Inköpsorderprocesssteg

Inköpsorderprocesssteg

inköpsorder (POs) är centrala för inköpsprocessen och spelar en viktig roll för att kontrollera affärsköp. I det här inlägget definierar vi vad en inköpsorder är, beskriver vilken information den innehåller, markerar viktiga fördelar med att använda POs och förklarar de viktigaste stegen i inköpsorderprocessen. Men först, svara på frågan ’ Vad är en inköpsorder?’skulle vara ett bra ställe att börja.

Vad är en inköpsorder?

en inköpsorder är den officiella bekräftelsen på en order som skickas från en köpare till en säljare av varor eller tjänster. Det är ett dokument som skickas från en köpare till en leverantör som godkänner ett köp.

vilken information innehåller en inköpsorder?

även om viss information kan variera, inkluderar inköpsorder i allmänhet namnet på företaget som köper varorna eller tjänsterna, orderdatum, leveransdatum, beskrivning och kvantitet av varorna eller tjänsterna, prissättning, leverantörskatalognummer, en postadress, betalningsvillkor, fakturaadress och ett inköpsordernummer (eller PO-nummer).

varför använder företag inköpsorder?

inköpsorder används av flera skäl:

1. de ställer tydliga förväntningar – inköpsorder gör det möjligt för köpare att klargöra sina exakta behov för leverantörer. Detta hjälper inte bara till att du går av på höger fot, men båda parter kan använda den som en formell kontroll om beställningar inte levereras som förväntat.
2. de hjälper till att hantera order – många företag utser vissa individer att hantera lager, vilket vanligtvis inkluderar behandling av inkommande order. Dessa individer är vanligtvis i upphandling, ekonomi eller verksamhet. Inköpsorder ger dessa individer officiell dokumentation av inkommande eller pågående leveranser, så att de kan spåra och hantera order mer effektivt.
3. de hjälper till med affärsbudgeting – när en inköpsorder skapas kan köpare omedelbart faktor dessa kostnader i företagets budgetar. Företag drar nytta av att ha tydliga register över exakt hur mycket pengar som spenderas och vart det går.
4. de är juridiskt bindande – vi får ofta frågan om en inköpsorder är ett juridiskt bindande avtal. Svaret är nu officiellt ja, inköpsorder är juridiska dokument, enligt 2014 rättsfall, MidAtlantic International Inc. vs. AGC Flat Glass Nordamerika Inc. I det här fallet bestämde en federal domstol att inköpsorder är ett verkställbart avtal mellan två parter. I avsaknad av ett formellt kontrakt kan en inköpsorder fungera som ett juridiskt bindande dokument först efter det att det godkänts av säljaren.
5. de är en viktig del av revisionsspår – revisorer letar efter finansiella avvikelser. De kommer att vara särskilt intresserade av varor och tjänster som kommer in och betalningar går ut. Att utfärda, bearbeta och registrera inköpsorder är ett bra sätt att hålla revisorerna nöjda.

fördelarna ovan är inriktade på köpare, men POs är också viktiga dokument för leverantörer. Leverantörer använder dem för orderuppfyllelse och betalningsbehandling.

behöver företag alltid inköpsorder?

huruvida företag behöver inköpsorder beror på flera faktorer, men i allmänhet är det en bra affärspraxis att hålla saker i ordning i leverantörsskulder.

i dagens värld sker kommunikation med ljusets hastighet. Beställningar görs i förbigående via telefon, via e-post, och även genom textning. Föregående formell bekräftelse av en beställning innebär att du eller din leverantör kan glömma viktiga orderdetaljer.

vissa institutioner kräver inte en inköpsorder för vissa artiklar. Vi illustrerar med hjälp av kraven på ett litet privat universitet som listas på sin webbplats. POs krävs inte för följande utgifter:

• interdepartemental avgifter (bokhandel, skriva ut rum, etc.). Dessa avgifter faktureras månadsvis istället.
• ersättning för resekostnader. Ett checkförfrågningsformulär används istället.
• förnyelse av årliga medlemskap och prenumerationer. En begäran om kostnadsersättning krävs istället.
• beställa Kontorsmaterial online från universitetets utsedda leverantör.

i alla andra fall säger universitetet tydligt att de kan vägra betalning utan auktoriserade inköpsorder.

vad är inköpsorderprocessen?

följande är stegen i inköpsorderprocessen. Observera att inköpsorderprocessen är en del av en bredare upphandlingsprocess som omfattar allt från att identifiera behovet av en vara eller tjänst till betalning. Läs vårt blogginlägg om hela upphandlingsprocessen här. Många företag kommer att implementera ett inköpsordersystem.

• Steg 1: Köparen skapar inköpsrekvisition-inköpsorderprocessen börjar med en inköpsrekvisition, ett dokument som skapas av köparen och skickas till den avdelning som styr ekonomin för inköpsordergodkännande. Tänk på detta den del av processen där du får tummen upp för att köpa de varor och tjänster du vill ha. Du beställer faktiskt ingenting, du får godkännandet att göra det. Godkännare kan välja att godkänna, avvisa eller flagga din begäran för vidare diskussion. Den viktigaste skillnaden mellan inköpsrekvisitioner och inköpsorder är att en inköpsrekvisition handlar om tillstånd och inköpsorder handlar om inköp. Läs vårt blogginlägg om inköpsrekvisitioner vs. inköpsorder för en detaljerad beskrivning av dessa två dokument.
• steg 2: köparen utfärdar inköpsorder – när inköps-eller upphandlingsavdelningen har godkänt inköpsrekvisitionen utfärdar den en inköpsorder till säljaren. I huvudsak placerar POs ordern. Inköpsorder skapas vanligtvis med ” >inköpsorderprogramvara som PLANERGY, vilket gör det möjligt för företag att spåra POs och skicka in dem elektroniskt.
• steg 3: leverantören godkänner, avvisar eller skickar PO för diskussion – säljaren kommer att granska inköpsordern noggrant, med stor uppmärksamhet på kvantiteter, priser, totalt förfallna belopp och villkor. När säljaren godkänner inköpsordern (vanligtvis via e-post eller med hjälp av en e-upphandlingsprogramvara) förbereder de varorna eller tjänsterna som ska levereras. Om de inte har en vara som köps eller om det finns andra problem med beställningen, flaggas den och skickas tillbaka till köparen för vidare diskussion.
• steg 4: köparen registrerar inköpsorder – det sista steget i inköpsorderprocessen består av köparen som registrerar PO. Som tidigare nämnts är arkivering av inköpsorder en bra vana vid en revision.

