Come creare un sistema software ERP per la propria attività [Aggiornato 2019]

Come creare un sistema software ERP per la propria attività [Aggiornato 2019]

Il mondo del business è diventato più digitalizzato e le aziende hanno iniziato a concentrarsi su tecnologie innovative che li aiutano a migliorare i processi e le transazioni, ridurre i costi. Cosa c’è di più, nel panorama digitale di oggi le aziende sono alla ricerca di un sistema in grado di gestire enormi carichi di lavoro. Questo è dove i sistemi di pianificazione delle risorse entrano in gioco. Non solo integrano diversi sottosistemi in un unico enorme sistema condividendo un database, ma aiutano anche a migliorare la produttività e portare più profitto.

Che cosa è esattamente ERP?

ERP è noto come software di pianificazione delle risorse aziendali che standardizza, semplifica e integra i processi aziendali in tutti i reparti come contabilità e finanza, risorse umane (HR) e supply chain, approvvigionamento e vendite, ecc. Non solo aiuta ad automatizzare le operazioni di back-office, ma anche memorizza e trasferisce facilmente terabyte di dati sensibili e migliora il processo decisionale strategico.

Perché avete bisogno di un sistema software ERP?

Panorama Consulting Solutions ha sviluppato il rapporto 2017 evidenziando dieci ragioni per implementare il sistema di pianificazione delle risorse nel business. Di seguito abbiamo descritto le ragioni principali:

• 17% degli intervistati vogliono migliorare le loro prestazioni nel business conducendo ed eseguendo processi e transazioni.
• Il 14% degli intervistati desidera automatizzare le operazioni di reporting sulla conformità alle normative.
• Il 14% degli intervistati tende ad aumentare la produttività semplificando il lavoro dei dipendenti.
• Il 13% degli intervistati intende integrare meglio i sistemi in più sedi.

Oltre a ciò, c’è stato un calo del 7% nelle organizzazioni che vogliono sostituire i vecchi sistemi legacy, un aumento dell ‘ 8% nelle organizzazioni che vogliono integrare i sistemi tra le sedi rispetto a quello dello scorso anno.

Tipi di soluzioni ERP

Ogni tipo di soluzioni ERP dipende dalla dimensione aziendale e dalle funzioni che supporteranno le tue esigenze aziendali. Esistono quattro tipi di sistemi ERP che possono essere raggruppati come segue:

• Generalista: adattarsi ai processi in una vasta gamma di settori, avere una forte personalizzazione e integrazione per soddisfare le diverse esigenze del settore.
• Open-source: soluzioni out of the box con funzionalità limitate, configurazione e inserimento dati che sono state progettate per essere accessibili al pubblico e sono comunemente gestite e mantenute da aziende con una missione specifica in mente.
• Verticale: soluzioni specifiche del settore con l’idea di concentrarsi su una nicchia, come l’edilizia, la supply chain, la distribuzione di supermercati o la moda al dettaglio.
• Piccola impresa o leggero: off-the-shelf cloud o soluzione on-premise che fornisce 1-2 processi aziendali come HRM o funzioni di contabilità solo, con opzioni aggiuntive per CRM, inventario o gestione della supply chain.

Inoltre, puoi leggere: Come creare un sistema HR CRM per i reclutatori

Come sviluppare una soluzione software ERP

Consideriamo i passaggi principali che dovrebbero essere presi in considerazione quando si pensa alla soluzione software di pianificazione delle risorse:

1. Inizia con la visione del progetto

Se stai pensando allo sviluppo del sistema di pianificazione delle risorse, dovresti iniziare con una visione del progetto che è il vero nord. Senza la visione del progetto, non c’è direzione e poche possibilità di fornire un prodotto software utile e funzionante. Per selezionare la giusta visione, le parti interessate dovrebbero chiedersi quale cambiamento positivo dovrebbe portare il sistema, come modellerà un’efficienza nei seguenti moduli: finanza&contabilità, pianificazione della produzione, amministrazione, HR&libro paga, vendite e distribuzione, ecc.

