Come organizzare una corsa di poker di moto di carità di successo o evento
da Darren Jekcharz& James Kizrazo
Una corsa di moto è un ottimo modo per aumentare la consapevolezza per la tua carità. Organizzare un evento motociclistico è facile. Organizzare un evento motociclistico di SUCCESSO non lo è. Richiede una grande quantità di pianificazione, dedizione, organizzazione e coinvolgimento della comunità & consapevolezza. Di seguito sono riportati preziosi suggerimenti per la pianificazione di questo tipo di evento.
Le informazioni qui sono state raccolte da diversi importanti organizzatori di eventi che lo hanno fatto con successo per molti anni. Questi suggerimenti su come organizzare un evento motociclistico sono proprio questo; suggerimenti. Si dovrebbe sempre consultare le autorità e il vostro consulente legale nei vostri sforzi di pianificazione.
1. Scegli una data non conflittuale:
Non c’è dubbio che Madre Natura può fare o rompere la partecipazione al tuo evento. Ma scegliere una data che ha già diversi eventi moto in corso può anche significare disastro. È quasi impossibile scegliere un giorno in cui non ci sono eventi pianificati nella tua zona, ma dovresti guardare i calendari degli eventi motociclistici degli anni precedenti ed evitare tutti i giorni che sono già presi da eventi motociclistici di lunga data che si svolgono ogni anno. Si dovrebbe anche partecipare al vostro locale AMA (American Motorcycle Association) riunione di pianificazione del distretto. Questo ti aiuterà a farti un’idea su quali grandi eventi sono già in calendario per l’anno. Non stupitevi se non si ottiene una folla enorme al vostro primo evento. Molti dei principali eventi motociclistici iniziato con solo 10 o 20 ma poi è cresciuto a centinaia o migliaia dopo diversi anni!
2. Organizzare un comitato di pianificazione:
Nominare persone in posizioni diverse (suggerimenti includono: Direttore, Sedia operativa, sedia sponsor, sedia premi / regali, sedia volontari, ecc.). I motociclisti che sono stati in diverse corse sono utili per avere nel tuo comitato in quanto possono condividere idee su attività e giochi divertenti da giocare che renderanno la tua corsa divertente per i partecipanti. Chiunque può lanciare una corsa in moto, ma ci vuole un bel po ‘ di persone per rendere l’evento senza intoppi e con successo. Non aver paura di reclutare amici, parenti e colleghi per aiutarti a sostenere la causa! Fai attenzione ad avere “troppi cuochi in cucina”. E ‘ bello avere molti volontari, ma si vuole davvero solo uno (o forse due) conduce prendere le decisioni finali e chiamando i colpi. Rendilo noto prima del tempo, quindi non ci sono sorprese o incomprensioni tra i membri del tuo comitato.
3. Scegli il tipo di evento motociclistico:
Ci sono molti diversi tipi di eventi motociclistici che puoi avere. In generale, più varietà e più cose devi mantenere diversi tipi di persone occupate e felici, più successo sarà il tuo evento E più soldi farai per la tua carità. Le corse di poker tradizionali sono divertenti, ma attirerai più persone al tuo evento se lanci anche cose come musica dal vivo, venditori, annunci emcee, moto & car show, stunt riders, ospiti famosi, tattoo contest, asta cinese, 50/50 split, rodeo/giochi di moto ecc. Si può avere una corsa di Poker con 5 fermate (più su quello qui sotto), una corsa di base con un paio di fermate o una corsa senza fermate a tutti.
4. Impostare il prezzo del biglietto / ingresso o altre opzioni di raccolta fondi:
C’è una linea sottile tra fare il più possibile per la tua carità E assicurarsi che il tuo evento sia piacevole, così le persone tornano anno dopo anno. Solo i grandi eventi stabiliti possono farla franca con la ricarica di un grande costo di registrazione up-front con poco o nulla incluso. È meglio addebitare una piccola e ragionevole donazione di registrazione. La maggior parte delle persone si sentirà molto più a suo agio donando i loro sudati soldi verso altre cose al tuo evento come lotterie cinesi, 50/50 split ecc. È anche una buona idea vendere biglietti di pre-registrazione nei mesi precedenti al tuo evento ad un prezzo ridotto. In questo modo i partecipanti saranno felici che stanno risparmiando qualche soldo e si sono garantiti alcune vendite di biglietti indipendentemente dal tempo giorno dell’evento.
