Come organizzare gli ordini di lavoro: scopri le best practice di manutenzione
Pronto a passare a una migliore gestione degli ordini di lavoro? Qui ci sono cinque modi per prendere il controllo dei flussi di lavoro di manutenzione e ottenere tutto funziona esattamente nel modo desiderato.
Ma prima una breve nota: sebbene sia possibile vedere risultati positivi da alcuni di questi passaggi senza l’aiuto del software CMMS, la realtà è che il moderno software per gli ordini di lavoro rende tutto, inclusa la gestione degli ordini di lavoro, la pianificazione della manutenzione preventiva e il controllo dell’inventario MRO, sia più affidabile che più efficiente.
Infine, il CMMS giusto rende la vita più facile.
Ma per iniziare, diamo un’occhiata ad alcuni passi solidi si può prendere per organizzare i vostri ordini di lavoro.
1. Standardizza e centralizza i dati degli ordini di lavoro
Indipendentemente dal sistema che stai utilizzando, da scarti di carta vecchio stile a fogli di calcolo leggermente più moderni, è sempre meglio puntare alla coerenza. Se stai usando la carta, tutto dovrebbe essere su carta. Se gli ordini di lavoro iniziano come fogli di calcolo, dovrebbero finire come fogli di calcolo.
Con questi sistemi antiquati, ci sono già molte possibilità per i dati di andare dispersi, girare stantio, o diventare danneggiato.
Ma se i tuoi flussi di lavoro ti fanno saltare dalla carta ai fogli di calcolo e poi di nuovo, ti stai aprendo a ancora più opportunità per dati errati. Ogni volta che un tecnico copia manualmente i dati dalla carta a un foglio di calcolo, o va nella direzione opposta, si corre il rischio di ottenere i numeri sbagliati.
E piccoli errori contano. Se un tecnico mette in che hanno chiuso un ordine di lavoro nel mese di aprile invece di giugno, i numeri sono ora fuori in due rapporti mensili. E se una tecnologia mette il 31 aprile come data di chiusura (una data che non esiste perché April ha solo 30 giorni), i dati dell’ordine di lavoro possono scivolare attraverso le fessure.
E quando si utilizza uno standard, è molto più facile tenere tutto insieme in un unico punto. È possibile impilare tutti i vostri ordini di lavoro di carta in una pila o salvare tutti i vostri ordini di lavoro foglio di calcolo in un unico file.
2. Programma PMS e quindi dare la priorità agli ordini di lavoro su richiesta
Il reparto di manutenzione deve funzionare come un ospedale, non un deposito di autobus.
Qual è la differenza?
Giù alla stazione degli autobus, una volta impostato l’orario, non c’è nessuna modifica. L’autobus A è impostato per partire alle 10 del mattino, ed è allora che parte. Lo stesso per tutti gli altri autobus.
Ma fino all’ospedale, il programma è più elastico. Certo, ci sono pazienti con appuntamenti per incontrare i medici, e nella maggior parte dei casi, le cose vanno secondo i piani. Ma se qualcuno arriva in condizioni critiche, si spostano immediatamente in testa alla linea. Infatti, saltano completamente la fila e vedono immediatamente un medico. I tuoi ordini di lavoro dovrebbero funzionare allo stesso modo.
Inizia impostando e programmando le ispezioni e le attività di manutenzione preventiva. Ma quando si apre un lavoro più pressante, dovresti essere pronto a spostare il tuo PMS per fare spazio.
La buona notizia è che i PMS tendono ad avere finestre, non scadenze. Ciò significa che quando è il momento di completare un PM, c’è spazio per tirarlo su o respingerlo un po’. Invece di farlo questa settimana, spesso puoi tranquillamente aspettare fino alla prossima settimana.
3. Richiede richieste formali e standardizzate di ordini di lavoro
Ma prima di poter gestire in modo efficiente la pianificazione, è necessario un modo affidabile per raccogliere le richieste di manutenzione. Le persone in tutti i reparti, in tutta la struttura, hanno bisogno di un modo semplice e affidabile per connettersi con il reparto di manutenzione per inviare richieste di manutenzione.
Ma prima di guardare perché, chiariamo ogni possibile confusione.
Qual è la differenza tra una richiesta di manutenzione e un ordine di lavoro?
Le differenze si riducono a chi li produce e come li usi.
Le richieste di manutenzione arrivano da tutta la struttura, da tutti i tipi di persone. Quando qualcuno, e può essere chiunque, dall’amministratore delegato a un operatore di apparecchiature, vede qualcosa che deve essere risolto, invia una richiesta di manutenzione. L’idea è che con tutti che agiscono come set extra di occhi intorno alla struttura, il dipartimento di manutenzione sa subito quando c’è un problema, che può essere qualsiasi cosa, da un rubinetto che perde nel bagno all’ultimo piano a un’inondazione completa nel seminterrato. Una volta che il dipartimento di manutenzione approva una richiesta, utilizza le informazioni per generare un ordine di lavoro, che assegna a un tecnico di manutenzione.
La chiave per le richieste di manutenzione è avere un sistema ben consolidato e facile da capire, quindi tutti sanno come contattarti. Più è difficile per le persone raggiungerti, meno è probabile che si preoccupino, portandoti a perdere un sacco di piccoli problemi che poi hanno la possibilità di diventare grandi problemi.
E poi quando ci sono grossi problemi e le persone sanno che devono contattare il tuo dipartimento, useranno una combinazione confusa di metodi imprevedibili e inaffidabili. Che ti lascia scavare attraverso pile di note di carta, e-mail, e messaggi telefonici.
Invece, dovresti impostare una linea di comunicazione semplice e diretta in modo che le persone sappiano esattamente come raggiungerti con le richieste.
