Come condurre un’udienza disciplinare – incluso il modello di avviso scritto gratuito
Se gestisci una piccola impresa e hai un problema con un membro del tuo team, il tuo primo porto di scalo dovrebbe sempre essere una chat informale. Un sacco di tempo, questo è tutto quello che serve per appianare un problema. Ma di tanto in tanto, è necessario intraprendere un’azione più formale – è qui che entra in gioco una procedura disciplinare. In questo post, ti guideremo attraverso una guida passo passo sull’intero processo disciplinare, oltre a fornire alcuni pratici modelli di “avviso scritto”.
Che cos’è un’udienza disciplinare?
Un’udienza disciplinare è una parte del più ampio processo disciplinare che la tua azienda dovrebbe seguire se hai bisogno di affrontare comportamenti inaccettabili sul lavoro.
“Comportamento inaccettabile” potrebbe significare un paio di cose in questo contesto: la condotta di un dipendente sul lavoro o la sua capacità nel loro ruolo.
‘Condotta’ significherebbe comportamento improprio o inaccettabile.
‘Capacità’, d’altra parte, è più sulle prestazioni di lavoro. Mentre alcune aziende scelgono di affrontare i problemi di prestazioni tramite una procedura disciplinare, di solito è molto più efficace (per non parlare di più equo e più civile) seguire invece il percorso di un piano di miglioramento delle prestazioni.
Ricorda-quando la gente dice “un disciplinare” di solito si riferisce all’incontro disciplinare stesso, ma in senso stretto quell’incontro è solo una parte di una procedura disciplinare completa.
Analizziamo cosa significa.
La procedura disciplinare
La procedura disciplinare della vostra azienda deve essere chiaramente definita nei vostri contratti di lavoro o nel vostro manuale aziendale.
Avere una procedura disciplinare ben definita è davvero importante per qualsiasi piccola impresa. Se hai mai bisogno di lasciare andare qualcuno a causa di un problema disciplinare, ma il processo è stato mal gestito o mal comunicato, allora sei lasciato aperto a un tribunale del lavoro in cui il dipendente potrebbe per licenziamento ingiusto.
Definire una politica disciplinare adeguata nel manuale aziendale (e quindi attenersi ad esso) aiuta a mantenerti sul lato destro del diritto del lavoro del Regno Unito.
Prima di definire una procedura disciplinare completa, vale la pena notare che molti problemi possono essere risolti informalmente molto tempo prima che sia necessario un disciplinare completo. Si potrebbe solo bisogno di una chiacchierata veloce per risolvere un errore di comunicazione o incomprensione – in modo da tenere a mente prima di passare attraverso un processo disciplinare in piena regola.
Un corretto processo disciplinare dovrebbe contenere alcuni passaggi chiave:
- l’inchiesta disciplinare
- Un iniziale disciplinari lettera che spiega le questioni che saranno discusse
- Un incontro per discutere del problema (il disciplinare per l’udito)
- disciplinare decisione
- Una possibilità di appello la decisione disciplinare
Alcuni di questi passi, probabilmente sembrare abbastanza semplice, ma altri hanno bisogno di un po ‘ di più di una spiegazione.
Diamo un’occhiata.
Come condurre un’indagine disciplinare
Quando possibile, è buona norma lasciare che l’indagine sia condotta da qualcuno non direttamente coinvolto nel problema – un altro manager, ad esempio, o un membro del dipartimento delle risorse umane (se la tua azienda ne ha uno). Quella persona sta per agire come il ‘ufficiale disciplinare’.
Devi anche far sapere al dipendente che hai aperto un’indagine contro di loro.
Una buona indagine disciplinare dovrebbe ottenere alcune cose:
- capire se c’è un caso per la risposta
- Seguire un giusto processo che assicura tutti parte della storia è sentito
- Raccogliere i dettagli di le accuse e le prove per il resto del procedimento disciplinare
- Aiutare il datore di lavoro decidere se deve prendere ulteriori provvedimenti disciplinari
Quando effettuazione di un’indagine, è importante raccogliere quante più informazioni circa il problema, come si può. Ciò potrebbe significare un record di e-mail o dichiarazioni pertinenti da altri dipendenti.
Se – una volta che l’ufficiale disciplinare ha raccolto tutte le prove – ritengono che non vi sia alcun merito nel continuare con l’indagine, possono chiuderla.
Ma se credono che ci sia un caso disciplinare a cui rispondere, dovrebbero passare alla pianificazione dell’udienza disciplinare. Dovrai invitare il dipendente all’udienza per lettera.
