Una guida passo-passo per migliorare i processi aziendali
I processi aziendali svolgono un ruolo fondamentale in qualsiasi organizzazione. Processi efficaci semplificano le singole attività e migliorano l’efficienza complessiva.
Per diventare e rimanere di successo, è necessario concentrarsi costantemente sul miglioramento dei processi aziendali per aumentare la produttività e mantenere un elevato standard di qualità.
Rendere più efficiente un processo riduce in ultima analisi il carico di lavoro e semplifica la consegna di un prodotto o servizio. Ma esattamente come si fa a migliorare un processo di business e quali sono i passaggi coinvolti?
In questo articolo, tratteremo i passaggi esatti per migliorare i processi aziendali. Ti mostreremo anche come creare flussi di lavoro automatizzati con il software di automazione dei processi aziendali di frevvo.
Questa è una guida completa. Fai clic sui link sottostanti per accedere alla sezione che ti interessa di più:
- Quali sono i passaggi per migliorare un processo aziendale?
- Quali impatti dovresti aspettarti dal miglioramento dei processi aziendali?
- Casi d’uso per il miglioramento dei processi aziendali
- Come migliorare e automatizzare i processi aziendali
Quali sono i passaggi per migliorare un processo aziendale?
Il miglioramento dei processi aziendali comporta l’identificazione e il miglioramento di un processo esistente per snellirne l’efficienza complessiva. In termini semplici, si sta prendendo un processo e trovare un modo migliore per farlo fare.
La tua attività dipende probabilmente da innumerevoli processi ogni giorno, dalla gestione degli ordini di acquisto all’approvazione delle richieste di viaggio e altro ancora. Ciascuno è necessario per il vostro business per operare e prosperare.
Ma questi processi possono diventare inefficienti se non vengono aggiornati o se vengono eseguiti manualmente, il che a sua volta può portare a perdite finanziarie e perdite di tempo prezioso.
Preferisci vedere e sentire piuttosto che leggere su di esso?
Ti mostriamo quanto sia facile.
Una ricerca di IDC ha rilevato che le aziende perdono circa il 20-30% delle loro entrate annuali a causa di processi inefficienti. L’impatto finanziario di questi processi inefficienti si aggrava più a lungo continuano.
Se i dipendenti trascorrono troppo tempo in un processo o se commettono più errori del solito, è una buona idea rivedere quei processi in questione.
Il miglioramento dei processi comporta i seguenti sette passaggi:
- Scegli un Processo per il Miglioramento
- Mappa dell’Attuale Processo di
- Identificare i colli di bottiglia & Aree di Miglioramento
- Mappare il Potenziale Nuovo Processo
- Implementare il Nuovo Processo
- Revisione del Processo
Processo & Revisione
seguendo questi processo di fasi di miglioramento, si può prendere un processo complesso come la gestione di ordini di acquisto e utilizzo di software di automazione dei processi come frevvo per migliorare la sua efficienza.
Prima di passare a come eseguire questi passaggi, diamo un’occhiata agli impatti positivi che ci si può aspettare dal miglioramento dei processi aziendali.
Quali impatti dovresti aspettarti dal miglioramento dei processi aziendali?
Nel mercato competitivo di oggi, semplicemente non puoi permetterti di avere processi inefficienti. Ecco come migliorare i processi aziendali può dare alla tua organizzazione un vantaggio competitivo.
Aumentare l’efficienza operativa
L’automazione dei processi aziendali porta a una maggiore efficienza e riduce i costi operativi. Uno studio ha rilevato che le organizzazioni possono risparmiare il 10-15% dei costi operativi utilizzando uno strumento per automatizzare i flussi di lavoro.
Quella cifra si trova all’estremità inferiore. Le organizzazioni che potrebbero citare quanti soldi hanno risparmiato utilizzando il software di automazione del flusso di lavoro stimano di risparmiare milioni di dollari all’anno.
Con frevvo, è possibile creare un flusso di lavoro e visualizzare un intero processo dall’inizio alla fine.
Ad esempio, diamo un’occhiata a un processo ogni organizzazione ha — dipendente onboarding. Prima di portare su un dipendente, è necessario compilare e inviare tutti i moduli necessari.
