Hur man organiserar ett framgångsrikt konferenssamtal
människor i alla typer av roller uppmanas att genomföra konferens-och videosamtal vid en eller annan tidpunkt. Ofta måste du fråga dig själv: Hur kan jag hantera människor jag inte ser? Ibland kan konferenssamtal vara frustrerande och kännas som slöseri med tid (som videon nedan).
jag hanterar Certified Professional Yacht Brokers (CPYB) – programmet som certifierar Yachtmäklare över hela landet. Eftersom cpyb: s styrelseledamöter är belägna över Nordamerika, är värd för kvartalssamtal en pengarbesparande strävan i stället för årligen hålls ”ansikte mot ansikte” möten. Jag har lärt mig att effektivt genomföra konferens-och videosamtal är viktigt för teamsamarbete och beslutsfattande. Det kan dock finnas några oförutsägbara och okontrollerbara problem som äger rum under dessa samtal. Nedan följer några tips för att öka effektiviteten i dina konferenssamtal.
före samtalet
-
Förbered och dela mötesagendan före utlysningen som beskriver syftet med mötet, när mötet kommer att äga rum och hur deltagarna kommer åt mötet. Inkludera målen för samtalet och eventuella specifika diskussionspunkter. Att informera människor före samtalet hjälper dem att förbereda sig för diskussionen och ger dem en chans att tänka på hur de kan bidra till konversationen.
- om du använder någon annan tjänst än en telefon för att genomföra mötet, var noga med att informera din grupp om att hålla en testkörning så att tekniska svårigheter kan identifieras eller undvikas. Arrangörer bör förberedas med en säkerhetskopia om något skulle gå fel. Se till att alla förstår hur man stänger av sin röst och bakgrundsbrus.
- rekrytera en utsedd anteckningsblock. Ingen gillar att ta mötesprotokoll, men det är ett nödvändigt ont (särskilt för de människor som inte kunde gå med i samtalet).
starta samtalet
- om du är moderator för samtalet, gå med i samtalet minst fem minuter före den schemalagda mötestiden. Lätt konversation medan du väntar hjälper människor att känna sig mer bekväma. Starta samtalet officiellt endast när nyckelpersonerna är där så att du inte behöver upprepa någon information.
- presentera dig alltid när du startar samtalet för att se till att alla kan identifiera dig som moderator. Innan starten av officiella verksamhet, ta en roll samtal för att säkerställa att alla nyckelaktörer är närvarande och redovisas. Om det är lämpligt, ta tid för alla att göra introduktioner (namn, företag, position), särskilt om de är nya i gruppen. Det här är också en bra tid att granska administrativa objekt (stänga av telefonen, hur man ställer frågor direkt eller via chattfunktionen, kan visa delad skärm etc.).
genomföra utlysningen
- börja med en sammanfattning av dagordningen och syftet med mötet.
- för att undvika att människor pratar över varandra, adressera frågor direkt med namn om du vill att någon ska svara. Som facilitator, hålla reda på vem som talar och be dem som är tysta för bidrag. Konferenssamtal bör göra det möjligt att skicka en mängd olika meddelanden som: ”vi behöver ideerna från alla i den här organisationen. ”Innan du byter ämnen ta en andning och fråga om det finns några ytterligare frågor eller tankar angående ämnet. Håll ögonen på ditt mål och konversationen på punkt. Om ämnet blir uppvärmt eller långt, föreslå att du planerar ett annat samtal för att diskutera ämnet mer noggrant efter ytterligare förberedelser och utredning kan slutföras. Ge regelbundna tidskontroller så att din agenda förblir på rätt spår. Börja och avsluta så nära de föreslagna tiderna som möjligt.
avsluta samtalet
-
ge ett möte sammanfattning i slutet av samtalet. - bekräfta att alla förstår nästa steg, ansvar, åtgärdspunkter och tidsfrister, inklusive när nästa schemalagda samtal kommer att hållas.
- Följ upp med ett e-postmeddelande som innehåller viktiga punkter och/eller minuter från samtalet.
att införa dessa tips kommer att förbättra värdet på alla dina kommande konferens-och videosamtal.