5. Commercializza il tuo evento:
Stampa centinaia di volantini almeno sei mesi prima del tuo evento e chiedi ai volontari di distribuirli agli eventi motociclistici prima del tuo. Ottenere il vostro evento elencato con on-line e cartaceo (moto-correlati e non) pubblicazioni e siti web, a livello locale e nazionale. La maggior parte dei giornali locali e stazioni TV / radio pubblicizzerà eventi di beneficenza gratuitamente! L’esposizione mediatica prima E dopo il tuo evento è un ottimo modo per attirare la folla. Prendi un sacco di foto & video dell’evento e pubblicale sul sito Web e sulle pagine dei social media del tuo evento. Eseguire una presentazione dei tuoi scatti migliori su un grande schermo dietro la band è un ottimo modo per intrattenere le persone. Tutti amano vedere se stessi sul grande schermo! Consentire sostenitori, membri della comunità e ospiti speciali almeno un paio di mesi di notifica dell’evento. Incoraggiare la famiglia, amici e colleghi di lavoro a partecipare. Creare un comunicato stampa e inviare ai media.
6. Contatta le organizzazioni motociclistiche locali:
Unisciti al tuo locale ABATE (American Bikers Aimed Towards Education), AMA (American Motorcycle Association) e vai alle loro riunioni. Questo è un ottimo modo per diffondere la parola circa il vostro evento e anche reclutare possibili volontari e partecipanti. Assicurati di avere anche la parola a tutti i negozi di motociclette locali, bar, ristoranti e club di equitazione correlati come HOG (Harley Owners Group) ecc. Ottieni sponsor e fornitori aziendali: Più soldi si ottiene da sponsor, più soldi si sarà in grado di raccogliere per la vostra carità! Questo è dove si deve rete, chiamare i tuoi amici e la famiglia e bang su alcune porte. Invia una lettera o visita potenziali sponsor e venditori chiedendo donazioni di cibo e bevande. Alcuni sponsor possono anche essere disposti a donare premi per le tue lotterie. È possibile pubblicizzare per i vostri sponsor elencandoli su di voi volantini evento, banner, programma,t-shirt ecc. Puoi anche ringraziarli durante gli annunci durante il tuo evento. Assicurati di ordinare i segni per promuovere i tuoi sponsor all’evento.
7.Fornire la registrazione & Modulo di rinuncia al check-in:
Definire il contributo richiesto, avere una fascia da braccio che ritirano all’evento per mostrare di essere registrati. Si potrebbe anche avere camicie, spille o bottoni truccati per tutti i partecipanti. Questo è un ottimo modo per mantenere il vostro evento sulla mente di tutti per il prossimo anno troppo! Chiarire che devono firmare un infortunio / incidente disclaimer / rinuncia a partecipare. Consultare un agente di assicurazione per una politica di responsabilità e un avvocato per redigere un rilascio evento di forma di responsabilità per tutti i partecipanti a firmare al momento della registrazione. È importante notare che ogni pilota sarà responsabile se coinvolto in un incidente. È inoltre possibile trovare alcuni esempi su Internet o lavorare con il vostro ABATE locale e AMA per alcune idee.
8.Creare un programma di eventi e / o Eseguire percorso:
Questo darà ai partecipanti un programma di eventi con punti di inizio e fine, luoghi amichevoli per fermarsi lungo la strada,sponsor, mappa del corso, eventuali concorsi, ecc. al punto di arrivo. Per una sola corsa in moto giorno, tra 50 e 75 miglia è una buona lunghezza. Scegli un tratto panoramico di strada ben asfaltata con il minor traffico possibile che offre copertura cellulare, aiuto di emergenza, stazioni di servizio e cibo e acqua. Dopo che il percorso è stato tracciato, prova almeno una volta prima del giorno della corsa per verificare le condizioni della strada. Se la corsa lascerà in un grande gruppo, assicuratevi di contattare tutte le forze dell’ordine locali settimane di anticipo per vedere se sarebbero disposti a fornire una scorta di polizia e bloccanti per la corsa.