I dipendenti possono impantanarsi in questo processo se si sta facendo tutto manualmente. Semplificando questo processo, è possibile ridurre notevolmente il time to proficiency per le nuove assunzioni.
Ecco un esempio di flusso di lavoro di inserimento dei dipendenti che è possibile creare in frevvo:
L’utilizzo di software come frevvo per visualizzare un processo può aiutare a identificare e risolvere le carenze operative.
Migliorare la produttività dei dipendenti
I processi inefficienti sono ripetitivi e richiedono molto tempo. Prendono anche tempo lontano da un lavoro più significativo.
Più del 40% dei dipendenti dichiara di dedicare un quarto della settimana lavorativa a compiti ripetitivi, con l’inserimento manuale dei dati che richiede la maggior parte del tempo.
Con il software di automazione dei processi aziendali di frevvo, è possibile ridurre l’immissione dei dati con campi modulo compilati automaticamente. Ciò consente ai dipendenti di dedicare meno tempo all’inserimento manuale dei dati e più tempo ad altre attività produttive.
Ecco uno sguardo a come il software popola dinamicamente i campi per un modulo PO collegato a un database SQL:
Il miglioramento dei processi aziendali elimina anche la confusione su chi è responsabile di attività specifiche. Ad esempio, è possibile creare un flusso di lavoro in frevvo che indirizza automaticamente un modulo alla persona giusta.
I dipendenti non dovranno perdere tempo a capire a chi inviare i documenti. Tutto quello che devono fare è compilare un modulo e inviarlo.
Ridurre gli errori umani
Gestire i documenti per qualsiasi processo non è solo noioso, ma anche più soggetto a errori.
I moduli possono essere compilati in modo errato o inviati alla persona sbagliata. Questi errori potrebbero portare a perdite finanziarie se non vengono catturati.
Anche i fogli di calcolo sono suscettibili di errori. Il Comitato Olimpico di Londra ha venduto 10.000 biglietti per un evento di nuoto quando un membro dello staff ha accidentalmente inserito “20.000” in una cella invece di “10.000.”Il comitato ha finito per aggiornare i possessori di biglietti ad altri grandi eventi in perdita.
frevvo ha calcoli automatici incorporati nei moduli, che riduce l’immissione manuale dei dati ed elimina gli errori umani.
Diamo un’occhiata ai casi d’uso per migliorare un processo di lavoro. Questi possono darti un’idea di come il software di automazione dei processi può essere applicato nella tua organizzazione.
Casi d’uso di miglioramento dei processi aziendali
Le startup possono essere in grado di fare affidamento su processi manuali per svolgere il lavoro. Ma alla fine, come un business cresce e porta su più dipendenti, inefficienze creerà colli di bottiglia.
Ecco alcune aree dell’organizzazione che possono beneficiare del miglioramento dei processi aziendali.
Nuovo noleggio Onboarding
Un forte processo di onboarding è essenziale per qualsiasi organizzazione. Aiuta i dipendenti ad adattarsi ai loro nuovi ruoli e fornisce loro un quadro per il successo.
Eppure solo il 12% dei dipendenti afferma che la loro azienda fa un buon lavoro di onboarding.
La buona notizia è che un programma di onboarding ben strutturato può aumentare l’impegno e ridurre il tempo di competenza per i nuovi assunti.
Con il software di onboarding automatizzato dei dipendenti di frevvo, è possibile creare un flusso di lavoro che semplifica le pratiche burocratiche e consente ai dipendenti di aggiornarsi rapidamente. I dipendenti possono iniziare a contribuire il loro primo giorno invece di impantanarsi da scartoffie.
Ordini di acquisto
Gli ordini di acquisto vengono utilizzati per documentare la vendita di beni e servizi. Ma l’invio di un singolo PO comporta molti passaggi: è necessario creare un modulo, ottenerlo approvato, inviarlo a un fornitore, autorizzare la fattura e memorizzarlo per la tenuta dei registri.
