Come organizzare conferenze e seminari internazionali di successo?
Organizzare una conferenza di successo richiede pianificazione, competenza, preparazione e risorse dedicate.
Procedura per organizzare una conferenza
1. Definire lo scopo e il formato
Come ruolo dell’organizzatore della conferenza, è importante definire lo scopo dell’evento. Formattazione del layout passo dopo passo la prima fase di ospitare una conferenza
- Il concetto
- Tempi e durata
- Distribuzione del ruolo all’interno del team
- Il layout della sala
- Ristorazione e suono
2. Prestare sufficiente attenzione alla pianificazione della conferenza
Per la preparazione della conferenza, è importante pianificare ogni cosa, avere idee creative per conferenze che renderanno la conferenza unica. Il piano dovrebbe consistere nella logistica, nei contenuti e nella pubblicità dell’evento. Fare un documento che è accessibile a tutta la squadra, dove ogni membro sarebbe in grado di vedere i compiti degli altri. In primo luogo, preparare un elenco dei compiti importanti, e quindi configurarlo in ordine di priorità. È essenziale designare il lasso di tempo nel piano. Per una conferenza di successo, è importante mantenere un intervallo di tempo
3. Scegli la data e il luogo giusti per la tua conferenza
Selezionare la data può essere un compito difficile, quindi poche cose da tenere a mente prima di selezionare una data
- Assicurati che la data selezionata non si intersechi con festival o grandi eventi, renderà difficile per i partecipanti viaggiare durante quel periodo.
- Non pianificare mai la tua conferenza o seminario durante le vacanze (estate & inverno) le persone vogliono trascorrere quel tempo con la famiglia non in una conferenza.
- Cerca di mantenere il tuo evento alla fine della settimana poiché le persone non devono prendere alcun congedo speciale per partecipare al tuo evento.
- Seleziona la posizione in cui le persone possono spostarsi facilmente e, se possibile, seleziona una buona città in cui tutte le strutture per il trasporto di altre cose siano facilmente disponibili.
4. Progetto di budget
È la chiave per pianificare una conferenza ti aiuta a sapere quanto vuoi addebitare per la tua conferenza.
- Sede
- Alloggio
- Trasporti
- Ristorazione
- Spese per gli altoparlanti
- Attività
- Marketing
5. Prenota una sede per la tua conferenza
Seleziona la sede che si adatta a tutte le tue esigenze per il tuo seminario o conferenze. Controllare la sede prima di prenotare vedere tutti i servizi che forniscono come dimensione della sala,posizione, accessibile ai disabili, caratteristiche tecniche e parcheggio
6. Crea una squadra e assegna compiti
Crea una grande squadra che ti aiuterà a svolgere tutti gli altri compiti. Assegna i compiti per area. Ad esempio, qualcuno è responsabile per l’area di registrazione della conferenza, qualcun altro per ricevere gli altoparlanti, una persona diversa per l’attrezzatura, per il catering, la comunicazione con la stampa, ecc. Ogni persona ha bisogno di avere la sua area, che lui o lei dovrebbe essere in autorità per tutta la durata della conferenza.Dare ad ogni membro del team un documento con i compiti assegnati, in modo che ogni persona sappia chi contattare per qualsiasi questione specifica.
7. Conosci i tuoi altoparlanti
Gli altoparlanti svolgono il ruolo di catalizzatore nella tua conferenza attirano molte persone. Assicurarsi che si ottiene un altoparlante professionale. Qualcuno che è noto per il suo lavoro, ben rispettato questo aumenterà la vostra conferenza e attirare più persone
8. Registrazione alla conferenza
La registrazione è una parte importante del tuo evento, quindi assicurati che le persone vengano iscritte alla tua conferenza, ci sono pochi siti Web come www.allconferencealert.net che aiutano le persone a trovare su tutti la conferenza internazionale 2020. E aiutare le persone a registrarsi in quella conferenza.
9. Marketing tua conferenza
Non sottovalutare il tempo necessario per la promozione di successo di un evento. Il tipo di evento, il suo target di riferimento, le risorse interne e il budget determinano la tua tattica di marketing. Quando scegli i tuoi media associates, concentrati su coloro che indirizzeranno il tuo pubblico. E meglio avere qualche socio ma mirato ones.It è anche importante generare un messaggio chiave che verrà trasmesso su tutti i canali. Promuovi la tua conferenza
10. Prestare attenzione al servizio
Sii amichevole con partecipanti, relatori e collaboratori. Prova a parlare i loro problemi o domande e soddisfare le loro aspettative, anche se ti senti stanco e non tutto va come da piano. Alla fine della giornata, la gente ricorderà solo come sono stati trattati.
11. Effettua un controllo finale un giorno prima dell’evento
Assicurati di aver informato i membri su come raggiungere la posizione, invitato tutte le persone importanti e preparato le risorse stampate, i contenuti audio e video. Controlla se tutti capiscono i suoi compiti e doveri e se lo spazio è organizzato.
12. Chiedi feedback
Chiedi ai partecipanti di compilare un modulo di feedback stampato alla fine dell’evento o un modulo online quando tornano a casa. Chiedi loro di giudicare vari aspetti dell’evento come la logistica, i relatori, le location e il lavoro degli organizzatori. Queste informazioni ti aiuteranno a evitare errori in futuro e ad aumentare la qualità dei tuoi eventi.
