Come faccio a tenere i libri per una piccola impresa?

Come faccio a tenere i libri per una piccola impresa?

Gestire un’azienda può essere imprevedibile, ma un eccellente sistema di registrazione può semplificare le cose. In questa pagina, imparerai a tenere i registri: cosa devi conservare, come conservare i registri e per quanto tempo tenerli.

Molte start-up, così come gli imprenditori esistenti, tendono a trascurare questo aspetto della loro attività fino alla fine dell’esercizio finanziario (EOFY) è su di loro.

Per legge, ogni azienda è tenuta a mantenere registrazioni accurate e tempestive.

Non posso sottolineare abbastanza quanto sia importante organizzare i tuoi account fin dall’inizio impostando e utilizzando un semplice software di contabilità adatto alle tue esigenze.

Non appena si avvia un business, si ha a che fare con i numeri. Ogni azienda, non importa quanto piccolo, deve tenere un registro di ogni sua transazione. Che include le vendite, le spese, i pagamenti di stipendio – in realtà, ogni movimento di denaro dentro e fuori del vostro business.

Anche se è possibile farlo da soli, la maggior parte degli imprenditori non sono addestrati in contabilità. Quindi è comune per le aziende esternalizzare questo lavoro quotidiano.

In questa guida, spiegheremo perché assumere un contabile è una grande idea o anche una parte essenziale del fare affari. Poi vedremo come è possibile assumere il contabile giusto per il tuo business.

Che cos’è la contabilità?

Contabilità comporta la registrazione e la classificazione di tutte le transazioni finanziarie nel vostro business. Sta tenendo traccia di ciò che il vostro business spende e ciò che il vostro business riceve.

Queste attività erano gestite utilizzando libri e registri, da cui il nome “contabilità”. Originariamente le transazioni venivano registrate in daybook, cashbooks o diari e quindi trasferite in un libro mastro.

Software di contabilità ha ormai praticamente sostituito la necessità di libri fisici.

Ciò che rende un buon contabile? Le qualifiche aiutano, ma ciò che separa il grano dalla pula è l’atteggiamento. Un buon contabile si preoccupa quando qualcosa non equilibrio e si arrabbia quando roba va mancante. Un contabile si preoccupa che il bilancio ha senso, e si sente responsabile quando si tratta di ottenere i clienti a pagare in tempo. Un buon contabile, in altre parole, vale il suo peso in oro.

Vantaggi della tenuta dei registri

Ci sono molti vantaggi nel mantenere buoni registri. Può aiutare a:

• tenere traccia delle vostre attività salute, quindi sei in grado di fare buone decisioni di business
• soddisfare le vostre fiscali e pensionistici obblighi
• gestire il flusso di cassa
• dimostrare la vostra posizione finanziaria a banche o altri finanziatori

Fiscali e pensionistici record di cui si deve tenere

È necessario tenere un registro di tutte le operazioni relative alla tua attività fiscali e pensionistici affari, compresi i record che supportano le informazioni che figurano nella dichiarazione dei redditi e di relazioni.

I record che devi tenere dipendono dagli obblighi fiscali e previdenziali della tua attività e dalla struttura della tua attività (impresa individuale, società di persone, società o trust).

L’Australian Taxation Office (ATO) richiede che:

1. I record non devono essere modificati e devono essere memorizzati in modo tale da limitare la modifica delle informazioni o il danneggiamento del record.
2. È necessario conservare la maggior parte dei record per cinque anni, a partire da quando hai preparato o ottenuto i record o completato le transazioni (o gli atti a cui si riferiscono), a seconda di quale sia il successivo.
3. Devi essere in grado di mostrare all’ATO i tuoi record se li chiedono.
4. I record devono essere in inglese o in grado di essere facilmente convertiti in inglese.

