Come organizzare una Conference Call di successo

Come organizzare una Conference Call di successo

Le persone in tutti i tipi di ruoli sono chiamate a condurre conferenze e videochiamate in un momento o nell’altro. Spesso, devi chiederti: come posso gestire le persone che non vedo? A volte, le chiamate in conferenza possono essere frustranti e sentire come una perdita di tempo (come il video qui sotto).

Gestisco il programma Certified Professional Yacht Brokers (CPYB) che certifica i broker di yacht in tutto il paese. Dal momento che i membri del consiglio di CPYB si trovano in tutto il Nord America, ospitare chiamate in conferenza trimestrali sono uno sforzo di risparmio di denaro al posto delle riunioni “faccia a faccia” tenute annualmente. Ho imparato che condurre efficacemente conferenze e videochiamate è essenziale per la collaborazione del team e il processo decisionale. Tuttavia, ci potrebbero essere alcuni problemi imprevedibili e incontrollabili che si verificano durante queste chiamate. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti per aumentare l’efficacia delle chiamate in conferenza.

Prima della chiamata

• Preparare e condividere l’ordine del giorno della riunione in anticipo rispetto alla chiamata che delineano lo scopo della riunione, quando la riunione avrà luogo e come i partecipanti accederanno alla riunione. Includere gli obiettivi per la chiamata e gli eventuali punti di discussione specifici. Informare le persone prima della chiamata li aiuta a prepararsi per la discussione e dà loro la possibilità di pensare a come potrebbero contribuire alla conversazione.

• Se si utilizza un servizio diverso da un telefono per condurre la riunione, assicurarsi di informare il gruppo di tenere una prova in modo che le difficoltà tecniche possono essere identificati o evitati. Gli organizzatori dovrebbero essere preparati con un back-up se qualcosa va storto. Assicurati che tutti capiscano come disattivare la voce e il rumore di fondo.

• Reclutare un acquirente designato nota. A nessuno piace prendere minuti di riunione, ma è un male necessario (soprattutto per le persone che non potevano aderire alla chiamata).

Avvio della chiamata

• Se sei il moderatore della chiamata, partecipa alla chiamata almeno cinque minuti prima dell’orario previsto della riunione. La conversazione leggera durante l’attesa aiuta le persone a sentirsi più a proprio agio. Inizia ufficialmente la chiamata solo quando le persone chiave sono lì in modo da non dover ripetere alcuna informazione.
• Presentati sempre quando inizi la chiamata per assicurarti che tutti possano identificarti come moderatore. Prima dell’inizio dell’attività ufficiale, prendere una chiamata di ruolo per garantire che tutti i principali attori siano presenti e contabilizzati. Se del caso, prendere tempo per tutti di fare introduzioni (nome, società, posizione), soprattutto se sono nuovi al gruppo. Questo è anche un buon momento per rivedere gli elementi amministrativi (telefono muting, come porre domande direttamente o tramite la funzione di chat, in grado di visualizzare lo schermo condiviso, ecc.).

Condurre la chiamata

• Iniziare con una sintesi dell’ordine del giorno e lo scopo della riunione.
• Per evitare che le persone parlino l’una sull’altra, rivolgi le domande direttamente per nome se vuoi che qualcuno risponda. Come facilitatore, tenere traccia di chi sta parlando e chiedere a coloro che sono tranquilli per i contributi. Le chiamate in conferenza dovrebbero consentire l’invio di una varietà di messaggi come: “Abbiamo bisogno delle idee di tutti in questa organizzazione. “Prima di cambiare argomento prendere una pausa, chiedendo se ci sono ulteriori domande o pensieri riguardanti l’argomento. Tenete d’occhio il vostro obiettivo e la conversazione sul punto. Se l’argomento diventa riscaldato o lungo, suggerisci di pianificare un’altra chiamata per discutere l’argomento in modo più approfondito dopo aver completato ulteriori preparativi e indagini. Fornire controlli orari regolari in modo che la vostra agenda rimane in pista. Inizia e termina il più vicino possibile ai tempi proposti.

Terminare la chiamata

• Fornire un riepilogo della riunione al termine della chiamata.
• Conferma che tutti comprendono i prossimi passi, le responsabilità, gli elementi di azione e le scadenze, incluso quando si terrà la prossima chiamata programmata.
• Follow-up con una e-mail contenente i punti principali e/o minuti dalla chiamata.

L’istituzione di questi suggerimenti migliorerà il valore di tutte le tue prossime conferenze e videochiamate.