4. Rendi ogni ordine di lavoro di manutenzione super pesante
Quindi, una volta che hai le tue richieste di manutenzione, devi generare ordini di lavoro imballati con i dati critici necessari per lavorare in modo efficiente e chiudere rapidamente. Più sanno prima di iniziare, più è facile per loro finire.
Cosa dovresti includere?
Un efficace ordine di lavoro viene fornito con:
- Completa attività di manutenzione e riparazione storie
- Step-by-step istruzioni
- Liste
- Associati MRO parti e materiali
- Schemi, immagini, e di garanzia
- Posizioni sul sito di mappe e planimetrie
L’obiettivo è di avere il tecnico con una chiara idea di quello che devono fare e che cosa hanno bisogno per farlo. Se la manutenzione o le riparazioni iniziano ad andare lateralmente a metà strada, vuoi che abbiano ciò di cui hanno bisogno per raddrizzare le cose.
5. Rendi ogni ordine di lavoro di manutenzione super leggero
Ora che hai imballato i tuoi ordini di lavoro con dati utili, devi trovare modi per renderli mobili. È fantastico che i tecnici abbiano tonnellate di dati utili con loro, ma non vuoi che spingano carriole piene di carta. I tuoi ordini di lavoro devono essere dati pesanti ma anche belli, leggeri e facili da spostare.
Ci sono alcune opzioni qui, ma tutti hanno una cosa in comune: ottenere mobile significa andare digitale. Non c’è modo per te di ottenere i tecnici le informazioni di cui hanno bisogno se sei bloccato a stampare tutto su carta. È costoso e poco pratico.
Un’opzione è l’utilizzo di fogli di calcolo. Ma il problema qui è che ora i tuoi ordini di lavoro sono troppo leggeri; poiché non sono legati l’uno all’altro, le modifiche apportate a un file non vengono riportate. Rapidamente, hai un sacco di versioni diverse dello stesso ordine di lavoro e nessuno è sicuro di chi abbia i dati più aggiornati. I tuoi dati sono semplicemente là fuori che galleggiano, senza legami.
Il modo migliore per ottenere dati affidabili e accessibili è con una soluzione CMMS.
Esempi di gestione efficace degli ordini di lavoro con il software CMMS
Molti dei passaggi precedenti possono aiutarti anche se sei bloccato usando vecchia carta o fogli di calcolo. Ma per ottenere il massimo dai passaggi e prendere il pieno controllo dei tuoi ordini di lavoro, hai bisogno di una moderna soluzione software CMMS.
Tenendo a mente i passaggi, diamo un’occhiata a come il software di gestione degli ordini di lavoro li rende più facili, più efficaci.
Come tenere traccia degli ordini di lavoro
Se si desidera tenere traccia dei vostri ordini di lavoro, è necessario trovare un modo per standardizzare e centralizzare i dati. Con vecchi metodi come carta e fogli di calcolo, si corre sempre il rischio di perdere o corrompere i dati.
Un CMMS ti aiuta a risolvere questo problema memorizzando i tuoi dati in un database centrale che mantiene tutte le tue informazioni sicure, sicure e accessibili. E poiché tutto è in un unico posto, è facile mantenere tutto aggiornato. Invece di più versioni, hai dati di cui puoi fidarti.
Come organizzare gli ordini di lavoro
Una volta che hai tutti gli ordini di lavoro in loco, si può facilmente spostarli in giro, la creazione di orari PM è quindi possibile regolare rapidamente per fare spazio per le attività on-demand. CMMS software rende facile con dashboard calendario intuitivi che consentono di spostare gli ordini di lavoro in giro con un semplice drag-and-drop.
Come fai a sapere quando aggiungere ordini di lavoro su richiesta? Con il semplice portale di richiesta di manutenzione online, tutti sanno esattamente come contattare il reparto. Tutto quello che devono fare è andare al sito e inserire le loro informazioni. E a differenza di un messaggio telefonico o di un’e-mail, il modulo online è dotato di campi di dati personalizzabili, quindi le persone sanno esattamente quali informazioni includere nelle loro richieste.
Come semplificare gli ordini di lavoro
Gli ultimi due passaggi stanno rendendo i tuoi ordini di lavoro pesanti ma anche leggeri. CMMS software aiuta con entrambi.
Utilizzando modelli personalizzabili, con pochi clic, è possibile aggiungere rapidamente tutte le informazioni tecniche necessarie per lavorare in modo efficiente. E utilizzando l’app di manutenzione, i tecnici possono accedere a tutto da qualsiasi luogo utilizzando qualsiasi dispositivo mobile connesso a Internet. Tutto questo aiuto si adatta proprio nel palmo della loro mano.
Riepilogo rapido e conciso
L’efficace gestione degli ordini di lavoro potrebbe essere a pochi passi di distanza, ma è necessario assicurarsi di muoversi nella giusta direzione. Inizia standardizzando i tuoi dati in modo che tutto sia nello stesso formato, riducendo le tue possibilità di perdere o corrompere i dati. Quindi, imposta il tuo programma ma tratta la sindrome premestruale come appuntamenti in un ospedale: se si presenta qualcosa di più serio, sii pronto a riprogrammare la sindrome premestruale. Quando si tratta di richieste di manutenzione, impostare e applicare un processo formale e quindi imballare ogni ordine di lavoro con i tecnici delle informazioni necessari per funzionare bene, assicurandosi che i tecnici abbiano accesso a queste informazioni da qualsiasi luogo con un’app di manutenzione mobile.
Prossimi passi
Pronto a organizzare finalmente la gestione degli ordini di lavoro? È tempo di implementare una moderna soluzione CMMS.
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