Hur man organiserar arbetsorder: lär underhåll bästa praxis
redo att göra övergången till bättre arbetsorderhantering? Här är fem sätt att ta kontroll över dina underhållsarbetsflöden och få allt att fungera precis som du vill.
men först en snabb anteckning: även om det är möjligt att se positiva resultat från några av dessa steg utan hjälp av CMMS-programvara, är verkligheten att modern arbetsorderprogramvara gör allt, inklusive arbetsorderhantering, förebyggande underhållsplanering och MRO-lagerstyrning, både mer tillförlitlig och effektivare.
slutligen gör rätt CMM bara ditt liv enklare.
men för att börja, låt oss titta på några solida steg du kan vidta för att organisera dina arbetsorder.
1. Standardisera och centralisera dina arbetsorderdata
oavsett vilket system du använder, allt från gammaldags papperslappar till lite modernare kalkylblad, är det alltid bäst att sträva efter konsistens. Om du använder papper ska allt vara på papper. Om arbetsorder börjar som kalkylblad bör de sluta som kalkylblad.
med dessa gammaldags system finns det redan många chanser att data saknas, blir inaktuella eller blir skadade.
men om dina arbetsflöden har du hoppar från papper till kalkylblad och sedan tillbaka igen, du öppnar dig upp till ännu fler möjligheter för dåliga data. Varje gång en teknik manuellt kopierar data från papper till ett kalkylblad, eller går åt andra hållet, riskerar du att få fel nummer.
och små misstag är viktiga. Om en teknik sätter in att de stängde en arbetsorder i April istället för juni, är dina nummer nu avstängda i två månadsrapporter. Och om en teknik sätter 31 April som slutdatum (ett datum som inte existerar eftersom April bara har 30 dagar), kan arbetsorderns data glida rakt igenom sprickorna.
och när du använder en standard är det mycket lättare att hålla allt ihop på ett ställe. Du kan stapla alla dina papper arbetsorder i en hög eller spara alla dina kalkylblad arbetsorder i en fil.
2. Schemalägg PMs och prioritera sedan arbetsorder på begäran
underhållsavdelningen behöver springa som ett sjukhus, inte en bussdepå.
vad är skillnaden?
nere vid busstationen, när schemat är inställt, ändras det inte. Buss A är inställd på att lämna klockan 10, och det är då det lämnar. Samma för alla andra bussar.
men uppe på sjukhuset är schemat mer elastiskt. Visst, det finns patienter med möten för att träffa läkare, och i de flesta fall går saker enligt planen. Men om någon kommer i kritiskt tillstånd flyttar de omedelbart till linjens Huvud. Faktum är att de hoppar över linjen helt och ser en läkare omedelbart. Dina arbetsorder ska fungera på samma sätt.
börja med att ställa in och schemalägga dina förebyggande underhållsinspektioner och uppgifter. Men när mer pressande arbete dyker upp, bör du vara redo att flytta din PMs runt för att göra plats.
den goda nyheten är att PMs tenderar att ha fönster, inte tidsfrister. Det betyder att när det är dags att slutföra en PM, finns det utrymme att dra upp det eller trycka tillbaka det lite. Istället för att göra det den här veckan kan du ofta säkert vänta till nästa vecka.
3. Kräver formella, standardiserade arbetsorderförfrågningar
men innan du effektivt kan hantera ditt schema behöver du ett tillförlitligt sätt att samla in underhållsförfrågningar. Människor över avdelningar, över hela anläggningen, behöver ett enkelt och pålitligt sätt att få kontakt med underhållsavdelningen för att skicka underhållsförfrågningar.
men innan vi tittar på varför, låt oss rensa upp eventuell förvirring.
vad är skillnaden mellan en underhållsbegäran och en arbetsorder?
skillnaderna kommer ner till vem som gör dem och hur du använder dem.
underhållsförfrågningar kommer in från hela anläggningen, från alla typer av människor. När någon, och det kan vara vem som helst från VD till en utrustningsoperatör, ser något som behöver åtgärdas, lämnar de in en underhållsbegäran. Tanken är att med alla som fungerar som extra uppsättningar ögon runt anläggningen, vet underhållsavdelningen direkt när det finns ett problem, vilket kan vara allt från en läckande kran i badrummet på översta våningen till en Full översvämning i källaren. När underhållsavdelningen godkänner en begäran använder de informationen för att generera en arbetsorder, som de sedan tilldelar en underhållstekniker.
nyckeln till underhållsförfrågningar är att ha ett väletablerat, lättförståeligt system så att alla vet hur man kontaktar dig. Ju svårare det är för människor att nå dig, desto mindre sannolikt kommer de att bry sig, vilket leder till att du saknar många små problem som då har en chans att växa till stora problem.
och sedan när det är stora problem och folk vet att de måste kontakta din avdelning, kommer de att använda en förvirrande kombination av oförutsägbara, opålitliga metoder. Det gör att du gräver genom högar med pappersanteckningar, e-postmeddelanden och telefonmeddelanden.
istället bör du skapa en enkel, direkt kommunikationslinje så att folk vet exakt hur man når dig med förfrågningar.
