5 Tips for Measuring Compliance Program Effectiveness
Valutare il successo del programma di conformità aziendale può essere difficile. E troppe aziende determinano semplicemente il successo di questi sforzi monitorando i loro strumenti di reporting anonimi. Tuttavia, il semplice monitoraggio di questi rapporti non è sufficiente.
L’Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) ha riferito come parte di uno studio globale sulle frodi che circa il 39% degli incidenti monitorati in 2016 è stato scoperto dai meccanismi di segnalazione, il che significa che quasi due terzi non lo erano. E questo numero scende di circa 10 punti percentuali per le aziende con meno di 100 dipendenti.
Preoccupato che il vostro programma di codice di condotta non sta facendo il lavoro? Mettiti in contatto oggi.
Mentre la segnalazione è uno strumento prezioso, qualsiasi vera valutazione degli sforzi di conformità della vostra azienda dovrà rivedere l’intero programma.
Come parte di una guida alle risorse sviluppata per aiutare a misurare l’efficacia dei programmi di conformità, l’Ufficio dell’Ispettore generale presso il Dipartimento della Salute e dei Servizi umani degli Stati Uniti sostiene che un programma di conformità sufficientemente completo includerà sette elementi:
- gli Standard, le politiche e le procedure
- programma di Conformità di amministrazione
- Screening e valutazione dei dipendenti, dei fornitori e di altri agenti
- di Comunicazione, di educazione e di formazione sui problemi di conformità
- il Monitoraggio, la verifica, sistemi di reporting interno
- Disciplina per la non conformità
- Indagini e le misure correttive
E la guida offre una serie di metriche che possono essere utilizzati per monitorare il successo di ciascuno di questi componenti.
Certo, le metriche raccomandate dalla guida sono principalmente rivolte alle organizzazioni sanitarie, ma questi principi e indicazioni generali possono essere facilmente adattati a quasi tutti i settori.
Come può la tua azienda valutare il tuo attuale programma di conformità?
Analizza la formazione
Idealmente, la tua organizzazione avrà già un programma di formazione sulla conformità in atto e dovresti testare i dipendenti sulle loro conoscenze mantenute alla fine di ogni sessione educativa. Follow-up un paio di mesi più tardi per vedere se le informazioni importanti è stato effettivamente mantenuto.
Allo stesso modo, valutare le tendenze di segnalazione di comportamenti scorretti dopo una campagna di formazione. C’è un aumento o una diminuzione degli incidenti segnalati dopo la conclusione di una sessione? Queste fluttuazioni potrebbero aiutare a identificare il valore del programma.
Condurre sondaggi
Oltre a queste valutazioni di formazione, la tua azienda dovrebbe condurre sondaggi annuali che acquisiscano dettagli rilevanti sui tuoi programmi di conformità. Fai domande sull’etica e sulla politica organizzativa per valutare gli atteggiamenti dei dipendenti e ottenere una visione onesta della cultura esistente della tua azienda.
Inoltre, registrare le risposte dei dipendenti in merito alla cattiva condotta osservata e confrontare questi risultati con le storie di segnalazione. Se i dipendenti stanno vedendo volumi significativamente più elevati di cattiva condotta rispetto a quelli che stanno segnalando, il tuo programma di conformità probabilmente ha bisogno di un po ‘ di lavoro.
Informazioni sul pool
Consulta le fonti di dati al di fuori del tuo dipartimento di conformità ed etica per valutare il successo complessivo. Ad esempio, coordinati con il team delle risorse umane per porre domande sull’etica e la conformità durante le procedure di assunzione, i colloqui di uscita e le valutazioni delle prestazioni.
Inoltre, monitorando il numero di giorni di malattia presi, gli incidenti di furto, i reclami di compensazione dei lavoratori e gli incidenti, la tua azienda può raccogliere ulteriori informazioni sulla cultura aziendale complessiva e tracciare più facilmente le tendenze.
Parla con i manager
Secondo il sondaggio ACFE menzionato in precedenza, gli informatori hanno maggiori probabilità di segnalare frodi ai loro diretti superiori o dirigenti aziendali — circa il 38% dei casi. Non solo questi leader aziendali devono essere preparati su come rispondere a un problema, ma spesso possono fornire informazioni dirette sulla cultura aziendale.
Hanno questi manager documentare attivamente eventuali problemi o preoccupazioni sollevate a loro. Con procedure formali in atto, l’organizzazione può raccogliere dettagli coerenti tra incidenti e intervalli di tempo, offrendo ulteriore visibilità sulle tendenze.
Ottenere aiuto esterno
Con le normative federali, statali e locali che vengono regolarmente approvate e modificate e con le forze dell’ordine che emettono regolarmente aggiornamenti politici e procedurali, mantenere la conformità può sembrare colpire un bersaglio mobile.
Data la difficoltà di rimanere al passo con tutti questi cambiamenti costanti, considerare di lavorare con fornitori esterni o esperti per aiutare a gestire e progettare un programma di conformità flessibile in grado di soddisfare queste mutevoli aspettative.
Il passo successivo
Ci sono una serie di fattori che devono essere considerati quando si valuta il valore e il successo del programma di conformità esistente. Adottando un approccio olistico e valutando regolarmente gli atteggiamenti e le conoscenze della tua forza lavoro, la tua azienda può determinare meglio lo stato generale della tua cultura aziendale e identificare le azioni che hanno un impatto positivo sulla conformità.
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