när dessa steg i inköpsorderprocessen är färdiga levereras och inspekteras varorna eller tjänsterna. Därefter utfärdar säljaren en faktura till köparens finansteam, om efter bästa praxis trevägs matchning av fakturan mot PO och leveransdokument, betalning sker och transaktionen är klar. Detta skulle slutföra hela upphandlingsprocessen.

hur skiljer sig en inköpsorder från en faktura?

även om de kan verka liknande, inköpsorder och fakturor är helt annorlunda. En faktura begär betalning för ett köp och skickas från säljaren till köparen. De innehåller samma information som i inköpsordern, samt ett fakturanummer, leverantörens kontaktinformation, eventuella krediter eller rabatter för tidiga betalningar, betalningsschema och totalt belopp på grund av säljaren.

de viktigaste skillnaderna mellan de två dokumenten är att en inköpsorder uppmanar skapandet av en faktura. En inköpsorder skickas från köparen till säljaren, medan en faktura skickas från säljaren till köparen. Dessutom beställer inköpsordern officiellt” varor ” eller tjänster från en leverantör medan fakturan begär betalning för beställningen.

varför ska du automatisera inköpsorderprocessen?

inköpsorderprocessen är viktig, men i avsaknad av ett e-upphandlingssystem är det utan tvekan manuellt och tidskrävande. Företag implementerar ofta ett manuellt inköpsordersystem för att hantera detta initialt – ett inköpsorderformulär med godkännande signera ofta via telefon eller e-post, Detta är ofta kopplat till ett excel-inköpsorderspårningsblad. Det finns många problem med en manuell upphandlingsprocess, inklusive att vara benägen för mänskliga fel. Med ett system som PLANERGY blir hela processen effektivare genom automatisering. Därför bör du automatisera denna process:

• Alla inköpsdokument är centraliserade på en plats, tillgängliga var som helst – att referera till inköpsrekvisitioner och POs är mycket mindre smärtsamt med en e-upphandlingslösning. Du kan komma åt alla detaljer du behöver, när du behöver dem-på ett ställe.
• automatiserade leverantörskataloger gör inköpsrekvisitioner enklare – Du kan skapa köpförfrågningar med ett standardiserat formulär online med våra automatiserade leverantörskataloger. Det finns ingen anledning att tummen genom föråldrade papper leverantörskatalog böcker för varor eller tjänster. Online kataloger gör det enkelt att hitta det objekt du letar efter till rätt pris från föredragna leverantörer samtidigt minska manuell datainmatning. Du kan också lagra objekt för större besparingar och göra inköp bekvämare.
• godkännanden sker snabbare – att få inköpsrekvisitioner godkända är snabbare och enklare med ett automatiserat system. Du kan skicka dem direkt till den person som ansvarar för att godkänna dem genom systemet minska flaskhalsar. Att ställa in ett arbetsflöde för godkännande är lika enkelt som att klicka på en knapp. När den personen har utsetts till godkännare kommer de omedelbart att börja ta emot automatiska godkännandeförfrågningar, vilket utlöser skapandet av en inköpsorder. Godkännanden kan hanteras på språng-inte mer hålla upp order.
• inköpsorder är enkla att skapa och dela – liksom inköpsrekvisitioner hanteras inköpsorder också enkelt via e-upphandlingsprogramvara. Du behöver inte längre oroa dig för formatet för inköpsorder eftersom det är allt förfyllt. Dessutom kan du skicka dem till leverantörer i vilket format som helst.
• mer insyn i utgifterna – med e-upphandlingssystem kan du hantera hela Procure-to-Pay-livscykeln och få tillgång till insikter och analyser som kan hjälpa dig att hantera affärsutgifter mer effektivt. Relevanta teammedlemmar ser effekten av inköpsrekvisitioner innan du godkänner dem, och budgetar uppdateras automatiskt när en inköpsorder skickas.
• se orderstatus i korthet – att kunna se status för alla dina beställningar på ett ställe är en stor fördel att automatisera inköpsorderprocessen. Du kan enkelt se viktiga ögonblick i PO-processen, som vilka inköpsrekvisitioner som har godkänts eller avvisats och vilka inköpsorder som har skickats.
• minska cykeltiderna för fakturagodkännande – ekonomiavdelningen kan ägna mindre tid åt att jaga bekräftelse en faktura ska betalas och effektivisera faktureringen genom att matcha mot godkända POs med full synlighet på verifieringskedjan. Inget behov av att tråla genom ett pappersspår när inköpsorderhantering är digital!

inköpsorderprocessen är viktig för företag. Att utveckla och upprätthålla en professionell PO-process är bra för att bygga optimala leverantörsrelationer, hålla en verifieringskedja och hålla sig till budgetar, bland andra värdefulla fördelar. Automatisering av it kan bidra till att effektivisera kommunikationen och minimera den finansiella risken.