Tre motivi per cui hai bisogno di un contabile

Se sei appena agli inizi nel mondo degli affari, potresti pensare di non aver bisogno di qualcuno che si occupi dei libri. Forse senti che è sufficiente lasciare che il tuo contabile risolva i numeri una volta al trimestre o una volta all’anno. Ma ci sono buone ragioni per assumere un contabile. Qui ci sono tre di loro:

Ti fanno risparmiare tempo

A meno che tu non sappia già molto sulla contabilità, non è saggio intraprendere questo lavoro da solo. L’elaborazione di ricevute, spese e pagamenti è solo una parte del lavoro. Sanno come assegnare le spese a particolari clienti. Prenderanno tutti i numeri, inserirli nel vostro software di contabilità, e dare un senso di loro. Un buon contabile sa come le transazioni dovrebbero essere trattate per fornire utili rapporti commerciali. È un lavoro qualificato e il tuo contabile lo farà in modo molto più efficiente di quanto tu possa.

Capiscono il tuo business.

Poiché si occupano dei conti quotidiani, i contabili hanno una visione profonda delle finanze della tua azienda. Condividendo questa intuizione con te, possono aiutarti a capire dove dovrebbe andare la tua attività. Essi possono segnalare eventuali problemi in tempo per voi di fare qualcosa al loro riguardo. Un buon contabile veglia sulle tue finanze e ti aiuta a evitare guai.

Aiutano a gestire il flusso di cassa.

Commercialisti forniscono un servizio prezioso, in particolare quando si tratta di consulenza strategica, rendimenti annuali, e questioni fiscali. Ma di solito non vedono i tuoi account ogni giorno. Un buon contabile manterrà un occhio vicino sui vostri conti regolarmente. Ciò contribuirà a mantenere il flusso di cassa sotto controllo, che è vitale per la crescita del business.

Contabilità di base: Comprendere i tipi di account

Comprendere la differenza tra i tipi di account è il segreto per codificare correttamente le transazioni. Ecco la guida del trucco per comprendere la differenza tra attività e passività, equità e reddito, banane e mele.

• Attività corrente: Tutto ciò che un’azienda possiede che può realisticamente essere convertito in denaro entro i prossimi 12 mesi.
• Attività non corrente: un’attività fisica come apparecchiature per ufficio, terreni, edifici, computer o veicoli a motore che non dovrebbero essere convertiti in denaro entro i prossimi 12 mesi.
• Passività corrente: un importo dovuto dall’azienda che è dovuto entro i prossimi 12 mesi, comprese le cose spaventose come le carte di credito.
• Responsabilità non corrente: tutto ciò che si possiede che non è dovuto essere pagato entro i prossimi 12 mesi, come i debiti di acquisto a noleggio o prestiti bancari.
• Patrimonio netto: l’ “interesse” che gli azionisti o un proprietario hanno nell’attività, includendo sia il capitale conferito che l’utile o la perdita accumulati nel tempo.
• Reddito: denaro generato dalle vendite ai clienti o dai ritorni sugli investimenti.
• Costo delle vendite: Quanto costa in materie prime, forniture o manodopera di produzione per rendere i beni che vendi (chiamato anche costo dei beni venduti o spese variabili).

Lista di controllo della contabilità

Questa lista di controllo della contabilità passo-passo dovrebbe aiutarti a dormire sonni tranquilli sapendo di aver fatto ciò che dovevi fare per ottenere i tuoi libri in perfetta forma.

• Assicurati di impostare i feed bancari per ogni account.
• Almeno una volta al mese, riconciliare ogni conto bancario con estratti conto bancari.
• Cerca transazioni pre-datate o future-datate.
• Mangia una barretta di cioccolato per famiglie in una sola seduta (oh sì, e ripulisci la lista del debitore).
• Spazzare attraverso la lista dei creditori.
• Controllare i codici fiscali su tutte le transazioni.
• Riconciliare i conti di responsabilità GST.
• Dare inventario la volta sopra.
• Riconciliare tutti i conti di passività del libro paga.

Come fare la contabilità?

I due compiti più importanti nella contabilità delle piccole imprese sono la registrazione e la riconciliazione.

Registrazione di ogni transazione

Registra le tue vendite. Questo è stato tradizionalmente fatto scrivendoli in un libro di cassa o punzonandoli in un foglio di calcolo. I proprietari di aziende sono ora più propensi a scaricare i dati di vendita direttamente nei loro libri dal software point-of-sale o di fatturazione.