Ecco perché è imperativo garantire che tutti siano sulla stessa pagina – lavorando verso lo stesso obiettivo e ha la stessa visione del progetto. L’intero processo deve essere accuratamente pianificato, con una piena comprensione di:

• qual è lo scopo generale della soluzione ERP;
• quali sono gli obiettivi iniziali del progetto;
• quali caratteristiche e funzionalità sono richieste.

2. Determinare il piano preliminare e moduli chiave

Stakeholder, business leader, BAs, ingegneri del software, PMS dovrebbero stabilire chiaramente il piano preliminare del sistema. Ciò implica elaborare ciò che vogliono sviluppare e come lo faranno, identificando se stanno preparando un progetto semplice e semplice o un progetto a lungo termine che aiuterà a prevedere la consegna del sistema efficace e di successo.

Inoltre, è necessario identificare i moduli chiave della soluzione ERP che si concentrano su una varietà di processi aziendali cruciali. Ecco perché è imperativo sapere quali moduli di pianificazione delle risorse aziendali sono i più importanti e quali potrebbero essere i più vantaggiosi per la tua organizzazione. Di seguito abbiamo presentato i moduli della soluzione ERP sviluppata dal nostro team di sviluppo per l’azienda di logistica. Diamo un’occhiata:

• • Modulo Risorse umane: raccoglie dati da più dipartimenti e raccoglie tutte le informazioni sui tuoi dipendenti. Con tali informazioni preziose come il tempo tracker, time-sheet, database record dei dipendenti, profili di lavoro, e la matrice di competenze. Inoltre, include il sistema dei salari e le revisioni delle prestazioni che aiutano a gestire salari, rimborsi, ecc.
    gestione delle Risorse Umane modulo permette di:
    – accesso rapido ai dipendenti di informazione;
    – gestione stipendi con facilità;
    – ottenere l’accesso a dati provenienti da diversi reparti;
    – assicurarsi che si lavora con accurate informazioni;

• • la Finanza e la contabilità modulo: progettato per automatizzare le operazioni di contabilità generale, fornendo flessibilità e utilità alle piccole e medie imprese e alle grandi imprese con attività più complesse. Con questo modulo, è possibile gestire facilmente le prenotazioni correnti, la chiusura dei conti, la segnalazione IVA, le operazioni di cassa, bancarie e valutarie, la valutazione delle rimanenze e la contabilizzazione di sinistri e passività.
    Vantaggi principali di tale modulo:
    – automatizzazione delle attività relative ai processi di contabilità finanziaria;
    – possibilità di creare automaticamente o manualmente voci contabili;
    – ampia gamma di report operativi e di bilancio;
    – tracciabilità di ogni operazione contabile;
    categorizzazione spese;
    – reporting avanzato;

• • Customer Relationship Management module: consente di aumentare le prestazioni di vendite migliorando il servizio al cliente e il raggiungimento di migliori relazioni con i clienti. Con quel modulo, è possibile ottenere l’accesso a tutti i dettagli raccolti di clienti, lead e potenziali clienti e gestire e monitorare la cronologia delle comunicazioni, le chiamate, le informazioni sugli acquisti, le informazioni di contatto, ecc.
    Vantaggi chiave di quel modulo:
    – porta a dati analitici e reporting migliorati;
    – aiuta ad automatizzare le attività quotidiane;
    – migliora la produttività delle vendite e la capacità di cross-sell;

• • Modulo di gestione della supply chain: consente di ottimizzare la supply chain, identificare il flusso di articoli di prodotto da produttore-consumatore e consumatore-produttore, fornire agli utenti un set completo di strumenti che integrano la gestione della supply chain in tutta l’organizzazione, consentendo di ridurre i costi complessivi associati alla fornitura di beni e servizi.
    Vantaggi chiave di tale modulo:
    – migliora la consegna puntuale coordinando tutte le attività lungo la catena di fornitura;
    – aiuta con le previsioni e il processo decisionale;
    – fornisce visibilità attraverso la rete;
    -supporta la collaborazione e la comunicazione tra partner, fornitori, ecc.