Ecco un esempio di come potrebbe essere un flusso di lavoro dell’ordine di acquisto:
Un processo manuale dell’ordine di acquisto può rallentare le operazioni. I dipendenti possono anche essere confusi su quali passi intraprendere dopo o a chi inviare documenti.
Le aziende che utilizzano software di automazione per gli ordini di acquisto hanno un tempo di ciclo più veloce (24 ore) rispetto a quelle che si affidano a un processo manuale (35 ore). Questo può facilmente tradursi in centinaia di ore risparmiate all’anno a seconda di quanti ordini di acquisto invii.
Ecco un esempio di un flusso di lavoro di ordine di acquisto condizionale in frevvo:
Una volta che un dipendente invia un ordine di acquisto, viene automaticamente indirizzato al proprio manager. Puoi anche aggiungere regole condizionali ai tuoi flussi di lavoro (ad esempio, gli ordini di acquisto solo vengono inviati a un VP per l’approvazione al di sopra di un certo valore).
Con i modelli predefiniti di frevvo, è possibile semplificare gli ordini di acquisto e automatizzare altri processi, tra cui la richiesta di acquisto, l’approvazione delle fatture e la gestione dei fornitori.
Richieste di viaggio
Le richieste di viaggio sono essenziali per le organizzazioni i cui dipendenti viaggiano per lavoro. L’automazione di questo processo elimina la necessità per i dipendenti di inseguire un manager per le approvazioni.
Ogni azienda ha diversi processi di approvazione per le richieste di viaggio. Con il software di richiesta di viaggio di frevvo, è possibile creare flussi di lavoro e abilitare regole dinamiche per garantire la conformità alle politiche di viaggio.
Ad esempio, una politica comune di conformità ai viaggi consiste nel far sì che un manager esamini e approvi la richiesta di viaggio di un dipendente prima che venga inviata al dipartimento finanziario.
Ecco un esempio di un flusso di lavoro di richiesta di viaggio in frevvo:
La creazione di un flusso di lavoro per le richieste di viaggio semplifica il processo e garantisce che i dipendenti seguano le politiche di conformità ai viaggi nell’organizzazione.
Ordini di vendita
Gli ordini di vendita vengono utilizzati per confermare la vendita di beni o servizi ai clienti. Coprono cose come date di consegna, metodi di pagamento e altri dettagli chiave.
Migliorando e automatizzando questo processo aziendale con la soluzione di automazione degli ordini di vendita di frevvo, è possibile ridurre l’immissione manuale dei dati ed elaborare gli ordini di vendita più velocemente con meno errori.
Ecco un esempio di modulo d’ordine di vendita con integrazione di database SQL (fare clic sull’immagine per provarlo):
Quando un utente seleziona un prodotto, il modulo estrae automaticamente l’MSRP e calcola il totale parziale quando viene immessa una quantità. Il modulo supporta anche le firme digitali e gli allegati.
Collegare i moduli degli ordini di vendita al database SQL significa che il team di vendita può concentrarsi maggiormente sulla chiusura delle offerte e meno tempo sull’impantanarsi da processi interni inefficienti.
Questi sono solo alcuni processi che puoi migliorare e automatizzare nella tua azienda. Qualsiasi processo eccessivamente manuale può essere un’opportunità per il miglioramento dei processi aziendali.
Ora diamo un’occhiata ai passaggi esatti per semplificare questi processi.
Come migliorare e automatizzare i processi aziendali
Segui questi passaggi per automatizzare un processo nella tua azienda.
Nota: I passaggi seguenti richiedono un account frevvo. Puoi provare il software di automazione dei processi di frevvo gratuitamente per 30 giorni.
#1. Scegli un processo per migliorare
Il primo passo per migliorare i processi aziendali è identificare le aree che devono essere modificate. Un buon punto di partenza sono i processi che si ripetono spesso e seguono lo stesso insieme di passaggi.
Ecco un breve elenco dei processi che spesso beneficiano di automazione:
- Nuovo noleggio onboarding
- richieste d’Acquisto
- richieste di riposo
- rimborso delle Spese di
- autorizzazioni di Viaggio
- ordini di Vendita
- moduli di Consenso
- Audit e compliance
vedremo di migliorare e automatizzare richieste di viaggio in questa guida, ma sentitevi liberi di scegliere il proprio.