Registra le tue transazioni. Ogni acquisto relativo al business deve essere notato. Si dovrebbe anche tenere sulla prova di acquisto se si prevede di rivendicare tale spesa come una detrazione fiscale. Anche in questo caso, è possibile scrivere questi dettagli in un libro o foglio di calcolo. Oppure puoi automatizzare l’attività in modo che tutti gli addebiti dal tuo conto bancario aziendale confluiscano nel tuo software di contabilità.

È possibile registrare entrate e spese in momenti diversi, a seconda che si tratti di contabilità di cassa o per competenza.

Riconciliare ogni transazione

La riconciliazione comporta regolarmente un riferimento incrociato tra i tuoi libri aziendali e i tuoi estratti conto bancari per verificare che le transazioni e i saldi corrispondano e identificare i motivi se non lo fanno. Spesso le commissioni bancarie, i pagamenti di interessi, i depositi e i pagamenti che non hanno ancora colpito i tuoi conti bancari dovranno essere contabilizzati.

Potresti eseguire la riconciliazione bancaria giornaliera, settimanale, mensile o meno spesso, a seconda del numero di transazioni che attraversano la tua attività. Tuttavia, probabilmente sarà richiesto di riconciliare i tuoi libri prima di presentare le dichiarazioni dei redditi per lo meno.

Prima si riconciliano le transazioni e prima si possono trovare e correggere gli errori. È meglio farlo spesso – anche ogni giorno-in modo che il lavoro non si accumuli. Puoi saperne di più nella nostra guida su come fare la riconciliazione bancaria.

Altre piccole imprese contabilità doveri

Se siete in qualità di contabile per una piccola impresa, si può anche essere responsabile per:

• crediti verso clienti (emissione di fatture e facendo in modo che siano pagati)
• conti da pagare (pagare le bollette in tempo)
• spese per il personale (pagando i dipendenti)

contabili Professionisti di fornire anche altri servizi, come aiutare rapporti finanziari (profitti e perdite, stato patrimoniale, cash flow report), e la misurazione delle performance di business. I contabili sono anche spesso agenti BAS e possono aiutare a presentare le tasse.

Cosa fanno i contabili?

Ecco alcuni dei compiti di contabile che vi aiuterà a mantenere il vostro business senza intoppi:

Tenere traccia delle transazioni quotidiane

Un contabile in grado di gestire la registrazione delle transazioni bancarie giorno per giorno. Se il software di contabilità che usi ha feed bancari automatici giornalieri, questo è un ottimo strumento da utilizzare per il tuo contabile. Quando le linee di estratto conto bancario vengono inseriti nel vostro software di contabilità, è molto più facile da tenere d’occhio il flusso di cassa, e risparmia anche sul tempo di immissione dei dati.

L’invio di fatture e la gestione della contabilità clienti

La preparazione delle fatture e l’invio ai clienti è di solito responsabilità del contabile. Gestione del contabilità clienti-e inseguendo ritardo di pagamento-è anche probabile che sia fatto da un contabile.

Gestione della contabilità fornitori

Fino a un determinato importo in dollari, di solito sono i contabili a effettuare pagamenti per conto dell’azienda. Ciò include il pagamento di fatture fornitori, spese e piccoli contanti.

Tenere d’occhio il flusso di cassa

Uno dei compiti più importanti per un contabile è assicurarsi che l’azienda non esaurisca i soldi quotidiani. Possono farlo guardando il saldo delle entrate alle spese. Quindi possono agire o offrire consigli se sembra che l’azienda abbia bisogno di denaro più pronto.

Preparare i libri per il contabile

È compito del contabile assicurarsi che i conti siano validi e aggiornati quando il contabile ne ha bisogno. Ciò consente al contabile di utilizzare le proprie competenze e conoscenze per formulare raccomandazioni commerciali, riferire al consiglio e completare le dichiarazioni dei redditi delle società.

In sintesi, è il contabile che fa il lavoro quotidiano in modo che il contabile possa concentrarsi sulle operazioni finanziarie strategiche. Quindi i contabili svolgono un ruolo importante – senza di loro, i contabili non possono fare il loro lavoro.