• Modulo inventario: utilizzato per tracciare lo stock di articoli che possono essere identificati da numeri di serie univoci per tenere traccia di ciascuno e tracciare la sua posizione corrente nell’organizzazione che facilita i processi di mantenimento del livello appropriato di magazzino in un magazzino. Inoltre, include funzionalità come il controllo dell’inventario, unità master, reporting sull’utilizzo delle scorte, ecc.
  Vantaggi chiave di quel modulo:
  – migliora l’accuratezza degli ordini di inventario;
  – aumenta l’efficienza e la produttività risparmiando tempo;
  – supporta un magazzino ben organizzato;
  – elimina i costi di inventario associati agli errori umani;

Come vedete, i sistemi di pianificazione delle risorse aziendali hanno una serie di moduli sofisticati che aiutano a gestire una vasta gamma di funzioni organizzative. Inoltre, puoi sempre aggiungere moduli aggiuntivi man mano che la tua azienda cresce in termini di dimensioni o operazioni commerciali.

3. Prendere una decisione informata: fuori dalla scatola o prodotto ERP personalizzato?

Quando si tratta di soluzioni di gestione aziendale come il software ERP, out-of-the-box o personalizzato è sicuramente la prima cosa che si può pensare. Out-of-the-box soluzione include alcune caratteristiche di base e funzionalità principalmente focalizzata sulla gestione delle attività aziendali standard della società o anche un intero settore, mentre un ERP personalizzato è una soluzione totalmente unica che è specificamente progettato per soddisfare le esigenze e le esigenze uniche della società.

Ecco perché se la tua organizzazione ha processi aziendali abbastanza standard, puoi scegliere una soluzione ERP pronta all’uso ad un prezzo che si adatta al tuo budget. In caso contrario, concentrarsi su soluzioni ERP personalizzate per sviluppare esattamente le caratteristiche e le funzionalità che offrono un valore unico per il vostro business.

4. Selezionare il metodo di distribuzione: on-premise, hosted o cloud-based?

Una volta che hai ristretto i moduli chiave della soluzione ERP, una grande domanda che potresti affrontare è qual è il miglior metodo di distribuzione – on-premise, ospitato o nel cloud? Le soluzioni ERP basate su cloud sono solitamente installate e gestite off-site da un provider cloud di terze parti e accessibili tramite la connessione Internet, mentre quelle on-premise sono solitamente installate sui server aziendali. L’utilizzo di soluzioni ospitate in remoto implica l’acquisto di licenze da un fornitore o da un altro fornitore di terze parti.

Secondo una recente ricerca, il 60-70% di tutte le spese per software, servizi e tecnologia sarà basato sul cloud entro il 2020. Oltre a ciò, l ‘ 85% dell’adozione ERP nel 2018 era basata su SaaS o cloud, mentre solo il 15% era on-premise. Ciò è in totale contrasto con 2017, che ha visto le soluzioni on-premise contribuire a 67% di tutta l’adozione di ERP.

È evidente che il cloud computing sta diventando più mainstream, più sicuro, più affidabile che mai, ma potrebbe non essere l’opzione migliore per il tuo business. Il metodo di distribuzione dipenderà dalla struttura aziendale, dall’infrastruttura IT esistente, dal personale IT interno, dalle aspettative di crescita dell’azienda e dai valori aziendali, ecc. Ecco perché è imperativo identificare i tuoi desideri e bisogni prima ponendo le domande giuste, conducendo ricerche preliminari o semplicemente contattando i fornitori dei sistemi di pianificazione delle risorse che aiutano a identificare una buona misura.

5. Collaborare con il team giusto

Trovare il partner tecnico giusto è un compito impegnativo e dispendioso in termini di tempo. Dovresti concentrarti su un partner che condivida i tuoi valori, lo spirito imprenditoriale e la tua visione. Quelli sono probabilmente i più importanti. Dovrai essere in grado di comunicare in modo efficace con il tuo partner tecnologico per prendere decisioni, fissare obiettivi e portare avanti il business. Oltre a ciò, un partner tecnologico con una rete aziendale sicura, connessioni di settore, elenco clienti o credenziali e competenze specifiche può anche aumentare il valore della tua attività e migliorare le tue possibilità di raggiungere un successo a lungo termine.

