24 domande da porre quando si pianifica un programma di sensibilizzazione della comunità – #24 può essere il più importante!
Le chiese sono chiamate a raggiungere i perduti e ad aiutare i bisognosi. Spesso questo viene fatto attraverso un programma di sensibilizzazione della comunità. Per creare un programma di sensibilizzazione della comunità, la tua chiesa dovrà passare attraverso una pianificazione iniziale.
Per avere un evento chiesa di successo-che si tratti di sensibilizzazione della comunità, vacanze scuola biblica o un incontro di lavoro chiesa, organizzazione e pianificazione è essenziale!
Riunisci una squadra e inizia il processo di pianificazione. Per fare questo prendere queste 21 domande e rispondere. Documenta le tue risposte e inizia a creare un manuale per la tua sensibilizzazione.
24 Domande da porre quando si crea un programma di sensibilizzazione della comunità
Chi fa parte del team di pianificazione?
Identifica le persone che possono aiutarti a pianificare un evento di sensibilizzazione di successo. Sollecitare l’aiuto di persone che hanno una passione e interesse per la sensibilizzazione.
Cerca di trovare 6-8 persone che possono aiutare e impegnarsi a pianificare il dettaglio dell’evento. Lavora per sollecitare l’aiuto di persone dotate di organizzazione, marketing, supervisione volontaria e assistenza a coloro che sono stati raggiunti.
Chi stiamo cercando di raggiungere?
È necessario restringere l’attenzione a un gruppo specifico. Determinare quale demografico si desidera raggiungere, perché questo detterà gran parte degli altri pezzi di pianificazione del outreach.
Ad esempio, ti senti chiamato a raggiungere i bambini, gli adolescenti, le giovani famiglie, i nidi vuoti o gli anziani?
O vuoi raggiungere i senzatetto, le persone in povertà, i carcerati o i malati? Se si desidera indirizzare più di un gruppo, dare la priorità a quale gruppo si inizierà con.
Perché stiamo cercando di raggiungere questo gruppo?
Una volta determinato il gruppo che si desidera indirizzare, assicurarsi di poter rispondere alla domanda: perché stiamo prendendo di mira questo gruppo?
Può darsi che la vostra comunità abbia una grande popolazione di senzatetto dove volete diffondere il Vangelo.
O forse vuoi seminare nella vita dei bambini con la speranza che cambierà il loro futuro.
Il perché è importante quanto l’oms, quindi assicurati di poter rispondere a questa domanda.
Quali sono le esigenze di coloro che stiamo cercando di raggiungere?
Assicurati di sapere di cosa ha bisogno la tua comunità reach. Non fare supposizioni scoprire quali sono i reali bisogni.
Ad esempio, ho lavorato con un’organizzazione che presumeva che una popolazione avesse bisogno di assistenza sanitaria di base; tuttavia, quando gli è stato chiesto, i bambini avevano semplicemente bisogno di scarpe!
Come possiamo rispondere logisticamente a tali esigenze?
Ok diciamo che hai determinato che vuoi iniziare un programma di pranzo per i poveri. Devi pensare a cose come:
- dove possiamo distribuire il cibo
- dove possiamo preparare il cibo
- materiali di consumo e materiali sono necessari per la distribuzione
- quanti volontari, abbiamo bisogno di gestire la distribuzione
- come il trasporto di cibo e forniture
- quello che gli standard di salute abbiamo bisogno di incontrare
Quando è il momento migliore per pianificare questo impegno?
Timing è tutto in modo da assicurarsi di pianificare il vostro outreach in un momento che funziona bene con il pubblico di destinazione.
Verifica con gli eventi della comunità locale per assicurarti che l’evento che stai ospitando non sia in conflitto con un evento annuale della comunità che potrebbe dirottare il tuo pubblico.
Come possiamo commercializzare l’outreach?
Determina il modo migliore per commercializzare l’evento. Ad esempio, se si sta raggiungendo una popolazione anziana utilizzare i servizi che usano per aiutarvi a ottenere la parola fuori.
Questo può avvenire attraverso studi medici, club sociali senior o strutture di assistenza diurna per anziani.
Crea materiali di marketing specifici per il pubblico. Ad esempio, gli strumenti che usi per commercializzare gli adolescenti sono molto diversi dagli strumenti che useresti per commercializzare una popolazione anziana.
Scopri il metodo di comunicazione preferito e crea materiali che molto probabilmente attireranno la loro attenzione.
Quali attività faremo durante l’outreach?
Determina le attività per l’evento. Per esempio, se la vostra sensibilizzazione è quello di raggiungere le famiglie locali, creare eventi che i bambini amano partecipare.
