8 Consigli per organizzare e gestire riunioni efficaci
Le riunioni sono spesso una parte necessaria della vita lavorativa. Sfortunatamente, non tutti gli incontri sono creati uguali. Alcuni finiscono per essere completi perditempo che non compiono nulla. Ma non deve essere così. Ci sono modi per organizzare ed eseguire riunioni efficaci e produttive. Ecco alcuni suggerimenti.
Come eseguire una riunione effettiva
Decidere se la riunione è veramente necessaria
La prima decisione è se è anche necessario tenere la riunione a tutti. Considera gli obiettivi della riunione e se il tuo team può realizzarli in un modo diverso, ad esempio tramite una chiamata, una chat di gruppo o un’e-mail. Se la risposta è sì, allora non hai bisogno della riunione. Risparmia tempo a tutti per fare un lavoro vero.
Quando potrebbe essere necessario un incontro? Quando è necessario disporre di input di gruppo per prendere una decisione in tempo reale o per collaborare alla risoluzione di problemi specifici. Se un problema può essere risolto al meglio faccia a faccia con un gruppo, allora un incontro è probabilmente appropriato.
Testo Alt: Vista dall’alto verso il basso di un gruppo di persone con computer portatili intorno a un tavolo in una riunione
Avere le persone giuste partecipare
Proprio come non ogni incontro deve verificarsi, non tutti hanno bisogno di essere in una riunione. Prima di invitare chiunque, pensa al motivo per cui sono necessari e quali saranno i loro contributi. Se non hanno alcun contributo significativo, allora non hanno bisogno di essere lì.
Altrettanto importante, assicurarsi che le persone che sono assolutamente necessarie per essere lì, come i decisori, possano farcela. Altrimenti, non ha senso tenere la riunione e dovresti riprogrammarla per un momento diverso in cui possono partecipare.
Scegli la giusta sede per eventi aziendali
Tenere la tua riunione in loco è conveniente, ma perché non scuotere le cose con una riunione fuori sede? Andare fuori sede non significa necessariamente che sei limitato a un noleggio di sale conferenze. Troverai tonnellate di spazi per riunioni vicino a te in spazi emozionanti e inaspettati, come musei, acquari e persino parchi di divertimento. Quando si confrontano le sedi, considerare come l’atmosfera può aumentare la produttività e aumentare il morale.
Imposta un ordine del giorno
È importante avere un ordine del giorno per l’incontro in modo che i partecipanti siano consapevoli dell’intero punto dell’incontro e degli argomenti di discussione. Dovresti idealmente impostare l’ordine del giorno prima del tempo e inviarlo insieme all’invito alla riunione. In questo modo, i partecipanti possono prepararsi per i loro ruoli e rendere l’incontro più produttivo. Possono anche aggiungere eventuali punti all’ordine del giorno aggiuntivi necessari prima della riunione.
Avere un ordine del giorno aiuta anche a mantenere la riunione in pista. Se la discussione si spegne su una tangente, puoi facilmente presentare la discussione e non far deragliare l’incontro con discussioni collaterali. Per mantenere davvero le cose in pista, considerare l’aggiunta di una timeline per gli elementi dell’agenda con intervalli di tempo assegnati per ogni elemento.
Alt text: Vista in primo piano delle mani di un gruppo di persone che esaminano alcuni grafici e grafici durante una riunione
Rendi disponibili le informazioni prima del tempo
La riunione sarà più produttiva se le persone avranno la possibilità di rivedere qualsiasi materiale, in particolare quelli lunghi, prima della riunione. Non è realistico aspettarsi che le persone siano in grado di assorbire e firmare un rapporto di 100 pagine durante la riunione. Inoltre, non è un buon uso del tempo di riunione per leggere semplicemente o far leggere ai partecipanti ciò che potrebbe essere stato rivisto prima del tempo.
Inizia e termina in tempo
È importante valutare il tempo di tutti iniziando la riunione in tempo. Iniziare la riunione in ritardo imposta anche il tono sbagliato, e i partecipanti saranno più probabilmente distratti mentre iniziano a concentrarsi su altre questioni.
Avere un inizio riunione in ritardo potrebbe portare alla riunione che termina in ritardo, che può anche causare interruzioni agli orari di tutti per il resto della giornata. Se sembra che la riunione debba durare più a lungo, è meglio pianificare una riunione di follow-up piuttosto che cercare di correre attraverso elementi importanti con un tempo limitato.
Riassumere e finire con un piano d’azione
Prima di terminare la riunione, assicurarsi di riassumere la riunione e ribadire ciò che è stato concordato per assicurarsi che tutti siano sulla stessa pagina. E ‘ anche importante discutere eventuali passi successivi che hanno portato dalla riunione, tra cui chi è responsabile di quale compito e quando hanno bisogno di completarli.
Tutti dovrebbero lasciare l’incontro con una chiara idea degli accordi e delle cose da fare. Invia circa minuti della riunione a tutti coloro che hanno partecipato, così come gli altri membri del team che non potevano partecipare, ma che potrebbero beneficiare. Includi i prossimi passi nei verbali, in modo che i membri del team possano facilmente verificare di cosa sono responsabili.
Chiedi feedback
Subito dopo l’incontro, chiedi ai partecipanti il loro feedback in modo da poter valutare l’efficacia dell’incontro. In questo modo, puoi apportare le modifiche necessarie per le riunioni future. Il feedback non deve essere complicato e può essere sotto forma di se l’incontro è stato buono o necessario miglioramenti, utile o non utile.
Per un feedback più sostanziale, puoi anche chiedere ai partecipanti i pensieri su aspetti specifici, come la durata della riunione, l’ordine del giorno e se la riunione ha raggiunto i suoi obiettivi. Se c’è un sacco di feedback negativi, allora si dovrebbe follow-up per vedere come si può migliorare per le riunioni future.
Concludere: tenere grandi riunioni
Con un po ‘ di pianificazione e organizzazione, è possibile tenere riunioni produttive ed efficaci, come mostrano i suggerimenti sopra riportati. Ora che sai cosa deve essere fatto, inizia a cercare la sede perfetta per eventi aziendali per ospitare la tua riunione.
Per ulteriori informazioni su come eseguire una riunione efficace, è possibile controllare qui.