Office National
din affärsdagbok kan vara ett av de mest användbara verktygen för ditt arbete när det används på rätt sätt.
en pappersdagbok kan vara ett effektivt organisationsverktyg när det används effektivt. Om du värdesätter det som ett viktigt affärsverktyg och aktivt försöker få ut mer av din dagbok kan du allvarligt påverka dina organisatoriska färdigheter och produktivitet.
Välj rätt dagbok för dig
du får ut mer av en dagbok som faktiskt uppfyller dina behov, så gör lite forskning innan du köper. Kolla in vår Köpguide för Dagboksplanerare för hjälp med att ta reda på vad du behöver.
ta dig tid att ställa in den
när du har fått din perfekta affärsdagbok, spendera lite tid på att anpassa den och få den redo att hjälpa dig under det kommande året. Börja med att skriva ditt namn och kontaktnummer eller sätta in ett visitkort så att det kan returneras till dig i (förhoppningsvis osannolikt) händelse att det är skilt från dig. Överför sedan viktiga datum och information från din nuvarande dagbok till den nya så att du inte missar några årliga evenemang som födelsedagar. Om din dagbok har ett år planerare, du kan skriva ner dessa händelser på det samt för en hög nivå syn på kommande evenemang. Kanske har du redan bokat några helgdagar eller känner till andra viktiga datum, så få dem låsta i din dagbok nu innan du glömmer.
ge det en make-over
om din dagbok inte är en underbar modestil kan du fortfarande anpassa den efter din smak. Washi tape är ett billigt och snabbt sätt att lägga till lite färg för att joosh upp det. När utsidan är täckt, Du kan arbeta din magi på insidan, lägga till månadsflikar eller färgglada mönster för att uppmärksamma dina viktiga datum. När din dagbok är visuellt tilltalande är det mer troligt att du vill ha den med dig och använda den.
färgkodning
att använda ett färgkodat system kan hjälpa dig att se vad du har kommit upp med en överblick. Utarbeta ett system baserat på din arbetsstil, tilldela färger, inklusive överstrykningsfärger, och skapa en nyckel på en sida längst fram eller bak i din dagbok.
gör det till det första du tittar på varje dag
din affärsdagbok är en referenspunkt för din arbetsdag. Innan du börjar något nytt, öppna det och bedöma din dag. Du kanske vill prioritera vissa uppgifter, eller stöta på något från idag till imorgon – nu är det dags att få det ordnat och få din dag på rätt spår.
bär den med dig
du får ut mer av din affärsdagbok om du alltid har den med dig under hela arbetsdagen. Detta kan begränsa storleken du kan välja, men det betyder att du inte behöver överföra viktig information från klottrad Post-Its eller din digitala kalender, vilket minskar chansen att få fel, glömma något eller förlora informationen. Din dagbok bör följa med dig till möten och eventuella offsite möten samt. Om du tar jobbet hem med dig, se till att dagboken kommer med, för.
håll den öppen
oavsett om du är vid ditt skrivbord eller i ett möte, håll din dagbok öppen och redo som referens och acceptera nya poster.
skriv ner det direkt
så snart du gör ett nytt möte eller skapar en ny uppgift, Lägg till det direkt i din dagbok. Det är också en praktisk plats att göra anteckningar under telefonsamtal och när ideer dyker upp i ditt huvud. Då kan du vända tillbaka för att komma ihåg vad du har skrivit. Den fysiska handlingen att skriva hjälper till att förstärka det i ditt minne, men det kommer också att fungera som ett säkerhetsnät för ditt minne så att du inte behöver oroa dig om du glömmer. På så sätt kan du minska din mentala belastning, bara behöva komma ihåg att informationen finns i din dagbok och att du måste bära dagboken med dig.
bär en penna med dig
glöm inte att ha en penna med dig så att du kan skriva ner saker var du än är. Flerfärgade pennor, som BIC 4-färgen, är fantastiska eftersom du har ditt färgkodningssystem i en penna. Eller så kanske du föredrar en raderbar penna, som Pilot Frixion, så att du kan göra enkla ändringar.
Bryt ner dina uppgifter
vissa uppgifter består av mindre bitar i bitstorlek som kan delas upp och hanteras individuellt. Genom att diarisera dem separat kan du uppmana dig att arbeta med dem och hålla dig före din deadline.
Ställ in påminnelser för viktiga händelser
Lägg till en nedräkning eller ställ in påminnelser i ledningen till viktiga händelser för att mentalt förbereda dem. Som ett barn som räknar ner till jul kan du verkligen öka spänningen före ditt evenemang med en visuell nedräkning i din dagbok. Och om du har uppgifter att utföra som förberedelse för ditt evenemang eller möte kan du schemalägga dessa med lämpliga intervaller i förväg för att ge tid. Du kan också hitta det bra att lägga till en klibbig flagga till dessa datum för att göra dem lättare att hitta i din dagbok.
Förbered dig för imorgon idag
begå de sista 10 minuterna av din arbetsdag kartlägga dina att göra för imorgon och titta över dina möten.
Förbered dig för nästa vecka denna vecka
i slutet av varje vecka, ge tid att köra ögonen över den kommande veckans schema, arbetsbelastning och tidsfrister.
Förbered dig för nästa månad
att hålla reda på långsiktiga och höga poster i din dagbok gör det mer troligt att du kommer att uppfylla dina deadlines, vara beredd på dina presentationer, möten och möten och hålla dig på rätt spår.
Använd din dagbok på ditt sätt
i slutändan kommer du att vara mer benägna att använda din företagsdagbok konsekvent och få ut mer av det när du hittar vad som fungerar bäst för dig. Du kanske vill använda en sida per månad för att kartlägga varje månads stora uppgifter eller projekt. Eller så kanske du bara älskar att använda adressavsnittet för att lagra dina viktiga kontakter. Kanske du är ansvarig för personal ledighet och vill ha en plats att spela rörelser. Eller så behöver du en pålitlig referens för metriska omvandlingar eller skollov. Vad det än är, med tiden hittar du vad som fungerar för dig och hur du vill använda din dagbok.
genom att hålla allt på ett bekvämt ställe kan du minska stressen att behöva komma ihåg allt och ta kontroll över din tidshantering, med alla viktiga aspekter av ditt arbete som spelas in i din affärsdagbok. Du kommer omedelbart att få ut mer av din dagbok när du behandlar det som en skriftlig redogörelse för ditt arbetsliv.