Hur man leder ett konferenssamtal / 16 Tips för att erövra ditt nästa möte
”Hallå? Hör du mig?”
” Åh, förlåt, du går först.”
” Nej, du går först!”
” tyvärr, vem talar nu?”
konferenssamtal är en utmaning. När du har flera personer som förlitar sig helt på ljud missar du de rika visuella signalerna som kan hjälpa ett möte att fungera smidigt.
även om videokonferenser snabbt överträffar ljud, finns det fortfarande tillfällen när det goda telefonsamtalet är ett bättre alternativ, till exempel:
- när du arbetar hemifrån eller på en annan plats där du inte vill ha intrång i privatlivet för alla som ser din bakgrund
- för kortare möten
- för möten med färre personer
- för möten ”på språng”, till exempel när du pendlar
- när internetanslutning/bandbredd är ett problem och deltagarnas anslutning inte kan stödja videobrunn
naturligtvis kommer ljudkonferenssamtalet med unika utmaningar, till exempel:
- det är svårt att dechiffrera vem som pratar.
- det är svårt att veta när man ska tala.
- du kan vara begränsad på de visuella hjälpmedel som du kan använda för en presentation.
på grund av konferenssamtalets unika utmaningar är det desto viktigare att komma förberedd. Nedan följer några tips om hur man leder ett konferenssamtal utan huvudvärk.
innan konferenssamtalet
Välj rätt webbkonferensapp.
även om du säkert kan leda ett konferenssamtal som är rent ljud, kan det vara till hjälp och mer engagerande att komplettera samtalet med en skärmdelning. Det finns många webbkonferensappar som låter dig göra detta.
du kan till exempel vara värd för ett Zoomsamtal med endast ljud men ändå kunna dela din skärm. Så här gör du:
- när du schemalägger ditt Zoom-möte, se till att värdens video och deltagarnas video är ”avstängd.”Under” Avancerade inställningar”, se till att ”aktivera väntrum” är markerat.
- när deltagarna anländer kommer de att hållas i väntrummet. Det betyder att du kan välja när du ska erkänna dem till det faktiska mötet (de kan inte automatiskt gå med). Detta kommer att säkerställa att det inte finns något av den besvärligheten hos människor som kommer in vid olika tidpunkter och presenterar sig själva, skär andra människor av. Du kan erkänna alla till mötet när du är redo och sedan presentera dig själv och deltagarna på en gång.
- när alla är antagna och introduktionerna är över kan du använda whiteboard-funktionen eller dela vad som finns på skärmen.
ta bort deltagarlistan.
med konferenssamtal, desto färre deltagare desto bättre. Med för många människor på ett ljudsamtal kan det bli förvirrande eftersom du måste skilja mellan så många röster. Vem du än väljer att bjuda in, se till att de verkligen behöver vara där. För resten kan du helt enkelt skicka dem anteckningar från mötet.
tilldela en notetaker.
som ledare har du händerna fulla med att hantera högtalare och se till att mötet går smidigt. Begär att någon annan antecknar så att du kan skicka dessa mötesprotokoll till alla efter samtalet.
ange en tidsgräns för mötet.
ingen gillar ett möte som dras ut i onödan, men det är ännu värre när mötet görs via ljud eftersom de, utan stimulering av att se ansikten, tenderar att bli tråkiga snabbt.
om du är värd för ett ljudkonferenssamtal, sikta på att hålla det på 30 minuter och inte längre än en timme.
skapa dagordningen.
beskriv vem som ska tala, vad de ska prata om och i vilken ordning. Med de utmaningar som är förknippade med ljudsamtal är det viktigt att du tämjer kaoset genom att bestämma vem som ska presentera och när.
när det gäller formatet är det bättre att alla ger hela presentationen först och sedan öppnar golvet för frågor. Detta kommer att minska förvirringen och minska antalet gånger människor talar över varandra.
dela dagordningen och mötesinformation med alla via e-post.
nu när du har bekräftat deltagarlistan och skapat dagordningen, var noga med att dela den med alla närvarande i god tid före mötet. Detta ger deltagarna tid att förbereda sig om de presenterar och bekanta sig med presentatörernas ordning.
ge all information de behöver för att gå med i samtalet. Detta inkluderar länken, uppringningskoden och lösenordet. Var noga med att skicka den till dem i god tid, och kanske skicka den igen 30 minuter före mötet.
förutom information om dagordningen och mötesåtkomst, dela några mötespekare som de bör följa, till exempel:
- innan du ringer in, se till att du befinner dig i en lugn miljö. Bakgrundsbrus från flera rader kan göra det mycket svårt för alla att höra. För att säkerställa bästa ljudkvalitet, be deltagarna att installera en brusreducerande app, till exempel Krisp, i förväg för att eliminera det ljud som de inte kan undvika i sitt utrymme.