Come scrivere una lettera disciplinare (incluso il modello di lettera disciplinare)
Una volta completata l’indagine disciplinare, è ora di inviare la lettera disciplinare al dipendente. Questa lettera ha lo scopo di notificare loro le questioni che si desidera discutere durante l’udienza disciplinare, aiutarli a capire cosa sta per accadere in quella riunione e dare loro tempo ragionevole per prepararsi. Si consiglia di dare al dipendente almeno un paio di giorni lavorativi di preavviso.
Dovrebbe anche indicare quando e dove si terrà, chi altro sarà lì e quali potrebbero essere i possibili risultati di quell’incontro.
Il dipendente ha il diritto di portare con sé un compagno alla riunione disciplinare – che potrebbe essere un collega o un rappresentante sindacale. Questa lettera è un buon momento per far loro sapere in modo che possano organizzarlo.
Quando sei in udienza disciplinare, tuttavia, vale la pena ricordare che il loro compagno non può rispondere alle domande per conto del dipendente. Possono sostenerli e conferire con loro, ma non possono rispondere alle domande per loro.
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Come condurre un’udienza disciplinare
Per prima cosa – se avete intenzione di condurre un’udienza disciplinare, cercare di farlo da qualche parte privato e fuori portata d’orecchio del resto della società. Se possibile, potrebbe anche essere un’idea di farlo al di fuori del normale orario d’ufficio per un po ‘ di privacy in più.
Non si tratta di mantenere segreta la procedura disciplinare, ma di assicurarsi che non sia un’esperienza inutilmente stressante o imbarazzante per il dipendente. Ricorda: lo scenario migliore è che puoi continuare a lavorare insieme dopo che questo è finito.
Durante l’udienza disciplinare, è necessario:
- Spiega il reclamo che hai sul comportamento del dipendente
- Passa attraverso le prove che hai raccolto su quel comportamento
- Dai loro la possibilità di raccontare la loro versione della storia
- Decidi i prossimi passi – e quali azioni disciplinari intraprenderai dopo.
Tale azione disciplinare potrebbe significare una delle seguenti:
- Nessuna azione
- Avviso scritto
- Avviso finale
- Retrocessione o licenziamento
Nella prossima parte di questo post, daremo un’occhiata a queste opzioni e analizzeremo esattamente cosa significano. Ti daremo anche accesso ad alcuni modelli di avviso scritto gratuiti per aiutarti a mantenere il tuo processo disciplinare su basi solide fin dall’inizio.
Quando si è in procinto di decidere quali azioni intraprendere, si dovrebbe anche prendere in considerazione eventuali circostanze attenuanti che il dipendente porta avanti.
Nessuna azione
Se sei soddisfatto della spiegazione che il tuo dipendente ti dà durante l’udienza disciplinare, potresti decidere che non è necessario intraprendere ulteriori azioni. In questo caso, è sufficiente informare il dipendente che non hanno nulla di cui preoccuparsi ulteriormente.
Avviso scritto (incluso il modello di avviso scritto)
Un avviso scritto serve come notifica formale al dipendente che il loro comportamento deve cambiare. Un avvertimento scritto dovrebbe includere quanto segue:
- I dettagli della condotta che è stata ritenuta inaccettabile
- Quali modifiche sono necessarie, con una scala temporale per i miglioramenti
- Cosa potrebbe accadere se tali modifiche non vengono apportate
Se hai bisogno di aiuto per mettere insieme il tuo avviso scritto, puoi trovare il nostro modello di avviso scritto gratuito qui sotto.
Avviso finale (incluso il modello di avviso finale)
Se hai già dato un avviso scritto a un dipendente e il loro comportamento non è migliorato, allora questo è il modo in cui si intensifica il processo disciplinare. Consente al dipendente di sapere che il loro comportamento deve cambiare o che verranno intraprese azioni più serie.
Se hai bisogno di accedere a un modello di avviso finale gratuito, puoi trovarne uno qui.
Retrocessione o licenziamento
Se si scopre che il dipendente ha commesso una cattiva condotta grave o che la sua condotta non è migliorata dopo gli avvertimenti scritti e finali, il datore di lavoro ha il diritto di porre fine al contratto del dipendente.
Diritto di ricorso del dipendente
Ogni dipendente ha il diritto di impugnare la decisione della propria udienza disciplinare se ritiene che la decisione sia ingiusta o il risultato troppo grave.
Se scelgono di impugnare la decisione, è necessario effettuare un’altra indagine e considerare il caso per una seconda volta – preferibilmente con una persona diversa che agisce come “ufficiale disciplinare”.
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