Come mantenere i record

È possibile mantenere i record elettronicamente o in forma cartacea. L’ATO raccomanda alle aziende di utilizzare la registrazione elettronica, se possibile,poiché si stanno progressivamente spostando verso la segnalazione elettronica per obblighi fiscali e super. Mantenere i record elettronicamente dovrebbe rendere alcune attività più facile e risparmiare tempo una volta che avete il vostro sistema impostato.

Se conservi i tuoi registri elettronicamente, non è necessario conservare copie cartacee a meno che una particolare legge o regolamento non richieda una copia cartacea.

È inoltre possibile memorizzare e conservare documenti cartacei elettronicamente. L’ATO accetta le immagini dei record cartacei aziendali salvati su un supporto di memorizzazione elettronico, a condizione che le copie elettroniche siano una riproduzione vera e chiara dei record cartacei originali e soddisfino i loro requisiti di tenuta dei registri. Dopo aver salvato un’immagine dei record cartacei originali, non è necessario mantenere le versioni cartacee.

Qualunque sia la tua scelta, assicurati di archiviare i tuoi record in un luogo sicuro. Eseguire il backup dei documenti e, se possibile, avere un percorso di archiviazione off-site sicuro, che può includere cloud storage.

I record devono essere anche su un computer o dispositivo che:

• si ha accesso a (comprese le password)
• viene eseguito il backup in caso di guasto del computer
• consente di controllare le informazioni che è stato elaborato, è entrato e ha inviato suggerimenti per la ricerca di un contabile

Ci sono un sacco di servizi di contabilità disponibili. Questi suggerimenti ti aiuteranno a restringere le tue scelte.

• Pensa se vuoi un consulente o un’azienda?
• I contabili spesso lavorano in modo indipendente in modo che possano avere più clienti alla volta. Si potrebbe scegliere di assumere un consulente indipendente o una società di contabilità. Se il vostro business è abbastanza grande, si può anche assumere un dipendente a tempo pieno. Non esiste un approccio giusto o sbagliato, dipende dalle dimensioni e dalle esigenze della tua attività.
• Location, location, location – decidere se è importante
• Con il software di contabilità online, è possibile condividere l’accesso ai dati degli account in remoto. Ma si può ancora voler incontrare il vostro contabile di persona di volta in volta. Decidi quanto è importante per te e regola la tua ricerca di conseguenza. Puoi trovare un consulente nelle vicinanze ora se sei a Sydney.
• Fai uso dei tuoi social network
• Usa i social network online, in particolare LinkedIn, per trovare professionisti della contabilità. È fantastico se i tuoi amici o conoscenti li hanno raccomandati. Parla anche con le camere di commercio locali e i consulenti aziendali. Probabilmente conosceranno qualcuno adatto.
• Cerca esperienza
• I contabili hanno bisogno di qualifiche professionali prima di poter svolgere legalmente il lavoro di contabilità. La contabilità non ha le stesse restrizioni, ma la certificazione è disponibile. Vale anche la pena controllare se fanno parte di un organo di governo professionale come un’associazione di contabili. Cercare l’esperienza e un numero sostanziale di clienti passati – preferibilmente quelli nello stesso campo di attività, come si. Parla con alcuni di questi clienti se puoi, poiché ti daranno informazioni utili.
• Scegli la persona giusta
• Parla con tutte le persone o le aziende di cui hai bisogno. Intervistarli due volte, se necessario, ed essere sicuri di controllare i loro riferimenti e qualifiche. È anche essenziale pensare alla personalità e alla cultura in forma. Il tuo contabile scelto comunicherà molto con te e il tuo personale, anche se non sono impiegati a tempo pieno. Vale la pena di assumere qualcuno che lavora bene nel vostro ambiente. Fidati del tuo istinto qui, e assumere qualcuno amichevole, disponibile, e soprattutto, appassionato.

Il tuo co-pilota finanziario

I contabili creano ordine dal caos. Prendono tutti i numeri, ricevute, fatture e altri dati di account che scorre attraverso il vostro business. Essi incanalare tutto nel vostro software di contabilità – nei rapporti giusti e l’account giusto.