9.Imposta le fermate e il punto finale:
Questo potrebbe essere ristoranti o bar o qualsiasi altra cosa funzioni meglio. La maggior parte delle strutture vorranno di dare loro un approssimativo testa-count in modo che possano pianificare il loro personale di conseguenza. Se non li hanno già, assicurarsi che la struttura del punto finale si applichi per tutti i permessi speciali (alcol, musica, ecc.) almeno 60 giorni prima dell’evento. Per eventi all’aperto, i partecipanti dovrebbero essere in grado di vagare intorno al vostro evento liberamente con bevande in mano. Ciò include le aree in cui hai il tuo spettacolo di moto, i venditori e il palco della band. Fidati di me, separare la tua tenda da birra dal resto delle attività non funziona. È stato dimostrato. La tenda della birra sarà affollata, ma altrove sarà una città fantasma. Riceverai reclami dai tuoi venditori, dalla band e dai partecipanti. Fallo nel modo giusto, ottieni i tuoi permessi e tutti saranno felici. Anche se si vuole avere alcuni tavoli e sedie a disposizione, cercare di evitare il temuto energia-zapping “matrimonio/banchetto” tipo di configurazione. Questo di solito porta a tutti appena seduti intorno annoiato e può anche, ma un ammortizzatore su attività pista da ballo.
10. Piano per il tempo:
La pioggia o il freddo possono ridurre la frequenza di oltre la metà, ma una corretta pianificazione manterrà felici i partecipanti e aumenterà le possibilità che tornino l’anno prossimo E diffondano la parola. Il tempo è ovviamente molto imprevedibile, ma dovresti comunque tenerlo d’occhio durante i giorni precedenti al tuo evento per avere un’idea di cosa dovrai prepararti. Una grande tenda da festa manterrà i tuoi ospiti asciutti in una giornata piovosa e può anche fornire un’ombra fresca in una giornata estiva torrida. Lavora con le società di noleggio di forniture per feste in anticipo per vedere se saranno disposti a donare o scontare le tende e i tavoli & noleggio di sedie in cambio di inserirle come sponsor per il tuo evento. Per ottenere i migliori risultati, è necessario apportare modifiche dell’ultimo minuto e la preparazione in base al tempo del giorno dell’evento. Per esempio, diciamo che le previsioni del tempo la sera prima chiamato per la pioggia e si imposta la band e fornitori all’interno. Poi il sole esce la mattina dell’evento e la pioggia è stata rimossa dalle previsioni. Se non fai nulla, la band e i tuoi venditori all’interno saranno molto probabilmente divertenti erbacce. I motociclisti amano il sole e si divertono anche a camminare fuori con uno freddo, controllando le biciclette di tutti gli altri e ascoltando musica. Devi essere preparato e adeguatamente composto da volontari per rendere questi potenziali cambiamenti dell’ultimo minuto senza intoppi.
11. Cibo e bevande per il tuo evento:
Questo può variare a seconda che venga fornito dalla tua struttura end-point o se lo stai ricevendo. Lavorare con la struttura in anticipo e raggiungere un accordo che funziona meglio per tutti. La maggior parte delle strutture non mente donando (o attualizzazione) alcuni o tutti i prodotti alimentari fino a quando sanno che faranno i loro soldi dal bar. Se la struttura lo consentirà, dovresti anche vedere se puoi lavorare con ristoranti locali, pizzerie, distributori di birra per vedere se sarebbero disposti a donare (o fornire sconti) in cambio di pubblicizzarli come sponsor. Sii semplice. La maggior parte dei motociclisti sono abbastanza felice con barbecue pollo / maiale, hamburger, hot dog, insalate laterali ecc. Per le bevande si dovrebbe offrire acqua, soda / pop, birra in scatola e / o progetto, e alcune alternative per le persone che non amano la birra. Una barra completa non è un requisito, ma se la struttura ne ha uno, sarebbe un vantaggio. Assicurati di mantenere i prezzi delle bevande ragionevoli! Se le persone vengono al tuo evento di beneficenza e si sentono come se fossero sovraccarichi, meno è probabile che apriranno i loro portafogli per le tue lotterie. Se vi aspettate un grande turn-out, si dovrebbe anche avere la configurazione impianto un paio di stazioni di bevanda per evitare lunghe code di attesa.
12. Moto / Auto Mostra & Concorsi:
Uno spettacolo di moto e/o auto è un ottimo modo per attirare più persone al tuo evento. Fornire trofei / targhe o premi in denaro per le categorie di tipo “best of” è un ottimo modo per ottenere la gente entusiasta di venire al vostro evento pure. Questa è una grande occasione per i proprietari di veicoli per mostrare la loro roba E dare alla folla qualcosa di fresco da guardare quando non stanno guardando la band o coinvolti in altre attività. Puoi anche avere concorsi di tatuaggi e altre opzioni divertenti come la coda di cavallo più lunga, la pancia di birra più grande, la barba più lunga, il viaggio più lungo, ecc. ecc. Usa la tua immaginazione e mantenere le cose ad alta energia!