Fai un elenco di attività come la pittura del viso, la corsa ad ostacoli o la casa di rimbalzo.
Quali sono le aree che devono essere organizzate?
Brainstorming aree operative come:
- Facility setup/tear down
- Equipment and Supplies
- Marketing
- Volunteer oversight and training
- Budget
- Activities
Qual è la struttura organizzativa dell’outreach?
Creare un organigramma per la sensibilizzazione. Identificare ogni area del raggio d’azione. Quindi assegnare una persona di supervisione, team leader e assistenti leader per ogni area.
Ora determinare il numero di volontari necessari per gestire il lato logistico della sensibilizzazione.
Qual è il budget per la sensibilizzazione?
Ora hai una buona idea su chi vuoi raggiungere e come vuoi raggiungerli. Ora è necessario creare un budget per questa sensibilizzazione. Per fare questo:
Fai un’ipotesi migliore sul numero di persone che raggiungerai. Usa i tuoi contatti nella comunità per aiutarti a trovare un numero.
Quindi determina il costo per persona – ad esempio se stai creando un programma per il pranzo, qual è il tuo costo per ogni pranzo (comprese le forniture) per ogni persona che speri di raggiungere
Aggiungi il 10% per le spese impreviste e ottieni un importo in dollari.
Da dove proviene il finanziamento?
Che tu sia una chiesa o un’organizzazione senza scopo di lucro, il budget per gli eventi di sensibilizzazione deve essere finanziato. Il finanziamento verrà fuori dal bilancio annuale della chiesa o chiederete finanziamenti da fonti esterne.
Ad esempio, collaborerai con aziende locali per aiutare a compensare il costo delle forniture e dei materiali?
In caso affermativo, quanto del budget può essere assorbito da questi risparmi sui costi? Può la vostra organizzazione sostenere il resto del finanziamento e se non da dove verrà.
Non vuoi mettere a rischio altri programmi perché non hai avuto il tempo di calcolare il costo reale di ospitare un’attività di sensibilizzazione, quindi dedica del tempo appropriato a questo.
Quali sono le descrizioni del lavoro dei volontari per facilitare l’outreach?
Crea un elenco di ogni lavoro che deve essere fatto. Ottenere specifico e restringere il campo a piccoli compiti. Fare un elenco di ciascuno di questi posti di lavoro e creare una descrizione del lavoro per ogni lavoro.
Questo può sembrare un compito che richiede tempo, ma più si può ottenere sulla carta meno domande si risponderà durante la sensibilizzazione. Includere nelle descrizioni del lavoro informazioni di base come:
- Cosa indossare
- Inizio e di fine di un turno di
- Dove trovare le forniture necessarie,
- a Chi rivolgersi per domande
- Risposte alle domande previste dal outreach group
- compiti Specifici del lavoro
- Area di istruzioni e post evento pulire istruzioni
Qual è la formazione dei volontari bisogno di passare attraverso?
Eventi di sensibilizzazione di successo richiedono una formazione di volontari. Per questa formazione includere informazioni come:
- Obiettivo dell’evento
- Fare e non fare
- Aspettative di comportamento
- Standard di servizio – ie: presentarsi in tempo, rispondere rapidamente alle richieste, ecc….
Quali forniture sono necessarie?
Prenditi il tempo per riflettere su quali forniture saranno necessarie. La maggior parte delle forniture sarà facile da pensare, ma cercare di pensare a quelle cose che potrebbe essere necessario che potrebbe non essere ovvio.
Cose come graffette, penne, carta, pennarelli o qualsiasi cosa che renderà più facile facilitare la sensibilizzazione per i volontari.
Chi ordinerà le forniture?
Ora che sai quali forniture saranno necessarie, identifica qualcuno che ordinerà o acquisterà tali forniture.
Assicurati che questa persona abbia accesso a una carta di credito o contanti per effettuare gli acquisti. Se un volontario viene chiesto di utilizzare la propria carta di credito personale per effettuare acquisti assicurarsi di fornire loro una nota spese che può essere utilizzato per ottenere il rimborso.
Dove sono conservate le forniture per eventi?
Hanno una posizione predeterminata per immagazzinare le forniture mentre vengono consegnate. Utilizzare volontari per scaricare scatole e ottenere le forniture organizzate per categoria.
Ad esempio, etichettare e conservare tutte le forniture da cucina separate rispetto all’installazione e abbattere le forniture.
Se hai mai ricevuto donazioni dopo un’emergenza o un disastro naturale, sai che conservare i materiali può essere difficile.
