hur man planerar en prisutdelning i 12 steg

hur man planerar en prisutdelning i 12 steg

oavsett om du samlar in pengar, erkänner excellens i din bransch eller helt enkelt säger tack till din personal, är prisutdelningar ett lysande sätt att samla alla för en kväll med känsla-kul.

att dra av en Oscar-värdig utmärkelseshow tar lite organisering, men för att hjälpa dig har vi brutit processen ner i 12 lätt handlingsbara steg.

de 12 stegen är:

• plocka rätt namn
• skriva en kort
• ställa in en budget
• välja domare
• välja en plats
• plocka ett tema
• plocka prislåtar
• tillhandahålla värde
• underhålla dina gäster
• köra ett lotteri
• boka ett band
• främja din prisutställning

så här rullar du ut den röda mattan och organiserar en mördare prisutdelning. Glöm inte att kolla in vår checklista för prisutdelningsplanering längst ner i det här inlägget också!

namnge din prisutdelning

innan du börjar med att organisera ditt evenemang är det dags att komma med några prisutdelningsnamn. Detta säkerställer att allt du gör har ett berättande tema och håller alla dina dokument i ordning. Så hur kommer du fram till ett namn för din prisutdelning? Några förslag kan vara:

kolla in konkurrentutdelningsceremonier

innan du kan bestämma ett namn måste du kontrollera att ingen annan har det. Använd andra prisutdelningar i din bransch för att hjälpa dig att skapa ett engagerande och effektivt namn. Till exempel, om din prisutdelning är för medarbetarengagemang, kan du se att det finns befintliga utmärkelser som:

”UK Employee Engagement Awards”

”Engagement Excellence Awards”

”Engage Awards”

…. och så vidare!

att använda Liknande Nyckelord gör din prisutdelning lättare att upptäcka – men du vill inte förväxlas med en annan händelse. Du kan välja att gå för en curveball och bygga ditt varumärke så att det blir omedelbart igenkännbar.

brainstorma nyckelord som relaterar till din prisutdelning

för att få balansen, börja brainstorming nyckelord som passar din ceremoni. Det kan vara nyckelord relaterade till din bransch, ditt ämne eller de personer eller produkter du firar. ”The UK Startup Awards” gör vad det står på tennet; men ett namn som ”Rising SaaS Startup Awards” är mer catchy och kommer att vädja till en specifik publik.

testa ett arbetsnamn

om du har kommit med 3-4 prisutdelningsnamn som du gillar, prova dem för storlek. Att håna upp en logotyp, skapa en webbsida eller till och med skriva ett e-postmeddelande med varje namnide kan hjälpa dig att slutföra den som passar.

Skriv en kort

oavsett vilken typ av evenemang du organiserar är att skriva en kort ett bra ställe att börja. I ditt briefingdokument bör du ange exakt varför du iscensätter evenemanget. Vilka är dina viktigaste mål och vad hoppas du att prisutdelningen kommer att uppnå? Är det att öka medvetenheten om en sak, öka medarbetarnas motivation eller att samla in pengar? Du bör också använda briefen för att utforma måtten på framgång som du kan hänvisa till efter ceremonin. Detta kan vara en målinsamlingsfigur, eller mer kvalitativ, som bra feedback från alla som deltog.

när du har identifierat dina viktigaste mål detta kommer att hjälpa dig att planera händelsen detaljerna, såsom antalet och arten av gäster, och händelsen datum och plats, samt innehåll och ton.

Lägg till alla dessa aspekter i din korta (fullständiga checklista nedan), och det blir mycket lättare att sälja din ide till alla som är involverade.

relaterat: En sida händelseplan

Ställ in budgeten

det är viktigt att tänka på budgeten från början också. Självklart är det ingen mening att planera champagne och ostron om din budget bara sträcker sig till cava och chips! Det belopp du måste spendera beror på vilken modell du väljer för ditt evenemang. Kommer det att vara vinst med biljetter som säljs? Kommer priserna att sponsras för att täcka kostnader eller kommer allt att komma ur den interna budgeten?

viktiga kostnader som du kommer att behöva tänka på inkluderar F& B (mat och dryck), venue och d ouguiscor, underhållning och VIP – om du vill ha högprofilerade domare, värdar, högtalare eller speciella gäster kan detta äta upp en stor del av budgeten.

du måste också tänka på kostnaden för att marknadsföra ditt evenemang och uppmuntra kandidater att komma in – måste du betala för annonser i branschmedier eller utveckla en specialiserad webbplattform för deltagare att registrera sig och/eller rösta på?