#2. Mappare il processo
Il passo successivo è quello di documentare ogni fase di un processo esistente. L’utilizzo di un diagramma di flusso è utile qui per visualizzare ogni fase del flusso di lavoro.
Puoi creare il tuo flusso di lavoro in frevvo, aggiungendo e configurando ogni passaggio. In alternativa, è anche possibile installare un flusso di lavoro pre-costruito e personalizzarlo di conseguenza.
Ecco come appare il nostro flusso di lavoro di richiesta di viaggio condizionale:
In Visual form Designer, è anche possibile visualizzare e modificare i moduli di richiesta di viaggio.
Proprio come con il flusso di lavoro stesso, è possibile modificare il modulo. È possibile trascinare e rilasciare gli elementi dalla tavolozza sul lato sinistro sul modulo per personalizzarlo.
#3. Identificare i colli di bottiglia & Aree di miglioramento
Il passo successivo è quello di condurre un’analisi per identificare quali parti di un processo che hanno bisogno di miglioramento. Porre queste domande per identificare i colli di bottiglia:
- Quali passi stanno creando colli di bottiglia?
- Di cosa si sentono frustrati i dipendenti?
- Quali passaggi causano il maggior numero di ritardi?
Prendere in considerazione ottenere un feedback direttamente da coloro che sono coinvolti con un processo che si sta lavorando per migliorare. Chiedi il loro contributo su quali cambiamenti implementerebbero.
Una volta identificati i colli di bottiglia, è il momento di progettare un processo che li rimuova.
#4. Mappare il potenziale nuovo processo
Ora è possibile utilizzare lo stesso strumento con cui è stato creato il flusso di lavoro corrente per creare il flusso di lavoro migliorato.
Mentre costruisci il tuo nuovo flusso di lavoro, tieni a mente i punti critici identificati nel passaggio precedente.
Ad esempio, un dipendente che deve rintracciare il proprio manager ogni volta per approvare una richiesta di viaggio sta perdendo tempo prezioso. Per risolvere questo problema, puoi aggiungere un passaggio nel tuo flusso di lavoro che indirizza automaticamente quel modulo alla persona giusta per l’approvazione.
#5. Testare il processo
Una volta terminato di costruire il nuovo flusso di lavoro in frevvo, è il momento di testarlo per assicurarsi che funzioni.
Quindi passare attraverso ogni fase del flusso di lavoro per assicurarsi che non ti manca nulla. Si può sempre tornare al visual Designer per apportare eventuali modifiche, se necessario.
Assicurati di testare il tuo nuovo flusso di lavoro su dispositivi mobili, cosa che puoi fare direttamente dalla finestra di test.
#6. Implementare il nuovo processo
Una volta testato il nuovo flusso di lavoro, è il momento di distribuirlo, cosa che puoi fare in frevvo con un clic.
Migliorare un processo aziendale comporta la modifica di un processo esistente, quindi pianificare di conseguenza. Assegna tempo per comunicare queste modifiche e fornire indicazioni ai team che le utilizzeranno.
#7. Rivedere il processo
Probabilmente ci saranno singhiozzi lungo la strada mentre si migliora un processo. Tieni d’occhio come stanno andando i nuovi processi e sollecita il feedback dei dipendenti. Stanno incontrando problemi? C’è qualcosa di poco chiaro con un passo?
Registra qualsiasi feedback ricevuto e lavora per apportare miglioramenti continui ai tuoi processi. Piccoli cambiamenti nel tempo possono portare a enormi risparmi.
Conclusione
Il miglioramento dei processi aziendali consente di semplificare le attività ripetitive e migliorare l’efficienza operativa, riducendo entrambi i costi complessivi e aumentando la produttività.
Con il software di automazione dei processi aziendali di frevvo, è possibile mappare e migliorare un processo esistente nella propria azienda. Il sistema include funzionalità drag-and-drop, che consente di creare processi automatizzati senza scrivere alcun codice.
Registrati oggi per una prova gratuita di 30 giorni per vedere quanto sia facile utilizzare il software per migliorare i processi aziendali e misurare i risultati.