La società di sviluppo DDI suggerisce vivamente di rivedere il portafoglio del fornitore IT, quindi scegliere un team di sviluppo. Il team di sviluppo ideale dovrebbe soddisfare quanto segue:

• grande esperienza nella fornitura di prodotti che si desidera sviluppare e implementare;
• una chiara comprensione delle esigenze e delle aspettative del cliente;
• tempo ragionevole per lo sviluppo;
• processo di comunicazione basato sulla trasparenza e reporting giornaliero;
• pieno impegno.

6.Scopri il prezzo

Confrontare il prezzo delle soluzioni ERP è impegnativo e richiede molto tempo, oltre a comprendere i costi di implementazione. L’implementazione di una soluzione ERP varia da $25.000 a $350.000 e può costare ancora di più se si vuole costruire uno personalizzato. Oltre a ciò, le parti interessate e i leader aziendali dovrebbero tenere presente che il costo del progetto dipende da un numero di moduli che devono essere costruiti, dalla loro complessità e dai requisiti aziendali unici.

Se si dispone di un team di sviluppo interno, è possibile calcolare facilmente il costo di sviluppo del software ERP. In caso contrario, è necessario contattare il partner tecnico per conoscere il costo. Il costo finale può essere calcolato sulla stima precisa. Il prezzo medio di sviluppo varia da $50 all’ora in Europa orientale a $250 all’ora nelle società con sede negli Stati Uniti.

Quali sono i vantaggi del software ERP per la tua azienda?

Le organizzazioni aziendali dovrebbero essere profondamente consapevoli di tutti i vantaggi significativi che le soluzioni di pianificazione delle risorse aziendali possono portare prima di investire in una soluzione solida. Qui di seguito potete trovare alcuni vantaggi del moderno software ERP che può portare un cambiamento positivo nel vostro business:

• Aumenta l’interazione e l’integrazione.
• Dà accesso a informazioni coerenti in tempo reale.
• Migliora la produttività e l’efficienza.
• Supporta il coordinamento tra funzioni/processi aziendali.
• Aiuta a prendere decisioni basate sui dati.
• Riduce i costi operativi e di manodopera.
• Previsione aziendale accurata.

Bottom line: la vostra azienda è dotata di una soluzione ERP?

Nel mondo connesso di oggi, qualsiasi azienda richiede un prodotto software flessibile e user-friendly che supporti processi aziendali cruciali. Ci sono molti fornitori sul mercato che forniscono una vasta gamma di soluzioni ERP. Inoltre, la maggior parte dei fornitori di servizi personalizza pacchetti personalizzati per le organizzazioni che soddisfano i loro desideri e bisogni aziendali. L’aspetto migliore del software ERP è che è scalabile e può essere facilmente ampliato per soddisfare i requisiti organizzativi. Gli strumenti ERP sono molto user-friendly e dispongono di dashboard navigabili che visualizzano tutte le informazioni importanti in tempo reale. Generalmente, non richiedono enormi conoscenze tecniche e i dipendenti di tutta l’organizzazione possono facilmente adattarsi a questa soluzione intuitiva.

Indubbiamente, fornire un sistema ERP è un processo altamente complesso che ha alcuni effetti benefici. Di seguito puoi trovare i risultati di implementazione di quasi 350 organizzazioni in tutto il mondo che hanno recentemente implementato sistemi ERP, in cui il 70% delle organizzazioni caratterizza il proprio progetto implementato come un successo mentre il 26% delle organizzazioni segnala il fallimento del proprio progetto. Noi di DDI Development offriamo lo sviluppo di soluzioni software di pianificazione delle risorse personalizzate che aiuteranno a pianificare, automatizzare, collaborare ed eseguire operazioni all’interno dell’azienda. Una volta implementato, migliora l’efficienza delle operazioni, semplifica i processi, le transazioni e semplifica il flusso di lavoro dei dipendenti.