när du har en ungefärlig uppfattning om hur mycket det hela kommer att kosta kan du träna biljettpriser eller sponsringspaket för att säkerställa att du åtminstone täcker kostnaderna.

relaterat: ladda ner din egen evenemangsbudget templat

Välj dina domare

vem du väljer som domare kommer att påverka den upplevda integriteten hos dina utmärkelser, så välj noggrant. Vad kvalificerar dessa individer att döma på detta område? Är de kända och respekterade i sin bransch? Vad är deras prestationer?

utöver detta är det viktigt att de kan bedöma självständigt och rättvist och inte anses vara partiska mot någon kandidat eller företag. Du måste också implementera ett röstningssystem om domarna inte kan komma till ett enhälligt beslut och tydliga kriterier för hur vinnaren kommer att väljas.

du kanske också vill implementera en” People ’s choice” – pris eller kategori där de som deltar i evenemanget kan välja sin vinnare. Detta ger deltagarna ett element av kontroll och säkerställer att de investeras i natten.

använd det här steget för att också tänka på vilken typ av deltagare du vill registrera dig, eftersom det kommer att göra din marknadsföring mycket enklare senare.

välj en plats

din budget och antalet gäster kommer att vara den viktigaste påverkande faktorn när du väljer en plats, men förutom detta bör du leta efter någonstans med en grad av ’wow-faktor’. Till sin natur, prisutställningar ska vara spännande och glamorösa och generera förväntan före evenemanget. Att välja en unik plats kan bidra till att öka intresset, så avfärda inte osannolika platser – kreativ belysning och uppsättning dressing kan helt förvandla ett utrymme.

var noga med att kontrollera med DIN av-leverantör att utrymmet kommer att fungera ur praktisk synvinkel när det gäller akustik etc. och att inga gäster kommer att ha en hindrad utsikt över scenen. Naturligtvis är det lugnande om arenan har varit värd för utmärkelser tidigare och du kan be om att se bilder eller prata med arrangören för att se hur allt fungerade.

relaterat: 8 frågor du måste ställa en evenemangsplats innan du signerar

Välj ett tema

att ha ett tema för din prisutdelning är ett annat sätt att skilja det och få människor upphetsade. Var noga med att välja något inspirerande. Kanske kan det vara old school Hollywood glamour, den olympiska andan eller framtida fantastiska?

förutom D-inbjudan, inbjudningar och underhållning kan ditt tema hjälpa till att inspirera dina speciella gäster. Till exempel, om du har en OS tema händelse kan du bjuda in en kändis idrottare att tala, eller för en futuristisk tema, kanske en inspirerande uppfinnare?

Välj dina prislåtar

de låtar du väljer för en prisutdelning kommer att ha stor inverkan på atmosfären. Musik kan användas för att introducera högtalare, tillkännage vinnare och fira en kategori eller ett företag som samlar sitt pris. Här är några bra sångideer för prisutdelningar:

Upbeat award ceremony songs:

• Katy Perry – fyrverkeri
• Florens – du har kärleken
• Survivor – Eye of The Tiger
• Jon Bon Jovi – Livin’ på en bön
• Macklemore & Ryan Lewis – Kan inte hålla oss

inspirerande prisutdelning låtar:

• Eminem-inte rädd
• Kanye West – starkare
• resa – sluta inte Believin’
• Jay Z – Encore
• Christina Aguilera-Fighter

emotionell prisutdelning låtar:

• Israel Kamakawiwo ’ ole – någonstans över regnbågen
• Eva Cassidy – Songbird
• Natasha Bedingfield – oskriven
• Demi Lovato – krigare
• skriptet – Hall of Fame

Lägg till värde

förutom att ge utmärkelser bör ditt evenemang erbjuda extra attraktioner. Inte alla kommer att gå iväg med en gong, men de borde komma undan och känna att biljettpriset var värt det ändå.

att underlätta nätverk är ett bra sätt att tillföra värde till ditt evenemang. Möjligheten att möta det stora och det goda i din bransch kommer utan tvekan att vara en stor attraktion för gästerna, så planera pauser där de kan blanda och mingla.

förutom en mottagning före middagen, överväga en stand-up dessert buffet för efter ceremonin för att få alla att prata.

du kan också överväga att ge bort godispåsar till alla som deltar. Om dina gäster är från en viss bransch, eller av en viss ålder eller demografisk, är detta en bra metod för att skaffa sponsorer för dina swag väskor. Detta innebär också att, segrar eller inte, dina gäster gå hem med något (och något otroligt instagrammable också!).