- meddela dig själv när du går med i mötet (så länge du inte är sen). Detta förslag beror starkt på vilken typ av webbkonferensapp du använder. Några, som GoToMeeting, kommer att ringa en klocka när någon kommer in. Andra, som WebEx, har ett alternativ där appen automatiskt meddelar deltagarens namn när de går med i samtalet. Och fortfarande andra, som Zoom, kommer att låta dig som värd hålla deltagare i ett väntrum, och det kommer att visa en lista över nuvarande deltagare, så att meddela sig själv kanske inte är nödvändigt.
gör en torr körning med din valda konferensapp.
ny teknik har ett sätt att överraska oss. Du vill begränsa överraskningar så mycket som möjligt. När du har valt en konferensapp för ditt konferenssamtal, testa dess funktioner. Bjud in ett par betrodda kollegor att delta i ett testkonferenssamtal så att du kan bekanta dig med formatet och funktionerna.
testa länken och uppringningskoderna i förväg. Ingenting förstör ett möte som att deltagarna inte kan komma åt det.
under samtalet
kom ihåg ditt ansvar som ledare.
som konferenssamtal Ledare, det är ditt jobb att presentera alla, flytta dem från ämne till ämne, och så vidare.
när människor går in, se till att de är i ett väntrum (som Zoom Har), eller var noga med att offentligt erkänna dem genom att säga något som ”det ser ut som Janet har gått med. Hur mår du, Janet?”
om det inte finns något väntrum kommer du troligen att sitta på samtalet med vissa människor i några minuter när du väntar på att alla ska komma fram. Så att människor inte tror att de har förlorat anslutningen, var noga med att säga något som, ”vi väntar fortfarande på ett par fler människor. Vi kommer att vänta ytterligare en minut för att ge dem tid att gå med.”
var inte rädd för att starta en vänlig konversation innan du dyker in i mötets kött (så länge du har extra tid!).
när alla har gått med, starta mötet genom att meddela vem du är, vem som är på samtalet och vad syftet med mötet är. Du kan också gå igenom några grundregler, till exempel:
- ”efter varje presentation, jag chime in och öppna golvet för frågor. Vänta tills presentationen är över och jag har meddelat att det är Q&en tid att säga något. Detta är så att ingen oavsiktligt skär av någon.”
- ” jag ber alla att stänga av er om ni inte talar för närvarande. Du kan hitta mute-knappen … ”
- om appen är ny för deltagarna, ge dem en kort översikt över programvaran och visa dem var de kan hitta vissa funktioner.
lyssna på dagordningen.
Håll agendan framför dig hela tiden så att du har en bättre uppfattning om vem som talar nästa och när du ska avsluta några Q&A-sessioner. Du måste också hänvisa till det för att övergången smidigare. Till exempel, ” okej, alla, det avslutar frågorna om vår Q1-ekonomi. Låt oss nu gå vidare till marknadsplaner för vår kommande produktlansering.”
Stäng av dig själv efter behov.
Håll dig dämpad när du inte pratar och be andra att göra detsamma. Beroende på din konferensapp kan du som värd kanske stänga av personer som du tycker passar.
vet när du ska ringa in.
- om du har en fråga eller kommentar till någon i synnerhet, adressera dem alltid med deras namn först så att de vet att du pratar med dem.
- om en IDE eller Fråga kommer till dig medan någon presenterar, anteckna och vänta tills talaren är klar innan du ringer in.
- om människor går förbi sin talartid, tveka inte att avbryta när deras tid är upp till flytta mötet tillsammans.
- varje gång en presentatör är klar talar, tacka dem, sammanfatta vad som sades och fråga om det finns några frågor eller kommentarer.
ge alla en chans att tala.
vissa människor känner sig inte bekväma att tala under ett konferenssamtal jämfört med ett personligt möte, så försök att uppmuntra dessa människor. Samtidigt vill du inte sätta dem på plats eller genera dem.
när konversationen dör i slutet av ett ämne, om du märker att någon inte har sagt ett ord, kan du fråga, ” finns det något du vill lägga till?”Om de säger nej, gå snabbt vidare.
avsluta samtalet
- under hela mötet, Ring in för att ge ett möte nedräkning, till exempel, ”Vi har fem minuter att avsluta här.”Detta säkerställer att saker går enligt schema och mötet går inte över tiden.
- om det finns tid kvar kan du öppna golvet för eventuella slutliga kommentarer eller frågor.
- innan du avvisar alla, sammanfatta vad som beslutades och skissera eventuella nästa steg. Var noga med att tacka alla för att delta.
- när samtalet är klart, maila mötesprotokollen och åtgärdsstegen till deltagarna.
bota dina konferenssamtal elände
Ja, konferenssamtal är en utmaning—men de är inget du inte kan hantera. Med dessa tips om hur du leder ett konferenssamtal kommer du enkelt att erövra ditt nästa möte.