco alcune grandi idee canzone per cerimonie di premiazione:

Upbeat award ceremony songs:

• Katy Perry – Firework
• Firenze – you’ve Got The Love
• Survivor – Eye of the Tiger
• Jon Bon Jovi – Livin’ on a Preghiera
• Macklemore & Ryan Lewis – can’t Hold Us

Ispirazione cerimonia di premiazione canzoni:

• Eminem – Non ha Paura
• Kanye West – più Forte
• Viaggio – non Smettere di Blood’
• Jay Z – Encore
• Christina Aguilera – Fighter

Emotivo cerimonia di premiazione canzoni:

• Israel Kamakawiwo’ole – Somewhere Over the Rainbow
• Eva Cassidy – Songbird
• Natasha Bedingfield – non Scritta
• Demi Lovato – Guerriero
• Script – Hall of Fame

Aggiungi valore

oltre alle premiazioni di un evento dovrebbe offrire aggiunto attrazioni. Non tutti andranno via con un gong, ma dovrebbero venire via sentendo che il prezzo del biglietto valeva comunque la pena.

Facilitare il networking è un buon modo per aggiungere valore al tuo evento. L’opportunità di incontrare il grande e il bene del tuo settore industriale sarà senza dubbio una grande attrazione per gli ospiti, quindi pianifica le pause dove possono mescolarsi e mescolarsi.

Oltre a un ricevimento di bevande pre-cena, considera un buffet di dessert stand-up per dopo la cerimonia per far parlare tutti.

Potresti anche considerare di regalare borse goody a tutti i partecipanti. Se i vostri ospiti sono da un settore specifico, o di una specifica età o demografico, questo è un ottimo metodo per acquisire sponsor per le vostre borse refurtiva. Questo significa anche che, vincitore o no, i vostri ospiti vanno a casa con qualcosa (e qualcosa di incredibilmente instagrammable troppo!).

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Intrattenere

I vostri ospiti sono venuti per uno spettacolo, in modo da essere sicuri di dare loro uno! Basta leggere una lunga lista di nomi dei vincitori del premio e guardare mentre hanno la loro foto scattata può essere un po ‘ noioso per i non vincitori, quindi pensa a come puoi ravvivare il procedimento con un AV creativo e un compère coinvolgente.

Musica, video e luce dovrebbero tutti insieme per creare uno spettacolo, e se è possibile includere una tecnologia impressionante come la mappatura di proiezione o anche ologrammi (budget permettendo!), avrete il pubblico sul bordo dei loro posti.

Esegui una lotteria

Anche se l’obiettivo principale del tuo evento non è raccogliere fondi per beneficenza, non perdere l’opportunità di fare qualcosa di buono per la tua comunità. Puoi tenere una lotteria o un’asta con premi donati. Questo offrirà sponsor la possibilità per un grido fuori, mentre allo stesso tempo la raccolta di fondi per una causa degna.

Annunciare nella notte quanto è stato sollevato per accelerare il feel good factor, o salvare la buona notizia per il follow-up di comunicazione.

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Organizzare la festa

Una volta che il business ufficiale è fuori strada, è il momento per tutti di lasciare i capelli giù e colpire la pista da ballo. E ‘ essenziale per prenotare una grande band che è garantito per ottenere la folla ronzio, in modo da chiedere in giro per le raccomandazioni.

Oltre a una band – se il tuo budget si allungherà – organizza un intrattenimento visivo come un gruppo di danza ad alta energia, artisti aerei o un mago in primo piano. Questo aiuta a tenere l’attenzione tra i turni di giudizio e rende la vostra cerimonia un evento a sé stante, anche al di fuori del premio.

Come promuovere la tua cerimonia di premiazione

I social media offrono la piattaforma perfetta per creare entusiasmo per la tua cerimonia e condividere tutti i titoli della notte. Assicurati di aver preparato un elenco di tutte le maniglie Twitter dei tuoi vincitori e di dare a un membro del team il compito di annunciare ogni destinatario del premio online in tempo reale, man mano che accadono. Questo offrirà ai vincitori una gloria extra e contribuirà ad aumentare il profilo del tuo evento.

Non dimenticare di creare un hashtag dedicato per i tuoi premi in modo che i tuoi ospiti possano partecipare alla conversazione e condividere foto e notizie della serata. Questa sorta di’ prova sociale ‘ mostrerà i vostri premi sono un evento da non perdere e creare buzz per il prossimo anno.

Se non lo fai già, impostare un lead capture landing page o modulo di iscrizione in cui i partecipanti, ospiti e giudici possono diventare parte di un elenco di email marketing. Questo è un grande canale per costruire anticipazione fino all’evento e ricordare a tutti le scadenze dei premi.

Potrai anche prendere in considerazione il viaggio online, sia per i partecipanti all’evento e coloro che partecipano alla cerimonia di premiazione. È facile inviare una voce? Come possono gli ospiti iscriversi per un biglietto e invitare anche i loro amici? Crea un viaggio e testalo tu stesso per assicurarti che sia il più semplice possibile per i partecipanti allo spettacolo.

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Conclusione& lista di controllo per la pianificazione dei premi

C’è molto da pensare quando si pianifica una cerimonia di premiazione stellare, ma è uno dei tipi di eventi più efficaci e gratificanti, che può aiutare a raggiungere tutti i tipi di obiettivi di business.

Dall’estendere la portata e l’influenza della tua organizzazione a motivare e ispirare i dipendenti, o generare entrate significative, i premi valgono lo sforzo.

Per rendere il vostro lavoro il più semplice possibile, Eventbrite offre una suite di strumenti organizzativi. Spanning inviti fino a sondaggi post-evento, aiutandovi a gestire il processo dall’inizio alla fine – non importa quanto ambiziosi i vostri piani! Basta controllare la nostra lista di controllo di pianificazione cerimonia di premiazione qui sotto per aiutarvi a iniziare:

cerimonia di Premiazione lista di controllo di pianificazione

Scrivere un evento breve tra:

• Nome dell’evento
• obiettivi Chiave
• Misure di successo
• Numero di partecipanti
• Tipo di partecipanti
• Evento data e luogo
• il Tono dell’evento
• Cerimonia tema

Impostare il budget o desiderato entrate per:

• Alimenti e bevande
• Luogo
• Arredamento
• Animazione
• Vip/giudici
• Promozione
• il costo del Biglietto
• pacchetti di Sponsorizzazione

Scegliere i partecipanti come:

• Cerimonia di giudici
• Ospiti d’onore
• Tipi di partecipanti

Trovare un luogo e di condotta:

• AV avvistamenti
• Incontro con il locale proprietario

Progettazione notte con:

• cerimonia di premiazione canzoni
• Networking
• Goody borse
• Animazione
• Lotteria

Mercato la vostra cerimonia utilizzando:

• Una strategia di social media
• Dedicato hashtag
• aggiornamenti Email
• il contenuto del Blog
• Sign-up landing page