Identificare armadietti di stoccaggio locali, rimorchi per trattori vuoti o magazzini vuoti. Spesso è possibile ottenere lo spazio donato. Tenere un breve elenco di persone, aziende o organizzazioni che è possibile chiamare per aiutare con esigenze di archiviazione temporanea.
Assegnare qualcuno per sorvegliare lo stoccaggio del magazzino e tenere conto dei materiali in entrata e dei materiali in uscita. Si desidera mantenere un inventario accurato su ciò che viene donato e ciò che viene distribuito per la segnalazione post evento.
Non farti prendere senza la risposta a domande come: Quindi quante persone sei stato in grado di servire o quante bottiglie d’acqua hai distribuito?
Come trasporteremo le forniture?
Spostare le forniture da un luogo all’altro può essere una sfida logistica. Scopri il volume delle tue forniture e identifica un processo di trasporto appropriato.
Per esempio, se si dispone di un gruppo di ragazzi che sono disposti e in grado di utilizzare i loro camion o furgoni privati farli in programma. In caso contrario, potrebbe essere necessario trovare l’accesso a un rimorchio del trattore e qualcuno per consegnarlo al tuo sito di sensibilizzazione.
Dove metteremo in scena le forniture?
Forniture ed eventi vanno di pari passo – indipendentemente dal tipo di sensibilizzazione che la tua chiesa sta facendo. Creare una mappa del sito di sensibilizzazione e designare alcune aree per mettere in scena le forniture per la distribuzione.
Per esempio, se si sta facendo un outreach alimentazione, determinare quali forniture devono essere in cucina e che devono essere ai tavoli di servizio in modo che i volontari hanno un facile accesso a ciò di cui hanno bisogno.
Qual è il processo di impostazione per l’outreach?
Ora che avete i rifornimenti consegnati alla vostra posizione di outreach, crei un processo per configurarli. Usa la tua mappa per mostrare dove verranno allestite le forniture e aggiungi le istruzioni di configurazione alle descrizioni del lavoro volontario.
L’obiettivo sarebbe che i volontari mostrassero, trovassero i loro rifornimenti e li preparassero per la sensibilizzazione – senza fare domande.
Chi supervisionerà i volontari?
Avere qualcuno in giro durante l’evento consentirà di risolvere rapidamente problemi imprevisti.
Identificare un volontario di piombo per essere un supervisore di roaming di tutti i volontari. Chiedi a questa persona di andare a persona per ulteriori forniture, risolvere problemi tecnici o dare istruzioni e rispondere alle domande dei volontari.
Qual è il processo per abbattere e ripulire dopo l’evento?
Tutti sono pronti a tornare a casa dopo un successo di sensibilizzazione. Tuttavia, ci deve essere un po ‘ di pulizia dopo che tutti i destinatari di sensibilizzazione sono andati.
Crea un processo di abbattimento con una mappa che mostra ai volontari come imballare gli avanzi, dove metterli e come riportarli in un’area di stoccaggio comune. Identificare un volontario di piombo che può rispondere a tutte le domande e garantire tutte le forniture e materiali sono messi via in una posizione predeterminata.
Qual è il processo di pulizia delle forniture?
Alcune forniture per outreaches possono essere riutilizzate. Creare un inventario di questi tipi di forniture e un processo per pulirli dopo ogni evento.
Ad esempio, tende, tavoli, sedie, refrigeratori sono solo un esempio di forniture e materiali che potrebbero dover essere puliti, puliti o asciugati a seguito di un evento di sensibilizzazione.
Cosa abbiamo imparato?
Prenditi il tempo per fare il debrief dopo un successo di sensibilizzazione e documentare le lezioni apprese. Utilizzare questi preziosi bocconcini di informazioni per migliorare il vostro prossimo outreach.
Ad esempio, se ti mancavano forniture che potrebbero aver reso l’evento più facile, prendi nota e aggiungilo a una lista di forniture permanente. O se un team di volontari ha espresso frustrazione per un processo per fare il loro lavoro, discutere come migliorarlo la prossima volta. Tenere note dettagliate e rivederli quando si inizia il processo di pianificazione per il prossimo outreach.
Le Chiese dedicano tempo e risorse alla sensibilizzazione della comunità perché comprendono l’importanza di fare la differenza. Piccoli gesti che possono aiutare una comunità ferita possono tradursi in qualcuno di essere esposti all’amore di Cristo e spesso porta a drammatici cambiamenti di vita. E non è questo che la chiesa è chiamata a fare?
A quali tipi di sensibilizzazione della comunità partecipa la vostra chiesa?