13. Raffles:
Non esamineremo tutti i dettagli intricati per questo perché la maggior parte delle informazioni è prontamente disponibile e basata sul buon senso. Ma qui ci sono alcuni suggerimenti che dovrebbero rendere le cose vanno un po ‘ più liscia per voi. È meglio avere una politica “non è necessario essere presenti per vincere” per le tue lotterie cinesi e i premi principali. Ciò incoraggerà una maggiore partecipazione alle tue lotterie e più soldi per la tua beneficenza. Non annoiare i vostri ospiti con lunghi annunci lotteria che vanno avanti per sempre. Pubblica i numeri vincenti su una grande scheda in posizione centrale dove tutti possono vedere. Fai sapere a tutti dove si trova un paio di volte, ma mantieni i tuoi annunci brevi e dolci. Anche inviare informazioni su quando / dove i premi possono essere ritirati per coloro che non sono presenti.
14.Proteggi un Emcee e / o una band dal vivo:
Contatta noti gruppi musicali, emcee o deejay che potrebbero essere interessati a partecipare al tuo evento. Determinare se faranno partecipare senza alcun costo o una tariffa ridotta. Questa sarebbe anche una grande opportunità per una band non così ben conosciuta per ottenere una grande esposizione. Check them out prima del tempo andando a uno dei loro concerti per assicurarsi che hanno messo su un buon spettacolo. Volete una band energica che intrattiene la folla e ottiene la gente sulla pista da ballo. Se te lo puoi permettere, la combinazione migliore è una band dal vivo e un emcee per fare annunci e intrattenere la folla durante le pause della band. Anche se le band blues e southern rock sembrano essere il punto fermo nella maggior parte degli eventi biker, non abbiate paura di mescolare un po ‘ con band che suonano anche una varietà di heavy metal e rock più recente & canzoni country. Storicamente, le band che suonano per lo più cover sono una scelta molto migliore rispetto alle band che suonano canzoni rigorosamente originali. A meno che la band originale è molto ben sapere, naturalmente,.
15. Avere Coordinatori logistici e rimanere organizzati & Informati:
Non c’è niente di peggio di un evento disorganizzato. Assicurati di avere persone in tutti i punti che sono tutti collegati tra loro. Utilizzare walkie-talkie o telefoni cellulari in grado di gestire le emergenze, domande, ecc. Avere coordinatori all’inizio e alla fine per aiutare i volontari e i partecipanti con domande, coordinare l’installazione e la pulizia, ecc. Pianifica i dettagli per l’agenda dell’evento dall’inizio alla fine. Istruisci le persone su cosa dovrebbero fare quando arrivano, quali attività potrebbero svolgersi durante la corsa (corsa di poker, caccia al tesoro) e dopo la corsa (aste, lotterie, vendite di camicie, ecc.) Assicurati di includere giochi e premi (donati) ecc. Tutti i volontari dovrebbero anche avere copie della tua lista degli ospiti se ammetterai qualcuno gratuitamente. Determina se hai bisogno di raccogliere denaro al tuo evento. Preparati con le ricevute e cambia se necessario.
Regole comuni per una corsa di poker:
Non devi fare una corsa in stile Poker, ma se lo fai, ecco alcune regole comuni. Al momento della registrazione, i corridori riceveranno un coupon di partecipazione (da timbrare ad ogni tappa) e la mappa per la prima tappa. I partecipanti devono andare a tutte e cinque le fermate del corso di poker run prima di una scadenza. Ad ogni fermata, il partecipante consegna a un funzionario il coupon per lo stampaggio, quindi pesca una carta da poker da una borsa. Per garantire l’equità, disegna sempre da un mazzo completo di 52 carte. Nel caso in cui qualcuno pesca una carta che hanno già in mano, pesca una nuova carta. Un funzionario segnerà il coupon con il rango e il seme della carta pescata a quella fermata. Una volta che il coupon è segnato, i piloti ricevono una mappa per la fermata successiva e continuare. Quando tutte e cinque le fermate sono completate per ogni partecipante, è possibile consentire un’opzione per acquistare fino a due carte bonus alla stazione di check-in. Chiedi ai giudici di segnare le carte e dichiarare i vincitori. Le mani di poker sono segnate usando le classifiche standard delle mani di poker come segue: Scala reale, scala reale, four of a kind, full house, flush, straight, three of a kind, two pair, one pair, high card.
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