4. Gör varje underhållsarbete order super tung
sedan, när du har dina underhållsförfrågningar, du behöver för att generera arbetsorder packad med kritiska data techs behöver arbeta effektivt och stänga ut snabbt. Ju mer de vet innan de börjar, desto lättare är det för dem att avsluta.
Vad ska du inkludera?
en effektiv arbetsorder kommer med:
- omfattande underhåll och reparationer av tillgångar historier
- steg-för-steg-instruktioner
- checklistor
- tillhörande MRO delar och material
- scheman, bilder och garantier
- platser på plats kartor och planritningar
målet är att få tekniken att komma med en klar uppfattning om vad de behöver göra och vad de behöver göra. Om underhåll eller reparationer börjar gå i sidled halvvägs, du vill att de ska ha vad de behöver för att räta ut saker.
5. Gör varje underhållsarbetsorder superlätt
nu när du har packat dina arbetsorder med användbar data måste du hitta sätt att göra dem mobila. Det är fantastiskt att tekniker har massor av användbara data med dem, men du vill inte att de ska trycka runt skottkärror fulla av papper. Dina arbetsorder måste vara data tunga men också trevliga och lätta och lätta att flytta runt.
det finns några alternativ här, men de har alla en sak gemensamt: att få mobil betyder att bli digital. Det finns bara inget sätt för dig att få techs den information de behöver om du sitter fast och skriver ut allt på papper. Det är dyrt och opraktiskt.
ett alternativ är att använda kalkylblad. Men problemet här är att nu är dina arbetsorder för lätta; eftersom de inte är knutna till varandra, ändras du inte till en fil. Snabbt har du en massa olika versioner av samma arbetsorder, och ingen är säker på vem som har de mest aktuella uppgifterna. Dina data är helt enkelt ute flyter runt, untethered.
det bästa sättet att få tillförlitliga, tillgängliga data är med en CMMS-lösning.
exempel på effektiv hantering av arbetsorder med CMMS-programvara
många av ovanstående steg kan hjälpa dig även om du sitter fast med gammalt papper eller kalkylblad. Men för att få ut det mesta av stegen och ta full kontroll över dina arbetsorder behöver du en modern CMMS-mjukvarulösning.
Håll stegen i åtanke, låt oss titta på hur arbetsorderhanteringsprogramvara gör dem enklare och effektivare.
så här håller du reda på arbetsorder
om du vill hålla reda på dina arbetsorder måste du hitta ett sätt att standardisera och centralisera dina data. Med gamla metoder som papper och kalkylblad riskerar du alltid att förlora eller korrumpera data.
en CMMS hjälper dig att lösa detta problem genom att lagra dina data i en central databas som håller all din information säker, säker och tillgänglig. Och eftersom allt är på ett ställe är det lätt att hålla allt uppdaterat. I stället för flera versioner har du data du kan lita på.
hur man organiserar arbetsorder
när du har alla arbetsorder på plats kan du enkelt flytta dem runt och ställa in PM-scheman som du sedan snabbt kan justera för att göra plats för on-demand-uppgifter. CMMS programvara gör det enkelt med intuitiva kalender instrumentpaneler som låter dig flytta arbetsorder runt med enkel dra-och-släpp.
Hur vet du när du ska lägga till arbetsorder på begäran? Med den enkla online-underhållsförfrågningsportalen vet alla exakt hur man kontaktar avdelningen. Allt de behöver göra är att gå till webbplatsen och ange deras information. Och till skillnad från med ett telefonmeddelande eller ett e-postmeddelande kommer onlineformuläret med anpassningsbara datafält, så att folk vet exakt vilken information som ska ingå i deras förfrågningar.
hur man effektiviserar arbetsorder
de två sista stegen gör dina arbetsorder tunga men också lätta. CMMS programvara hjälper till med båda.
använda anpassningsbara mallar, med bara några klick, kan du snabbt lägga till all information techs behöver arbeta effektivt. Och med hjälp av underhållsappen kan techs komma åt allt från var som helst med vilken internetansluten mobil enhet som helst. Allt som hjälper passar rätt i handflatan.
snabb, kortfattad sammanfattning
effektiv hantering av arbetsorder kan vara bara några steg bort, men du måste se till att du går i rätt riktning. Börja med att standardisera dina data så att allt är i samma format, vilket minskar dina chanser att förlora eller korrumpera data. Ställ sedan in ditt schema men behandla PMs som möten på ett sjukhus: om något mer allvarligt dyker upp, var redo att omplanera PMs. När du hanterar underhållsförfrågningar, konfigurera och genomdriva en formell process och packa sedan varje arbetsorder med den information som techs behöver för att fungera bra, se till att techs har tillgång till denna information var som helst med en mobil underhållsapp.
nästa steg
redo att äntligen organisera din arbetsorderhantering? Det är dags att implementera en modern CMMS-lösning.
Hippo har många sätt att hjälpa dig, oavsett hur långt du är i processen. Vi kan svara på dina frågor om underhållsstrategier (och allt annat relaterat till underhåll), hjälpa dig att boka en live software demo eller till och med ställa in dig med en GRATIS Provperiod.