Hur man organiserar pappersarbete en gång för alla i 3 enkla steg
lär dig att organisera pappersarbete för gott! Plus, hemligheten för att minska 95% av pappersarbetet och hur du håller dina hushållspapper organiserade.
har du någonsin känt att papper tar över ditt kök? Oavsett om du arbetar hemifrån eller om du bara har problem med att hålla familjens räkningar och läxpapper sorterade, är dessa tips för dig!
att organisera pappersarbete hemma är tufft eftersom oavsett hur effektivt ditt arkiveringssystem (och låt oss erkänna det, de flesta av oss hatar arkiveringspapper och är inte så effektiva), det finns alltid mer som kommer in i ditt hem. Trots det behöver vi inte låta pappersarbetet ta över. Och det finns inget behov av stora arkivskåp som tar upp värdefullt utrymme eller fack överfyllda med skolpapper eller kvitton.
jag har utvecklat ett effektivt system för att organisera pappersarbete i mitt hem. Det har minskat 95% av vårt pappersarbete och effektivt organiserar och hanterar inkommande papper löpande. Plus att jag sålde mitt arkivskåp eftersom jag inte längre behöver arkivera någonting!
hur man organiserar pappersarbete för gott
du kan också organisera ditt pappersarbete en gång för alla! Jag har några galna enkla tips som hjälper dig att få ut det mesta av ditt pappersarbete så att du vet vad du ska behålla, vad du ska lagra och hur du lagrar det.
(affiliate länkar nedan)
Steg #1: Sortera & bli av med så mycket som möjligt.
de flesta av oss håller på mycket mer pappersarbete än vad som behövs. Jag inspirerades av Marie Kondo
’s bok den livsförändrande magin att städa upp
samla alla dina pappersarbete, inklusive kvitton, manualer, bank-och kreditkortsutdrag etc., till en plats.
sortera i tre högar:
1) Trash
2) kanske hålla
3) hålla
det kan ta dig tid att sortera igenom allt, men detta steg är avgörande. Det tog ungefär 2 veckor att sortera igenom alla våra papper, arbetar en timme eller två varje kväll som jag såg episoder av kontoret.
Ruthlessly strimla eller bränna så mycket av ditt pappersarbete som möjligt. Kom ihåg att allt du håller måste arkiveras eller organiseras.
om du inte är säker på om du behöver behålla något, här är ett par resurser: pappersarbete och gamla dokument.
din ”kanske” hög kommer förmodligen att vara din största hög. Sortera igenom detta och beskär sedan ner det igen.
din sista stapel är för” måste behålla ” dokument. Detta bör reserveras endast för viktiga dokument, som födelsebevis, militär ansvarsfrihet pappersarbete, etc.
min hemlighet för att organisera pappersarbete
här är min hemlighet för framgång
nästan arkivera det mesta av ditt pappersarbete. Detta kan inkludera de flesta, om inte alla dina ”kanske” hög och även en del av din ”hålla” hög! Om du inte är säker på att du är redo att strimla något ännu, men vet att det är osannolikt att du någonsin behöver det igen, ladda upp en digital kopia av den till din dator och kasta originalet.
bara du kan bestämma vad du är bekväm med praktiskt taget arkivering kontra att hålla en papperskopia. Kom bara ihåg att ju mer du behåller desto mer måste du organisera. Jag? Jag ogillar att hålla på saker” just in case ” så nästan arkivering var min kompromiss. Så här blev jag av med nästan 90% av vårt pappersarbete.
det enklaste sättet att nästan fil?
ta ett foto med din smartphone och ladda sedan upp det till Evernote, en gratis app/resurs där du kan sortera och lagra filer så länge du behöver. Jag använder gratis CamScanner app för att ta dessa bilder på min telefon, som automatiskt grödor, vilket resulterar i rena snygga ”dokument” bilder.
så här arkiveras några av våra papper i Evernote:
steg # 2: Ställ in ett enkelt lagringssystem
förhoppningsvis har du en mycket mindre hög med pappersarbete nu än innan du började organisera. Bra jobbat!
Bestäm var du ska lagra dina återstående pappersarbete. Jag rekommenderar starkt att du inte kasta tillbaka den i det gamla arkivskåpet. Om möjligt, bli av med den där saken! Du kommer inte att sakna det!
du behöver en plats för viktiga dokument. Detta kan vara ett brandsäkert kassaskåp, en liten mapp eller till och med ett bindemedel.
jag använder den här vackra filmappen:
du behöver en plats för dokument som du sällan behöver komma åt. Tänk på en robust plastkorg eller filmapp som kan lagras på vinden eller någon annan obekväm plats.
jag använder denna enkla plastbehållare för vår inteckning pappersarbete som jag håller på vinden.
steg # 3: Ställ in ett pågående system för inkommande pappersarbete
det kommer att hålla comin’ folks. Oavsett hur organiserad du är eller hur vaksam du är om att ställa in papperslös fakturering, etc, kommer du fortfarande se mer pappersarbete anländer.
så du måste skapa ett realistiskt system för hantering av det.
kasta skräppost så snart den anländer. Kasta den i papperskorgen eller papperskorgen omedelbart. Ge det inte ens en chans att bli bekväm på din köksbänk eller bord.
jag har en utsedd” shred bin ” också där känsligt pappersarbete kastas.
jag har en liten container för att hantera inkommande kvitton. (Mer om hur jag organiserar kvitton en annan dag.)
allt behöver en plats eller det kommer att hitta en plats där det inte hör hemma. Ange en plats för varje kategori av pappersarbete. Tidningar kan gå i en korg i ditt vardagsrum eller var du vill läsa dem. När de kommer in i ditt hem, lägg dem omedelbart bort.
var inte rädd för att justera det senare om något inte fungerar! Organisering handlar om att göra det som fungerar för din familj på ett mer effektivt sätt. Bara för att det kan behöva ändras betyder inte att du misslyckades.
min ursprungliga uppsättning fungerade bra, men jag hittade fortfarande papper som samlades på mitt skrivbord. Så jag köpte en vacker tidningsställ
från Amazon och bad Nate att hänga den vid min dator. Nu är det lätt att sätta ”att göra” papper där där jag påminns om att hantera dem.
dessutom har jag också en annan plats på min garderobshylla där jag lägger pappersarbete som jag behöver skanna till Evernote. Jag brukar gå igenom detta en gång i månaden så jag kan hålla det från att bli alltför galen.
och det är ganska mycket det: 3 enkla steg för att organisera pappersarbete en gång för alla. Det är inte så läskigt, du kan göra det gratis utan några snygga organiseringsfack, och du kan få det att hålla!
mer organiserande Inspiration:
när du fortsätter att arbeta hårt och lära dig att organisera pappersarbete, här är några fler av mina tips för att organisera pappersarbete, inklusive hur man organiserar barnens skolpapper och ännu mer organiserande tips för upptagna mammor.
letar du efter mer inspiration för att organisera pappersarbete?
här är några tips från några fantastiska bloggare:
- Early Bird mamma använder lång kort sikt pappersarbete lagringsmetoder.
- organiserat hem rekommenderar ett enkelt arkiveringssystem, inklusive en ”Actionfil”
- jag älskar en bra sak ”Läsbehållare”
Vad är din största utmaning när det gäller att organisera ditt pappersarbete?