relaterad: expertguiden för bättre nätverk vid evenemang

underhålla

dina gäster har kommit för en show, så se till att ge dem en! Att bara läsa upp en lång lista med prisvinnarnas namn och titta på när de har tagit sitt foto kan vara lite tråkigt för icke-vinnare, så tänk på hur du kan liva upp förfarandet med kreativ av och en engagerande kompassire.

musik, video och ljus ska alla samlas för att skapa ett spektakel, och om du kan inkludera imponerande teknik som projektionskartläggning eller till och med hologram (budget tillåter!), kommer du att ha publiken på kanten av sina platser.

kör ett lotteri

även om det primära syftet med ditt evenemang inte är att samla in pengar till välgörenhet, missa inte chansen att göra något bra för ditt samhälle. Du kan hålla en lotteri eller auktion med donerade priser. Detta kommer att erbjuda sponsorer chansen för ett rop ut, samtidigt samla in pengar för en värdig sak.

meddela på natten hur mycket har höjts för att påskynda må bra faktor, eller spara de goda nyheterna för uppföljning kommunikation.

relaterat: 5 sätt att göra fundraising kul med spel

organisera festen

när den officiella verksamheten är ur vägen är det dags för alla att släppa håret och slå på dansgolvet. Det är viktigt att boka ett bra band som garanterat får publiken att surra, så fråga efter rekommendationer.

förutom ett band – om din budget kommer att sträcka sig till det – ordna lite visuell underhållning som en hög energi dansgrupp, flygartister eller en närbilds trollkarl. Detta hjälper till att hålla uppmärksamhet mellan att döma rundor och gör din ceremoni till en händelse i sig, även utanför utmärkelsen.

hur man marknadsför din prisutdelning

sociala medier erbjuder den perfekta plattformen för att både bygga spänning om din ceremoni och dela alla rubriker på natten. Se till att du har förberett en lista över alla dina vinnares Twitter-handtag och ge en teammedlem jobbet att tillkännage varje prismottagare online i realtid, när de händer. Detta kommer att erbjuda vinnarna extra ära och hjälpa till att höja profilen för ditt evenemang.

glöm inte att skapa en dedikerad hashtag för dina utmärkelser så att dina gäster kan delta i konversationen och dela bilder och nyheter från kvällen. Denna typ av ’sociala bevis’ kommer att visa dina utmärkelser är en inte-att-vara-missade händelse och skapa surr för nästa år.

om du inte redan gör det kan du skapa en målsida för lead capture eller ett registreringsformulär där dina deltagare, gäster och domare kan bli en del av en e-postmarknadsföringslista. Detta är en bra kanal för att bygga förväntan fram till evenemanget och påminna alla om utdelningsfristerna.

du vill också överväga online-resan, för både evenemangsdeltagare och de som deltar i prisutdelningen. Är det lätt att skicka in en post? Hur kan gästerna registrera sig för en biljett, och bjuda in sina vänner också? Skapa en resa och testa den själv för att se till att det är så enkelt som möjligt för deltagarna att vara på showen.

relaterad: 5 sätt att skapa sociala medier buzz under och efter ditt evenemang

slutsats & utmärkelser planering checklista

det finns mycket att tänka på när man planerar en stellar prisutdelning, men det är en av de mest effektiva och givande typer av evenemang, som kan bidra till att uppnå alla typer av affärsmål.

från att utöka din organisations räckvidd och inflytande till att motivera och inspirera anställda, eller generera betydande intäkter, är utmärkelser väl värda ansträngningen.

för att göra ditt jobb så enkelt som möjligt erbjuder Eventbrite en serie organisatoriska verktyg. Spanning inbjudningar till post-event undersökningar, hjälper dig att hantera processen från början till slut – oavsett hur ambitiösa dina planer! Kolla bara in vår checklista för prisutdelning nedan för att hjälpa dig att komma igång:

prisceremoni planering checklista

Skriv en händelse kort inklusive:

• händelsens namn
• viktiga mål
• mätningar av framgång
• antal deltagare
• typ av deltagare
• händelsedatum och plats
• ton av händelsen
• ceremoni tema

ange budget eller önskade intäkter för:

• mat och dryck
• mötesplats
• D Ubiscor
• underhållning
• VIP/domare
• befordran
• biljettpriser
• sponsringspaket

välj deltagare som:

• ceremoni domare
• hedersgäster
• typer av deltagare

hitta en plats och uppförande:

• av recce
• möte med platsägaren

designa natten med:

• prisutdelning låtar
• nätverk
• Goody väskor
• underhållning
• lotteri

marknadsföra din ceremoni med:

• en strategi för sociala medier
• dedikerad hashtag
• e-postuppdateringar
• blogginnehåll
• registrera målsida