hur man kasserar gamla Affärsposter på ett säkert sätt
ditt företag kommer att samla pappersarbete snabbt. Medarbetarinformation, skattepapper, bokslut, företagsregister och mycket mer kommer att fylla ditt arkiveringssystem snabbt. Dessa dagar, många företag valde att skanna vissa pappersarbete, men även elektronisk information kommer att ackumuleras. För att hålla dina data säkra är det viktigt att veta både hur länge du ska behålla företagsregister och hur du kasserar dem när du behöver.
dataskyddsproblem med gamla Företagsregister
när du har känslig information finns det problem med dataskydd. Om du har ekonomiska eller andra affärsdata i ett arkivskåp eller på din hårddisk, finns det en risk att det kan äventyras. Hårddiskar kan misslyckas, papperskopior kan bli offer för brand-eller vattenskador och det finns alltid risk för stöld. Eftersom det finns problem med dataskydd med att lagra gamla poster är det viktigt att bara behålla det du behöver.
hur länge ska du behålla gamla Företagsregister
oavsett om dina Företagsregister är papperskopior eller elektroniska filer måste du överväga hur länge du behöver behålla dessa register. Samråd med din advokat eller skatt professionell är ett bra sätt att veta vad du ska behålla och vad du kan göra sig av med.
Företagsdeklarationer och stöddokument
generellt sett rekommenderar IRS att du behåller dessa dokument i 7 år. Detta beror på att det finns en ”begränsningsperiod” under vilken en avkastning kan ändras av dig eller utmanas av IRS, och denna period är vanligtvis sex år från arkivering. Men även om du kanske kan kassera stöddokument efter 7 år kan det vara meningsfullt att behålla en slutlig kopia av dina företagsdeklarationer och korrespondens med IRS för att hjälpa till att förbereda framtida avkastningar.
Sysselsättningsskatteposter
IRS föreslår att du behåller alla register som gäller anställdas skatter i minst 4 år efter det datum då dessa skatter förfaller eller betalas. Dessa inkluderar din EIN, löner, pensionsutbetalningar, dina anställdas personuppgifter och allt annat som rör anställningsskatter.
affärsfastighet
om du inte längre äger tillgången bör du behålla posterna tills begränsningsperioden slutar. Alla handlingar och titlar måste hållas tills du säljer eller avyttrar fastigheten.
Business Ledgers
din CPA kommer att ge dig råd om hur länge du ska behålla resultaträkningar, finansiella rapporter, kontrollregister, årsrapporter, styrelsens information, årsmötesprotokoll, affärsbildningsdokument, fakturor och kostnadsrapporter och företags stadgar. Minst 7 år är den konservativa rekommendationen.
bankinformation
om posterna används för skattemässiga ändamål är 7-årsrekommendationen meningsfull. Men om uttalandena inte har några skattemässiga konsekvenser kan månatliga kontoutdrag kasseras efter ett år.
hur man kasserar gamla Företagsregister
när det är dags att kassera gamla Företagsregister vill du se till att de förstörs och inte kan hämtas och stulas. Det finns välrenommerade företag som kan hjälpa till med fragmentering av papperskopior mycket mer effektivt och säkert än ditt kontor Dokumentförstörare kan, och vissa har också möjlighet att förstöra hårdvaran själv när du behöver förfoga över elektroniska data.
du vill inte ta en chans när det gäller viktig information om ditt företag. Att prata med finansiella och juridiska experter kan hjälpa dig att bestämma vad du ska behålla och vad du ska förstöra, och fragmentering företag, som AccuShred, kan se till att när du är redo att kassera gamla poster i namn av dataskydd, jobbet är gjort rätt. Kontakta oss idag för att lära dig mer.