Tips för att förbereda en muntlig Presentation för modellresultat

Tips för att förbereda en muntlig Presentation för modellresultat

många analytiker och modellerare håller med om att offentligt talande inte är deras favoritdel av jobbet och även om det kan vara kul att föreställa sig din ledande befattningshavare i underkläderna, är det förmodligen mer användbart att vara beredd genom att följa dessa grundläggande tips.

extraherad från att använda Excel för affärsanalys, Kapitel 12

som den person som har byggt en finansiell modell, eller gjort analysen på en viss situation, vet modellen bäst, finansiella modeller uppmanas ofta att kommunicera resultaten av den finansiella modellen som en formell presentation till styrelsen eller ledande befattningshavare. Förståligt tycker många detaljorienterade analytiker ofta att det är en utmaning att destillera sin 20-megabyte finansiella modell som har tagit veckor att bygga in i en 10-minuters presentation!

även om de flesta ledande befattningshavare kanske inte är intresserade av att se själva modellen, kanske de vill se levande och förändrade scenarier. Om modellen är byggd korrekt kan du göra en enda ändring av ingångsantagandena och publiken kommer att kunna se effekterna av dessa förändrade scenarier i realtid. Se till att du testar alla möjliga ingångar i förväg—ingenting ser mindre professionellt ut än en #REF! fel under en levande känslighetsanalys.

ska jag använda PowerPoint-bilder?

inte alla presentationer kräver att du använder PowerPoint, och det är inte alltid lämpligt, men i denna typ av miljö, där det är nödvändigt att förmedla massor av information, med sammanfattande tabeller eller diagram på en bild bakom dig, medan du talar, antingen i PowerPoint-format, eller själva modellen, kommer att vara till hjälp. Det kan också hjälpa till att ta fokus från dig om du är lite nervös.

följ dessa grundläggande regler för presentationer:

• visa bara ett nyckelmeddelande per bild. Crowd det inte eller försök att förmedla för mycket på en gång.
• ge dem en mer detaljerad rapport att titta igenom, men vad du visar på skärmen bör vara en mycket kortfattad sammanfattning av denna rapport.
• se till att teckensnittet är tillräckligt stort och tydligt på en dataprojektor. Testa det i förväg om du kan—ibland färger ser bra ut på en bildskärm, men ser tvättas ut när projiceras på väggen.
• om du visar själva modellen på skärmen, öka zoomen i Excel så att din publik kan se siffrorna. Testa detta i förväg, och kom ihåg att du bara kan visa en liten del av skärmen på detta sätt.
• använd diagram och grafik för att visa ditt meddelande. Generellt kommer utmatningen från en modell att vara numerisk, och diagram är ett bra sätt att visa detta. Forskning visar också att publikens uppmärksamhet och lagring av information ökar betydligt när grafik används istället för ren text i presentationer.

viktigast av allt, var beredd på frågor om modellens produktion, ingångar, antaganden eller funktionssätt. Se till att du kan försvara de antaganden som har använts eller hur något har beräknats. Om du inte är bekväm med några av antagandena, säg det framför. Modellutgången är bara lika bra som antagandena som har gått in i den, så du måste se till att publiken accepterar de viktigaste antagandena innan de accepterar modellresultaten.

om du har möjlighet, spendera lite tid med de viktigaste publikmedlemmarna i förväg och gå igenom modellens antaganden och metodik. De kan ha några frågor eller kommentarer som du inte har förväntat dig, och det kommer att ge dig en chans att göra ändringar eller förbereda dina svar på troliga frågor i förväg.

min modell är 30MB med 25 flikar! Var börjar jag?

om du har en 10-minuters kortplats under vilken du behöver förmedla modellens höga nivå, behöver du förmodligen cirka fyra bilder. Om vi har satt ihop ett affärsfall för en ny produkt, till exempel, utgångar för en typisk finansiell modell, kan inkludera:

1. en sammanfattning av prognostiserade kassaflöden eller lönsamhet. Du kommer inte att kunna passa mer än cirka fem år på en PowerPoint-bild, så om du behöver visa 20 år, Visa bara År 1, 5, 10, 15 och 20, till exempel.
2. viktiga antaganden. Använd din bedömning här för att välja vilka antaganden som är viktiga. Välj de som antingen påverkar modellen mest, eller du är mest säker på.
3. scenarier analys. På en bild kommer du förmodligen bekvämt att kunna passa 4 5 scenarier så välj klokt. Visa åtminstone ett bästa fall, basfall och värsta fall. Se ”scenarier och känslighetsanalys i ett Business Case” i kapitel 11 för mer information om hur man skapar dessa.
4. resultat av känslighetstestning. Visa resultaten av tweaking ett enda antagande. Om vi till exempel skulle få vårt kundupptagningsbelopp fel med 1 procent, kommer detta att orsaka en förändring på $500 000 till NPV-och det här är något publiken behöver vara medveten om!

om du har längre tid än 10 minuter kan du kanske visa själva modellen om presentationen är mer en workshop än en formell presentation. I båda fallen bör du kunna ge varje person en papperskopia sammanfattande rapport av de första sidorna i modellen med mer detaljerade siffror än du har kunnat inkludera i PowerPoint-presentationen. Om modellen har skrivits väl kommer varje sida att bilda säkerhetskopieringsdata och källinformation för modellen och kan skrivas ut eller distribueras om mottagaren av sammanfattningsresultaten begär ytterligare information.

Sammanfattningsvis är resultatet och presentationen av resultaten lika viktigt som resten av modellbyggnadsprocessen, för det finns ingen mening med att ha fantastiskt byggd modell som ingen av beslutsfattarna vet om! När en modell har byggts, vi måste sedan visa sina resultat tydligt och koncist för att få ditt budskap, antingen via en skriftlig rapport eller muntlig presentation. Detta sista steg i modellbyggnadsprocessen ges ibland inte lika mycket fokus av många Modellerare, särskilt de vars färdigheter ofta är mer analytiska än visuella.